Mazricaで取引先が登録されたらDropboxに取引先ごとのフォルダを作成する

■概要

SFA/CRMに新しい取引先を登録した後、関連書類を保管するためにクラウドストレージへ手動でフォルダを作成する作業に、手間や時間を取られていませんか。この単純な繰り返し作業は、件数が増えるほど負担になり、命名規則の間違いといったミスの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Mazricaに取引先を登録するだけで、Dropboxに取引先ごとのフォルダが自動で作成されるため、こうした課題を解消し、より重要な業務に集中できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• MazricaとDropboxを利用し、手動でのフォルダ作成に手間を感じている営業担当者の方
• 取引先ごとの情報管理を効率化し、チーム内の業務標準化を進めたい営業マネージャーの方
• SFA/CRMとストレージ間のデータ連携を自動化したいと考えているDX推進担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Mazricaへの取引先登録をトリガーにDropboxのフォルダが自動作成されるため、これまで手作業で行っていたフォルダ作成の時間を短縮することができます。
• 手作業によるフォルダの作成漏れや、取引先名の入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、情報管理の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、MazricaとDropboxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMazricaを選択し、「取引先が新たに登録されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでDropboxを選択し、「フォルダを作成」アクションを設定し、作成するフォルダ名にMazricaから取得した取引先名を設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Dropboxの「フォルダを作成」オペレーションにて、フォルダを作成する親フォルダを任意に指定することが可能です。
• 作成するフォルダ名に、「【取引先】」のような固定の文言を追加したり、Mazricaから取得した情報と組み合わせて動的に設定することができます。
• フローボットの前段にAI機能を組み込むことで、抽出した特定の値をフォルダ名に含めるなど、より柔軟なカスタマイズが可能です。

■注意事項‍

• Mazrica、DropboとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。