Mazricaとクラウドサインをノーコードで連携して、契約書の作成から送付までを自動化する方法！

以下のようなフローで自動化の実現ができます。

工程が多いように感じますが、テンプレートを用いて設定を行うので、難しくはありません。

Yoomを利用していない方はこちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしておきましょう。

MazricaとクラウドサインをYoomと接続する方法

MazricaとクラウドサインをYoomに接続するマイアプリ登録を行います。
メリットでもお伝えした通り、画面に沿って入力するだけなので簡単です。

まずは、Mazricaのマイアプリ登録から行いましょう。

Yoomの画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
アプリ一覧が表示されるので、Mazricaを探すか、「アプリ名で検索」から検索しましょう。

以下の画面が表示されるので、設定を行います。

• 「アカウント名」→任意の管理用の名前を設定
• 「アクセストークン」→Senses管理画面の「管理者設定>API利用」から取得したAPIキーを設定
  

続いて書類作成に必要なGoogleドキュメントのマイアプリ登録を行います。
先ほどと同様にGoogleドキュメントを選択しましょう。
以下の画面が表示されたら、Googleドキュメントにログインします。

次にクラウドサインのマイアプリ登録を行うのですが、Yoomのヘルプページに載っているので、こちらを見て登録をしましょう。

両方のマイアプリ登録が完了したら、マイアプリ欄にMazricaとクラウドサインが表示されます。

Mazricaの案件アクションが登録されたら契約書を作成し、クラウドサインで送付する方法

自動化の設定をするので、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認して、変更したい場合は以下のページより変更可能です。
初めにMazricaの設定から行うので、「案件アクションが新たに登録されたら」をクリックします。

以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。

• 「アプリトリガーのタイトル」→必要に応じて変更可能
• 「Mazricaと連携するアカウント情報」→相違がないか確認
• 「トリガーアクション」→案件アクションが新たに登録されたら
  

以下の画面が表示されるので、「トリガーの起動間隔」を任意で設定しましょう。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

続いては分岐のオペレーションを利用し、契約書送付の場合とそうでない場合とで分ける設定を行います。
「登録されたアクションが契約書送付の場合」をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。

• 「タイトル」→必要に応じて変更可能

分岐対象のアウトプット

• 「オペレーション」→案件アクションが新たに登録されたら
• 「アウトプット」→アクションの目的

分岐条件

• 「アクションの目的」、「値と等しい」、「契約書送付」

「保存する」をクリックします。

続いて契約書送付という分岐後のMazricaの設定をするので、「特定の案件情報を取得」をクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。

• 「タイトル」→必要に応じて変更可能
• 「Mazricaと連携するアカウント情報」→相違がないか確認
• 「アクション」→特定の案件情報を取得
  

以下の画面が表示されるので、「案件ID」が{{案件ID}}となっているか確認し、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

続いてMazricaで特定の取引先情報を取得する設定を行うので、「特定の取引先情報を取得」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、設定を確認します。

• 「タイトル」→必要に応じて変更可能
• 「Mazricaと連携するアカウント情報」→相違がないか確認
• 「アクション」→特定の取引先情報を取得
  

以下の画面が表示されるので、「取引先ID」が{{取引先ID}}となっているか確認し、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

次にMazricaで特定のコンタクト情報を取得する設定を行うので、「特定のコンタクト情報を取得」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。

• 「タイトル」→→必要に応じて変更可能
• 「Mazricaと連携するアカウント情報」→相違がないか確認
• 「アクション」→特定のコンタクト情報を取得
  

以下の画面が表示されるので、「コンタクトID」が{{コンタクトID}}となっているか確認し、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

Googleスプレッドシートで書類を発行する設定をするので、「書類を発行する」をクリックしましょう。
こちらにクラウドサインの典型的な利用の流れという動画があるので、見てから設定するとスムーズです。
以下の画面が表示されるので、設定をします。

• 「タイトル」→必要に応じて変更可能
• 「Googleドキュメントと連携するアカウント情報」→相違がないか確認

雛形書類の連携

• 「ドキュメントのファイルID」→URL内の「/d/●●●●」となっている●部分

発行書類

• 「格納先のGoogle DriveフォルダID」→URL内の「/folders/●●●●」となっている●部分
• 「出力ファイル名」→必要に応じて変更可能

以下の画面が表示されるので、先に契約書の雛形書類を用意しましょう。
雛形書類はこちらの設定方法に従って、作成をお願いします。
雛形書類内の{}で囲った文字列を「置換対象の文字列」として自動で取得します。
置換対象ごとに、「置換後の文字列」を入力してください。

「置換対象の文字列」→{会社名}

「置換後の文字列」→{{取引先名}}

リストとして設定した箇所は、リスト形式（コンマ区切り）で置換後の文字列を設定しましょう。
書類の内容を更新した場合は、「置換条件を再取得」ボタンを押してください。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

続いてクラウドサインで書類を作成する設定を行うので、「書類の作成」をクリックします。
以下の設定を確認しましょう。

• 「タイトル」→必要に応じて変更可能
• 「クラウドサインと連携するアカウント情報」→相違がないか確認
• 「アクション」→書類の作成

以下の画面が表示されたら、「書類タイトル」を必要に応じて変更してください。
他に必要な項目があれば、設定をしましょう。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

クラウドサインで書類にファイルを添付する設定をするので、「書類にファイルを添付」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。

• 「タイトル」→必要に応じて変更可能
• 「クラウドサインと連携するアカウント情報」→相違がないか確認
• 「アクション」→書類にファイルを添付

以下の画面が表示されたら、「書類ID」が{{書類ID}}になっているか確認します。
他に必要な項目があれば登録をしてください。
※複数のPDFを添付する場合は、このアクションを複数回設定しましょう。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

クラウドサインで宛先を追加する設定を行うので、「宛先の追加」をクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。

• 「タイトル」→必要に応じて変更可能
• 「クラウドサインと連携するアカウント情報」→相違がないか確認
• 「アクション」→宛先の追加

以下の画面が表示されるので、設定を確認します。

• 「書類ID」→{{書類ID}}
• 「メールアドレス」→{{email}}
• 「宛先の名前」→{{名前}}

他に必要な項目があれば設定をしてください。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

書類の送信とリマインドの設定を行うので、「書類の送信・リマインド」をクリックしましょう。
以下の設定を確認してください。

• 「タイトル」→必要に応じて変更可能
• 「クラウドサインと連携するアカウント情報」→相違がないか確認
• 「アクション」→書類の送信・リマインド

以下の画面が表示されるので、「書類ID」が{{書類ID}}となっているか確認します。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

最後にアプリトリガーを「ON」にしたら、自動化の設定は完了です。

まとめ

Mazricaとクラウドサインを連携することにより、契約書が承認されてから自動的に作成、送付までを担ってくれます。
今までは手作業で行っていた作業も自動化の導入で、大幅な時間短縮につながります。特に、契約数が多い企業や同時に複数の契約を担当している方にとって理想の自動化ではないでしょうか。

Yoomを導入すると、今日から簡単に自動化が実現できますよ。
これを機にYoomを日常に取り入れることをオススメします。