Microsoft Copilotでマニュアル作成！実務で使えるか？ツール設定の手順書で実力を検証

 AIを軸に働き方が変化する中で、新しいアプリやエージェントを活用した業務フローが次々と登場しています。
特に業務標準化のためのマニュアル作成は、多くの企業で避けて通れないタスクです。
しかし、ツールのアップデート頻度が高まる昨今、人の手による作成・更新作業は大きな負担になっています。

そうした課題の解決方法の1つとして、生成AIであるMicrosoft Copilotの導入が挙げられます。
本記事では、Microsoft Copilotを活用することでマニュアル作成を本当に効率化できるのかを検証します。
実際に作成してみてわかったMicrosoft Copilotの限界と対策もご紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。

✍️そもそもMicrosoft Copilotとは

本記事の想定読者

• Microsoft Copilotを利用してマニュアルを作成できるか知りたい方
• 頻繁なUI更新により、マニュアルの作成・更新作業に追われ、業務時間が圧迫されている方
• 操作記録型の専用ツールはコストが高く導入できないため、Microsoft 365などの既存環境でマニュアル作成を自動化したい方

Microsoft Copilotでマニュアル作成するときに知っておきたい3つのこと

しかし、完璧にタスクを実行できるわけではなく、あくまでもアシスタントという位置づけになるため、利用する際には注意すべきこともあります。
ここでは、マニュアル作成をする前に知っておくべきポイントを一覧でご紹介します。

1. ライセンスとセキュリティ：業務利用なら「商用版」が必須

業務マニュアルに社内の独自ルールや機密情報が含まれる場合は、入力したデータがAIの学習に使われない設定（商用データ保護）が必要です。

• ライセンスの有無：
  セキュリティが確保され、かつWordなどのアプリ上で直接ドラフト作成機能を利用するには、法人向けの「Microsoft 365 Copilot」や個人向けの「Copilot Pro」といった有償ライセンスの契約が必要です。
• 学習データへの利用:無料版のMicrosoft Copilotでは、入力データがAIの学習に利用される可能性があります。
  情報漏洩リスクを防ぐため、業務利用では必ず適切なライセンス下で作業を行うことが重要です。

2. 人とAIの役割分担：「丸投げ」ではなく「素材提供」

Microsoft Copilotは優秀なアシスタントですが、ゼロからすべての情報を生み出すことはできません。
「マニュアルを作って」と丸投げするのではなく、「人間が素材を与え、AIが構成・執筆する」という役割分担が重要です。
既存の資料（仕様書、メモ、過去の議事録など）を読み込ませることで、ハルシネーション（もっともらしい嘘）を防ぎ、実態に即したマニュアルを作成させることができます。

3. プロンプトの4大要素：指示の質がアウトプットを決める

• 素材を与える：
  「添付の仕様書をもとに」「以下のメモを参照して」など、元となる情報を明確に渡します。
  これによりマニュアルの正確性が向上します。
• ターゲット設定：
  「新入社員向けに優しく」「専門用語を使わず」など、誰が読むマニュアルなのかを指定します。
  これにより、適切な言葉選びやトーン＆マナーに調整されます。
• 構造化の指示：
  「手順は番号付きリストで」「注意点は箇条書きで」「用語集は表形式で」と、見た目の構造を指定します。
  読みやすいマニュアルにするための重要なポイントになります。
• 画像位置の確保：
  Microsoft Copilotは操作画面のスクリーンショットを直接貼ることが苦手です。
  「手順の後に[ここに設定画面の画像を貼る]と記述して」と指示し、人間が後作業するためのスペースがわかりやすく確保されます。

⭐マニュアル作成は自動化ツールYoomでも効率化できる！

複数のSaaSやAIツールを連携して業務を自動化できる「Yoom」では、日々蓄積される業務データをもとに、AIでマニュアル案を自動生成することも可能です。
たとえば、Notionに追加された業務データやMicrosoft Teamsの投稿内容を起点に、AIがマニュアルのたたき台を作成し、Google スプレッドシートやMicrosoft Excelに整理して蓄積できます。属人化しやすいマニュアル作成を、日常業務の流れの中で自然に自動化できる点が大きな特長です。下記の自動化テンプレートを活用すれば、マニュアル作成・更新の手間を大幅に削減できるので、気になる方はぜひチェックしてみてください。

Microsoft Teamsの投稿をもとにAIでマニュアルを作成し、Microsoft Excelにレコードを追加する

試してみる

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■概要
「Microsoft Teamsの投稿をもとにAIでマニュアルを作成し、Microsoft Excelにレコードを追加する」ワークフローは、日常のコミュニケーションから自動的に業務マニュアルを生成し、データ管理を効率化する業務ワークフローです。
Microsoft Teamsで交わされる重要な情報やノウハウをAIが解析し、わかりやすいマニュアルとしてまとめます。
また、関連するデータをMicrosoft Excelに自動的に追加することで、情報の一元管理が可能になります。
このフローを導入することで、手作業によるマニュアル作成やデータ入力の手間を大幅に削減し、業務の効率化と正確性の向上を実現します。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Teamsを日常的に活用しているチームリーダーの方
・業務マニュアルの作成に時間を取られている管理職の方
・Microsoft Excelでのデータ管理を効率化したい担当者の方
・AIを活用して業務プロセスを自動化したい企業の経営者の方‍

