契約書の作成や送付の作業を手作業で行うと、かなりの時間が消費されてしまいますよね。
特に契約数が多い企業などは、その作業だけで労力も時間も奪われてしまいます。
こういった一連の流れを自動化できたら、他のことに時間を割けるし、ミスも減少します。
本記事では、「Mazricaの案件アクション（契約書送付）が登録されたら契約書を作成し、クラウドサインで送付する」テンプレートの設定をご紹介します。
Mazricaとクラウドサインを連携するメリット
Mazricaとクラウドサインを連携するメリット2点を以下にまとめたので、ぜひご覧ください。
メリット1:契約書作成から送付までを効率化できる
Mazricaとクラウドサインを連携するメリットは、契約書作成から送付までを効率化できることです。
たとえば、Mazricaで契約情報を入力した際に、クラウドサインで自動的に契約書の作成と送付ができます。
契約書の作成を手作業で行わなくて済むので、入力ミスなども起こりにくいです。
また、送付までを担ってくれるので、契約書の送付忘れも防げます。
こういった一連の流れを自動化してくれるので、担当者の負担が減少するのも魅力的です。
メリット2:迅速な対応ができる
Mazricaとクラウドサインを連携することで、迅速な対応ができるというメリットがあります。
契約書の承認から送付するまで、ステップが多くて意外にも時間を消費しますよね。
しかし、自動化を導入することで全ての対応が素早くなるというメリットがあります。
契約書の承認が完了してからすぐに契約書を作成して送付するので、どこかの作業が滞るといったことが起こりにくいです。
人が作業しているとどうしても、契約書の承認の確認漏れや契約書の作成を忘れるミスが起こります。
契約数が多い企業や同時に複数の契約を担っている方にオススメしたい自動化です。
Yoomでアプリを連携するメリット
エンジニアではない方にとって、API連携のハードルが高いのは当然です。
専門性が高い分野なので、プログラミングに触れたことがなかったら、API連携をする前に挫折してしまいますよね。
Yoomを利用すればプログラミング知識が全くない方でも、簡単にアプリの連携ができ、余裕で自動化の設定もできます。
実際にプログラミングに1度も触れたことがない私でも、すぐに設定をすることができました。
アプリ登録も難しそうに感じますが、設定に沿って入力するだけなので簡単です。
今回はMazricaとクラウドサインをYoomと接続して自動化する方法をご紹介します。
Mazricaとクラウドサインの連携フローの作り方
今回は「Mazricaの案件アクション（契約書送付）が登録されたら契約書を作成し、クラウドサインで送付する」テンプレートの設定をご紹介します。
Mazricaの案件アクション（契約書送付）が登録されたら契約書を作成し、クラウドサインで送付する
試してみる
■概要
Mazricaでの案件管理において、契約書送付のフェーズは重要ですが、手作業での書類作成や送付依頼に手間がかかっていませんか？また、多忙な営業活動の中では、送付漏れなどのヒューマンエラーも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Mazricaの案件アクションをきっかけに、契約書の作成からクラウドサインでの送付までを自動化できるため、こうした定型業務を効率化し、営業活動を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Mazricaを活用し、契約書作成や送付業務に手間を感じている営業担当者の方
- Mazricaとクラウドサイン間の手作業による転記ミスや送付漏れを防ぎたいチームリーダーの方
- 契約書送付プロセスを自動化し、営業活動全体の効率化を目指しているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Mazricaで特定のアクションが登録されると契約書の作成から送付までが自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による契約書の情報入力ミスや、クラウドサインへの宛先設定間違いといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、MazricaとクラウドサインをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMazricaを選択し、「案件アクションが新たに登録されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、登録されたアクションが「契約書送付」の場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 続けて、オペレーションでMazricaの「特定の案件情報を取得」「特定の取引先情報を取得」「特定のコンタクト情報を取得」アクションを設定し、契約書に必要な情報を集めます。
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報をもとに契約書を自動で作成します。
- 最後に、オペレーションでクラウドサインの各アクションを設定し、作成した書類の添付、宛先の追加、書類の送信までを自動化します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能で設定する条件は、ユーザーの運用に合わせて任意で設定が可能です。今回のテンプレートでは「契約書送付」というアクションを条件にしていますが、特定の案件フェーズや他のアクション名を条件にすることもできます。
■注意事項
- Mazrica、クラウドサインのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- オペレーション数が5つを越えるフローボットは、ミニプラン以上のプランで作成可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
以下のようなフローで自動化の実現ができます。
工程が多いように感じますが、テンプレートを用いて設定を行うので、難しくはありません。
Yoomを利用していない方はこちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしておきましょう。
MazricaとクラウドサインをYoomと接続する方法
MazricaとクラウドサインをYoomに接続するマイアプリ登録を行います。
メリットでもお伝えした通り、画面に沿って入力するだけなので簡単です。
まずは、Mazricaのマイアプリ登録から行いましょう。
Yoomの画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
アプリ一覧が表示されるので、Mazricaを探すか、「アプリ名で検索」から検索しましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を行います。
- 「アカウント名」→任意の管理用の名前を設定
- 「アクセストークン」→Senses管理画面の「管理者設定>API利用」から取得したAPIキーを設定
続いて書類作成に必要なGoogleドキュメントのマイアプリ登録を行います。
先ほどと同様にGoogleドキュメントを選択しましょう。
以下の画面が表示されたら、Googleドキュメントにログインします。
