ビジネスの現場では、取引先情報の管理や関連書類の整理が重要な課題となっています。特に、新規取引先の登録や資料の共有が頻繁に行われる企業では、手動でのフォルダ作成や情報管理が、大きな負担となりがちです。
そこで、MazricaとDropboxを連携させることで、取引先がMazricaに登録されるたびに自動的にDropboxに取引先ごとのフォルダを作成する方法をご紹介します。
この連携により、業務効率化と情報管理の精度向上を実現できるでしょう。
こんな方におすすめ
- MazricaとDropboxを業務で活用している方
- MazricaとDropboxを活用しており、取引先情報の管理効率化を目指している方
- MazricaとDropboxを活用しているが、情報検索や共有の効率に課題を抱えている方
MazricaとDropboxの連携メリットと具体例
メリット1：手動作業を削減し業務効率を向上
MazricaとDropboxを連携すると、取引先がMazricaに登録されるたびにDropbox上に自動でフォルダが作成されます。この仕組みにより、手動でのフォルダ作成が不要になり、時間と手間を削減できるでしょう。特に、新規取引先の登録が多い営業チームやサポートチームでは、効率化の効果が期待できます。例えば、新規顧客との契約が確定した際、Dropboxに自動作成されたフォルダに関連書類を保存するだけで、業務のスムーズな進行に繋がります。こうしたプロセスの省力化により、担当者は、他の重要な業務に専念できるようになるでしょう。
メリット2：情報の一元管理による検索性の向上
自動的に作成されたフォルダには、取引先ごとに関連する資料や契約書を保存できるため、必要な情報をすぐに見つけることが可能になるでしょう。フォルダが体系的に整理されることで、情報検索時間の大幅な短縮に繋がります。例えば、営業チームが過去の提案書ややり取りを探す際、取引先名で簡単にフォルダを検索するだけで、関連するすべてのファイルにアクセスできます。この仕組みは、情報の重複や見落としを防ぎ、チーム全体での情報共有を円滑にするでしょう。
メリット3：ファイル保存時の人的ミスを防止
Mazrica上の情報をもとにDropbox内のフォルダが自動作成されるため、フォルダ名の誤入力や保存場所の間違いといった人的ミスを防ぐことができるでしょう。例えば、フォルダ名に顧客IDや社名を含めるように設定すれば、関連書類を誤ったフォルダに保存してしまうリスクがなくなります。このように、正確な情報管理を維持することで、ミスによるトラブルや修正作業にかかるコストの削減が期待できます。
[Yoomとは]
Mazricaで取引先が登録されたらDropboxに取引先ごとのフォルダを作成する方法
Mazricaで取引先が登録されたことをMazricaのAPIを利用して受け取り、Dropboxが提供するAPIを用いて、登録された取引先情報をDropbox内のフォルダ作成に用いることで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は、以下のプロセスで作成していきます。
- MazricaとDropboxをマイアプリ連携
- テンプレートをコピーする
- フローの起点となるMazricaのトリガー設定と、その後のDropboxのオペレーション設定を行う
- トリガーボタンをONにして、MazricaとDropboxの連携フローの動作確認をする
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Mazricaで取引先が登録されたらDropboxに取引先ごとのフォルダを作成する
試してみる
■概要
SFA/CRMに新しい取引先を登録した後、関連書類を保管するためにクラウドストレージへ手動でフォルダを作成する作業に、手間や時間を取られていませんか。この単純な繰り返し作業は、件数が増えるほど負担になり、命名規則の間違いといったミスの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Mazricaに取引先を登録するだけで、Dropboxに取引先ごとのフォルダが自動で作成されるため、こうした課題を解消し、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- MazricaとDropboxを利用し、手動でのフォルダ作成に手間を感じている営業担当者の方
- 取引先ごとの情報管理を効率化し、チーム内の業務標準化を進めたい営業マネージャーの方
- SFA/CRMとストレージ間のデータ連携を自動化したいと考えているDX推進担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Mazricaへの取引先登録をトリガーにDropboxのフォルダが自動作成されるため、これまで手作業で行っていたフォルダ作成の時間を短縮することができます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、取引先名の入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、情報管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、MazricaとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMazricaを選択し、「取引先が新たに登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでDropboxを選択し、「フォルダを作成」アクションを設定し、作成するフォルダ名にMazricaから取得した取引先名を設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxの「フォルダを作成」オペレーションにて、フォルダを作成する親フォルダを任意に指定することが可能です。
- 作成するフォルダ名に、「【取引先】」のような固定の文言を追加したり、Mazricaから取得した情報と組み合わせて動的に設定することができます。
- フローボットの前段にAI機能を組み込むことで、抽出した特定の値をフォルダ名に含めるなど、より柔軟なカスタマイズが可能です。
■注意事項
- Mazrica、DropboとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：MazricaとDropboxをマイアプリ連携
MazricaとDropboxをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます。
1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「Mazrica」と入力し、検索結果からMazricaを選択します。
2.表示された画面で、アカウント名とアクセストークンを入力し、「追加」をクリックしてください。
※「アカウント名」「アクセストークン」は説明に従って、入力してください。
3.続いてDropboxをマイアプリ登録します。
Mazricaの登録と同様、Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
検索窓に「Dropbox」と入力し、検索結果からDropboxを選択します。次の画面で、メールアドレスを入力し、「続行」をクリックしてください。
その後、パスワードを入力し、「ログイン」をクリックしてください。
次の画面で、デバイス宛に送信されたコードを入力し、「続行」をクリックしてください。
マイアプリにMazricaとDropboxが表示されていれば、登録完了です。
ステップ2：テンプレートをコピーする
以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックします。
Mazricaで取引先が登録されたらDropboxに取引先ごとのフォルダを作成する
試してみる
■概要
SFA/CRMに新しい取引先を登録した後、関連書類を保管するためにクラウドストレージへ手動でフォルダを作成する作業に、手間や時間を取られていませんか。この単純な繰り返し作業は、件数が増えるほど負担になり、命名規則の間違いといったミスの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Mazricaに取引先を登録するだけで、Dropboxに取引先ごとのフォルダが自動で作成されるため、こうした課題を解消し、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- MazricaとDropboxを利用し、手動でのフォルダ作成に手間を感じている営業担当者の方
- 取引先ごとの情報管理を効率化し、チーム内の業務標準化を進めたい営業マネージャーの方
- SFA/CRMとストレージ間のデータ連携を自動化したいと考えているDX推進担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Mazricaへの取引先登録をトリガーにDropboxのフォルダが自動作成されるため、これまで手作業で行っていたフォルダ作成の時間を短縮することができます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、取引先名の入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、情報管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、MazricaとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMazricaを選択し、「取引先が新たに登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでDropboxを選択し、「フォルダを作成」アクションを設定し、作成するフォルダ名にMazricaから取得した取引先名を設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxの「フォルダを作成」オペレーションにて、フォルダを作成する親フォルダを任意に指定することが可能です。
- 作成するフォルダ名に、「【取引先】」のような固定の文言を追加したり、Mazricaから取得した情報と組み合わせて動的に設定することができます。
- フローボットの前段にAI機能を組み込むことで、抽出した特定の値をフォルダ名に含めるなど、より柔軟なカスタマイズが可能です。
■注意事項
- Mazrica、DropboとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされます。次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
ステップ3：フローの起点となるMazricaのトリガー設定と、その後のDropboxのオペレーション設定を行う
1.先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「取引先が新たに登録されたら」をクリックしてください。
※こちらの画面は、Yoomページ画面左側「マイプロジェクト」のフローボットで表示される、「【コピー】Mazricaで取引先が登録されたらDropboxに取引先ごとのフォルダを作成する」をクリックすると表示されます。
2.表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。
3.表示された画面で、詳細を設定します。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
※表示されているアウトプットは「この値を他のオペレーションで利用することができます。」と表記があるように、次の設定でも活用できます。
4.次に、アプリと連携する「フォルダを作成」をクリックしてください。
表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。
5.API接続設定を行います。
先ほど設定した項目ごとのアウトプットが取得されます。
「フォルダのパス」は設定例を参考にして、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択し、入力しましょう。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
ステップ4：トリガーボタンをONにして、MazricaとDropboxの連携フローの動作確認をする
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが自動的に起動します。
今回使用したテンプレートは以下の通りです。
Mazricaで取引先が登録されたらDropboxに取引先ごとのフォルダを作成する
試してみる
■概要