■注意事項
・Microsoft Teams、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

詳細を見る 試してみる

Notionに業務データが追加されたら、AIでマニュアル案を作成してGoogle スプレッドシートに追加する

試してみる

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■概要
「Notionに業務データが追加されたら、AIでマニュアル案を作成してGoogle スプレッドシートに追加する」フローは、業務マニュアルの作成プロセスを効率化する業務ワークフローです。
Notionに新たな業務データが入力されると、AIが自動的にマニュアルの草案を生成し、それをGoogle スプレッドシートに自動で追加します。
これにより、マニュアル作成の手間を大幅に削減し、情報の一元管理が可能になります。日々の業務をスムーズに進めたい方に最適なワークフローです。

■このテンプレートをおすすめする方
・マニュアル作成に時間を取られている業務担当者の方
・NotionとGoogle スプレッドシートを活用して業務データを管理しているチーム
・AIを活用して業務プロセスの効率化を図りたいと考えている企業
・情報の一元管理を目指し、業務フローを自動化したい経営者や管理職の方
・手動でのマニュアル作成に伴うヒューマンエラーを減らしたい方

■注意事項
・Notion、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

詳細を見る 試してみる

🤔Microsoft Copilotで実際にマニュアルを作成してみた！

今回の検証では、実際の業務シーンを想定して、初心者ライター向けの執筆マニュアルの作成と、ツールの設定マニュアルの作成を行いました。

検証条件

アカウント：Microsoft Copilot 無料版（Smart、Think Deeper、学習と勉強モードの比較）
【検証2】
アカウント：Microsoft 365 Business Basic（＋Copilotアドオンライセンス）

検証内容とポイント一覧

検証1：Yoomで公開されている3つの記事をもとに執筆マニュアルを作成
参照元にした記事は以下の3つです。

• 【OneDrive API】各種アプリとの連携方法から活用事例まで徹底解説
• 【Intercom API】各種アプリとの連携方法から活用事例まで徹底解説
• 【Zoho CRM API】各種アプリとの連携方法から活用事例まで徹底解説

検証ポイント

• プロンプトで指定した内容を守れるか
• マニュアルを利用する人へ最適化できるか
• 参照元の情報を正しく反映し、ハルシネーション（嘘）がないか

検証2：Yoomを使いDiscordで受信したファイルをOneDriveに自動保存する設定のマニュアル作成
検証ポイント

• ターゲットに合わせて専門用語が噛み砕かれているか
• 指定した通りの構造で作成されているか
• 画像の挿入位置が適切な場所に確保されているか

検証方法

それぞれの検証を行った手順をご紹介します。
【検証1】
1.Microsoft Copilotにログイン・モデルを選択

今回は、Smart、Think Deeper、学習と勉強モードで評価を行っています。

「＋」マークをクリックすると、ファイルを添付することも可能です。

3.プロンプトを入力して送信

マニュアルを作成するためのプロンプトを入力して送信します。

【検証プロンプト】

あなたはWebメディアの編集長です。
以下のURLにある記事を素材として、初心者ライター向けの「記事執筆マニュアル」を作成してください。
記事の構成や文章のトーン＆マナーの重要ポイントを抜き出し、執筆後に使えるチェックリスト形式を含めて構造化してください。 URL：
https://lp.yoom.fun/blog-posts/zoho-crm-api-application-integration-case-study-no-programming
https://lp.yoom.fun/blog-posts/intercom-api-application-integration-case-study-no-programming
https://lp.yoom.fun/blog-posts/microsoft-onedrive-api-application-integration-case-study-no-programming

【検証2】

1.アカウントにサインイン・新規チャットを開く

サインインするとチャット画面が開きます。

3.画像を添付

「＋」マークをクリックして、マニュアルに使う画像を添付します。

4.プロンプトを入力して送信

マニュアルを作成するためのプロンプトを入力して送信します。

【検証プロンプト】

あなたは社内ITツールの導入担当者です。以下の設定情報と添付画像（設定画面）を素材として、Yoomを使ってDiscordとOneDriveを連携してファイルを自動保存する設定の手順マニュアルを作成してください。
ターゲットはITスキルが高くない社員とし、専門用語を使わず平易な言葉で説明してください。
構成はステップ形式で番号付きリストにし、各手順の最後には必ず[ここに設定画面のスクリーンショットを貼る]というプレースホルダーを挿入してください。
手順は以下の通りです。

1. Discordのトリガーアクション設定（トリガーアクションは「チャンネルでメッセージが送信されたら」。トリガーの起動間隔をプルダウンから設定し、サーバーID、チャンネルIDを候補から設定が必要）
2. Discordのオペレーション設定（アクションは「メッセージ内のファイルをダウンロードする」。ファイルURLを取得した値から設定）
3. OneDriveのオペレーション設定（アクションは「ファイルをアップロード」。ドライブIDを候補から選択。格納先フォルダ名を入力。格納先フォルダのアイテムIDを候補から選択。ファイル名を取得した値から選択。ファイルの添付方法をプルダウンから選択。）
4. 作成したフローボットのトリガーをONにする

前提：

• DiscordとOneDriveがYoomとマイアプリ連携が完了していること

✅検証結果1：執筆マニュアルの作成

Web上の記事を読み込ませ、3つの会話モード（Smart、Think Deeper、学習と勉強）でマニュアル作成の精度を比較しました。
作成されたマニュアルは、それぞれ以下になります。

作成結果

【Smart】

※出力が長いため一部を省いています。