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普段、プロジェクト管理をしている方は、情報の管理方法で頭を悩ませることが少なくないと思います。
例えば、「MazricaからAsanaにデータ転記したいけど情報量が多いから大変」「入力ミスや入力漏れが多い」など。
そんな課題を解決するために、本記事では、Mazricaの案件情報をAsanaに自動追加するフローを紹介します。
プロジェクト管理や営業活動の効率化したい方におすすめです。
興味をお持ちいただけましたら、Yoomで自動連携を試してみてください！
今回の自動連携を導入すると、Mazricaで登録された案件アクションがAsanaに自動追加されます。
これにより、手入力の手間が削減され、作業時間の短縮につながります。
また、以下のような人為的なミスや入力漏れのリスクも軽減されるでしょう。
データに不備があると、クライアントに迷惑をかけてしまう恐れがあります。
入力作業を自動化することで、人的エラーを防ぎ、データの正確性向上に努めましょう。
手動でデータ入力していると、途中で緊急度の高いタスクが入った時などに入力の遅れが生じてしまう可能性があります。
しかし、本記事の連携を使うと、MazricaからAsanaへ情報が自動同期されるため、最新情報を把握しやすくなります。
特定の人だけが最新情報を持っている状態を防ぐことができるため、チーム内での認識の齟齬が減り、コミュニケーションのズレを回避することができるでしょう。
その結果、チームの連携が促進され、プロジェクトをスムーズに進行させることにつながります。
[Yoomとは]
では、実際にMazricaとAsanaを連携する手順をご紹介します。
Yoomでは、上記2ステップをテンプレートとして提供しています。
ゼロから作成するよりも簡単にフローボットを作成できるので、まずは下のバナーにある「試してみる」ボタンをクリックして、テンプレートをコピーしましょう！
■概要
Mazricaで案件アクションが登録されたらAsanaにも追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.顧客管理でMazricaを使用している方
・Mazricaで顧客管理をしている営業部門の方
・案件管理をMazricaで行っている方
2.業務でAsanaを活用している方
・MazricaとAsanaを自動で連携したい方
・Asanaでタスク管理をしているプロジェクトマネージャー
■このテンプレートを使うメリット
Mazricaは営業支援に特化したツールですが、登録した案件アクションを別のツールにも連携する場合、手動による作業が発生してしまい手間です。
また、手動による作業は誤入力や転記ミスといったヒューマンエラーが発生する可能性があります。
このテンプレートは、Mazricaで案件アクションが登録されると自動でAsanaに追加することができます。
MazricaとAsanaを異なるチーム間で使用している場合でも、情報連携をスムーズに行うことができ、Asanaでのタスク管理を効率化することができます。
Asanaへのタスク追加が自動化されることで、ヒューマンエラーの発生を防止することができ、効率的に作業を進めることが可能です。
■注意事項
・Mazrica、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
テンプレートをコピーしたら、まずは事前準備としてYoomの「マイアプリ」からMazricaとAsanaを登録します。
※既に登録している場合は「ステップ1.アプリトリガーの設定」へお進みください。
<手順>
1.Yoomにログイン後、左側メニュー「マイアプリ」から「＋新規接続」をクリック
2.アプリ名を検索して必要な情報を入力し、アプリを登録
MazricaとAsanaがマイアプリ一覧に表示されていたら準備完了です！
早速、詳細設定に進みましょう！
まずは、アプリトリガー「案件アクションが新たに登録されたら」をクリックしましょう。
最初のページでは、事前に連携したアカウント情報が表示されるので確認しましょう。
問題なければ、「次へ」をクリックしてください。
次のページでは、API接続設定をしていきます。
「案件タイプ」「アクションの目的」を指定し、テストをクリックしてください。
※なお、「トリガーの起動間隔」についてはご契約のプランごとに指定できる時間が異なるため、ご注意ください。詳細はこちらをご覧ください。
ここまで問題がなければ、「保存する」でトリガーの設定は終了です。
次に、「タスクを追加」をクリックしてください。
最初のページでは、ステップ1と同様にアカウント情報のみを確認して、問題なければ「次へ」をクリックしてください。
次のページでは、追加するタスク情報を設定します。
「タスク名」「プロジェクトID」「セクションID」は必須の入力項目です。
