データの管理や共有に、Google スプレッドシートとMicrosoft Excelを併用する企業は多いのではないでしょうか？しかし併用すると、それぞれのツールにデータを入力する作業が発生し、時間がかかるうえに入力ミスのリスクも伴います。また、データを更新する場合、情報の一貫性を保つことが難しく、確認作業の負担も大きいですよね。こうした課題は、両ツールの連携が解決策の一つです。
そこで本記事では、フォームの回答をGoogle スプレッドシートとMicrosoft Excelに自動で追加する方法を紹介します。ノーコードで導入でき、作業時間の短縮やミスの削減、スムーズな情報共有が実現するはずです！
Google スプレッドシートとMicrosoft Excelを活用したすぐに試せる自動化テンプレート集はこちら
更新を自動化する便利なテンプレート
Google スプレッドシートの情報が更新されたら、Microsoft Excelの情報も更新する
試してみる
■概要
「Google スプレッドシートの情報が更新されたら、Microsoft Excelの情報も更新する」ワークフローは、異なるツールでデータ管理している方におすすめです。
自動で情報が更新されるので、作業の手間が削減されます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートを利用してデータ管理や情報共有を行っている方
・Microsoft Excelを併用しており、手動でのデータ更新が手間だと感じている方
・異なるプラットフォーム間でのデータ整合性を保ちたい方
・迅速にデータを共有し、チーム全体で最新情報を把握したい方
・データ更新のスピードが求められる業務を行っている方
・データの手動更新によるミスを減らし、業務効率を向上させたいと考えている方
■注意事項
・Google スプレッドシートとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
特定の内容がGoogle スプレッドシートで更新されたら、Microsoft Excelに反映する
試してみる
■概要
「特定の内容がGoogle スプレッドシートで更新されたら、Microsoft Excelに反映する」ワークフローは、複数のスプレッドシート間でデータを自動的に同期させる業務ワークフローです。
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートで行った変更が自動的にMicrosoft Excelに反映され、データの一貫性と作業効率を向上させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートとMicrosoft Excelを併用しており、データ同期に時間がかかっている方
・手動でのデータ転送によるヒューマンエラーを減らしたいと考えているビジネスユーザーの方
・複数のスプレッドシート間でリアルタイムに情報を共有・更新したいチームリーダーの方
・業務効率化を図り、データ管理の自動化を進めたい企業のIT担当者の方
■注意事項
・Google スプレッドシート、Microsoft ExcelとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
フォームの情報をもとにMicrosoft Excelのデータを更新して、Google スプレッドシートも自動更新する
試してみる
■概要
「フォームの情報をもとにMicrosoft Excelのデータを更新して、Google スプレッドシートも自動更新する」ワークフローは、複数の表計算ツールでの情報更新を自動化します。
データがフォームから反映されるため、二重管理の手間を省くことが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Excelで日々業務データを管理している方
・複数の担当者でMicrosoft Excelファイルを更新しており、共同作業の効率化を図りたい方
・これまでフォームで集めた情報を手作業でMicrosoft ExcelやGoogle スプレッドシートへ転記していた方
・Google スプレッドシートも併用し、社内外で同じデータを速やかに共有したい方
・Microsoft Excelやスプレッドシートの情報をスピーディに更新・反映したい業務担当者やチームリーダーの方
・日常的なデータ管理や報告フローをもっと効率的で精度の高いものにしたい方
■注意事項
・Microsoft ExcelとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
登録を自動化する便利なテンプレート
Google スプレッドシートに新規レコードが追加されたら、Microsoft Excelに追加する
試してみる
■概要
「Google スプレッドシートに新規レコードが追加されたら、Microsoft Excelに追加する」フローは、データ管理の効率化を目指す業務ワークフローです。
Google スプレッドシートでのデータ入力を自動的にMicrosoft Excelに反映させることで、二重入力の手間を省き、正確なデータ同期を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートとMicrosoft Excelを併用しているビジネスユーザーの方
・データ入力の二重作業を省略し、業務効率を向上させたい方
・異なるプラットフォーム間でのデータ同期に課題を感じているIT担当者の方
・手動でのデータ転送によるヒューマンエラーを減らしたいチームリーダーの方
・業務ワークフローの自動化を検討している経営者の方
■注意事項