次にクラウドサインのマイアプリ登録を行うのですが、Yoomのヘルプページに載っているので、こちらを見て登録をしましょう。
両方のマイアプリ登録が完了したら、マイアプリ欄にMazricaとクラウドサインが表示されます。
Mazricaの案件アクションが登録されたら契約書を作成し、クラウドサインで送付する方法
自動化の設定をするので、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
Mazricaの案件アクション（契約書送付）が登録されたら契約書を作成し、クラウドサインで送付する
試してみる
■概要
Mazricaでの案件管理において、契約書送付のフェーズは重要ですが、手作業での書類作成や送付依頼に手間がかかっていませんか？また、多忙な営業活動の中では、送付漏れなどのヒューマンエラーも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Mazricaの案件アクションをきっかけに、契約書の作成からクラウドサインでの送付までを自動化できるため、こうした定型業務を効率化し、営業活動を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Mazricaを活用し、契約書作成や送付業務に手間を感じている営業担当者の方
- Mazricaとクラウドサイン間の手作業による転記ミスや送付漏れを防ぎたいチームリーダーの方
- 契約書送付プロセスを自動化し、営業活動全体の効率化を目指しているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Mazricaで特定のアクションが登録されると契約書の作成から送付までが自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による契約書の情報入力ミスや、クラウドサインへの宛先設定間違いといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、MazricaとクラウドサインをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMazricaを選択し、「案件アクションが新たに登録されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、登録されたアクションが「契約書送付」の場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 続けて、オペレーションでMazricaの「特定の案件情報を取得」「特定の取引先情報を取得」「特定のコンタクト情報を取得」アクションを設定し、契約書に必要な情報を集めます。
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報をもとに契約書を自動で作成します。
- 最後に、オペレーションでクラウドサインの各アクションを設定し、作成した書類の添付、宛先の追加、書類の送信までを自動化します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能で設定する条件は、ユーザーの運用に合わせて任意で設定が可能です。今回のテンプレートでは「契約書送付」というアクションを条件にしていますが、特定の案件フェーズや他のアクション名を条件にすることもできます。
■注意事項
- Mazrica、クラウドサインのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- オペレーション数が5つを越えるフローボットは、ミニプラン以上のプランで作成可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認して、変更したい場合は以下のページより変更可能です。
初めにMazricaの設定から行うので、「案件アクションが新たに登録されたら」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。
- 「アプリトリガーのタイトル」→必要に応じて変更可能
- 「Mazricaと連携するアカウント情報」→相違がないか確認
- 「トリガーアクション」→案件アクションが新たに登録されたら
以下の画面が表示されるので、「トリガーの起動間隔」を任意で設定しましょう。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
続いては分岐のオペレーションを利用し、契約書送付の場合とそうでない場合とで分ける設定を行います。
「登録されたアクションが契約書送付の場合」をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。
分岐対象のアウトプット
- 「オペレーション」→案件アクションが新たに登録されたら
- 「アウトプット」→アクションの目的
分岐条件
- 「アクションの目的」、「値と等しい」、「契約書送付」
「保存する」をクリックします。
続いて契約書送付という分岐後のMazricaの設定をするので、「特定の案件情報を取得」をクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。
- 「タイトル」→必要に応じて変更可能
- 「Mazricaと連携するアカウント情報」→相違がないか確認
- 「アクション」→特定の案件情報を取得
以下の画面が表示されるので、「案件ID」が{{案件ID}}となっているか確認し、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
続いてMazricaで特定の取引先情報を取得する設定を行うので、「特定の取引先情報を取得」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、設定を確認します。
- 「タイトル」→必要に応じて変更可能
- 「Mazricaと連携するアカウント情報」→相違がないか確認
- 「アクション」→特定の取引先情報を取得
以下の画面が表示されるので、「取引先ID」が{{取引先ID}}となっているか確認し、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
次にMazricaで特定のコンタクト情報を取得する設定を行うので、「特定のコンタクト情報を取得」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。
- 「タイトル」→→必要に応じて変更可能
- 「Mazricaと連携するアカウント情報」→相違がないか確認
- 「アクション」→特定のコンタクト情報を取得
以下の画面が表示されるので、「コンタクトID」が{{コンタクトID}}となっているか確認し、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
Googleスプレッドシートで書類を発行する設定をするので、「書類を発行する」をクリックしましょう。
こちらにクラウドサインの典型的な利用の流れという動画があるので、見てから設定するとスムーズです。
以下の画面が表示されるので、設定をします。
- 「タイトル」→必要に応じて変更可能
- 「Googleドキュメントと連携するアカウント情報」→相違がないか確認
雛形書類の連携
- 「ドキュメントのファイルID」→URL内の「/d/●●●●」となっている●部分
発行書類
