フォームに回答があったら、Googleスプレッドシートに追加し、Microsoft Excelのシートにも追加する方法

事前準備

■Yoomへログイン‍
登録したYoomのアカウントにログインします。

■Microsoft Excelのファイル作成

‍1.OneDrive上に、Excelファイルを作成します。

2.任意のファイル名をし、回答フォームに合わせた項目名を入力します。
今回は7つの項目「会社名・氏名、連絡方法、連絡先、購入希望製品、数量、希望納期、備考欄」を入力しました。

■Googleスプレッドシートのファイル作成

‍1.Googleドライブ上に、Googleスプレッドシートファイルを作成します。

2.任意のファイル名をし、回答フォームに合わせた項目名を入力します。
今回は7つの項目「会社名・氏名、連絡方法、連絡先、購入希望製品、数量、希望納期、備考欄」を入力しました。

フローボットの作成手順

■アプリ連携

1.Microsoft ExcelとGoogleスプレッドシートのアプリ連携を行います。マイアプリの「新規接続」からアプリを選択します。

2.使用するアカウントでログインします。

・Microsoft Excelは下のログイン画面が表示されるので、使用するアカウントでログインしてください。

・Googleスプレッドシートは下の画面で任意のアカウントを選択し、ログイン→追加アクセスを続行してください。

3.連携できたら、マイアプリにアイコンが表示されます。

■プロジェクトとフローボットの新規作成

1.プロジェクト一覧の+ボタンからプロジェクトを新規作成できます。任意のプロジェクト名を入力し保存します。

2.「フローボット」の「+新規作成」をクリックし、「テンプレートギャラリーから作成」を選択します。

3.検索欄にテンプレート名を入力し、「テンプレートを作成」をクリックします。

フローボットの新規作成までできました！

ここからフローボットの中身の設定をはじめます。

■トリガーの設定

1.任意のタイトルと説明文を入力したら、トリガー「フォームに情報を送信したとき」を選択します。

2.フォームを作成ページでは、「+質問を追加」から質問を追加し、回答欄を作成します。
今回は回答欄は、プルダウンから以下の通り設定しました。

・会社名・氏名：「テキスト」を選択
・連絡方法：「プルダウン(手動で設定)」を選択、選択肢に「電話、メールアドレス」を入力
・連絡先：「テキスト」を選択
・購入希望製品：「プルダウン(手動で設定)」を選択、選択肢に「パソコン、マウス、キーボード」を入力
・数量：「プルダウン(手動で設定)」を選択、選択肢に「1、2、3、4、5」を入力
・希望納期：「日付」を選択
・備考欄：「長文テキスト」を選択

次へ進みます。

3.フォームの表示確認と詳細設定ページでは、下画像のように入力フォーム回答のサンプル値(任意)を入力します。

4.保存します。

■Googleスプレッドシートの設定

1.+ボタンをクリックし、「データベースを操作する」から「Googleスプレッドシート」を選択します。

2.データベースの連携ページでは、任意のタイトルを入力し実行アクションに「レコードを追加する」を選択します。
続いて、以下の通り設定します。

・スプレッドシートID：欄をクリックし、事前準備で作成したスプレッドシートのファイル名を選択
・スプレッドシートのタブ名：欄をクリックし、任意のタブ名を選択
・テーブル範囲：任意のテーブル値を入力

次へ進みます。

3.データベース操作の詳細設定ページでは、各項目の欄をクリックし、トリガーから対応する項目を選択します。

・会社名・氏名：「会社名・氏名」
・連絡方法：「連絡方法」
・連絡先：「連絡先」
・購入希望製品：「購入希望製品」
・数量：「数量」
・希望納期：「希望納期」
・備考欄：「備考欄」

4.テストを実行します。テスト成功の文字が確認できたら保存します。

■Microsoft Excelの設定

1.+ボタンをクリックし、「データベースを操作する」から「Microsoft Excel」を選択します。

2.データベースの連携ページでは、任意のタイトルを入力し、実行アクションに「レコードを追加する」を選択します。
続いて、以下の設定を行います。

・ファイルの保存場所：プルダウンから「OneDrive」を選択
・ドライブID：欄をクリックし、Excelファイルを格納しているOneDriveを選択
・ファイル名(任意)：事前準備で作成したExcelのファイル名を入力
・アイテムID：欄をクリックし、Excelのファイル名を選択
・シート名：欄をクリックし、任意のシート名を選択
・テーブル範囲：任意のテーブル範囲を入力

次へ進みます。

3.データベース操作の詳細設定ページでは、各項目の欄をクリックし、トリガーから対応する項目を選択します。

・会社名・氏名：「会社名・氏名」
・連絡方法：「連絡方法」
・連絡先：「連絡先」
・購入希望製品：「購入希望製品」
・数量：「数量」
・希望納期：「希望納期」
・備考欄：「備考欄」

4.テストを実行します。テスト成功の文字が確認できたら保存します。

フローボットが完成しました！

お疲れ様でした。

Microsoft ExcelとGoogleスプレッドシートの連携フロー応用編

Microsoft ExcelやGoogleスプレッドシートを使ったフローボットは他にもあります。
テンプレートの一例を用意しましたので、ご活用ください！

■Googleフォームに回答があったら、Microsoft ExcelとGoogleスプレッドシートにレコードを登録する

こちらのフローボットはGoogleフォームの回答をトリガーにしています。
フォームが回答されたら、同時進行でMicrosoft ExcelとGoogleスプレッドシートにレコードを登録する設定になっているので、情報管理の抜け漏れをなくすことができます。
研修や会議のアンケート集計等、あらゆる場面で活用できますね。
下のリンクから、ぜひ試してみてください！

■Asanaでタスクが登録されたらMicrosoft Excelにレコードを追加する

こちらのフローボットは登録されたタスクを自動でMicrosoft Excelにレコードとして追加することができます。
それぞれのアプリでタスク管理を行う際に、情報の追加漏れや手入力による入力ミスなどを防ぐことができます。

■Microsoft Excelの雛形から納品書を作成しSlackに通知する‍

フォームの回答をMicrosoft Excelの雛形に反映させて納品書を作成します。
Slackで通知してくれるため、いち早く情報を知りたい！と考える人におすすめです。

まとめ

今回は、「フォームに回答があったら、Googleスプレッドシートに追加し、Microsoft Excelのシートにも追加する」フローをご紹介しました。
Microsoft ExcelやGoogleスプレッドシートを連携することで、フォーム集計の負担を削減し共有漏れや入力ミスを防ぐことができます。
さらに、Yoomの他の機能と組み合わせると、文書の作成やチャットツールへの通知等できることの幅が広がります。

ぜひYoomの色々な機能を試してみてください！