[Yoomとは]

Microsoft TeamsとGoogle スプレッドシートの連携フローの作り方

ステップ1:Yoom登録・ログインとアプリ登録

はじめにYoomの公式サイトにアクセスし、アカウント作成をお願いします。
アカウント登録済みの方はログインしてください。
Yoomのアカウント発行ページ

Yoomのアカウントにログインしたら、使用するアプリを登録します。
1)「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。

2)登録したいアプリを選択し、アプリごとに使用するアカウントでログインしてください。
1つ目のアプリが登録できたら、もう一度「新規接続」をクリックして、2つ目のアプリを登録をします。

※AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
なお、<span class="mark-yellow">チームプランやサクセスプランなどの有料プランも2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。</span>
ぜひお試しください！

3)登録ができるとマイアプリにアイコンが表示されます。
登録した2つのアプリのアイコンが表示されたかを確認をしてください。

‍ステップ2: テンプレートの選択と格納場所の準備

それでは、【Microsoft Teamsで特定のルームに投稿した内容をGoogle スプレッドシートに追加する】というフローを作成しましょう。

今回のフローではMicrosoft Teamsで特定のルームに投稿した内容を追加するGoogle スプレッドシートを事前に用意する必要があります。
特定のルームに投稿した内容から抽出した情報をどのような項目でまとめ、Google スプレッドシートに追加するのかを考えて事前に準備してください。

ステップ3:Microsoft TeamsとGoogle スプレッドシートの連携設定

1)先ほど紹介したテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックしてマイプロジェクトへコピーをします。

2)以下のような表示が出てきます。

指示にしたがって、右に「！」のついているフローのアイコンを順番にクリックし、編集していきます。
タイトルや詳細はクリックすると変更可能です。
使用しやすいように変更してください。

3)「アプリトリガー　チャンネルにメッセージが送信されたら」をクリックします。

4)アクションは「チャンネルにメッセージが送信されたら」を選択して、「次へ」をクリックします。

5)トリガーの起動間隔を選択し、必須項目の入力します。
入力できたら、「テスト」をクリック、テストが成功したら「保存」します。

6)フローに戻ったら、「テキストからデータから抽出する」のアイコンをクリックします

7)変換タイプは「データの抽出(2タスク)」を選択して、「次へ」をクリックします。

8)項目を入力します。
先に連携をしたアウトプット情報を引用できるので、必要に応じて引用してください。
入力ができたら「テスト」をクリックし、テストが成功したら「保存」します

9)フローに戻ったら、「データベースを操作する　レコードを追加する」のアイコンをクリックします。

10)アクションは「レコードを追加する」を選択し、「データベースID」を入力して「次へ」をクリックします。

11)追加するレコードの値を入力します。
先に抽出したアウトプット情報を引用できるので、必要に応じて引用してください。
入力ができたら「テスト」をクリックし、テストが成功したら「保存」します。

12)これで【Microsoft Teamsで特定のルームに投稿した内容をGoogle スプレッドシートに追加する】というフローの完成です。‍

ステップ4: テストと確認

13)最後まで設定すると以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリック。フローボットを起動させて、一度正しく作動するか確認してください。

今回使用したテンプレートはこちら

Microsoft TeamsやGoogle スプレッドシートを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもMicrosoft TeamsやGoogle スプレッドシートのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

Microsoft TeamsとGoogle スプレッドシートのその他の自動化例

Google スプレッドシートで追加された文章を英語に翻訳してMicrosoft Teamsへ通知したり、行が更新されたらMicrosoft Teamsに通知することができます。
さらに、該当するレコードを取得して毎日一括で通知することも可能です。

Microsoft Teamsを活用した自動化例

Microsoft Teamsにメッセージが送信されたら追加する

手動での転記作業が不要になることで、時間の節約とヒューマンエラーの防止につながります。

新規タスクが作成されたら、Microsoft Teamsに通知する

タスクが登録されたらスピーディーにMicrosoft Teamsへ通知が届くため、タスクの発生を見逃すことがなくなるかもしれません。

情報が更新されたらMicrosoft Teamsで通知する

チームメンバー間の情報共有がスムーズになり、プロジェクトの進行状況を迅速に把握できます。

Google スプレッドシートを活用した自動化例

Google スプレッドシートに行が追加されたら取引先を登録する

自動化により、手動作業で生じるミスを防ぐことができ、ツール間のデータの整合性を保つことができるでしょう。

Google スプレッドシートで行が追加されたら、ユーザーや連絡先を追加する

手動での転記が不要となるため、入力ミスや登録漏れ、二重登録などのヒューマンエラーを防止し、情報共有がスムーズに進められます。

Microsoft TeamsとGoogle スプレッドシートを連携するメリット

メリット1: データの一元管理

特定のルームに投稿された情報を自動的にGoogle スプレッドシートに追加することで、データの一元管理を実現できるでしょう。
例えば、プロジェクト管理において、各メンバーがMicrosoft Teamsに投稿した進捗状況やタスクの完了報告をGoogle スプレッドシートに自動的に集約することが可能になります。
このように、プロジェクトマネージャーはGoogle スプレッドシートを確認することで全体の進捗を把握しやすくなり、情報がまとまっていることで探す時間も節約できるかもしれません。

メリット2:スムーズな情報共有

Microsoft TeamsとGoogle スプレッドシートの連携によって、コミュニケーションがよりスムーズになり、チーム全体の情報共有がしやすくなることが予想されます。
例えば、Google スプレッドシートで管理しているタスクやプロジェクトの進捗状況をMicrosoft Teams内で共有しながら、メンバー間でのタスクの割り当てや進行状況の確認が行えるようになるでしょう。
今まで、2つのアプリ行き来しながら確認していた手間もなくなり、業務全体の効率化も見込めます！

まとめ

Microsoft TeamsとGoogle スプレッドシートの連携により、データの一元管理とスムーズな情報共有が可能になり、業務の効率化が期待できます。
特に、プロジェクト管理やチーム内でのコミュニケーションが円滑になる点が大きなメリットです。
また、連携にはYoomを使用することで、ノーコードで簡単に連携を設定できるため、技術的な知識がなくても誰でも簡単に利用できます。
業務の効率化や生産性の向上を目指して、ぜひ、みなさんもアプリ連携を試してみてください！