・
SFA(営業支援システム)を利用していても、登録した情報の管理にデータベースを併用する機会は多いでしょう。
データの一覧での確認、集計を行ったうえでの資料作成や分析への活用、バックアップとしての保存など、案件などのSFAの登録情報をデータベースに同期すれば様々な目的で用いることができます。
SFAに登録された情報をデータベースに同期する際、手作業で行っていては扱う情報の量や更新の頻度に比例して大きな手間暇がかかってしまいます。そこで、情報の同期を自動化することをおすすめします。
本記事では、Yoomを使ったノーコードの簡単操作でMazricaとGoogle スプレッドシートを連携し、更新された案件情報を自動で同期する方法をご紹介します。
データ入力の手間を省き、業務効率の向上を図りましょう。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはMazricaとGoogle スプレッドシートを連携するためのテンプレートが用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
■概要
Mazricaに案件情報が更新されたら、Googleスプレッドシートも更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Mazricaを活用した営業活動を行っている方
・案件ごとに状況把握をしている営業担当
・案件の進捗状況を管理しているチームリーダー
2.Googleスプレッドシートを活用している企業の担当者
・シートを複数人で管理し編集している営業アシスタント
・データの集約のためにシート作成している総務担当者
■このテンプレートを使うメリット
Mazricaを活用すると案件の進捗状況をチーム全体で管理でき、確実なタスク管理につながります。
Googleスプレッドシートを併用することで、チーム内全ての情報を一箇所で確認でき、全体の状況の把握も可能になります。
しかしMazricaで更新された内容をGoogleスプレッドシートに改めて入力することは大きな手間です。
Mazricaで起きた情報の更新をスムーズにGoogleスプレッドシートに入力したいと考える方にこのフローは効果的です。
Mazricaで編集された内容を基にGoogleスプレッドシートの情報の修正もできるため、手作業によるミスを防ぎ情報の精度をあげます。
自動でGoogleスプレッドシートの編集を行うため、手入力の手間を省きます。
■注意事項
・Mazrica、GoogleスプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
MazricaとGoogle スプレッドシートを連携してできること
Mazricaに案件情報が更新されたら、Googleスプレッドシートも更新する
Mazricaに案件情報が更新されたら、Googleスプレッドシートも更新するフローです。
Mazricaで編集された内容を基にGoogleスプレッドシートの情報の修正もできるため、手作業によるミスを防ぎ情報の精度アップが期待できます。
■概要
Mazricaに案件情報が更新されたら、Googleスプレッドシートも更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Mazricaを活用した営業活動を行っている方
・案件ごとに状況把握をしている営業担当
・案件の進捗状況を管理しているチームリーダー
2.Googleスプレッドシートを活用している企業の担当者
・シートを複数人で管理し編集している営業アシスタント
・データの集約のためにシート作成している総務担当者
■このテンプレートを使うメリット
Mazricaを活用すると案件の進捗状況をチーム全体で管理でき、確実なタスク管理につながります。
Googleスプレッドシートを併用することで、チーム内全ての情報を一箇所で確認でき、全体の状況の把握も可能になります。
しかしMazricaで更新された内容をGoogleスプレッドシートに改めて入力することは大きな手間です。
Mazricaで起きた情報の更新をスムーズにGoogleスプレッドシートに入力したいと考える方にこのフローは効果的です。
Mazricaで編集された内容を基にGoogleスプレッドシートの情報の修正もできるため、手作業によるミスを防ぎ情報の精度をあげます。
自動でGoogleスプレッドシートの編集を行うため、手入力の手間を省きます。
■注意事項
・Mazrica、GoogleスプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
Mazricaに案件情報が登録されたら、Googleスプレッドシートに追加する
Mazricaに案件情報が登録されたら、Googleスプレッドシートに追加するフローです。
Mazricaに登録された内容を基にGoogleスプレッドシートにも内容を追加できるため、手入力の手間を省きます。
また登録内容を使用することで手作業によるミスを防げます。
■概要
Mazricaに案件情報が登録されたら、Googleスプレッドシートに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Mazricaを活用した営業活動を行っている方
・案件ごとに状況把握をしている営業担当
・案件の進捗状況を管理しているチームリーダー
2.Googleスプレッドシートを活用している企業の担当者
・シートを複数人で管理し編集している営業アシスタント
・データの集約のためにシート作成している総務担当者
■このテンプレートを使うメリット
Mazricaを活用して案件を管理することは、進捗状況の管理をするために有効的です。
同時にGoogleスプレッドシートを使用することで、集約した情報もチーム全体で確認が可能となりより案件の精度をあげることができます。
