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商談やミーティングをWeb上で行うことが当たり前になった現代では、会議の設定を行うのは手間のかかる作業の1つです。特に一日に何件もの会議が発生する可能性のある、顧客やリード対応の担当者は会議作成や先方への連絡の手間が省けたら、他の業務を中断することが減り業務進行をスムーズにするでしょう。この記事では、kintoneのステータスが更新された際に自動でZoomの会議URLを発行し、Gmailで送信する方法を解説しています。kintone、Zoom、Gmailを連携し自動化することで、スムーズな業務進行を行い、迅速な顧客対応が可能になるかもしれません。さらに手動作業の負担を軽減し、業務のスピードアップを図ることができるでしょう。
どのような方法で自動化できるのか、ぜひ最後まで確認してくださいね。
今回の連携をぜひお勧めしたいのは以下のような方々です！
手動でZoomの会議URLを発行し、メールで送信する作業は手間がかかり、ミスの原因にもなります。今回の連携でkintoneのレコードが指定のステータスに更新されたときに、自動で会議URLを発行し、関係者にメール送信することで、人の手によるミスの発生を防ぎ、さらに担当者はコア業務に集中できる環境を手に入れることができるかもしれません。
例えば、商談ステータスが「顧客承認」に変わった際、自動で会議のURLが発行・送信されることで、次のステップ見落とすリスクが減り、スムーズに顧客とのミーティングを実行することができるでしょう。
商談やクレーム対応など、スピーディなコミュニケーションが求められる場面では、自動化が大きな効果を発揮します。
例えば、kintone上のクレーム対応案件のステータスが「対応開始」に変わったらスピーディーにZoom会議URLが発行されるため、素早い顧客対応へとつながります。特にクレームの対応に関しては、迅速に対応を行うことによって、顧客満足度の向上につながり、クレームの解決をスムーズにするかもしれません。
この連携によって会議の設定やメールの送信に伴うヒューマンエラーが回避されるでしょう。ミスによる情報漏洩や重要な会議の欠席は、法のリスクや信用を失う可能性があります。kintoneのレコードのステータス更新をトリガーにして、自動でZoom会議が設定されGmailで送信されることで、情報伝達の漏洩リスクを最小限にとどめることにつながります。一日に何件も会議をこなしている方にとっては、会議の設定ミスの発生のリスクを回避することで、安心して他の業務に注力できるでしょう。
それではここからノーコードツールYoomを使って、kintoneのステータスが更新されたらZoomの会議URLを発行し、メールで送付する方法をご説明します。
[Yoomとは]
kintoneのステータスが更新されたことをkintoneのAPIを利用して受け取り、Zoomの提供するAPIを用いて、Zoomで新規の会議を作成することで実現可能です。
また、Gmailが提供するAPIを用いることで、Zoomで作成した会議の情報をメールで通知することもできます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成を進めます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
■概要
kintoneの特定のレコードのステータスが更新されたら、更新されたレコード情報でZoomの会議URLを発行し、メールで自動送信します。
メールの送信先のアドレスや送信者名、本文や件名も自由にカスタマイズ可能です。
■設定方法
・kintone、Zoom、GmailそれぞれのアプリとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
・kintoneの「指定のステータスに更新されたら」というトリガーで取得できるWebhookURLをkintoneの該当のアプリのWebhookURLとして設定してください。
・Zoomの「ミーティングを作成」というオペレーションでkintoneから取得した情報をもとに、設定を行なってください。
・Gmailの「メールで送付」というオペレーション内で、任意のメール文面や送信先に設定を変更してください。
■注意事項
・kintone、Zoom、GmailそれぞれでYoomとの連携が必要です。
はじめに使用するアプリのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリに登録しておくことで、フローの設定がスムーズになりますよ。
【kintoneのマイアプリ登録方法】
まず、Yoomの画面左にあるマイメニューにアクセスし、画面右の新規接続ボタンを押します。
次に、検索窓にkintoneと入力し、表示された候補から「kintone」を選択します。
以下の画面が表示されたら、必要事項を入力し、「追加」をクリックし完了です。
※kintoneのマイアプリ登録方法はこちらを参考にしてください。
【Zoomのマイアプリ登録方法】
再度検索窓にZoomと入力し、表示された候補から「Zoom（OAuth）」を選択しましょう。
以下の画面が表示されたら、Client IDとClient secretを入力し、「追加」をクリックします。
※Client IDとClient secretの取得方法に関してはこちらを参考にしてください。
次にZoomのログイン情報を入力します。
直前で行なったClient IDとClient secretを取得する際に使用したログイン情報を使用してください。
ログイン後、以下の画面が表示されるので「許可する」をクリックして、設定完了です。
【Gmailのマイアプリ登録方法】
検索窓にGmailと入力し、表示された候補から「Gmail」を選択します。
以下のような画面が表示されたら、「Sign in with Google」をクリックしましょう。
連携に使用するアカウントを選択しましょう。
注意事項を確認して「次へ」をクリックしましょう。
連携するアカウントがあっているか確認し、内容を確認の上、「続行」をクリックし、完了です。
マイアプリにkintone・Zoom・Gmailが表示されていれば、登録完了です。
次はいよいよ自動化の設定を行なっていきます！
以下のバナーの「試してみる」をクリックしてフローボットをコピーしてくださいね。
■概要