- 「格納先のGoogle DriveフォルダID」→URL内の「/folders/●●●●」となっている●部分
- 「出力ファイル名」→必要に応じて変更可能
以下の画面が表示されるので、先に契約書の雛形書類を用意しましょう。
雛形書類はこちらの設定方法に従って、作成をお願いします。
雛形書類内の{}で囲った文字列を「置換対象の文字列」として自動で取得します。
置換対象ごとに、「置換後の文字列」を入力してください。
「置換対象の文字列」→{会社名}
「置換後の文字列」→{{取引先名}}
リストとして設定した箇所は、リスト形式（コンマ区切り）で置換後の文字列を設定しましょう。
書類の内容を更新した場合は、「置換条件を再取得」ボタンを押してください。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
続いてクラウドサインで書類を作成する設定を行うので、「書類の作成」をクリックします。
以下の設定を確認しましょう。
- 「タイトル」→必要に応じて変更可能
- 「クラウドサインと連携するアカウント情報」→相違がないか確認
- 「アクション」→書類の作成
以下の画面が表示されたら、「書類タイトル」を必要に応じて変更してください。
他に必要な項目があれば、設定をしましょう。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
クラウドサインで書類にファイルを添付する設定をするので、「書類にファイルを添付」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。
- 「タイトル」→必要に応じて変更可能
- 「クラウドサインと連携するアカウント情報」→相違がないか確認
- 「アクション」→書類にファイルを添付
以下の画面が表示されたら、「書類ID」が{{書類ID}}になっているか確認します。
他に必要な項目があれば登録をしてください。
※複数のPDFを添付する場合は、このアクションを複数回設定しましょう。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
クラウドサインで宛先を追加する設定を行うので、「宛先の追加」をクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。
- 「タイトル」→必要に応じて変更可能
- 「クラウドサインと連携するアカウント情報」→相違がないか確認
- 「アクション」→宛先の追加
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
- 「書類ID」→{{書類ID}}
- 「メールアドレス」→{{email}}
- 「宛先の名前」→{{名前}}
他に必要な項目があれば設定をしてください。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
書類の送信とリマインドの設定を行うので、「書類の送信・リマインド」をクリックしましょう。
以下の設定を確認してください。
- 「タイトル」→必要に応じて変更可能
- 「クラウドサインと連携するアカウント情報」→相違がないか確認
- 「アクション」→書類の送信・リマインド
以下の画面が表示されるので、「書類ID」が{{書類ID}}となっているか確認します。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
最後にアプリトリガーを「ON」にしたら、自動化の設定は完了です。
今回使用したフローボットテンプレート
Mazricaの案件アクション（契約書送付）が登録されたら契約書を作成し、クラウドサインで送付する
Mazricaの案件アクション（契約書送付）が登録されたら契約書を作成し、クラウドサインで送付する
試してみる
■概要
Mazricaでの案件管理において、契約書送付のフェーズは重要ですが、手作業での書類作成や送付依頼に手間がかかっていませんか？また、多忙な営業活動の中では、送付漏れなどのヒューマンエラーも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Mazricaの案件アクションをきっかけに、契約書の作成からクラウドサインでの送付までを自動化できるため、こうした定型業務を効率化し、営業活動を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Mazricaを活用し、契約書作成や送付業務に手間を感じている営業担当者の方
- Mazricaとクラウドサイン間の手作業による転記ミスや送付漏れを防ぎたいチームリーダーの方
- 契約書送付プロセスを自動化し、営業活動全体の効率化を目指しているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Mazricaで特定のアクションが登録されると契約書の作成から送付までが自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による契約書の情報入力ミスや、クラウドサインへの宛先設定間違いといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、MazricaとクラウドサインをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMazricaを選択し、「案件アクションが新たに登録されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、登録されたアクションが「契約書送付」の場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 続けて、オペレーションでMazricaの「特定の案件情報を取得」「特定の取引先情報を取得」「特定のコンタクト情報を取得」アクションを設定し、契約書に必要な情報を集めます。
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報をもとに契約書を自動で作成します。
- 最後に、オペレーションでクラウドサインの各アクションを設定し、作成した書類の添付、宛先の追加、書類の送信までを自動化します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能で設定する条件は、ユーザーの運用に合わせて任意で設定が可能です。今回のテンプレートでは「契約書送付」というアクションを条件にしていますが、特定の案件フェーズや他のアクション名を条件にすることもできます。
■注意事項
- Mazrica、クラウドサインのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- オペレーション数が5つを越えるフローボットは、ミニプラン以上のプランで作成可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
まとめ
Mazricaとクラウドサインを連携することにより、契約書が承認されてから自動的に作成、送付までを担ってくれます。
今までは手作業で行っていた作業も自動化の導入で、大幅な時間短縮につながります。特に、契約数が多い企業や同時に複数の契約を担当している方にとって理想の自動化ではないでしょうか。
Yoomを導入すると、今日から簡単に自動化が実現できますよ。
これを機にYoomを日常に取り入れることをオススメします。