しかしMazricaで登録された内容を再度Googleスプレッドシートに入力することは手間がかかります。
Mazricaの登録内容を手間なくGoogleスプレッドシートに入力を行いたいと考えるひとにこのフローは適しています。
Mazricaに登録された内容を基にGoogleスプレッドシートにも内容を追加することができるため、手入力の手間を省きます。
また登録内容を使用することで手作業によるミスをなくし、情報の精度をあげることもできます。
■注意事項
・Mazrica、GoogleスプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
それでは、さっそく実際にMazricaとGoogle スプレッドシートを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードで連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Mazrica／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回はMazricaに案件情報が更新されたら、Googleスプレッドシートも更新するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
■概要
Mazricaに案件情報が更新されたら、Googleスプレッドシートも更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Mazricaを活用した営業活動を行っている方
・案件ごとに状況把握をしている営業担当
・案件の進捗状況を管理しているチームリーダー
2.Googleスプレッドシートを活用している企業の担当者
・シートを複数人で管理し編集している営業アシスタント
・データの集約のためにシート作成している総務担当者
■このテンプレートを使うメリット
Mazricaを活用すると案件の進捗状況をチーム全体で管理でき、確実なタスク管理につながります。
Googleスプレッドシートを併用することで、チーム内全ての情報を一箇所で確認でき、全体の状況の把握も可能になります。
しかしMazricaで更新された内容をGoogleスプレッドシートに改めて入力することは大きな手間です。
Mazricaで起きた情報の更新をスムーズにGoogleスプレッドシートに入力したいと考える方にこのフローは効果的です。
Mazricaで編集された内容を基にGoogleスプレッドシートの情報の修正もできるため、手作業によるミスを防ぎ情報の精度をあげます。
自動でGoogleスプレッドシートの編集を行うため、手入力の手間を省きます。
■注意事項
・Mazrica、GoogleスプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
ステップ1：MazricaとGoogle スプレッドシートのマイアプリ登録
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して操作を行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください。
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
【Mazricaのマイアプリ登録】
新規接続一覧の中からMazricaを選択します。
アカウント名：任意の管理用の名前を設定してください。
アクセストークン：Mazrica管理画面の「管理者設定 > API利用」から取得したAPIキーを設定してください。
入力できたら追加ボタンをクリックしましょう。
【Google スプレッドシートのマイアプリ登録】
上記のナビを参考にログインしてください。ステップ2：テンプレートをコピー
続いてテンプレートをコピーし、フローの作成に入ります。
以下のバナーからテンプレートページを開き、「このテンプレートを試す」をクリックしましょう。
■概要
Mazricaに案件情報が更新されたら、Googleスプレッドシートも更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Mazricaを活用した営業活動を行っている方
・案件ごとに状況把握をしている営業担当
・案件の進捗状況を管理しているチームリーダー
2.Googleスプレッドシートを活用している企業の担当者
・シートを複数人で管理し編集している営業アシスタント
・データの集約のためにシート作成している総務担当者
■このテンプレートを使うメリット
Mazricaを活用すると案件の進捗状況をチーム全体で管理でき、確実なタスク管理につながります。
Googleスプレッドシートを併用することで、チーム内全ての情報を一箇所で確認でき、全体の状況の把握も可能になります。
しかしMazricaで更新された内容をGoogleスプレッドシートに改めて入力することは大きな手間です。
Mazricaで起きた情報の更新をスムーズにGoogleスプレッドシートに入力したいと考える方にこのフローは効果的です。
Mazricaで編集された内容を基にGoogleスプレッドシートの情報の修正もできるため、手作業によるミスを防ぎ情報の精度をあげます。
自動でGoogleスプレッドシートの編集を行うため、手入力の手間を省きます。
■注意事項
・Mazrica、GoogleスプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
自動的にテンプレートがコピーされ、次のような画面が表示されました。
OKをクリックすると、マイプロジェクトの欄にテンプレートが追加されます。
ステップ3：Mazricaのトリガー設定
