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契約書の作成や送付の作業を手作業で行うと、かなりの時間が消費されてしまいますよね。
特に契約数が多い企業などは、その作業だけで労力も時間も奪われてしまいます。
こういった一連の流れを自動化できたら、他のことに時間を割けるし、ミスも減少します。
本記事では、「Mazricaの案件アクション（契約書送付）が登録されたら契約書を作成し、クラウドサインで送付する」テンプレートの設定をご紹介します。
Mazricaとクラウドサインを連携するメリット2点を以下にまとめたので、ぜひご覧ください。
Mazricaとクラウドサインを連携するメリットは、契約書作成から送付までを効率化できることです。
たとえば、Mazricaで契約情報を入力した際に、クラウドサインで自動的に契約書の作成と送付ができます。
契約書の作成を手作業で行わなくて済むので、入力ミスなども起こりにくいです。
また、送付までを担ってくれるので、契約書の送付忘れも防げます。
こういった一連の流れを自動化してくれるので、担当者の負担が減少するのも魅力的です。
Mazricaとクラウドサインを連携することで、迅速な対応ができるというメリットがあります。
契約書の承認から送付するまで、ステップが多くて意外にも時間を消費しますよね。
しかし、自動化を導入することで全ての対応が素早くなるというメリットがあります。
契約書の承認が完了してからすぐに契約書を作成して送付するので、どこかの作業が滞るといったことが起こりにくいです。
人が作業しているとどうしても、契約書の承認の確認漏れや契約書の作成を忘れるミスが起こります。
契約数が多い企業や同時に複数の契約を担っている方にオススメしたい自動化です。
エンジニアではない方にとって、API連携のハードルが高いのは当然です。
専門性が高い分野なので、プログラミングに触れたことがなかったら、API連携をする前に挫折してしまいますよね。
Yoomを利用すればプログラミング知識が全くない方でも、簡単にアプリの連携ができ、余裕で自動化の設定もできます。
実際にプログラミングに1度も触れたことがない私でも、すぐに設定をすることができました。
アプリ登録も難しそうに感じますが、設定に沿って入力するだけなので簡単です。
今回はMazricaとクラウドサインをYoomと接続して自動化する方法をご紹介します。
今回は「Mazricaの案件アクション（契約書送付）が登録されたら契約書を作成し、クラウドサインで送付する」テンプレートの設定をご紹介します。
以下のようなフローで自動化の実現ができます。
工程が多いように感じますが、テンプレートを用いて設定を行うので、難しくはありません。
Yoomを利用していない方はこちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしておきましょう。
MazricaとクラウドサインをYoomに接続するマイアプリ登録を行います。
メリットでもお伝えした通り、画面に沿って入力するだけなので簡単です。
まずは、Mazricaのマイアプリ登録から行いましょう。
Yoomの画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
アプリ一覧が表示されるので、Mazricaを探すか、「アプリ名で検索」から検索しましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を行います。
続いて書類作成に必要なGoogleドキュメントのマイアプリ登録を行います。
先ほどと同様にGoogleドキュメントを選択しましょう。
以下の画面が表示されたら、Googleドキュメントにログインします。
次にクラウドサインのマイアプリ登録を行うのですが、Yoomのヘルプページに載っているので、こちらを見て登録をしましょう。
両方のマイアプリ登録が完了したら、マイアプリ欄にMazricaとクラウドサインが表示されます。
自動化の設定をするので、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認して、変更したい場合は以下のページより変更可能です。
初めにMazricaの設定から行うので、「案件アクションが新たに登録されたら」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。
以下の画面が表示されるので、「トリガーの起動間隔」を任意で設定しましょう。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
続いては分岐のオペレーションを利用し、契約書送付の場合とそうでない場合とで分ける設定を行います。
「登録されたアクションが契約書送付の場合」をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。
分岐対象のアウトプット
分岐条件
「保存する」をクリックします。
続いて契約書送付という分岐後のMazricaの設定をするので、「特定の案件情報を取得」をクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。
以下の画面が表示されるので、「案件ID」が{{案件ID}}となっているか確認し、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
続いてMazricaで特定の取引先情報を取得する設定を行うので、「特定の取引先情報を取得」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、設定を確認します。
以下の画面が表示されるので、「取引先ID」が{{取引先ID}}となっているか確認し、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
次にMazricaで特定のコンタクト情報を取得する設定を行うので、「特定のコンタクト情報を取得」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。
以下の画面が表示されるので、「コンタクトID」が{{コンタクトID}}となっているか確認し、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
Googleスプレッドシートで書類を発行する設定をするので、「書類を発行する」をクリックしましょう。
こちらにクラウドサインの典型的な利用の流れという動画があるので、見てから設定するとスムーズです。
以下の画面が表示されるので、設定をします。
雛形書類の連携
発行書類
以下の画面が表示されるので、先に契約書の雛形書類を用意しましょう。
雛形書類はこちらの設定方法に従って、作成をお願いします。
雛形書類内の{}で囲った文字列を「置換対象の文字列」として自動で取得します。
置換対象ごとに、「置換後の文字列」を入力してください。
「置換対象の文字列」→{会社名}
「置換後の文字列」→{{取引先名}}
リストとして設定した箇所は、リスト形式（コンマ区切り）で置換後の文字列を設定しましょう。
書類の内容を更新した場合は、「置換条件を再取得」ボタンを押してください。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
続いてクラウドサインで書類を作成する設定を行うので、「書類の作成」をクリックします。
以下の設定を確認しましょう。
以下の画面が表示されたら、「書類タイトル」を必要に応じて変更してください。
他に必要な項目があれば、設定をしましょう。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
クラウドサインで書類にファイルを添付する設定をするので、「書類にファイルを添付」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。
以下の画面が表示されたら、「書類ID」が{{書類ID}}になっているか確認します。
他に必要な項目があれば登録をしてください。
※複数のPDFを添付する場合は、このアクションを複数回設定しましょう。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
クラウドサインで宛先を追加する設定を行うので、「宛先の追加」をクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
他に必要な項目があれば設定をしてください。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
書類の送信とリマインドの設定を行うので、「書類の送信・リマインド」をクリックしましょう。
以下の設定を確認してください。
以下の画面が表示されるので、「書類ID」が{{書類ID}}となっているか確認します。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
最後にアプリトリガーを「ON」にしたら、自動化の設定は完了です。
今回使用したフローボットテンプレート
Mazricaの案件アクション（契約書送付）が登録されたら契約書を作成し、クラウドサインで送付する
Mazricaとクラウドサインを連携することにより、契約書が承認されてから自動的に作成、送付までを担ってくれます。
今までは手作業で行っていた作業も自動化の導入で、大幅な時間短縮につながります。特に、契約数が多い企業や同時に複数の契約を担当している方にとって理想の自動化ではないでしょうか。
Yoomを導入すると、今日から簡単に自動化が実現できますよ。
これを機にYoomを日常に取り入れることをオススメします。
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