MazricaとGoogle Driveを連携して、Mazricaで取引先が登録されたらGoogle Driveに取引先ごとのフォルダを作成する方法

Mazricaは、営業活動の効率化に便利なツールです。顧客情報の一元管理や営業プロセスの可視化をサポートし、チーム全体の生産性向上に役立ちます。
しかし、Mazricaに取引先を登録した後、取引先ごとにGoogle Drive上でフォルダを手作業で作成する必要がある場合、業務負担が増える可能性があります。
本記事では、MazricaとGoogle Driveを連携する際のメリットや、設定方法について解説します。

本記事はこんな方におすすめ

今回紹介する内容は以下のような方々におすすめです！

MazricaとGoogle Driveをそれぞれ業務で活用している方
顧客資料の保存場所や命名規則の統一に課題を感じている担当者
MazricaとGoogle Driveの連携で、取引先ごとのフォルダを効率的に管理したい方

MazricaとGoogle Driveの連携のメリットと具体例

メリット1:フォルダ作成時の人的ミスを防ぐ

手作業でフォルダ作成を行う場合、どうしても人的ミスが発生するリスクがあります。
例えば、取引先名の入力間違いやフォルダの作成漏れ、保存場所の間違いなどがあります。
特に、Mazricaに日々多くの取引先情報を登録している営業事務担当者や、新規取引先の登録が集中する時期には、こうしたミスが発生しやすくなります。
また、保存場所の間違いでは、フォルダを作成したものの、保存する場所を間違えてしまい、必要な時に見つけられなくなる可能性があります。
MazricaとGoogle Driveを連携することで、自動でフォルダが作成されるようになるため、人為的なエラーを削減できます。
これにより、情報共有の遅延や必要な資料が見つからないといった、作成漏れや保存場所の間違いなどのヒューマンエラーを未然に防げるようになるでしょう。
結果として、取引先フォルダ作成における人的ミスを削減し、情報管理の正確性を向上させることができます。

メリット2:担当者の作業負担を軽減

手動でのフォルダ作成は、担当者にとって大きな時間と労力を必要とします。特に、Mazricaに登録する取引先が多かったり、新規登録が頻繁に発生したりする場合には、この作業が業務負担を増大させる要因となります。
さらに、Google Drive内でのフォルダ整理に苦慮する担当者も少なくありません。
Mazricaへの新規取引先の登録ごとに、Google Driveで取引先別のフォルダを作成する作業を手動で行う場合、業務負担が増えるリスクがあります。
その影響で、営業チームからの依頼対応や提案資料の準備など、他の優先度の高い業務に十分な時間を確保できず、全体の生産性に影響が出る可能性があります。
自動化によってこの作業が不要になることで、担当者はより付加価値の高い業務に時間を使うことができるようになります。
Google Driveのフォルダ整理に時間を取られていた担当者は、顧客へのフォローアップや資料作成や分析といった本来の業務に集中できるようになるでしょう。
また、日々の業務負担が軽くなることで、担当者の業務効率が向上し、精神的な負担も軽減されるでしょう。

メリット3:情報の保存場所が明確に

手作業でフォルダを作成する場合、命名規則が統一されていなかったり、保存場所が担当者ごとに異なっていることがあります。このような状況では、必要な情報を探す際に手間がかかることがあります。
MazricaとGoogle Driveを併用している場合、情報が分散することで管理が煩雑になるケースがあります。また、過去の取引情報を検索する際には、両方のツールを行き来する必要が出てくることがあるため、業務効率が低下する恐れがあります。
自動化を導入することで、フォルダの命名規則が統一され、保存場所を一貫性のある形で管理することが可能になります。
例えば、営業担当者は、Google Drive内で取引先名で検索するだけで、必要な情報が保存されたフォルダにすぐにアクセスできるようになるでしょう。
MazricaとGoogle Driveを連携させることで、情報管理がスムーズになり、業務効率の向上が期待できます。

本記事ではYoomを使って連携を進めていきます。
まだ利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。

それではここからノーコードツールYoomを使って、【Mazricaで取引先が登録されたらGoogle Driveに取引先ごとのフォルダを作成する】方法を説明します。

[Yoomとは]

MazricaとGoogle Driveの連携フローの作り方

Mazricaでフォルダが登録されたことをMazricaのAPIを利用して受け取り、Google Driveの提供するAPIを用いてGoogle Driveにフォルダを登録することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。

連携フローは、大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

MazricaとGoogle Driveをマイアプリ登録
Mazricaで取引先が登録されたら起動するトリガーの設定
Google Driveにフォルダを作成する設定
テストと確認