・Google スプレッドシート、Microsoft ExcelとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
フォームの回答内容をもとにMicrosoft Excelに連絡先を追加して、Google スプレッドシートにもアップロードする
試してみる
■概要
「フォームの回答内容をもとにMicrosoft Excelに連絡先を追加して、Google スプレッドシートにもアップロードする」フローを利用すると、入力内容を複数のデータベースへ自動反映できます。
手動で連絡先を移す手間が省け、管理がしやすくなります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Excelを活用して顧客や取引先の連絡先管理を行っている方
・Microsoft Excelに連絡先情報を追加・更新する作業をよりスピーディに進めたい方
・Google スプレッドシートでも連絡先データを管理したり共有したいと考えている方
・フォームを通じて集めた情報を複数のツールに手間なく展開したい方
・Microsoft ExcelやGoogle スプレッドシートへの入力作業を自動化し、業務を効率化したい方
・複数の担当者でデータを扱うため、情報の一元管理や即時反映を重視したい方
■注意事項
・Microsoft ExcelとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Google スプレッドシートに顧客データが追加されたら、Microsoft Excelにも自動追加する
試してみる
■概要
「Google スプレッドシートに顧客データが追加されたら、Microsoft Excelにも自動追加する」ワークフローを利用すると、異なるツール間でのデータ連携が自動化されます。
顧客データの二重入力を防ぐことで、管理の手間が減ります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートで顧客データを管理している方
・Microsoft Excelでも顧客データを活用したいが、手動でのコピーや転記に時間がかかっている方
・同じ顧客情報をGoogle スプレッドシートとMicrosoft Excelの両方でスピーディに反映させたい方
・業務効率化やデータの一元管理を進めたいと考えている方
・スムーズに最新データを共有したい複数部署・複数メンバーで作業しているチーム
・人為的な転記ミスを減らし、正確な顧客情報の運用を目指している方
■注意事項
・Google スプレッドシート、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
転送を自動化する便利なテンプレート
Google スプレッドシートに追加されたデータをMicrosoft Excelに転送し、請求書を自動作成してメールで送信する
試してみる
■概要
「Google スプレッドシートに追加されたデータをMicrosoft Excelに転送し、請求書を自動作成してメールで送信する」ワークフローは、Google スプレッドシートに入力された新しい顧客情報や売上データをMicrosoft Excelに自動的に転送し、そのデータを基に請求書を作成、PDF形式で自動送信するプロセスを自動化します。これにより、手動での請求書作成を省き、効率的かつ迅速な業務運営が可能となります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートに顧客情報や売上データを管理している方
・Microsoft Excelを活用して請求書作成を行っている経理担当者
・自動化により請求書の手作業を減らしたい企業やチームリーダー
・データ転送や請求書作成に時間をかけたくない担当者
・業務の効率化を目指している企業経営者や管理者
■注意事項
・Google スプレッドシート、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
転記を自動化する便利なテンプレート
フォームから回答が送信されたら、Google スプレッドシートの数式をMicrosoft Excelに反映する
試してみる
■概要
「フォームから回答が送信されたら、Google スプレッドシートの数式をMicrosoft Excelに反映する」ワークフローは、データ入力後の手動転記を自動化し、業務効率を向上させます。
フォームに回答が送信されると、Google スプレッドシートに入力された数式を含めたデータを自動的にMicrosoft Excelにコピーします。
これにより、異なるプラットフォーム間でのデータ整合性を保ちながら、作業時間を削減することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・フォーム入力後のデータ管理に手間を感じているビジネスユーザーの方
・Google スプレッドシートとMicrosoft Excelを併用しており、数式の同期に課題を抱えている方
・データ転送の自動化を通じて業務効率化を図りたいと考えているチームリーダーや管理者の方
・異なるプラットフォーム間でのデータ整合性を保ちたいと考えている経営者の方
■注意事項
・Google スプレッドシート、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
複数のファイルを集約して自動化する便利な自動化テンプレート
複数のMicrosoft Excelのファイルを集約してGoogle スプレッドシートにまとめる
試してみる
■概要