SFA/CRMに新しい取引先を登録した後、関連書類を保管するためにクラウドストレージへ手動でフォルダを作成する作業に、手間や時間を取られていませんか。この単純な繰り返し作業は、件数が増えるほど負担になり、命名規則の間違いといったミスの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Mazricaに取引先を登録するだけで、Dropboxに取引先ごとのフォルダが自動で作成されるため、こうした課題を解消し、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- MazricaとDropboxを利用し、手動でのフォルダ作成に手間を感じている営業担当者の方
- 取引先ごとの情報管理を効率化し、チーム内の業務標準化を進めたい営業マネージャーの方
- SFA/CRMとストレージ間のデータ連携を自動化したいと考えているDX推進担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Mazricaへの取引先登録をトリガーにDropboxのフォルダが自動作成されるため、これまで手作業で行っていたフォルダ作成の時間を短縮することができます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、取引先名の入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、情報管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、MazricaとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMazricaを選択し、「取引先が新たに登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでDropboxを選択し、「フォルダを作成」アクションを設定し、作成するフォルダ名にMazricaから取得した取引先名を設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxの「フォルダを作成」オペレーションにて、フォルダを作成する親フォルダを任意に指定することが可能です。
- 作成するフォルダ名に、「【取引先】」のような固定の文言を追加したり、Mazricaから取得した情報と組み合わせて動的に設定することができます。
- フローボットの前段にAI機能を組み込むことで、抽出した特定の値をフォルダ名に含めるなど、より柔軟なカスタマイズが可能です。
■注意事項
- Mazrica、DropboとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
その他のMazricaとDropboxを使った自動化例
その他にもYoomにはMazricaとDropboxを使ったテンプレートがあるため、いくつかご紹介します。
1.Gmailで受信したメールの署名情報からMazricaにコンタクト情報を登録する
Gmailで受信したメールの署名情報からMazricaにコンタクト情報を登録するフローです。このフローを活用することで、手作業で情報を転記する手間を省くことができるため、業務の効率化が期待できます。また、手入力によるミスを防ぐことができ、情報の正確性向上に繋がります。特に、多くの受信メールに対してスピーディーに対応する必要がある場合は、この自動化フローは非常に役立つでしょう。
Gmailで受信したメールの署名情報からMazricaにコンタクト情報を登録する
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■概要
Gmailで受信したメールに含まれる署名情報、一つひとつコピーしてMazricaに入力していませんか？
この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスも発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、署名情報を自動で抽出しMazricaにコンタ-クト情報として登録できるため、こうした定型業務から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GmailとMazricaを日常的に利用し、手作業での顧客情報登録に手間を感じている方
- 新規リード獲得後のデータ入力を効率化し、素早いアプローチを目指す営業担当者の方
- 入力ミスによる機会損失を防ぎ、データ精度を向上させたいと考えているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで受信したメールの署名情報を自動でMazricaに登録するため、これまで手作業で行っていたコピー＆ペーストの時間を短縮できます。
- 手作業での情報転記がなくなることで、名前や連絡先の入力間違い、登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとMazricaをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定してフローボットが起動するきっかけを作ります。
- 次に、オペレーションでデータ抽出機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションでメール本文から署名情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでMazricaを選択し、「コンタクト情報を登録」アクションで、抽出したデータを基に新しいコンタクトを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに付与するラベルを任意で設定してください。
- データ抽出機能では、抽出したい情報（会社名、氏名、メールアドレスなど）や、抽出元のテキスト（メール本文など）を任意で設定してください。
- Mazricaにコンタクト情報を登録する際、データ抽出機能で取得したどの情報をどの項目（名前、メールアドレス、電話番号など）に登録するかを任意で設定してください。
■注意事項
- GmailとMazricaのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
2.Mazricaで案件アクションが登録されたらGoogleスプレッドシートにも追加する
