kintone・Zoom・Gmailを連携して、kintoneでステータスが更新されたらZoomの会議URLを発行し、Gmailで送付する方法

ステップ1：kintone・Zoom・Gmailをマイアプリ連携

はじめに使用するアプリのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリに登録しておくことで、フローの設定がスムーズになりますよ。

【kintoneのマイアプリ登録方法】

まず、Yoomの画面左にあるマイメニューにアクセスし、画面右の新規接続ボタンを押します。

次に、検索窓にkintoneと入力し、表示された候補から「kintone」を選択します。
以下の画面が表示されたら、必要事項を入力し、「追加」をクリックし完了です。
※kintoneのマイアプリ登録方法はこちらを参考にしてください。

【Zoomのマイアプリ登録方法】

再度検索窓にZoomと入力し、表示された候補から「Zoom（OAuth）」を選択しましょう。
以下の画面が表示されたら、Client IDとClient secretを入力し、「追加」をクリックします。
※Client IDとClient secretの取得方法に関してはこちらを参考にしてください。

次にZoomのログイン情報を入力します。
直前で行なったClient IDとClient secretを取得する際に使用したログイン情報を使用してください。

ログイン後、以下の画面が表示されるので「許可する」をクリックして、設定完了です。

【Gmailのマイアプリ登録方法】

検索窓にGmailと入力し、表示された候補から「Gmail」を選択します。
以下のような画面が表示されたら、「Sign in with Google」をクリックしましょう。

連携に使用するアカウントを選択しましょう。

注意事項を確認して「次へ」をクリックしましょう。

連携するアカウントがあっているか確認し、内容を確認の上、「続行」をクリックし、完了です。

マイアプリにkintone・Zoom・Gmailが表示されていれば、登録完了です。

ステップ2：トリガーを設定

次はいよいよ自動化の設定を行なっていきます！

以下のバナーの「試してみる」をクリックしてフローボットをコピーしてくださいね。

クリックすると以下のような画像が出てくるのでOKを押しましょう。

以下の画面が表示されたら「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更が必要な場合は、該当箇所をクリックすることで変更可能です。
まずはkintoneの設定を行うため、「指定のステータスに更新されたら」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、下記の設定を行います。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「kintoneと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「トリガーアクション」→指定のステータスに更新されたら

設定が完了したら「次へ」をクリックします。

kintoneの設定も同時に行いましょう。
今回は以下のように設定を行いました。
項目は任意で設定可能ですが、Zoomの設定を行う際に必須となる<span class="mark-yellow">「日付」「時刻」と「ステータス」</span>は必ず設定しましょう！
特にステータスは、フローを起動するトリガーとなるので重要です。
また、「日付」「時刻」は以下の形式で設定してくださいね。

Yoomに戻り、Webhookを設定していきます。
下記の画面が表示されるので、記載されているURLをコピーしてkintoneで設定を行います。
※kintoneのWebhookの設定方法はこちらを参考にしてください。
フローを起動させるステータスは任意で設定可能です。
今回は「処理中」のステータスになったらフローが起動するように設定を行います。

Webhookの設定完了後、kintoneのレコードのステータスを「処理中」に更新した後、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックしましょう。

ステップ3：アクションを設定

kintoneでフローが起動したレコードの詳細情報を取得するアクションを設定しましょう。
「ステータスが更新されたレコード情報を取得」をクリックし、下記の設定をしましょう。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「kintoneと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「実行アクション」→レコードを取得

画面をスクロールして、連携するデータベースを設定しましょう。
候補からも設定できますが、今回はアウトプットで設定します。
アウトプットで設定したものは、起動ごとの内容に合わせた値をフローに反映することができます。
※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。

入力欄をクリックすると、下に候補等が表示されるので、「アウトプット」をクリックし、「ステータスが更新されたら」からアプリIDをクリックします。
設定が完了したら「次へ」をクリックしましょう。

取得するレコードの条件を設定します。
<span class="mark-yellow">取得したいレコードの番号＝フローを起動したレコードの番号</span>と設定しましょう。
「指定のステータスに更新されたら」のアウトプットから「レコードID」を設定します。
設定完了後、「テスト」を実行して、成功したら「保存する」をクリックしましょう。

続いてZoomの設定を行います。
「ミーティングを作成」をクリックし、下記の設定をしましょう。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「Zoomと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「アクション」→ミーティングを作成

設定が完了したら「次へ」をクリックします。

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API接続設定をしていきましょう。

「メールアドレス」→ミーティングを作成するアカウントのメールアドレスを設定
「トピック」→任意で設定してください

トピックはアウトプットと入力を合わせることで柔軟に設定できるので、ぜひ活用してみてください！
例えば、{{会社名}}{{担当者名}}様_お打ち合わせはテスト株式会社佐藤様_お打ち合わせと表示されます。

画面を進めて作成する会議の日程もアウトプットなどで設定しましょう。

「日付」→アウトプットを入力
「時刻」→アウトプットを入力
「会議時刻」→任意で設定してください

今回は会議時刻は60分と入力しましたが、kintoneのレコードに設定をしておけばアウトプットとして取得でき、動的に対応できます。
設定が完了したら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。

最後に送信するメールを設定しましょう。
「メールで送付」をクリックし、以下の画面が表示されたら設定していきます。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「Gmailと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認

メールの内容を設定しましょう。
今回は以下のようにメールを作成しました。
本文にはZoomのアクションで取得できた「招待リンク」のURLを追加するようにしましょう。
もし会議を設定した相手に送付する共通の資料があったら、「＋添付ファイルを追加」から添付することもできますよ！
フローの使用目的によってアレンジしてみてくださいね。
設定が完了したら、「次へ」をクリックします。

先ほど設定したメールの内容がどのように送信されるのか表示されるので、確認を行います。
最後に「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックし完了です。

ステップ4：kintone・Zoom・Gmailの自動化の動作確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するかどうかを確認しましょう。

設定おつかれ様でした！

Zoomを使ったその他の自動化例

他にもZoomを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.毎日Zoomの会議情報をSlackに通知する

はじめに紹介するのは、毎日Zoomのミーティング一覧を取得してSlackに通知するフローボットです。会議の予定が多く入る方にとっては、自動通知によって一日のスケジュールを確認できるため、漏れの防止に繋がるでしょう。

2.Zoomでミーティングが終了したら、レコーディング情報を取得してGoogleスプレッドシートに追加する

次に紹介するのは、Zoomのレコーディング情報を自動でGoogle スプレッドシートに格納するフローボットです。会議に参加しない人が会議情報の確認を行いたい場合、Google スプレッドシートへのアクセスだけで情報を確認できるので便利ですね。

3.Zoomミーティングが終了したら会議の文字起こしをしてkintoneに格納する

最後に紹介するのは、Zoomのレコーディング情報をAlを使用して文字起こしを行い、kintoneに格納するフローボットです。AIを活用した文字起こしによって、会議情報を視覚的に確認できるため、業務効率化につながりそうです。
※AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。

まとめ

kintone、Zoom、Gmailの連携により、業務の効率化と迅速な対応が実現できるかもしれません。自動化によって手作業が削減され、ヒューマンエラーによるミスの発生を防ぎ、業務進行を円滑にするでしょう。さらに、これまで会議の設定にかかっていた時間を短縮し、コア業務に集中できる環境が整えられるでしょう。

ぜひYoomを活用して自動化を実際の業務に取り入れ、顧客満足度の向上やリスク管理の強化を体験してくださいね！