LINE WORKSでメッセージが投稿されたら、Salesforceに活動履歴を登録する方法

[Yoomとは]

LINE WORKSでメッセージが投稿されたらSalesforceに活動履歴を登録する方法

LINE WORKSとSalesforceを連携させることで、LINE WORKSでメッセージを投稿すると、自動でSalesforceに活動履歴を登録できます。一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。

連携フローは、大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

• LINE WORKSとSalesforceをマイアプリ登録
• LINE WORKSと連携してメッセージが送信された際の設定をする
• AI機能を使ってテキストからデータを抽出する
• Salesforceと連携して取引先オブジェクトのレコードを検索し、活動履歴を登録する

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。

ステップ1：LINE WORKSとSalesforceをマイアプリ連携

(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。

(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、LINE WORKSをクリックします。
(3)LINE WORKSの新規登録画面が出るので、クライアントID、クライアントシークレット、スコープを入力し、「追加」をクリックします。
LINE WORKSのマイアプリ登録方法は下記のリンクをご参照ください。

LINEWORKS（API2.0）のマイアプリ登録方法

(4)次にSalesforceの連携を行います。同様にYoomの新規接続一覧からSalesforceをクリックします。
(5)Salesforceのログイン画面から、「ユーザー名」と「パスワード」を入力しログインをクリックします。

※Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

連携が完了するとYoomのマイアプリにLINE WORKSとSalesforceが登録されます。

これでマイアプリ登録が完了しました。
次は、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！

ステップ2：LINE WORKSと連携してメッセージが送信された際の設定をする

(1)先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーの「試してみる」をクリックするとコピーできます。

アプリトリガーの「トークルームにメッセージが送信されたら」をクリックします。

(2)LINE WORKSの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、LINE WORKS (API2.0)と連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「トークルームにメッセージが送信されたら」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「アプリトリガーのWebhookイベント受信設定」画面から、WebhookURLをコピーし、LINE WORKSの管理画面で設定を行なってください。
以下のサイトからログインし、設定を行ってください。

Developer Console

設定が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。

ステップ3：AI機能を使ってテキストからデータを抽出する

(1)次にYoomのAI機能を使ってテキストからデータを抽出します。
「テキストからデータを抽出する」をクリックします。

AIを活用した「データの抽出（2タスク）」の設定方法については、こちらのページもご確認ください。

(2)「アクションを選択」画面から「変更する」をクリックします。

テキストの文字数に応じて変換タイプを選択してください。

選択が完了したら、「次へ」をクリックします。
(3)「詳細を設定」画面から、対象テキストを入力します。画像のようにアウトプットから選択することで、LINE WORKSの情報を引用することができます。

下へ進み、抽出したい項目を赤線を確認の上、直接入力を行ってください。
入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。

ステップ4：Salesforceと連携して取引先オブジェクトのレコードを検索し、活動履歴を登録する

(1)次にSalesforceと連携して取引先オブジェクトのレコードを検索します。
「取引先オブジェクトのレコードを検索」をクリックします。

(2)Salesforceの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Salesforceと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「取引先オブジェクトのレコードを検索」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「API接続設定」画面から、赤線を確認の上、検索フィールド名、マイドメインURL、取得するフィールド項目を入力します。
値はアウトプットから選択します。

入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。
(4)次に取引先オブジェクトに活動履歴を登録します。
「取引先オブジェクトに活動履歴を登録」をクリックします。

(5)「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Salesforceと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「取引先オブジェクトに活動履歴を登録」のままで「次へ」をクリックします。

(6)「API接続設定」画面から、赤線を確認の上、マイドメインURLを入力します。

• マイドメインURL：直接入力
• 取引先ID：アウトプットから選択
• 件名：アウトプットから選択
• 日付：日付から選択

下へ進み、優先度をプルダウンから選択します。
コメントに入力された内容がSalesforceに登録されます。
アウトプットを使用することで、LINE WORKSの情報を引用することが可能です。

入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。
(7)最後に、「トリガーをON」をクリックします。