複数のMicrosoft Excelのファイルを集約してGoogle スプレッドシートにまとめるワークフローは、異なるExcelファイルからデータを一元管理し、Google スプレッドシートで効率的に活用できる業務ワークフローです。
このワークフローを活用することで、複数のMicrosoft Excelファイルを自動的に収集し、Google スプレッドシートに統合することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・複数のMicrosoft Excelファイルを手動で管理しており、効率化を図りたいビジネスパーソン
・データを一元的に管理し、Google スプレッドシートでの共有や分析を行いたいチームリーダー
・Microsoft ExcelとGoogle スプレッドシートの連携に課題を感じている経営者や管理者
・日々大量のデータを扱っており、自動化による作業負担の軽減を求めている方
■注意事項
・Microsoft Excel、Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできるので、ぜひお試しください！
フォームに回答があったら、Googleスプレッドシートに追加し、Microsoft Excelのシートにも追加する
試してみる
Yoomフォームに回答があったら、回答内容を自動的にGoogleスプレッドシートとMicrosoft Excelの両方に追加するフローです。
[Yoomとは]
今回ご紹介するテンプレート以外にも、Google スプレッドシートがもっと便利になる実践的な自動化例を掲載した資料をご用意しています。
⇒Google スプレッドシートを使った業務自動化事例資料をダウンロード（無料）
Microsoft ExcelとGoogle スプレッドシートの連携フローの作り方
それではYoomを利用して、ノーコードでMicrosoft ExcelとGoogle スプレッドシートを連携してみましょう！
「フォームに回答があったら、Google スプレッドシートに追加し、Microsoft Excelのシートにも追加する」というテンプレートを使ってフローボットを作成します。
今回は、製品購入のためフォームに回答がくることを想定し、フォームに回答が送信されたら起動する設定にします。
フォームの回答をMicrosoft ExcelとGoogle スプレッドシートに自動登録してくれるので、手入力が不要になり作業時間を大幅に削減できますね！
事前準備
■Yoomへログイン
登録したYoomのアカウントにログインします。
.png)
■Microsoft Excelのファイル作成
1.OneDrive上に、Excelファイルを作成します。
2.任意のファイル名を選択し、回答フォームに合わせた項目名を入力します。
今回は7つの項目「会社名・氏名、連絡方法、連絡先、購入希望製品、数量、希望納期、備考欄」を入力しました。
■Google スプレッドシートのファイル作成
1.Googleドライブ上に、Google スプレッドシートファイルを作成します。
2.任意のファイル名にし、回答フォームに合わせた項目名を入力します。
今回は7つの項目「会社名・氏名、連絡方法、連絡先、購入希望製品、数量、希望納期、備考欄」を入力しました。
ステップ1:Microsoft ExcelとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
1.Microsoft ExcelとGoogle スプレッドシートのアプリ連携を行います。マイアプリの「新規接続」からアプリを選択します。
Microsoft ExcelとYoomの連携
2.使用するアカウントでログインします。
・Microsoft Excelは下のログイン画面が表示されるので、使用するアカウントでログインしてください。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Google スプレッドシートとYoomの連携
3.Google スプレッドシートは下の画面で任意のアカウントを選択し、ログイン→追加アクセスを続行してください。
4.連携できたら、マイアプリにアイコンが表示されます。
ステップ2:テンプレートをコピーする
ここからいよいよフローを作っていきます！簡単に設定できるようテンプレートを利用しているので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
フォームに回答があったら、Googleスプレッドシートに追加し、Microsoft Excelのシートにも追加する
試してみる
Yoomフォームに回答があったら、回答内容を自動的にGoogleスプレッドシートとMicrosoft Excelの両方に追加するフローです。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
ステップ3:フォームトリガーの設定
1.いよいよフローの設定に入ります！まずは以下の赤枠をクリックしましょう。
2.今回はテンプレートのため、既にフォームが作られていますが、「+質問を追加」から質問を追加し、回答欄を作成することができます。
今回の回答欄は、以下の通りです。
- 連絡方法：「プルダウン(手動で設定)」を選択、選択肢に「電話、メールアドレス」を入力
- 連絡先：「テキスト」を選択
- 購入希望製品：「プルダウン(手動で設定)」を選択、選択肢に「パソコン、マウス、キーボード」を入力
- 数量：「プルダウン(手動で設定)」を選択、選択肢に「1、2、3」を入力
- 希望納期：「日付」を選択
- 備考欄：「長文テキスト」を選択
確認後に、「次へ」進みます。
3.フォームの表示確認と詳細設定ページでは、下画像のように入力フォーム回答のサンプル値(任意)を入力して保存しましょう。
