■概要
Microsoft Teamsでのコミュニケーションは活発でも、その投稿内容を基に後からマニュアルを作成したり、重要な情報をMicrosoft Excelに転記したりする作業は手間がかかるのではないでしょうか？
特に、これらの作業を手動で行うと時間もかかり、抜け漏れなどのミスも発生しやすくなります。
このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定の投稿をきっかけに、AIがマニュアルのドラフトを自動で生成し、その内容をMicrosoft Excelへ自動的に追加でき、こうした課題の解消に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Teamsの投稿内容を基に、手作業でマニュアルを作成している方
- AIを活用して文書作成業務を効率化し、Microsoft Excelでの情報管理を改善したい方
- Microsoft TeamsとMicrosoft Excel間のデータ連携作業の自動化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Teamsへの投稿後、AIによるマニュアル作成からMicrosoft Excelへの記録までが自動化されるため、手作業の時間を短縮することができます。
- 手作業による情報転記の際に発生しがちな入力ミスや記載漏れを防ぎ、マニュアルや記録データの品質向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft TeamsとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでテキスト生成機能を選択し、「テキストを生成する」アクションを設定し、Microsoft Teamsの投稿内容を基にマニュアルを作成します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、生成されたマニュアル内容を指定のファイルに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsのトリガー設定では、マニュアル作成の対象としたいメッセージが投稿されるチームIDおよびチャネルIDを任意で設定してください。
- テキスト生成機能のアクション設定では、生成するマニュアルの文字数や内容を指示するプロンプト、および出力したい言語を任意で設定してください。
- Microsoft Excelでレコードを追加するアクションを設定する際に、Excelファイル内のどのシートのどの列に、どのような情報を追加するかを任意で設定してください。
■注意事項
- Microsoft Teams、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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