・
.png)
ビジネスの現場では、取引先情報の管理や関連書類の整理が重要な課題となっています。特に、新規取引先の登録や資料の共有が頻繁に行われる企業では、手動でのフォルダ作成や情報管理が、大きな負担となりがちです。
そこで、MazricaとDropboxを連携させることで、取引先がMazricaに登録されるたびに自動的にDropboxに取引先ごとのフォルダを作成する方法をご紹介します。
この連携により、業務効率化と情報管理の精度向上を実現できるでしょう。
MazricaとDropboxを連携すると、取引先がMazricaに登録されるたびにDropbox上に自動でフォルダが作成されます。この仕組みにより、手動でのフォルダ作成が不要になり、時間と手間を削減できるでしょう。特に、新規取引先の登録が多い営業チームやサポートチームでは、効率化の効果が期待できます。例えば、新規顧客との契約が確定した際、Dropboxに自動作成されたフォルダに関連書類を保存するだけで、業務のスムーズな進行に繋がります。こうしたプロセスの省力化により、担当者は、他の重要な業務に専念できるようになるでしょう。
自動的に作成されたフォルダには、取引先ごとに関連する資料や契約書を保存できるため、必要な情報をすぐに見つけることが可能になるでしょう。フォルダが体系的に整理されることで、情報検索時間の大幅な短縮に繋がります。例えば、営業チームが過去の提案書ややり取りを探す際、取引先名で簡単にフォルダを検索するだけで、関連するすべてのファイルにアクセスできます。この仕組みは、情報の重複や見落としを防ぎ、チーム全体での情報共有を円滑にするでしょう。
Mazrica上の情報をもとにDropbox内のフォルダが自動作成されるため、フォルダ名の誤入力や保存場所の間違いといった人的ミスを防ぐことができるでしょう。例えば、フォルダ名に顧客IDや社名を含めるように設定すれば、関連書類を誤ったフォルダに保存してしまうリスクがなくなります。このように、正確な情報管理を維持することで、ミスによるトラブルや修正作業にかかるコストの削減が期待できます。
[Yoomとは]
Mazricaで取引先が登録されたことをMazricaのAPIを利用して受け取り、Dropboxが提供するAPIを用いて、登録された取引先情報をDropbox内のフォルダ作成に用いることで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は、以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
■概要
SFA/CRMに新しい取引先を登録した後、関連書類を保管するためにクラウドストレージへ手動でフォルダを作成する作業に、手間や時間を取られていませんか。この単純な繰り返し作業は、件数が増えるほど負担になり、命名規則の間違いといったミスの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Mazricaに取引先を登録するだけで、Dropboxに取引先ごとのフォルダが自動で作成されるため、こうした課題を解消し、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
MazricaとDropboxをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます。
1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「Mazrica」と入力し、検索結果からMazricaを選択します。
2.表示された画面で、アカウント名とアクセストークンを入力し、「追加」をクリックしてください。
※「アカウント名」「アクセストークン」は説明に従って、入力してください。
3.続いてDropboxをマイアプリ登録します。
Mazricaの登録と同様、Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
検索窓に「Dropbox」と入力し、検索結果からDropboxを選択します。次の画面で、メールアドレスを入力し、「続行」をクリックしてください。
その後、パスワードを入力し、「ログイン」をクリックしてください。
次の画面で、デバイス宛に送信されたコードを入力し、「続行」をクリックしてください。
マイアプリにMazricaとDropboxが表示されていれば、登録完了です。
以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックします。
■概要
SFA/CRMに新しい取引先を登録した後、関連書類を保管するためにクラウドストレージへ手動でフォルダを作成する作業に、手間や時間を取られていませんか。この単純な繰り返し作業は、件数が増えるほど負担になり、命名規則の間違いといったミスの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Mazricaに取引先を登録するだけで、Dropboxに取引先ごとのフォルダが自動で作成されるため、こうした課題を解消し、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされます。次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
1.先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「取引先が新たに登録されたら」をクリックしてください。
※こちらの画面は、Yoomページ画面左側「マイプロジェクト」のフローボットで表示される、「【コピー】Mazricaで取引先が登録されたらDropboxに取引先ごとのフォルダを作成する」をクリックすると表示されます。
2.表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。
3.表示された画面で、詳細を設定します。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
※表示されているアウトプットは「この値を他のオペレーションで利用することができます。」と表記があるように、次の設定でも活用できます。
4.次に、アプリと連携する「フォルダを作成」をクリックしてください。
表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。