ステップ4:Google スプレッドシートに追加する設定
1.続いて、「Google スプレッドシートに追加する」をクリックします。
2.データベースの連携ページでは、任意のタイトルを入力し実行アクションに「レコードを追加する」を選択します。
続いて、以下の通り設定します。
- スプレッドシートID：欄をクリックし、事前準備で作成したスプレッドシートのファイル名を選択
- スプレッドシートのタブ名：欄をクリックし、任意のタブ名を選択
- テーブル範囲：任意のテーブル値を入力
入力後に次へ進みます。
3.データベース操作の詳細設定ページでは、各項目の欄をクリックし、トリガーから対応する項目を選択します。
- 会社名・氏名：「会社名・氏名」
- 連絡方法：「連絡方法」
- 連絡先：「連絡先」
- 購入希望製品：「購入希望製品」
- 数量：「数量」
- 希望納期：「希望納期」
- 備考欄：「備考欄」
4.テストを実行します。テスト成功の文字が確認できたら保存します。
ステップ5:Microsoft Excelに追加する設定
1.あっという間に最後の設定項目です！
これまでと同様に以下の赤枠をクリックします。
2.データベースの連携ページでは、任意のタイトルを入力し、実行アクションに「レコードを追加する」を選択します。
続いて、以下の設定を行います。
・ファイルの保存場所：プルダウンから「OneDrive」を選択
・ドライブID：欄をクリックし、Microsoft Excelファイルを格納しているOneDriveを選択
・ファイル名(任意)：事前準備で作成したMicrosoft Excelのファイル名を入力
・アイテムID：欄をクリックし、Microsoft Excelのファイル名を選択
・シート名：欄をクリックし、任意のシート名を選択
・テーブル範囲：任意のテーブル範囲を入力
※データベースの連携に関する設定の詳細は、こちらも確認してみてください。
入力後に次へ進みます。
3.データベース操作の詳細設定ページでは、各項目の欄をクリックし、トリガーから対応する項目を選択します。
- 会社名・氏名：「会社名・氏名」
- 連絡方法：「連絡方法」
- 連絡先：「連絡先」
- 購入希望製品：「購入希望製品」
- 数量：「数量」
- 希望納期：「希望納期」
- 備考欄：「備考欄」
4.設定完了後に、「テスト」をクリックします。
テストが成功したら、Microsoft Excelに追加できていることを確認しましょう！
5.確認後、「保存する」をクリックしてください。
ステップ6:トリガーをONに設定して動作確認
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です！
フローボットが正しく起動することを確認しましょう。
フローボットが完成しました！
お疲れ様でした。
フォームに回答があったら、Googleスプレッドシートに追加し、Microsoft Excelのシートにも追加する
試してみる
Yoomフォームに回答があったら、回答内容を自動的にGoogleスプレッドシートとMicrosoft Excelの両方に追加するフローです。
Google スプレッドシートやMicrosoft Excelを使ったその他の自動化例
本日ご紹介した連携以外にもGoogle スプレッドシートやMicrosoft ExcelのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！
Google スプレッドシートを活用した自動化例
Google スプレッドシートのデータを基に、フォルダを作成したり、メールを送信したり、他のデータベースやツールの情報を更新・登録することも可能です。
また、他のデータベースの情報を、Google スプレッドシートに自動追加することもできます。
STORES予約で登録された予約情報をSlackで通知しGoogle スプレッドシートに格納
試してみる
STORES予約で登録された予約情報をSlackで通知しスプレッドシートに格納します
Stripeでサブスクリプション情報が変更されたらスプレッドシートに情報を格納する
試してみる
Stripeでサブスクリプション情報が変更されたら、サブスクリプションの情報をスプレッドシートに自動的に格納するフローボットです。
Google DriveにPDFを格納後、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Google Driveに保存された請求書や申込書などのPDFファイルの内容を、一つひとつ手作業で転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
また、手作業による転記は入力ミスや漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにPDFファイルが格納されるだけで、OCRが内容を自動で読み取りGoogle スプレッドシートに追記するため、こうした課題を解消し業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveに格納したPDFの内容を手作業で転記している経理や営業事務の方
・OCRを活用して、紙媒体のデータ化や反復的な入力業務の効率化を目指している方
・Google DriveとGoogle スプレッドシートを連携させ、データ管理を自動化したい方
■注意事項
・Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
kintoneステータスが更新されたら見積書を発行して送付
試してみる
kintoneステータスが更新されたらサブテーブルの情報とスプレッドシートの雛形を利用して見積書を発行し承認後にGmailで送付します。