kintoneの特定のレコードのステータスが更新されたら、更新されたレコード情報でZoomの会議URLを発行し、メールで自動送信します。
メールの送信先のアドレスや送信者名、本文や件名も自由にカスタマイズ可能です。
■設定方法
・kintone、Zoom、GmailそれぞれのアプリとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
・kintoneの「指定のステータスに更新されたら」というトリガーで取得できるWebhookURLをkintoneの該当のアプリのWebhookURLとして設定してください。
・Zoomの「ミーティングを作成」というオペレーションでkintoneから取得した情報をもとに、設定を行なってください。
・Gmailの「メールで送付」というオペレーション内で、任意のメール文面や送信先に設定を変更してください。
■注意事項
・kintone、Zoom、GmailそれぞれでYoomとの連携が必要です。
クリックすると以下のような画像が出てくるのでOKを押しましょう。
以下の画面が表示されたら「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更が必要な場合は、該当箇所をクリックすることで変更可能です。
まずはkintoneの設定を行うため、「指定のステータスに更新されたら」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、下記の設定を行います。
「タイトル」→必要に応じて変更可能
「kintoneと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「トリガーアクション」→指定のステータスに更新されたら
設定が完了したら「次へ」をクリックします。
kintoneの設定も同時に行いましょう。
今回は以下のように設定を行いました。
項目は任意で設定可能ですが、Zoomの設定を行う際に必須となる「日付」「時刻」と「ステータス」は必ず設定しましょう！
特にステータスは、フローを起動するトリガーとなるので重要です。
また、「日付」「時刻」は以下の形式で設定してくださいね。
Yoomに戻り、Webhookを設定していきます。
下記の画面が表示されるので、記載されているURLをコピーしてkintoneで設定を行います。
※kintoneのWebhookの設定方法はこちらを参考にしてください。
フローを起動させるステータスは任意で設定可能です。
今回は「処理中」のステータスになったらフローが起動するように設定を行います。
Webhookの設定完了後、kintoneのレコードのステータスを「処理中」に更新した後、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックしましょう。
kintoneでフローが起動したレコードの詳細情報を取得するアクションを設定しましょう。
「ステータスが更新されたレコード情報を取得」をクリックし、下記の設定をしましょう。
「タイトル」→必要に応じて変更可能
「kintoneと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「実行アクション」→レコードを取得
画面をスクロールして、連携するデータベースを設定しましょう。
候補からも設定できますが、今回はアウトプットで設定します。
アウトプットで設定したものは、起動ごとの内容に合わせた値をフローに反映することができます。
※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。
入力欄をクリックすると、下に候補等が表示されるので、「アウトプット」をクリックし、「ステータスが更新されたら」からアプリIDをクリックします。
設定が完了したら「次へ」をクリックしましょう。
取得するレコードの条件を設定します。
取得したいレコードの番号＝フローを起動したレコードの番号と設定しましょう。
「指定のステータスに更新されたら」のアウトプットから「レコードID」を設定します。
設定完了後、「テスト」を実行して、成功したら「保存する」をクリックしましょう。
続いてZoomの設定を行います。
「ミーティングを作成」をクリックし、下記の設定をしましょう。
「タイトル」→必要に応じて変更可能
「Zoomと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「アクション」→ミーティングを作成
設定が完了したら「次へ」をクリックします。
API接続設定をしていきましょう。
「メールアドレス」→ミーティングを作成するアカウントのメールアドレスを設定
「トピック」→任意で設定してください
トピックはアウトプットと入力を合わせることで柔軟に設定できるので、ぜひ活用してみてください！
例えば、{{会社名}}{{担当者名}}様_お打ち合わせはテスト株式会社佐藤様_お打ち合わせと表示されます。
画面を進めて作成する会議の日程もアウトプットなどで設定しましょう。
「日付」→アウトプットを入力
「時刻」→アウトプットを入力
「会議時刻」→任意で設定してください
今回は会議時刻は60分と入力しましたが、kintoneのレコードに設定をしておけばアウトプットとして取得でき、動的に対応できます。
設定が完了したら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
最後に送信するメールを設定しましょう。
「メールで送付」をクリックし、以下の画面が表示されたら設定していきます。
「タイトル」→必要に応じて変更可能
「Gmailと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
メールの内容を設定しましょう。
今回は以下のようにメールを作成しました。
本文にはZoomのアクションで取得できた「招待リンク」のURLを追加するようにしましょう。
もし会議を設定した相手に送付する共通の資料があったら、「＋添付ファイルを追加」から添付することもできますよ！
フローの使用目的によってアレンジしてみてくださいね。
設定が完了したら、「次へ」をクリックします。
先ほど設定したメールの内容がどのように送信されるのか表示されるので、確認を行います。