他にも任意で入力できる項目があるので、必要に応じて入力しましょう。
「テスト」をクリックしてエラーが出なければ、「保存する」をクリックしてください。
下記のようなポップアップが表示されたらすべての設定が完了です。
Yoomには、MazricaとAsanaを使った多くの自動化事例があります。
ここでは代表的な例をいくつか紹介します。
1.Mazricaで案件アクションが登録されたらMicrosoft Excelにも追加する
今回はAsanaに案件情報を自動追加しましたが、Microsoft Excelにも追加することも可能です。
Mazricaで登録された案件情報をもとにMicrosoft Excelでデータの集計・分析をしたい方におすすめです。
■概要
Mazricaで案件アクションが登録されたらMicrosoft Excelにも追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.顧客対応でMazricaを使用している方
・Mazricaで案件や商談の管理をしている方
・日々の業務をMazricaを使用して進めている方
2.データ管理でMicrosoft Excelを使用している方
・MazricaとMicrosoft Excelの連携を自動化したい方
・Microsoft Excelでデータ分析をしているデータアナリスト
■このテンプレートを使うメリット
Mazricaの案件アクションをMicrosoft Excelにも追加したい場合、手動による作業が必要となり手間だと感じているかもしれません。
また、手動による追加作業は時間がかかり、ミスの発生リスクを高める可能性があります。
Microsoft Excelへの案件アクションの追加を自動化したい方に、このテンプレートは適しています。
Mazricaで案件アクションが登録されるとMicrosoft Excelに自動で追加されるため、手動による追加作業が不要になります。
また、Microsoft Excelへの追加がスピーディーに行われるため、データ分析やチーム内の情報共有をスムーズに行うことが可能です。
■注意事項
・Mazrica、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
2.Mazricaでコンタクトが登録されたらSlackに通知する
コミュニケーションツールとしてSlackを利用している方は、以下のテンプレートも参考にしてみてください。
Mazricaに登録されたコンタクト情報が自動通知されるため、状況把握の迅速化につながります。
■概要
Mazricaでコンタクトが登録されたらSlackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Mazricaを活用した営業活動を行っている方
・プロジェクトごとに進捗状況の把握をしている営業担当
・案件のタスクを管理しているチームリーダー
2.Slackを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・部門ごとの情報共有ツールとして使用している企業
・プロジェクトごとチャンネルを作成し、情報共有を行うチームの担当者
■このテンプレートを使うメリット
Mazricaは取引に関連する企業の情報を管理でき、プロジェクト進行をスムーズにするために有効なツールです。
同時にSlackを使用することでチーム内の情報共有もスムーズにし、業務を円滑に行います。
しかし、Mazricaにコンタクトが追加されたら手作業でSlackに通知することは、長期的に見て大きな時間の損失につながります。
手入力による通知の手間を省きたいと考える方にこのフローは有効的です。
Mazricaにコンタクトの追加をトリガーにしてSlackに自動でチャットを送るため、手入力の手間を省き、時間を短縮します。
手入力でかかっていた時間を他の業務に使うことができます。
■注意事項
・Mazrica、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
3.Trelloにタスクが追加されたらAsanaとGoogleスプレットシートへ情報追加
今回は2つのアプリを連携しましたが、3つのアプリを連携することも可能です。
この連携はTrello、Asana、Google スプレッドシートを併用してタスク管理を行っている方におすすめです。
以上、MazricaとAsanaを連携する手順でした！
MazricaとAsanaの連携は、プロジェクト管理の効率化に貢献します。
手作業の削減や情報共有の迅速化により、チーム全体の生産性が向上し、プロジェクトがスムーズに進行するでしょう。
また、ヒューマンエラーのリスク低減にもつながるため、正確性の高いデータ管理が期待できます。
興味を持っていただけましたら、まずはこちらから無料登録をお願いします！