5.API接続設定を行います。
先ほど設定した項目ごとのアウトプットが取得されます。
「フォルダのパス」は設定例を参考にして、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択し、入力しましょう。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが自動的に起動します。
今回使用したテンプレートは以下の通りです。
■概要
SFA/CRMに新しい取引先を登録した後、関連書類を保管するためにクラウドストレージへ手動でフォルダを作成する作業に、手間や時間を取られていませんか。この単純な繰り返し作業は、件数が増えるほど負担になり、命名規則の間違いといったミスの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Mazricaに取引先を登録するだけで、Dropboxに取引先ごとのフォルダが自動で作成されるため、こうした課題を解消し、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
その他にもYoomにはMazricaとDropboxを使ったテンプレートがあるため、いくつかご紹介します。
1.Gmailで受信したメールの署名情報からMazricaにコンタクト情報を登録する
Gmailで受信したメールの署名情報からMazricaにコンタクト情報を登録するフローです。このフローを活用することで、手作業で情報を転記する手間を省くことができるため、業務の効率化が期待できます。また、手入力によるミスを防ぐことができ、情報の正確性向上に繋がります。特に、多くの受信メールに対してスピーディーに対応する必要がある場合は、この自動化フローは非常に役立つでしょう。
■概要
Gmailで受信したメールに含まれる署名情報、一つひとつコピーしてMazricaに入力していませんか？
この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスも発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、署名情報を自動で抽出しMazricaにコンタ-クト情報として登録できるため、こうした定型業務から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
2.Mazricaで案件アクションが登録されたらGoogleスプレッドシートにも追加する
Mazricaで案件アクションが登録されると、Googleスプレッドシートにも自動で追加されるフローです。このフローを活用すると、Mazricaで案件アクションが登録されると自動でGoogleスプレッドシートに追加することができます。Googleスプレッドシートへの追加が自動化されることで、案件の分析やチーム全体での情報共有に役立てることができるでしょう。また、手動による追加作業が不要となるため、業務の効率化が期待できます。
■概要
Mazricaで案件アクションが登録されたらGoogleスプレッドシートにも追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Mazricaを使用して営業活動の効率化をしている方
・顧客対応や商談の進捗を管理している営業担当者
・案件情報の分析をしているデータアナリストの方
2.情報共有でGoogleスプレッドシートを活用しているチーム
・Mazricaの案件を一覧化して共有したい方
・MazricaとGoogleスプレッドシートの連携を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Mazricaは営業活動の効率化を図れるツールです。
しかし、Mazricaに登録した案件アクションをGoogleスプレッドシートで一元管理している場合、手動による追加作業が発生し手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、Mazricaで案件アクションが登録されると自動でGoogleスプレッドシートに追加することができます。
Googleスプレッドシートへの追加が自動化されることで、案件の分析やチーム全体での情報共有に役立てることができます。
また、手動による追加作業が不要となるため、業務の効率化を図ることが可能です。
■注意事項
・Mazrica、GoogleスプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
3.Gmailで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードする
Gmailで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードするフローです。このフローを活用することで、業務効率が向上し、他の重要な業務に時間を充てられるでしょう。さらに、ファイルの取りこぼしやミスが減少し、正確なデータ管理の実現が期待できます。将来的なトラブルや確認作業が軽減され、業務がよりスムーズに進行することが期待できます。
■概要
Gmailで受信した請求書やレポートなどの添付ファイルを、都度手作業でDropboxに保存する作業に手間を感じていないでしょうか。このワークフローを活用すれば、特定のラベルが付いたメールをGmailで受信するだけで、添付ファイルが自動でDropboxにアップロードされるため、面倒なファイル保存作業の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
今回は、MazricaとDropboxを連携させ、Mazricaで取引先が登録されたらDropboxに取引先ごとのフォルダを作成する方法をご紹介しました。MazricaとDropboxの連携により、取引先情報の管理が大幅に効率化されることが期待できます。手動作業の削減や人的ミスの防止、情報検索性の向上など、多くのメリットを享受できるでしょう。業務効率を高め、生産性を向上させるために、ぜひこの連携方法を取り入れてみてください。
Yoomで自動化を導入するには、特別なスキルや知識は必要ありません。説明に沿って入力をするだけなので、操作も簡単です。
ぜひ本記事を参考にMazricaとDropboxの連携を試してみてください。
