[Yoomとは]

Microsoft TeamsとGoogle スプレッドシートの連携フローの作り方

フローの作成方法

今回は「Microsoft Teamsで特定のチャネルに投稿した内容をGoogle スプレッドシートに追加する」フローを作成していきます！

作成の流れは大きく分けて以下です。

• Microsoft TeamsとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• Microsoft Teamsのトリガー設定およびGoogle スプレッドシートのアクション設定
• トリガーをONにしてフローが正しく動くかを確認

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ステップ1:Microsoft TeamsとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携

まず、Yoomのアカウントにログインします。
まだYoomを利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。

1)マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。

2)入力欄からアプリ名で検索できます。

Microsoft Teamsのマイアプリ登録

3)入力欄にMicrosoft Teamsと入力するとアイコンが表示されるので、アイコンをクリックしてサインインします。

※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。

Google スプレッドシートのマイアプリ登録

4)次はGoogle スプレッドシートをマイアプリに登録します。
(1)と同じように、Yoomの「新規接続一覧」の中からGoogle スプレッドシートをクリックして追加します。

Googleアカウントを選択して「次へ」をクリックします。

5)以下の画面が表示されたら「続行」をクリックします。

Yoomのマイアプリにそれぞれが登録されたら連携が完了です！

‍ステップ2: テンプレートの選択と格納場所の準備

それでは、【Microsoft Teamsで特定のルームに投稿した内容をGoogle スプレッドシートに追加する】というフローを作成しましょう。

今回のフローではMicrosoft Teamsで特定のルームに投稿した内容を追加するGoogle スプレッドシートを事前に用意する必要があります。
特定のルームに投稿した内容から抽出した情報をどのような項目でまとめ、Google スプレッドシートに追加するのかを考えて事前に準備してください。

ステップ3:Microsoft TeamsとGoogle スプレッドシートの連携設定

1)先ほど紹介したテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックしてマイプロジェクトへコピーをします。

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2)以下のような表示が出てきます。

指示にしたがって、右に「！」のついているフローのアイコンを順番にクリックし、編集していきます。
タイトルや詳細はクリックすると変更可能です。
使用しやすいように変更してください。

3)「アプリトリガー　チャンネルにメッセージが送信されたら」をクリックします。

4)アクションは「チャンネルにメッセージが送信されたら」を選択して、「次へ」をクリックします。

5)トリガーの起動間隔は、用途に合わせてプルダウンより設定してください。
※ご契約のプランによって最短の起動間隔が異なります。

6)画面が切り替わったら、「チームID」「チャネルID」を候補から選択します。

以下のように、通知をしたいチャンネルを設定しましょう！

7)実際にMicrosoft Teamsでテスト用のメッセージを送信し、Yoomで「テスト」をクリックしてください。

テストが成功した場合は、アウトプット（取得した値）を取得できます。実際の設定では、各項目に具体的な値が反映されます。
こちらの値は次の設定に活用するので、取得された内容を確認して保存しましょう。

8)フローに戻ったら、「テキストからデータから抽出する」のアイコンをクリックします

※AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
なお、<span class="mark-yellow">チームプランやサクセスプランなどの有料プランも2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。</span>
ぜひお試しください！

9)用途に合わせて「変換タイプ」を選択して、「次へ」をクリックします。

10)次に「対象のテキスト」を設定します。
Microsoft Teamsの投稿から取得するため、Microsoft Teamsのアウトプットから「メッセージ内容」を選択してください。

11)下にスクロールし、「抽出したい項目」を設定します。
以下は例ですので、任意で設定してください。

12)設定後に「テスト」を実行します！

テストが成功した場合は、先ほどの様にアウトプットが表示されます。

こちらも次の設定で活用するので、データを確認しましょう。

確認できたら、「保存する」をクリックしてください。

13)フローに戻ったら、「データベースを操作する　レコードを追加する」のアイコンをクリックします。

14)アクションは「レコードを追加する」を選択し、「データベースID」を入力して「次へ」をクリックします。

15)追加するレコードの値を入力します。
先に抽出したアウトプット情報を引用できるので、必要に応じて引用してください。
入力ができたら「テスト」をクリックし、テストが成功したら「保存」します。

16)これで【Microsoft Teamsで特定のルームに投稿した内容をGoogle スプレッドシートに追加する】というフローの完成です。‍

ステップ4: テストと確認

17)最後まで設定すると以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリック。フローボットを起動させて、一度正しく作動するか確認してください。

今回使用したテンプレートはこちら

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Microsoft TeamsやGoogle スプレッドシートを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもMicrosoft TeamsやGoogle スプレッドシートのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

Microsoft TeamsとGoogle スプレッドシートのその他の自動化例

Google スプレッドシートで追加された文章を英語に翻訳してMicrosoft Teamsへ通知したり、行が更新されたらMicrosoft Teamsに通知することができます。
さらに、該当するレコードを取得して毎日一括で通知することも可能です。

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Microsoft Teamsを活用した自動化例

Microsoft Teamsにメッセージが送信されたら追加する

手動での転記作業が不要になることで、時間の節約とヒューマンエラーの防止につながります。

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新規タスクが作成されたら、Microsoft Teamsに通知する

タスクが登録されたらスピーディーにMicrosoft Teamsへ通知が届くため、タスクの発生を見逃すことがなくなるかもしれません。

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情報が更新されたらMicrosoft Teamsで通知する

チームメンバー間の情報共有がスムーズになり、プロジェクトの進行状況を迅速に把握できます。

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Google スプレッドシートを活用した自動化例

Google スプレッドシートに行が追加されたら取引先を登録する

自動化により、手動作業で生じるミスを防ぐことができ、ツール間のデータの整合性を保つことができるでしょう。

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Google スプレッドシートで行が追加されたら、ユーザーや連絡先を追加する

手動での転記が不要となるため、入力ミスや登録漏れ、二重登録などのヒューマンエラーを防止し、情報共有がスムーズに進められます。

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まとめ

Microsoft TeamsとGoogle スプレッドシートの連携により、データの一元管理とスムーズな情報共有が可能になり、業務の効率化が期待できます。
特に、プロジェクト管理やチーム内でのコミュニケーションが円滑になる点が大きなメリットです。
また、連携にはYoomを使用することで、ノーコードで簡単に連携を設定できるため、技術的な知識がなくても誰でも簡単に利用できます。
業務の効率化や生産性の向上を目指して、ぜひ、みなさんもアプリ連携を試してみてください！