フォームの回答をGoogle スプレッドシートとMicrosoft Excelに追加する方法

■トリガーの設定

1.任意のタイトルと説明文を入力したら、トリガー「フォームに情報を送信したとき」を選択します。

2.フォームを作成ページでは、「+質問を追加」から質問を追加し、回答欄を作成します。
今回は回答欄は、プルダウンから以下の通り設定しました。

・会社名・氏名：「テキスト」を選択
・連絡方法：「プルダウン(手動で設定)」を選択、選択肢に「電話、メールアドレス」を入力
・連絡先：「テキスト」を選択
・購入希望製品：「プルダウン(手動で設定)」を選択、選択肢に「パソコン、マウス、キーボード」を入力
・数量：「プルダウン(手動で設定)」を選択、選択肢に「1、2、3、4、5」を入力
・希望納期：「日付」を選択
・備考欄：「長文テキスト」を選択

次へ進みます。

3.フォームの表示確認と詳細設定ページでは、下画像のように入力フォーム回答のサンプル値(任意)を入力します。

4.保存します。

■Google スプレッドシートの設定

1.+ボタンをクリックし、「データベースを操作する」から「Google スプレッドシート」を選択します。

2.データベースの連携ページでは、任意のタイトルを入力し実行アクションに「レコードを追加する」を選択します。
続いて、以下の通り設定します。

・スプレッドシートID：欄をクリックし、事前準備で作成したスプレッドシートのファイル名を選択
・スプレッドシートのタブ名：欄をクリックし、任意のタブ名を選択
・テーブル範囲：任意のテーブル値を入力

次へ進みます。

3.データベース操作の詳細設定ページでは、各項目の欄をクリックし、トリガーから対応する項目を選択します。

・会社名・氏名：「会社名・氏名」
・連絡方法：「連絡方法」
・連絡先：「連絡先」
・購入希望製品：「購入希望製品」
・数量：「数量」
・希望納期：「希望納期」
・備考欄：「備考欄」

4.テストを実行します。テスト成功の文字が確認できたら保存します。

■Microsoft Excelの設定

1.+ボタンをクリックし、「データベースを操作する」から「Microsoft Excel」を選択します。

2.データベースの連携ページでは、任意のタイトルを入力し、実行アクションに「レコードを追加する」を選択します。
続いて、以下の設定を行います。

・ファイルの保存場所：プルダウンから「OneDrive」を選択
・ドライブID：欄をクリックし、Excelファイルを格納しているOneDriveを選択
・ファイル名(任意)：事前準備で作成したExcelのファイル名を入力
・アイテムID：欄をクリックし、Excelのファイル名を選択
・シート名：欄をクリックし、任意のシート名を選択
・テーブル範囲：任意のテーブル範囲を入力
※データベースの連携に関する設定の詳細は、こちらも確認してみてください。

次へ進みます。

3.データベース操作の詳細設定ページでは、各項目の欄をクリックし、トリガーから対応する項目を選択します。

・会社名・氏名：「会社名・氏名」
・連絡方法：「連絡方法」
・連絡先：「連絡先」
・購入希望製品：「購入希望製品」
・数量：「数量」
・希望納期：「希望納期」
・備考欄：「備考欄」

4.テストを実行します。テスト成功の文字が確認できたら保存します。

フローボットが完成しました！

お疲れ様でした。

Google スプレッドシートやMicrosoft Excelを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもGoogle スプレッドシートやMicrosoft ExcelのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

‍‍Google スプレッドシートとMicrosoft Excelを連携した自動化例

Googleフォームに回答があったら、Microsoft ExcelとGoogle スプレッドシートにレコードを登録する連携もあります。
他にも、Google スプレッドシートでデータが追加・更新されたらMicrosoft Excelに自動で反映する連携も可能です。

Google スプレッドシートを活用した自動化例

Google スプレッドシートで行が追加されたらチャットツールに通知する

Google スプレッドシートで行が追加されたことをSlackやChatworkなどに自動で通知します。

データベースに登録された内容をGoogle スプレッドシートに追加する

kintoneやSalesforceなどに登録した内容をGoogle スプレッドシートに自動で追加します。

Google スプレッドシートの情報をもとに書類を発行する

Google スプレッドシートに登録された内容をもとに、freee請求書やGoogleドキュメントなどで書類を自動作成します。

Microsoft Excelを活用した自動化例

メールで受け取ったアンケート結果をMicrosoft Excelに登録する

GmailやOutlookで受け取ったアンケート結果をMicrosoft Excelに自動で登録します。

ワークフローが承認されたらMicrosoft Excelにレコードを登録する

Garoonやジョブカン経費精算・ワークフローなどで申請が承認されたらMicrosoft Excelにレコードを自動で追加します。

人事管理アプリに従業員情報が登録されたらMicrosoft Excelに追加する

freee人事労務やSmartHRなどに従業員情報が登録されたらMicrosoft Excelに自動で追加します。

Microsoft ExcelとGoogle スプレッドシートの連携によるメリット

1.データの自動同期

Microsoft ExcelとGoogle スプレッドシートを連携させることで、データの自動同期が可能です。
Microsoft Excelに入力されたデータが、Google スプレッドシートに自動的に反映される設定をすると、手動のデータ移行作業が不要になります。
特に、定期的にデータを更新する必要がある場合や、大量のデータを扱う場合に、作業時間の節約になります。
手入力による入力ミスを防止することもできますね！

2.チーム間の共同編集

Microsoft ExcelとGoogle スプレッドシートの連携によって、チーム間の共同編集ができます。
Google スプレッドシートは複数人による同時編集ができ、異なる場所で作業しているメンバーが同時にデータを入力、修正、確認することができます。
特に、オンラインで業務をしている場合、チーム全員がリアルタイムで同時編集ができると、チーム全体の生産性が向上しますね。

3.データの一元管理と簡単な共有

Microsoft ExcelとGoogle スプレッドシートを連携させることで、データの一元管理と簡単な共有が実現します。
例えば、Google Driveに保存されたGoogle スプレッドシートにアクセスすると、いつでもどこでも最新のデータにアクセスできます。
また、共有リンクを使えば、メールやチャットで簡単にデータを共有できるため、情報の伝達のスピードアップが期待できます。

まとめ

今回は、「フォームに回答があったら、Google スプレッドシートに追加し、Microsoft Excelのシートにも追加する」フローをご紹介しました。
Microsoft ExcelやGoogle スプレッドシートを連携することで、フォーム集計の負担を削減し共有漏れや入力ミスを防ぐことができます。
さらに、Yoomの他の機能と組み合わせると、文書の作成やチャットツールへの通知等できることの幅が広がります。

ぜひYoomの色々な機能を試してみてください！