1.コピーしたテンプレートを開きます。
※下図の赤枠部分に入力することで、任意のタイトルに変更可能です。
2.フローボットの「アプリトリガー 案件情報が更新されたら」をクリックしてください。
3.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
「アプリトリガーのタイトル」を必要に応じて変更し、「次へ」をクリックします。
4.アプリトリガーのAPI接続設定をします。
5.実際にMazricaで案件を更新しましょう。
その後フローに戻り、テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。
ステップ4：Google スプレッドシートのレコードを更新するを設定
1.フローボットの「データベースを操作する レコードを更新する」を選択してください。
2.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
3.「次へ」をクリックします。
4.データベース操作の詳細設定をします。
1)更新したいレコードの条件：更新対象とするレコードを特定する条件を設定してください。
2)更新後のレコードの値：Google スプレッドシートに同期したい内容を設定してください。
ステップ4で取得したアウトプット(取得した値)の参照が可能です。
下図は入力例です。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
5.テストを行い、成功を確認して「保存する」をクリックしてください。
ステップ5：トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
これですべての設定が完了しました！
以下の画面が表示されたらトリガーをONにして、フローボットが正常に起動するか確認してみてください。
以上で、Mazricaに案件情報が更新されたら、Google スプレッドシートも更新するフローの完成です。
なお、こちらのフローボットは、案件情報の作成時にも起動します。
ステップ4のGoogle スプレッドシートのレコード更新は、検索行が見つからない場合はエラーになるためご注意ください。
有料プランをご利用の場合、フローを分岐して、案件情報の新規作成時はGoogle スプレッドシートのレコード追加を行うよう設定することもできます。
※参考：「データベースを操作する」オペレーションで検索対象行が見つからなかった場合にフローボットを分岐させる方法
Google スプレッドシートから Mazricaへのデータ連携方法
今回は MazricaからGoogle スプレッドシートへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGoogle スプレッドシートから Mazricaへのデータ連携を実施したい場合もあるかと思います。
その場合は下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Google スプレッドシートで行が追加されたらMazricaで取引先を作成する
Google スプレッドシートで行が追加されたらMazricaで取引先を作成するフローです。
Google スプレッドシートの情報追加をトリガーに、引用された情報を基にMazricaに取引先を自動作成するため、手入力によるミスを防ぎ作業にかかっていた時間も短縮します。
■概要
Google スプレッドシートで行が追加されたらMazricaで取引先を作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・情報管理を行う営業アシスタント
・顧客からの情報をいち早く反映させたいフィールドワーカー
2.Mazricaを活用した営業活動を行っている方
・案件ごとに状況把握をしている営業担当
・案件の進捗状況を管理しているチームリーダー
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートは追加情報を即座に反映させるため、チームへの情報共有をスムーズに行うことができます。
しかし、追加された情報を再度Mazricaに手動入力することは、ミスの発生リスクを高める可能性があります。
手作業によるヒューマンエラーを防ぎたいと考える方にこのフローは適しています。
Google スプレッドシートの情報追加をトリガーに、引用された情報を基にMazricaに取引先を作成するため、手入力によるミスを防ぎ、情報の精度を保ちます。
またGoogle スプレッドシートの行の追加後、すぐにMazricaへの登録も完了するため、作業にかかっていた時間も短縮します。
■注意事項
・Google スプレッドシート、MazricaのそれぞれとYoomを連携してください。
Google スプレッドシートで行が更新されたらMazricaの取引先情報も更新する
Google スプレッドシートで行が更新されたらMazricaの取引先情報も更新するフローです。Google スプレッドシートの行の情報が変更されても、自動でMazricaへ登録されるため、見逃しを防ぎ情報の精度を保てます。
■概要
Google スプレッドシートで行が更新されたらMazricaの取引先情報も更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・情報の追加や編集を行う営業アシスタント
・営業先での情報をいち早く反映させたいフィールドワーカー
2.Mazricaを活用した営業活動を行っている方
・プロジェクトごとに状況反映をしている営業担当
・案件ごとの進捗状況を管理しているチームリーダー
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートは画像データやURLの保存ができ、あらゆる情報をまとめておくために有効的なツールです。