最後に「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックし完了です。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するかどうかを確認しましょう。
設定おつかれ様でした！
■概要
kintoneの特定のレコードのステータスが更新されたら、更新されたレコード情報でZoomの会議URLを発行し、メールで自動送信します。
メールの送信先のアドレスや送信者名、本文や件名も自由にカスタマイズ可能です。
■設定方法
・kintone、Zoom、GmailそれぞれのアプリとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
・kintoneの「指定のステータスに更新されたら」というトリガーで取得できるWebhookURLをkintoneの該当のアプリのWebhookURLとして設定してください。
・Zoomの「ミーティングを作成」というオペレーションでkintoneから取得した情報をもとに、設定を行なってください。
・Gmailの「メールで送付」というオペレーション内で、任意のメール文面や送信先に設定を変更してください。
■注意事項
・kintone、Zoom、GmailそれぞれでYoomとの連携が必要です。
他にもZoomを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.毎日Zoomの会議情報をSlackに通知する
はじめに紹介するのは、毎日Zoomのミーティング一覧を取得してSlackに通知するフローボットです。会議の予定が多く入る方にとっては、自動通知によって一日のスケジュールを確認できるため、漏れの防止に繋がるでしょう。
■概要
毎日のZoom会議の予定を手作業で確認し、チームのSlackチャンネルに共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。特に会議が多い日には、情報の転記ミスや共有漏れが発生しがちです。このワークフローを活用すれば、毎日決まった時間にその日のZoomミーティング情報を自動で取得し、指定のSlackチャンネルへ通知できます。これにより、共有の手間やヒューマンエラーをなくし、チーム内の情報共有を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
2.Zoomでミーティングが終了したら、レコーディング情報を取得してGoogleスプレッドシートに追加する
次に紹介するのは、Zoomのレコーディング情報を自動でGoogle スプレッドシートに格納するフローボットです。会議に参加しない人が会議情報の確認を行いたい場合、Google スプレッドシートへのアクセスだけで情報を確認できるので便利ですね。
■概要
Zoomでミーティングが終了したら、レコーディング情報を取得してGoogleスプレッドシートに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Zoomを使用したイベントや会議を行う方
・企業の総務部、カスタマーサービス部門の担当者
・議事録を確認したい経営者
2.Googleスプレッドシートを使用してデータの管理を行う方
・部内でデータの共有を行う事務職員
・同時に同じシートを編集して作業したい営業アシスタント
■このテンプレートを使うメリット
Webでのミーティングを行う際に、レコーディングの概要を共有しようとすることはよくありますよね。ただどのデータを誰にみて欲しいのかわからなくなったり、データをどこに保存したかわからなくなり、共有に時間がかかることがあります。頻繁にWebミーティングやセミナーを行う企業なら、一層このようなリスクや煩わしさを感じるかもしれません。
このテンプレートを使えば、Zoomの終了後に自動でミーティング情報を取得し、GoogleスプレッドシートにZoomのミーティング情報（TopicやダウンロードURL）を集約することができるため、データ共有の手間がなくなり、データ管理が格段に楽になります。
またこのフローに続けて「チャットで通知する」というアクションも追加できるので、自分の使いやすいようにカスタマイズも可能です。
一つのGoogleスプレッドシートで管理ができれば、レコード内容を確認したいと思った人がそのタイミングですぐに情報にアクセスすることもできて、これからは誰かにお願いすることも、待つ時間も不要になります。
■注意事項
・Zoom、GoogleスプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・Zoomのレコーディング情報を取得するためには、ミーティングデータがクラウドレコーディングされている必要があります。クラウドレコーディングはZoomの特定プランに限定されるためご注意ください。詳細はこちらをご参照ください。
3.Zoomミーティングが終了したら会議の文字起こしをしてkintoneに格納する
最後に紹介するのは、Zoomのレコーディング情報をAlを使用して文字起こしを行い、kintoneに格納するフローボットです。AIを活用した文字起こしによって、会議情報を視覚的に確認できるため、業務効率化につながりそうです。
※AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
■概要
Zoomでの会議後、録画データから手作業で文字起こしを行い、kintoneに議事録として格納する作業は手間がかかるものです。また、重要な内容の聞き逃しや、転記ミスなどのヒューマンエラーが発生するリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングの終了をきっかけに、AIが自動で音声を文字起こしし、その内容をkintoneへ格納するため、面倒な議事録作成業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
kintone、Zoom、Gmailの連携により、業務の効率化と迅速な対応が実現できるかもしれません。自動化によって手作業が削減され、ヒューマンエラーによるミスの発生を防ぎ、業務進行を円滑にするでしょう。さらに、これまで会議の設定にかかっていた時間を短縮し、コア業務に集中できる環境が整えられるでしょう。
ぜひYoomを活用して自動化を実際の業務に取り入れ、顧客満足度の向上やリスク管理の強化を体験してくださいね！
