kintoneとG Suiteを連携すれば複数のデータも一括管理！

仕事効率化に便利なkintoneとGoogle社が提供するビジネス向けのクラウド型グループウェアサービスであるG Suite。(※1)今回はこのkintoneとG SuiteをYoomを使って連携することで業務をどれだけ効率化できるのかをメリットと自動化例、そして設定方法も含めてご紹介します！

(※1)G Suiteとは…Googleスプレッドシート、Google Drive、Googleドキュメント、GmailなどなどGoogle社が提供するビジネス向けのサービスすべてがこのG Suiteに含まれます。

kintoneとG Suiteを連携するメリットと自動化例

kintoneとG suiteを連携すると具体的にどのようなことができるのでしょうか？
詳しくお伝えします！

メリット1:複数のデータを一括で管理することができる！

kintoneとG Suiteを連携することで、複数のデータを一括で管理することが可能です！kintoneにレコードを登録するとGoogleスプレッドシートに情報が反映されます。これにより、個々のアプリを操作したり繰り返しデータを入力する手間が省け、データの不整合を防ぎます！
例えば、ある営業チームでは、kintoneを使って顧客管理をしています。今までは顧客情報を手動でGoogleスプレッドシートに転記していましたが、kintoneとG Suiteを連携させることで、登録された顧客情報が即座にスプレッドシートに反映されるようになりました。自動化したことによって、複数のアプリを開くことなく、一括で管理することが可能となりました。

メリット2:面倒な書類作成も自動化できる！

kintoneのデータを基にGoogleドキュメントで書類を作成し、それをPDFとして保存するプロセスがすべて自動化されます！
例えば、営業チームがkintoneで顧客情報を登録すると契約書や見積書をGoogleドキュメントで自動で作成され、PDFとして指定のファイルに保存もしくはサポートチームに共有されます。これによって、面倒な書類発行に時間を割く必要がなく、サポートチームはスピーディーに次の作業へ進むことができます！

メリット3:Googleサービス群をフル活用しよう！

kintoneとG Suiteを連携することで、Googleの各種サービスを最大限に活用することができます！
例えば、営業チームがkintoneに登録したデータが自動でGoogleドキュメントに取り込まれ、プレゼン資料が自動で作成されます。
そして、Google Chatで上司に通知が入りすぐにフィードバックをもらうことができます。

これにより、業務スピードが上がり、タイムパフォーマンスの良い仕事の進め方が可能となります！

kintoneとG Suiteの連携フローの作り方

さて、kintoneとG Suiteの連携することのメリットと自動化例を挙げてきました。
この後は実際にkintoneとG Suiteを連携する方法をご紹介します。
今回は「kintoneでレコード登録後、レコード詳細を取得しGoogleスプレッドシートに登録する」のテンプレートを使用します。
テンプレートは以下の通りです。

はじめる前に

まず、Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを発行してください。すぐにはじめられます！
また、Yoomの基本的な操作は、初めてのYoomをご確認ください。

ステップ1:kintoneとGoogleスプレッドシートをマイアプリに登録して連携しよう！

(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」を選択してください。

(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、kintoneをクリックします。

(3)kintoneの新規登録画面が出るので、サブドメイン、クライアントID、クライアントシークレットの3箇所を入力し、追加をクリックします。
※サブドメイン、クライアントID、クライアントシークレットの確認方法はkintoneマイアプリ登録方法をご確認ください。

(4)以下の内容が出るので、確認して問題なければ許可をクリックしましょう。

(5)次にGoogleスプレッドシートの連携を行います。(1)と同じようにYoomの新規接続一覧の中からGoogleスプレッドシートをクリックします。
(6)「Sign in with Google」をクリックします。
(7)連携したいアカウントを選択し、「次へ」をクリックしてください。
(8)Googleスプレッドシートのアクセス範囲を選択し、右下の「続行」をクリックしてください。
これでマイアプリの連携が完了しました！

ステップ2:トリガーを設定しよう！

前述で紹介しましたテンプレートを使用していきます。
(1)アプリトリガーの、「kintoneにレコード登録されたら」をクリックします。

(2)kintoneと連携するアカウント情報に誤りがなければ「次へ」をクリックします。
(3)アプリトリガーのAPI接続設定画面が出てくるので、トリガーの起動間隔、サブドメイン名、アプリIDを入力し、「テスト」をクリックします。エラーとならなければ下部にある「保存」をクリックします。
※トリガーの起動間隔→5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選べます。
※プランによって起動間隔の選択内容が変わります。

ステップ3:アクションを設定しよう！

(1)次は「レコードを取得する」をクリックします。
(2)kintoneと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アプリIDを入力したら「次へ」をクリックします。
(3)データベース操作の詳細設定にて取得したいレコードの条件を入力し、「テスト」をクリックします。エラーにならなければ、下部の「保存」をクリックします。

(4)次は「スプレッドシートにレコードを追加する」をクリックします。
(5)Google スプレッドシートと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、データベース連携を入力したら「次へ」をクリックします。
(6)データベース操作の詳細設定にて、追加するレコードの値を入力し、「テスト」をクリックします。エラーにならなければ、下部の「保存」をクリックします。

(7)最後にメールトリガーをオンにします。これで完成です！

kintoneとG Suiteの連携フロー応用編

いかがだったでしょうか？今回ご紹介したフロー以外にもkintoneとG Suiteを使用してさらに業務効率を上げることが可能です！応用編として２つのテンプレートをご紹介します！

kintoneにレコードが登録されたら自動でGmailを送付して、Google Driveの指定の場所にフォルダを作成するフローです。

日々顧客の管理をされている営業の方やアシスタントの方におすすめしたいです！
‍このテンプレートを使用すると、営業の方がkintoneに顧客の登録をすれば、自動でメールでアシスタントにメールが送られ、確認をして、既に自動で作成されている顧客フォルダに必要な情報を格納していくことができますね！

メールで受け取った適格請求書をAIを使用して画像解析を行い、kintoneのデータベースに格納してGoogle Chatへその旨を通知するフローです。このテンプレートは経理部の方に使ってもらいたいです！このテンプレートを使用することによって、山のようにある面倒な書類の作成から解放されますね！しかも、Google Chatの通知先や内容についてもカスタマイズが可能です！

まとめ

今回はkintoneとG Suiteの連携をご紹介いたしました！
Googleは色々なサービスがたくさんありますから、Yoomを使って自動化すれば、カスタマイズし放題ではないでしょうか？！作れば作る程、業務が楽しくなっていきそうです！
Yoomは色々なアプリと連携ができます！しかもノーコードで簡単に連携が可能です。また、わかりやすいデザインなので、初心者の方も安心してご利用いただけます。
2週間お試しプランもあるので色んなアプリと連携させて業務効率をどんどんアップしていきましょう！