しかし、追加された情報を再度Mazricaに手動入力することは、業務の属人化を招く可能性があります。
登録されるデータのクオリティを一律に保ちたいと考える方にこのフローは適しています。
Google スプレッドシートで編集された情報を引用して、Mazricaの情報を編集するため、登録される情報の精度を保ちます。
またGoogle スプレッドシートの行の追加後、自動でMazricaへの登録も完了するため、手作業を省くことができます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、MazricaのそれぞれとYoomを連携してください。
MazricaやGoogle スプレッドシートを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外でも、MazricaやGoogle スプレッドシートを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらも試してみてください！
Mazricaを使った自動化例
案件アクションやコンタクトが登録されたら、タスクを自動追加、契約書を自動作成し電子契約で送付、定型メールを自動送信、チャットツールに通知します。
また、外部システムでのイベント発生をトリガーに、CRMの案件ステータスを更新したり、コンタクト・取引先情報を自動登録します。
営業情報の転記と更新作業を自動化し、情報共有の漏れを防ぎ、営業効率を向上します。
■概要
DocuSignでエンベロープが完了したら、Mazrica（旧Senses）の案件ステータスを更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.DocuSignを使用して、帳票類の作成管理を行なっている方
・担当企業との書類を作成している営業アシスタント
・雇用契約書などの作成を担っている人事部の方
2.Mazricaで案件の管理をしている企業
・案件ごとにステータスを分け、状況を可視化している営業部担当者
・名刺交換で得た情報を登録してこれからアプローチを行う担当者
■このテンプレートを使うメリット
DocuSignを使用することで、案件の締結に伴う書類の発行や管理がスムーズに行えるのは業務効率化につながります。
しかし案件を管理しているMazricaのステータスを手作業で変更するのは忘れやすく面倒なことの一つです。
書類の締結と同時に案件のステータスの変更を忘れずに行いたいと考える方にこのフローは適しています。
DocuSignでエンベロープの完了と同時に、Mazricaの案件ステータスを自動で更新することで、業務の漏れを防ぎます。
このフローに続けて『チャットツールでメッセージを送る』というアクションの追加をすることで、案件の締結を即座に通知することもできるようになります。
事前にMazricaの案件IDをDocusignのエンベロープに入力・管理しておくことで、IDによる確実な案件取得も行うことができます。
■注意事項
・DocuSign、MazricaのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
Mazricaに新しいコンタクトが登録されるたびに、その情報をTalknoteへ手動で通知していませんか？この繰り返し作業は手間がかかるだけでなく、通知の遅れや共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、MazricaとTalknoteの連携を自動化できるため、コンタクトが登録された際にTalknoteへ通知を送信し、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Mazricaで案件アクションが登録されたらJootoにも追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Mazricaで顧客管理を行っている方
・業務でMazricaを使用している営業部門の方
・営業活動の効率化でMazricaを活用している方
2.業務でJootoを使用している方
・Jootoでタスク管理をしている方
・進捗状況をJootoで管理しているプロジェクトマネージャー
■このテンプレートを使うメリット
MazricaとJootoの両ツールを使用してプロジェクトの進捗管理をしている場合、Mazricaの案件アクションをJootoに追加するのは手間だと感じているかもしれません。
手動によるJootoへの追加は、誤入力や記載漏れといったミスの発生リスクを高める可能性があります。
Jootoへのタスク追加を効率化したい方に、このテンプレートは適しています。
Mazricaで案件アクションが登録されるとJootoにも自動で追加されるため、手動による作業を軽減し、ミスの発生リスクを低減させることができます。
また、チャットツールと連携することでJootoにタスクが追加されたタイミングで通知を出すことができ、情報共有をスムーズに行うことが可能です。
■注意事項
・Mazrica、JootoのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Outlookで受信したメールに記載されている署名情報を見て、手作業でSFAやCRMに顧客情報を登録するのは、時間がかかる上に転記ミスも起こりがちではないでしょうか？
このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信すると、署名情報を自動で抽出し、Mazricaへコンタクト情報を登録します。