領収書をOCRで読み取り、スプレッドシートへ記載する
試してみる
入力フォームにアップロードした領収書画像をOCRで読み取り、指定のスプレッドシートへ記載するフローボットです。
Microsoft Excelを活用した自動化例
メールで受信した内容や、他のデータベースの情報を基に、Microsoft Excelのデータを追加・更新することも可能です。
また、Microsoft Excelの情報をコミュニケーションツールに通知することもできます。
Googleフォームで回答が送信されたらGoogleスプレッドシートとMicrosoft Excelに情報を連携
試してみる
■概要
Googleフォームで集めたアンケートや問い合わせの回答を、手作業でGoogleスプレッドシートやMicrosoft Excelに転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや入力漏れが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されたタイミングで、GoogleスプレッドシートとMicrosoft Excelの両方に自動で情報が追加されるため、こうしたデータ入力に関する課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームで集めた情報を手作業でデータ転記している方
・GoogleスプレッドシートとMicrosoft Excelの両方でデータを管理しており、二重入力に手間を感じている方
・データ入力業務を自動化し、ヒューマンエラーを削減したいと考えている方
■注意事項
・Googleフォーム、Google スプレッドシート、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Googleフォームに回答が入力され送信があったら、Microsoft Excelのデータベースに格納する
試してみる
Googleフォームに新しい回答があったら、Microsoft Excelのデータベース（テーブル）に回答内容を追加するフローです。
Googleフォームに回答された内容をもとに、Microsoft Excelで書類を作成する
試してみる
Googleフォームに回答された内容を用いて、Microsoft Excelで書類を作成するフローです。
フォームに見積もりの回答が送信されたら、Microsoft Excelで見積書を発行してOutlookメールを使って送付する
試してみる
■概要
・フォームに入力された内容を用いて、Excelの見積書雛形で書類を発行します。
・またその後発行した書類を相手先にメールで送付するところまでを行います。
・書類の発行はExcel以外に、Googleスプレッドシート、Googleドキュメントでも実施可能です。
■事前準備
・書類発行を行うための、雛形書類(Excel)を用意します。
■実際に使用しているExcel（閲覧権限のみとなります。使用したい場合はコピーしてください）
https://yoominc-my.sharepoint.com/:x:/g/personal/demo_yoominc_onmicrosoft_com/EVC6m0E6HSlNmdXypTevGXEB1fgCihZnzjGnTgAbsWqTsw?e=nOQHGw
■作成方法
①フローボットを新規作成して、はじめから作成を選択します。
②トリガーからフォームトリガーを選択して、以下の設定を行い保存します。
・フォームタイトル：任意のタイトルをつけます。回答者にはこのタイトルが表示されます。
・各質問項目：書類発行や相手へメールを送付する際に必要な情報を設定します。※質問の追加を押すと質問を増やすことができます。
・取得した値：次のページで、設定した質問にデモの値をいれることができます。後のテストで使用するのでデモ値を入力します。
※フォームの設定方法についてはこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8009267
③＋マークを押し、書類を発行するオペレーションからエクセルを選択し、以下の設定を行ってテスト・保存します。
・ファイルの保存場所：対象のExcelが格納されているOneDriveかSharePointを選択します。
・ドライブID/サイトID：OneDriveの場合はドライブID、SharePointの場合はサイトIDを選択します。
・アイテムID：クリックし、候補から書類発行したいエクセルの雛形を選択します。
・ファイル名（任意）：アイテムIDにアイテムが表示されない場合は、こちらにファイル名を入れて再度アイテムIDを選択してください。
・格納先のフォルダID：書類発行後に格納するフォルダIDを候補から選択します。
・格納先のフォルダ名（任意）：フォルダIDにアイテムが表示されない場合は、こちらにフォルダ名を入れて再度フォルダIDを選択してください。
・出力ファイル名：任意のファイル名を設定します。なお、②で取得した値を埋め込むこともできます。（アウトプットの埋め込み）
・置換対象の文字列：対応する文字列に対して、②で取得した値を埋め込みます。
※書類を発行するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765
※アウトプットの埋め込みについてはこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
※SharePointで、サイトIDが表示されない場合はこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