ステップ1:MazricaとGoogle Driveとのマイアプリ連携

まず、Yoomのアカウントにログインします。
アカウントをお持ちでない場合は、まずYoomのアカウント発行ページにてアカウントを作成してください。

1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。

2.入力欄からアプリ名で検索できます。
今回はMazricaとGoogle Driveをそれぞれ検索して、登録していきます。

Mazricaのマイアプリ登録

まず、Mazricaから登録していきましょう。入力欄にMazricaと入力するとMazricaのアイコンが表示されるので、アイコンをクリックします。

1.以下の画面が表示されます。
連携したいアカウント名、アクセストークンを入力してください。
入力が終わったら「追加」をクリックすると、Mazricaのマイアプリ登録は完了です。

Google Driveのマイアプリ登録

Google Driveも同じように検索して、アイコンをクリックします。

1.以下の画面が出てきます。
「Sign in with Google」をクリックしてください。

2.以下の画面が表示されます。
連携したいアカウントを選択してください。

3.以下の画面が表示されます。
「次へ」をクリックしてください。
その後、アクセスを求められるので、内容を確認した後「続行」をクリックしてください。

以上で、MazricaとGoogle Driveのマイアプリ登録は終了です。

マイアプリ登録が成功すると、以下の画面が表示されます。
マイアプリの画面にMazricaとGoogle Driveのアイコンが表示されているか確認してください。

その他、Yoomについての詳しい情報は、Yoomヘルプセンターをご確認ください。

テンプレートの選択

以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。

以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます。

ステップ2:Mazricaで取引先が登録されたら起動するトリガーの設定

1.まず、一番上の「取引先が新たに登録されたら」をクリックします。

2.タイトルは自由に設定してください。
Mazricaと連携するアカウント情報を入力します。
トリガーは「取引先が新たに登録されたら」を選択します。
入力が終わったら、「次へ」をクリックします。

3.トリガーの起動間隔を設定してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
なお、プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
設定が終わったら「テスト」をクリックし、問題がなければ「次へ」をクリックしてください。

ステップ3:Google Driveにフォルダを作成する設定

1.最後に、「フォルダを作成する」のアイコンをクリックしてください。

2.Google Driveと連携するアカウント情報を入力します。
アクションは、「フォルダを作成する」を選択します。
入力が終わったら、「次へ」をクリックします。

3.フォルダ名と作成先のフォルダIDを設定してください。
必須項目は必ず設定してください。
各項目の入力すると、候補やアウトプットが表示されます。
作成先のフォルダIDは入力欄をクリックすると表示される候補の中から選択してください。フォルダ名は、入力欄をクリックするとMazricaで取得した情報が表示されます。例えば、以下の画面だとMazricaの情報を引用してGoogle Driveのフォルダ名に取引先名を挿入しています。
設定が終わったら「テスト」をクリックし、問題がなければ「保存する」をクリックしてください。

9.これで、【Mazricaで取引先が登録されたらGoogle Driveに取引先ごとのフォルダを作成する】というフローが完成しました。

ステップ4:テストと確認

設定が完了すると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが起動します。

YoomならIT初心者でもすぐに使い始められます。
以下のリンクから、この便利なフローをお試しください。

Mazricaを使ったその他の自動化例

他にもMazricaを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Mazricaに案件情報が登録されたら、Slackに通知するフローです。
このテンプレートは、Mazricaの登録内容を手間をかけずにSlackへ通知したいと考えている方におすすめです。
これにより、チーム全員が登録された案件情報を迅速に把握できるようになるため、次のアクションにつなげやすくなるでしょう。

2.Mazricaに案件情報が更新されたら、Googleスプレッドシートも更新するフローです。
‍このテンプレートを活用することで、Mazricaで案件情報が更新されると、その内容を自動的にGoogleスプレッドシートに反映できます。
MazricaとGoogleスプレッドシート間でのデータ管理を効率的に行えるようになるため、正確な情報を業務に活用できるようになるでしょう。

3.Googleフォームで送信された名刺画像をOCRで読み取りMazricaに登録するフローです。
このテンプレートを活用することで、Googleフォームを通じて送信された名刺画像をOCRで読み取り、Mazricaに自動登録できます。
例えば、展示会やイベントなどで大量の名刺が収集された場合でも、このテンプレートを活用することで名刺を一枚ずつ手作業で入力する必要がなくなり、担当者の負担を軽減できるでしょう。

まとめ

MazricaとGoogle Driveを連携することで、Mazricaで取引先が登録された際に、Google Driveに取引先ごとのフォルダを作成することができるようになりました。
これにより、取引先ごとに関連資料やファイルを整理する負担を減らし、関連資料を効率的に管理できるようになるでしょう。
自動化を始めると業務が楽になると聞いていても、専門知識や難しい設定が必要なのではないかと不安を感じる方も多いかもしれません。
Yoomなら、ノーコードで利用できるため、プログラミング不要で導入できます。
毎月の報告書作成や定期的なデータ整理など、時間がかかるルーティンワークもYoomを使えば簡単に自動化できます。
テンプレートを活用すれば、プログラミングの知識がなくてもすぐに自動化を始められます。
Yoomを活用し、自動化を日常の一部に取り入れてみませんか。