面倒な手入力作業を自動化し、より重要な業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Mazricaの案件アクション（契約書送付）が登録されたら、自動で契約書を作成し、クラウドサインで送付する仕組みを構築します。
■設定方法
1.Mazricaとクラウドサイン、GoogleドキュメントとYoomを連携します。
2.マイアプリ連携でMazricaの「案件アクションが新たに登録されたら」というトリガーを設定します。
3.アクションの目的が「契約書送付」か否かで分岐させます。
4.「契約書送付」と値が等しい場合の分岐先で、Mazricaの「特定の案件情報を取得」アクションで案件IDを指定します。
5.Mazricaの「特定の取引先情報を取得」アクションで取引先IDを指定します。
6.Mazricaの「特定のコンタクト情報を取得」アクションでコンタクトIDを指定します。
7.書類発行オペレーションで、Googleドキュメントの書類の雛形情報を指定し、置換対象と置換後の文字列を設定してください。
8.クラウドサインの「書類を作成」アクションで書類タイトル等を指定します。
9.クラウドサインの「書類にファイルを添付」アクションで書類IDを指定します。
10.クラウドサインの「宛先の追加」アクションで書類ID・メールアドレス・宛先の名前を指定します。
11.クラウドサインの「書類の送信・リマインド」アクションで書類IDを指定してください。
12.Mazricaの案件アクション（契約書送付）が登録されたら、自動でGoogleドキュメントの雛形をもとに契約書を作成し、クラウドサインで契約書が送付されます。
■注意事項
・Mazrica・クラウドサイン・GoogleドキュメントそれぞれでYoomとの連携設定が必要です。
・契約書のテンプレートや送付先、署名順序などは各自の要件に合わせてカスタマイズしてください。
■概要
Mazricaのコンタクト情報を使ってGmailで定型メールを送るフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Mazrica上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Mazricaを活用した営業活動を行っている方
・案件の進行状況を把握をしている営業担当
・チーム内のタスクの状況を管理しているチームリーダー
2.Gmailを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・社内コミュニケーションツールとして使用している企業
・担当企業との情報のやりとりに活用している営業担当
■このテンプレートを使うメリット
Mazricaは営業活動に関する情報をチーム内で可視化でき、確実なタスク管理の実現に有効的なツールです。
さらにGmailを業務に使用することで、担当企業との連絡をスムーズに行います。
しかし、毎回定型メールを手入力で作成することは、業務効率化の妨げとなります。
定型メールの送付を簡略化したいと考える方にこのフローは適しています。
Mazricaのコンタクトページから自動で定型メールを送付するため、メールを送る手間を省きます。
また、あらかじめメールの内容を設定できるため、メールを作成していた時間を省いて他の業務に時間を使うことができます。
■注意事項
・Mazrica、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Jotformが送信されたらMazricaにコンタクトを登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Mazricaを活用した営業活動を行っている方
・案件ごと進捗確認している営業担当
・企業情報を登録して管理しているチームリーダー
2.Jotformを業務に活用している方
・ウェビナー開催後にアンケートを依頼するカスタマーサービス担当
・社内申請として使用している総務部門
■このテンプレートを使うメリット
Mazricaはプロジェクト進行に必要なあらゆる情報の一元管理として有効的なツールです。
併せてJotformを活用することで、顧客からのアンケートの回答や、情報の回答を手軽に得るために活用できます。
しかし、Jotformに送られた回答をその都度Mazricaに手入力するのは、本来注力すべき業務への時間を奪うことになります。
手間と時間のかかる手入力を省いて、コア業務への時間を多くとりたいと考える方にこのフローは適しています。
Jotformで回答を受信したら自動でMazricaのコンタクトを作成し、手入力の作業を省きます。
手入力にかかっていた時間を短縮し、他の重要度の高い業務に時間を使うことができます。
■注意事項
・Mazrica、JotformのそれぞれとYoomを連携してください。
・JotformのWebhook設定方法はこちらをご参照ください。
■概要
Mazricaに新しいコンタクト情報が登録された際、担当者への共有が遅れたり、確認漏れが発生したりしていませんか。手動での確認やSlack、メールでの連絡は手間がかかるだけでなく、対応の遅れが機会損失に繋がることもあります。
このワークフローを活用すれば、Mazricaへのコンタクト登録をトリガーに、指定したLINE公式アカウントへ自動で通知が届くため、迅速な一次対応を実現し、営業活動を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