これで、「LINE WORKSでメッセージが投稿されたらSalesforceに活動履歴を登録する」フローボットの完成です。

LINE WORKSやSalesforceを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもLINE WORKSやSalesforceのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

LINE WORKSとSalesforceのその他の自動化例

Salesforceで新規商談が登録されたらLINE WORKSに通知したり、メッセージが投稿されたらSalesforceで新規取引先や取引先責任者を登録することができます。

Salesforceを活用した自動化例

SalesforceでToDoオブジェクトが登録されたら追加する

SalesforceでToDoオブジェクトが登録されると別ツールにToDo情報が自動的に追加されるので、二度手間な手動入力作業から解放されるかもしれません。

Salesforceの商談情報が登録されたら課題やタスクを追加する

登録された商談情報を自動追加できるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができ、業務効率が向上します。

Salesforceでステータスが変更されたらファイルを保存する

Salesforceでステータスが変更されると関連ファイルが自動的にストレージサービスに保存されるので、ファイル名の誤りや作成忘れを防止できるはずです。

LINE WORKSを活用した自動化例

課題が登録されたらLINE WORKSに通知する

課題の内容が自動的にLINE WORKSに通知されるので情報の抜け漏れ防止につながります。

新規顧客が登録されたらLINE WORKSに通知する

新規コンタクトやリードが登録されたらLINE WORKSに通知するため、スピーディーなフォローアップを実現できるはずです。

LINE WORKSとSalesforceの連携メリットと具体例

メリット1：営業チーム全体での情報共有が円滑に

営業現場ではチーム全体での情報共有がとても重要ではありませんか？
LINE WORKSに商談の議事録や顧客対応の記録を投稿し、それがSalesforceに自動登録されることで、情報が一元化されて担当者がリアルタイムで情報を共有できます。
たとえば、商談の場で顧客から特殊な要望や緊急のフィードバックがあった場合、その場でLINE WORKSのチャンネルに投稿するだけで、チーム全員が即座に内容を把握できます。
このプロセスによって、後日メールで共有したり、資料を作成する手間がなくなり、効率的な情報伝達が期待できます。

メリット2：Salesforceへの手動入力の手間削減

Salesforceに活動履歴を登録するには、営業担当者が毎回ログインして内容を手動で記録する必要があります。
この作業は特に外回りの多い担当者にとって大きな負担となっているかもしれません。
しかし、LINE WORKSを使えば、活動内容を専用チャンネルに投稿するだけで、自動的にSalesforceに記録が反映されるため、手動入力による手間の軽減が期待できます。
たとえば、外出先からスマートフォンでLINE WORKSにメモを投稿するだけで、Salesforceの活動履歴が更新されるため、帰社後の記録入力の手間を省けるでしょう。

メリット3：記録漏れの防止

顧客対応の記録は営業活動の基本ですが、忙しい現場では記録漏れが発生しやすいと思いませんか？
この連携を導入することで、LINE WORKSの投稿内容が自動的にSalesforceに登録されるため、記録漏れを防ぐことが期待できます。これにより、顧客対応の履歴が残り、問題を未然に防ぐことができるでしょう。
たとえば、顧客訪問後に即座にLINE WORKSで対応内容を記録することで、その情報がSalesforceに反映されます。
もし記録を後回しにしてしまうと、内容を忘れてしまったり、正確に記録できなかったりするリスクがありますよね。
この仕組みであれば、訪問後すぐに対応内容を登録することで正確性を維持しやすくなります。
この正確な記録は、次回訪問時の準備や、顧客との信頼関係を維持するうえで役立つでしょう。

まとめ

LINE WORKSとSalesforceの連携は、営業チームの業務効率化と情報共有の向上が期待できそうです。
これにより、記録漏れの防止や手動入力の手間削減、リアルタイムでの状況把握が可能になります。
また、外出先からでも簡単に情報を登録できるため、忙しい営業担当者の負担を軽減し、重要な業務に集中する時間を生み出すでしょう。
これらのメリットを活用することで、業務の「手間」を削減し、効率的な営業スタイルを確立できるはずです！