Mazricaで案件アクションが登録されると、Googleスプレッドシートにも自動で追加されるフローです。このフローを活用すると、Mazricaで案件アクションが登録されると自動でGoogleスプレッドシートに追加することができます。Googleスプレッドシートへの追加が自動化されることで、案件の分析やチーム全体での情報共有に役立てることができるでしょう。また、手動による追加作業が不要となるため、業務の効率化が期待できます。
Mazricaで案件アクションが登録されたらGoogle スプレッドシートにも追加する
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■概要
営業活動においてMazricaで案件アクションを管理し、その内容を別途Google スプレッドシートに転記する作業は手間がかかる上に、入力ミスや漏れが発生しやすい業務ではないでしょうか。手作業での二重入力は、営業担当者の負担を増やし、コア業務への集中を妨げる一因にもなります。 このワークフローを活用すれば、Mazricaで案件アクションが登録されると、自動でGoogle スプレッドシートに情報が追加されるため、こうしたデータ管理の課題を削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- MazricaとGoogle スプレッドシートを併用し、案件管理を手作業で行っている方
- 営業活動の記録やデータ転記に時間がかかり、効率化を検討している営業担当者の方
- データの入力ミスを防ぎ、スムーズで正確な案件進捗を把握したいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Mazricaへのアクション登録をトリガーに、自動でGoogle スプレッドシートへデータが追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業でのデータ転記が減ることで、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、MazricaとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでMazricaを選択し、「案件アクションが新たに登録されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、Mazricaから取得した情報を任意のシートに追加するように設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのオペレーション設定では、レコードを追加するファイル、シート、またどの列にどの情報を追加するかを任意で設定できます。例えば、案件名、アクション内容、担当者名などを指定の列に自動で追加するようカスタマイズが可能です
■注意事項
- Mazrica、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください
3.Gmailで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードする
Gmailで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードするフローです。このフローを活用することで、業務効率が向上し、他の重要な業務に時間を充てられるでしょう。さらに、ファイルの取りこぼしやミスが減少し、正確なデータ管理の実現が期待できます。将来的なトラブルや確認作業が軽減され、業務がよりスムーズに進行することが期待できます。
Gmailで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードする
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■概要
Gmailで受信した請求書やレポートなどの添付ファイルを、都度手作業でDropboxに保存する作業に手間を感じていないでしょうか。このワークフローを活用すれば、特定のラベルが付いたメールをGmailで受信するだけで、添付ファイルが自動でDropboxにアップロードされるため、面倒なファイル保存作業の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取った添付ファイルの管理を効率化したいと考えている方
- 取引先からのファイルをDropboxで共有しており、アップロードの手間をなくしたい方
- 手作業によるファイルの保存漏れや、誤ったフォルダへの保存を防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailのメール受信をトリガーに添付ファイルが自動保存されるため、これまで手作業で行っていたダウンロードやアップロードの時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルのダウンロード忘れや、保存場所の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでDropboxを選択し、「ファイルをアップロード」のアクションを設定して、受信したメールの添付ファイルを指定の場所にアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、処理の対象としたいメールに付いているラベルを任意で指定してください。
- Dropboxの「ファイルをアップロード」アクションでは、保存先のフォルダパスやファイル名を固定の値で指定するだけでなく、前段で取得したデータを動的な値として組み合わせることで、より柔軟なファイル管理が可能です。例えば、ファイル名に受付番号や日付を自動で付与するなどの設定ができます。
■注意事項
- Gmail、DropboxとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
今回は、MazricaとDropboxを連携させ、Mazricaで取引先が登録されたらDropboxに取引先ごとのフォルダを作成する方法をご紹介しました。MazricaとDropboxの連携により、取引先情報の管理が大幅に効率化されることが期待できます。手動作業の削減や人的ミスの防止、情報検索性の向上など、多くのメリットを享受できるでしょう。業務効率を高め、生産性を向上させるために、ぜひこの連携方法を取り入れてみてください。
Yoomで自動化を導入するには、特別なスキルや知識は必要ありません。説明に沿って入力をするだけなので、操作も簡単です。
ぜひ本記事を参考にMazricaとDropboxの連携を試してみてください。