SalesforceとMazricaの両方をご利用で、取引先情報をそれぞれ手作業で登録していませんか？二重入力の手間や、転記ミスなどのヒューマンエラーは業務効率の低下につながりがちです。このワークフローを活用すれば、SalesforceとMazricaの連携がスムーズに実現し、Salesforceに取引先が登録されるとMazricaにも自動で情報が登録されるため、こうした課題を手間なく解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Zendeskで新しいチケットが作成されるたびに、その顧客情報を手作業でMazricaに登録していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや登録漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Zendeskでのチケット作成をきっかけに、Mazricaへのコンタクト情報登録を自動化し、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
・Zendesk、MazricaのそれぞれとYoomを連携してください。
・「分岐する」オペレーションはミニプラン以上、Zendeskとの連携はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。
その他のプランでは設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google スプレッドシートを使った自動化例
行が追加・更新されたら、請求書システムに取引先を自動登録、AIで情報生成しタスク追加、コード管理ツールに課題を作成します。
また、外部システムでのイベント発生をトリガーに、情報を自動追加・格納・更新したり、Google スプレッドシートの情報で文書を自動作成・送付します。
データの転記ミスや検索の手間を解消し、情報集約と業務フローを迅速化します。
■概要
LINE公式アカウントで友だち登録されたら、Google スプレッドシートのデータベースに登録情報を追加するフローです。
LINE公式アカウントとGoogle スプレッドシートを連携することで、友だち追加された情報が自動的にGoogle スプレッドシートにも追加されるので、手作業による入力の手間が省けたり、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
Google スプレッドシートのデータベースに追加する内容は自由に設定することができます。
■注意事項
・LINE公式アカウント、Google スプレッドシートそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Google スプレッドシートでタスクリストを管理しているものの、Zoho Projectsへの手動での転記作業に時間を取られていませんか。このワークフローを利用することで、Google スプレッドシートに行が追加されると、自動でZoho Projectsにタスクを作成できます。Zoho Projects APIに関する専門知識がなくても、タスク登録のプロセスを自動化し、手作業による入力の手間や登録漏れのリスクを減らすことが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Google スプレッドシートで行が追加されたらGitLabの課題を作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務に活用している方
・共有シートでチーム全体で情報の追加を行う方
・情報の一時登録場所として活用している方
2.GitLabを活用している方
・課題を登録することで可視化させている方
■このテンプレートを使うメリット
GitLabはソフトウェア開発に活用することができるツールです。
しかしGoogle スプレッドシートでも情報の登録や管理をしている場合にGitLabに課題を手作業で追加するのは、登録情報の正確性を保つことを困難にします。
異なる場所で管理する情報をどちらも正確に保ちたい方はこのフローが有効的です。
このフローでは、Google スプレッドシートで情報が追加されたらその情報を引用し自動でGitlabに課題を作成して、手作業を大幅に省きます。
情報の登録が自動化されることで手作業にかかる時間を省くことにもつながり、タスク解決に注力することができます。
またこのフローに続けてチャットツールを連携することで、チーム内への共有を効率化することも可能です。
■注意事項
・GitLab、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
TrelloとGoogle スプレッドシートを連携してタスク管理を行う際、手作業での情報転記やタスク内容の考案に手間を感じていませんか。また、手作業による入力ミスや対応漏れが発生することもあるかもしれません。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけで、AIがタスク内容を自動で生成し、Trelloへカードが作成される一連の流れを自動化できるため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Google スプレッドシートに行が追加されたら、マネーフォワード クラウド請求書に取引先を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.取引先情報をGoogle スプレッドシートで管理している方
・定期的に取引先をGoogle スプレッドシートに追加している方
・Google スプレッドシートを共同編集しているチーム
2.バックオフィス業務を担当している方
・業務でマネーフォワード クラウド請求書を利用している方
・手動での取引先登録を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートへの取引先登録はオンライン上で行えるため、共同編集に適したツールです。
