Notionに業務データが追加されたら、AIでマニュアル案を作成してGoogle スプレッドシートに追加する

■概要

Notionに新しい業務データを追加するたび、AIを活用してマニュアル案を作成し、それをGoogle スプレッドシートに転記する作業は、時間と手間がかかるのではないでしょうか。また、手作業による情報の転記は、入力ミスや抜け漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Notionへのデータ追加をトリガーとして、AIによるマニュアル案の自動生成からGoogle スプレッドシートへのスムーズな追加までを一気通貫で自動化し、これらの課題解決に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• NotionとGoogle スプレッドシート間で、手作業での情報連携やマニュアル作成に課題を感じている方
• AIを活用して、業務マニュアルのドラフト作成を効率化したいと考えている業務改善担当者の方
• マニュアル作成にかかる時間を短縮し、本来のコア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Notionへのデータ追加からAIによるマニュアル案作成、Google スプレッドシートへの記録までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業によるマニュアル作成時の記載漏れや、Google スプレッドシートへの転記ミスといったヒューマンエラーの発生リスクを軽減することに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、NotionとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでNotionを選択し、「ページが作成されたら（Webhook）」アクションを設定します。これにより、Notionの指定したデータベースに新しいページが作成されるとフローが起動するようになります。
3. 続いて、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、トリガーで検知した作成されたページの詳細情報を取得します。
4. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定します。ここで、前のステップで取得したNotionの情報を活用し、AIがマニュアル案を生成するように設定します。
5. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、AIによって生成されたマニュアル案を指定のスプレッドシートの新しい行に自動で追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能の「テキストを生成する」オペレーションでは、マニュアル案を生成するための指示（プロンプト）を任意の内容にカスタムすることが可能です。例えば、特定のフォーマットに基づいたマニュアルを生成させたり、Notionから取得した情報を変数としてプロンプト内に組み込み、より具体的な内容のマニュアル案を作成させたりすることができます。
• Google スプレッドシートの「レコードを追加する」オペレーションでは、出力先となるスプレッドシートのファイルやシートを任意に指定できます。さらに、スプレッドシートのどの列に、AIが生成したテキストのどの部分やNotionから取得した情報を割り当てるか、あるいは固定値を設定するかなど、出力するデータを柔軟にカスタマイズすることが可能です。

■注意事項

• Notion、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。