④＋マークを押し、メールを送るオペレーションから任意のメールツールを選択して、以下設定を行い保存します。
・To：欄をクリックし、②のトリガーで取得したアドレスを埋め込みます。
・件名/本文：任意の値を入力します。これまで同様に②で取得した値を埋め込むことも可能です。
・添付ファイル：添付ファイルを追加を押し、アウトプットを使用として、発行した書類を候補から選択します。
・テスト：次のページで反映された内容を確認しテストを行うこともできます。(実際に送付されるのでご注意ください)
■注意点
・事前に使用するアプリとのマイアプリ登録(連携)が必要です。以下連携における参考ガイドとなります。
※簡易的な連携ができるアプリについては詳細ガイドのご用意がない場合がございます。
https://intercom.help/yoom/ja/collections/3041779
フォーム回答された内容で、Microsoft Excelで見積書類を発行し、メールで送付する
試してみる
■概要
・フォームに回答された内容を用いて、予め用意したエクセルの見積書雛形で見積書を発行し、メール送付を行います。
・見積書の発行と送付をフォームの回答のみで完了させることができます。
■事前準備
・事前に使用するアプリとのマイアプリ登録(連携)が必要です。以下連携における参考ガイドとなります。
※簡易的な連携ができるアプリについては詳細ガイドのご用意がない場合がございます。
https://intercom.help/yoom/ja/collections/3041779
・書類発行を行うExcelシートを事前に用意します。
■作成方法
①トリガーからフォームトリガーを選択し、以下設定を行います。
・各質問項目：社名や見積の明細情報などの質問項目を設定します。
・取得した値：デモの値を入力することができるので、このあとのテスト実行のためにデモ値やファイルを入力・添付し保存します。
※フォームトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8009267
②トリガー下の＋マークを押し、書類を発行するオペレーションからエクセルを選択し、以下の設定を行ってテスト・保存します。
・ファイルの保存場所：対象のExcelが格納されているOneDriveかSharePointを選択します。
・ドライブID/サイトID：OneDriveの場合はドライブID、SharePointの場合はサイトIDを選択します。
・アイテムID：クリックし、候補から書類発行したいエクセルを選択します。
・ファイル名（任意）：アイテムIDにアイテムが表示されない場合は、こちらにファイル名を入れて再度アイテムIDを選択してください。
・格納先のフォルダID：書類発行後に格納するフォルダIDを候補から選択します。
・格納先のフォルダ名（任意）：フォルダIDにアイテムが表示されない場合は、こちらにフォルダ名を入れて再度フォルダIDを選択してください。
・出力ファイル名：任意のファイル名を設定します。なお、①で取得した値を埋め込むこともできます。（アウトプットの埋め込み）
・置換対象の文字列：対応する文字列に対して、①で取得した値を埋め込みます。
※エクセルを使った書類を発行するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/9087832
※アウトプットの埋め込みについてはこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
※SharePointで、サイトIDが表示されない場合はこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
③＋マークを押し、メールを送るオペレーションから任意のメールツールを選択して、以下設定を行い保存します。
・To：①で予め取得したメールアドレスを埋め込みます。
・件名/本文：任意の文章を入力します。①で取得した社名や名前を埋め込むこともできます。
・添付ファイル：添付ファイルを追加を押し、アウトプットを使用として、値に発行した書類を選択します。
・テスト：次ページでテストを行うことも可能です。ただし、実際にメールが送付されるので宛先にはご注意ください。
※メールを送るオペレーションの詳細はこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/5462307
■実際に起動させたフローボットのイメージ動画
・https://youtu.be/Ux3-vSwuSro
■注意事項
・Microsoftサービスとの連携はMicrosoft365のオンラインサービスに限定されており、かつMicrosoft社の指定プランで利用できます。
詳細はこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8064544
ご紹介したテンプレート以外にも、Google スプレッドシートがもっと便利になる実践的な自動化例を掲載した資料をご用意しています。
⇒Google スプレッドシートを使った業務自動化事例資料をダウンロード（無料）
まとめ
今回は、「フォームに回答があったら、Google スプレッドシートに追加し、Microsoft Excelのシートにも追加する」フローをご紹介しました。
Microsoft ExcelやGoogle スプレッドシートを連携することで、フォーム集計の負担を削減し共有漏れや入力ミスを防ぐことができます。
さらに、Yoomの他の機能と組み合わせると、文書の作成やチャットツールへの通知等できることの幅が広がります。
ぜひYoomの色々な機能を試してみてください！
.avif)
.png)
.avif)