しかし、Google スプレッドシートに登録した取引先をマネーフォワード クラウド請求書にも手動で登録する場合、作業効率を低下させる可能性があります。
このテンプレートは、Google スプレッドシートに取引先が登録されると自動でマネーフォワード クラウド請求書に登録することができます。
手動作業で生じるミスを防ぐことができ、ツール間のデータの整合性を保つことができるため、バックオフィス業務を効率化することが可能です。
また、定期的に取引先を登録する環境である場合、取引先の登録が自動化されることで業務負荷を軽減することができます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、マネーフォワード クラウド請求書のそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Notionデータベースの情報でGoogle スプレッドシートで見積書を作成し、メールを送信するフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Notionを業務に活用している企業
・データベースに顧客情報や商品情報を登録している方
・取引先企業に提出する帳票類作成の詳細情報を管理している方
2.Google スプレッドシートを業務に活用している企業
・見積書の雛形を作成し、業務に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
Notionはデータベースにあらゆる情報を一元登録を行うことで情報が可視化され、視覚的に把握することのできるツールです。
しかし、見積書を作成し送付するたびにNotionに登録された情報を手入力するのは、本来注力すべきコア業務への時間を奪うことになります。
このフローを活用することで、見積書の雛形に自動でNotionの情報を追加して見積書を作成し、作成したデータをメールで送付することができるため、手作業を大幅に削減できます。
Notionの登録情報を引用して見積書の作成を行うため、手入力によるミスや漏れを未然に防ぎます。
また今まで手作業にかかっていた時間を他の業務に活用できるため、チーム全体の業務進行を加速させることにつながります。
◼️概要
STORES予約で新しい予約情報が登録されたら、その予約情報をSlackのチャンネルに通知し、同時にGoogleスプレッドシートにも格納します。
通知する内容やスプレッドシートの設定は自由にカスタマイズ可能です。
◼️設定方法
1.STORES予約、Slack、GoogleスプレッドシートそれぞれのアプリとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
2.STORES予約の「予約が登録されたら」というトリガーで予約情報を取得します。
3.Slackの「チャンネルにメッセージを送信」というオペレーションで、取得した予約情報を指定のチャンネルに通知する設定を行ってください。
4.Googleスプレッドシートの「レコードを追加」オペレーションで、取得した予約情報を指定のスプレッドシートに格納する設定を行ってください。
◼️注意事項
・STORES予約、Slack、GoogleスプレッドシートそれぞれでYoomとの連携設定が必要です。
・通知内容やスプレッドシートの設定を適切にカスタマイズしてご利用ください。
■概要
Stripeでサブスクリプション情報が変更されたら、更新されたサブスクリプションの情報を取得し、Google スプレッドシートに自動的に格納するフローボットです。
サブスクリプションに申し込んだ顧客名や、サブスクリプション期間などの詳細情報を取得し、指定のGoogle スプレッドシートの情報を自動的に更新します。
対象のGoogle スプレッドシートや格納する情報は自由に変更してご利用ください。
こちらのフローボットと合わせて利用することで、Stripeのサブスクリプション情報をGoogle スプレッドシートと同期することが可能です。
■注意事項
・Stripe、Google スプレッドシートそれぞれとYoomを連携してください。
・Stripeの情報を格納するスプレッドシートを用意して活用ください。
・Stripeはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
まとめ
MazricaとGoogle スプレッドシートの連携により、更新された案件情報の自動同期が実現し、業務効率の大幅な向上が見込めます。
手入力による転記作業をとりやめ、整合性のとれたデータをもとにチーム全体が業務を進められる体制を整えましょう。
Yoomを使えば、ノーコードで簡単に連携と自動化の設定を行うことができます。
ぜひ、この機会にMazricaとGoogle スプレッドシートを連携し、案件情報を用いる業務の効率化を図ってください。
Q：同期のタイミングはリアルタイムに設定できますか？
A：
「Webhook」が設定できる場合など、リアルタイムでの同期が可能なテンプレートもありますが、今回ご紹介した連携はステップ3で設定した起動間隔で連携されます。
設定できる起動間隔はご契約の料金プランによって変わってきますが、基本的には一番短い時間を設定することをおすすめします。
Q：案件情報の更新以外のきっかけで連携できますか？
A：
はい、できます。
ステップ3の設定で、トリガーを変更することが可能です。
以下のようにさまざまな項目を選べるので、必要に応じてご活用ください。
Q：同期に失敗した場合、エラーに気づく方法はありますか？
A：
フローボットがエラーになった場合、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールにはエラーの詳細が記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口もご利用いただけます。
