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ビジネスの効率化を図るために、自動化は有効な手段です。
受注管理とデータ分析に、NEXT ENGINEとMicrosoft Excelを利用している場合、連携によりデータの一元管理が可能となり、データ精度の向上が期待できます。
また、手入力を削減することで、ヒューマンエラーとコストの削減を同時に実現できるでしょう。
本記事では、NEXT ENGINEで受注伝票が出荷確定した際、その情報をMicrosoft Excelに自動で追加する方法を解説します。
ノーコードでこの自動化を実現できるため、業務の精度向上と効率化を図りたいときに参考にしてみてください。
受注伝票の出荷確定をMicrosoft Excelに入力する作業は、時間と手間がかかり大変な作業です。
こうした定期的に発生する繰り返し作業を自動化することで、人件費を削減し、ヒューマンリソースを最適化することにつながります。
例えば、データ入力を自動化することで、スタッフは商品ページの改善や売上の分析など、売上に直結する重要な業務に集中できるでしょう。
このようにデータ入力を自動化することでリソースを最適化できれば、コスト削減と業務効率化の同時実現が期待できます。
受注伝票を2つのツールで管理する場合、データの整合性が取れない状況が発生します。
NEXT ENGINEとMicrosoft Excelのデータが違えば、都度NEXT ENGINEで正しい情報を確認する作業が発生し、業務の進行を非効率にします。
2つのツールを連携して情報の転記を自動化すれば、データがそのまま反映されるため、データの整合性を維持しやすくなります。
例えば、Microsoft Excelに集約したデータを分析に使う場合、データ精度が分析結果に直結するため、NEXT ENGINEの情報と異なれば、間違った結果を導き出してしまいます。
こうしたミスは、データの一元管理で防止できるため、データ分析チームは自動化の導入により正確な業務進行が可能になるでしょう。
手動で出荷情報をMicrosoft Excelに転記する場合、入力ミスや漏れといったヒューマンエラーが発生するリスクがあります。
ミスが発生すれば、再度同じ作業を繰り返す必要があるため、非効率になります。
ツール同士を連携して自動化すれば、転記時のヒューマンエラーを防止でき業務精度の向上が期待できます。
例えば、売れ筋商品の場合、Microsoft Excelへ繰り返し入力する作業が多く、ミスや漏れが発生しやすいです。
しかし、自動化により正確なデータが転記されることで、人的ミスが削減し、精度が高い業務進行が可能になるでしょう。
それではここから、ノーコードツールYoomを使って、「NEXT ENGINEで受注伝票が出荷確定したらMicrosoft Excelに追加する」方法を紹介します。
[Yoomとは]
この方法は、NEXT ENGINEで受注伝票が出荷確定したことをNEXT ENGINEのAPIを利用して受け取り、Microsoft Excelが提供するAPIを用いてMicrosoft Excelに追加することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしてください。
■概要
NEXT ENGINEで受注伝票が出荷確定したらMicrosoft Excelに追加するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. 受注管理のツールとしてNEXT ENGINEを利用している方
・受注伝票の出荷確定作業を効率化したいと考えているオンラインストア運営者
・手間をかけずに受注情報をMicrosoft Excelに集約したい方
2.基幹データベースとしてMicrosoft Excelを利用している企業
・日々の受注データをシステムで一元管理し、効率的に運用したい方
・Microsoft Excelに情報を集約して、データ分析に有効活用したい方
■このテンプレートを使うメリット
「NEXT ENGINEで受注伝票が出荷確定したらMicrosoft Excelに追加する」フローを活用することで、出荷情報の管理が効率化されるというメリットがあります。
在庫や出荷状況をスピーディに把握できるようになり、即座に必要な対応にとりかかることができます。
最新の情報を保持しやすくなるため、顧客対応のスピードと正確性が向上するでしょう。
また、手動でのデータ入力作業が不要になるため、業務の効率化が図れ、コスト削減にもつながります。
■注意事項
・NEXT ENGINEとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
はじめに、NEXT ENGINEとMicrosoft ExcelをYoomに連携させるため、マイアプリに登録します。
1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。
2.続く画面で、NEXT ENGINEとMicrosoft Excelをそれぞれ検索して進むと、次の画面に遷移します。
＜NEXT ENGINEの場合＞
・NEXT ENGINEの企業IDを入力して「追加」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
※NEXT ENGINEとの連携方法の詳細は、こちらのヘルプページで解説しています。
＜Microsoft Excelの場合＞
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・サインイン後、下記画面で「同意」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
NEXT ENGINEとMicrosoft Excelを連携するためのテンプレートをコピーします。
1.下記リンクを開きます。
■概要
NEXT ENGINEで受注伝票が出荷確定したらMicrosoft Excelに追加するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. 受注管理のツールとしてNEXT ENGINEを利用している方
・受注伝票の出荷確定作業を効率化したいと考えているオンラインストア運営者
・手間をかけずに受注情報をMicrosoft Excelに集約したい方
2.基幹データベースとしてMicrosoft Excelを利用している企業
・日々の受注データをシステムで一元管理し、効率的に運用したい方
・Microsoft Excelに情報を集約して、データ分析に有効活用したい方
■このテンプレートを使うメリット
「NEXT ENGINEで受注伝票が出荷確定したらMicrosoft Excelに追加する」フローを活用することで、出荷情報の管理が効率化されるというメリットがあります。
在庫や出荷状況をスピーディに把握できるようになり、即座に必要な対応にとりかかることができます。
最新の情報を保持しやすくなるため、顧客対応のスピードと正確性が向上するでしょう。
また、手動でのデータ入力作業が不要になるため、業務の効率化が図れ、コスト削減にもつながります。
■注意事項
・NEXT ENGINEとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
2.「このテンプレートを試す」をクリックするとコピーが完了です。
フローの起点となるトリガーアクションを設定します。
このフローは、NEXT ENGINEで受注伝票が出荷確定したときにトリガーが起動します。
1.Yoom管理画面で「マイプロジェクト」を選択し、「【コピー】NEXT ENGINEで受注伝票が出荷確定したらMicrosoft Excelに追加する」をクリックします。
※テンプレートのタイトルは次の画面で任意に変更できます。
2.「アプリトリガー 受注伝票が出荷確定したら」をクリックします。
3.NEXT ENGINEと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
4.トリガーの起動間隔を設定し、テストします。
※トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分が用意されており、プランによって選択できる時間が変わります。
※選択した間隔ごとに一度、アプリ上でトリガーとなるアクションを確認し、実行された場合にフローボットが起動します。受注伝票の出荷確定をすぐにMicrosoft Excelに反映したい場合は、短い間隔の設定がおすすめです。
5.テストが成功すると、アウトプットにNEXT ENGINEから取得した情報が表示されます。
問題がなければ、保存します。
最後に、NEXT ENGINEから取得した受注伝票の情報をMicrosoft Excelに追加する設定を行います。
1.「データベースを操作する レコードを追加する」をクリックします。
2.Microsoft Excelと連携するアカウントを確認します。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
3.データベースの連携で各項目を設定します。
※ドライブID、アイテムID、シート名は、枠をクリックして表示される「候補」から選択できます。
4.追加するレコードの値を設定し、テストを行います。
※各項目は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「受注伝票が出荷確定したら」から選択します。（値は二重括弧で表示されます）これにより、受注伝票ごとに変わる内容を動的に反映できます。
※今回は、Microsoft Excelで下記データを作成したため、追加するレコードの値は上記の項目になります。
5.テストが成功すると、指定したMicrosoft Excelのシートにデータが追加されます。
問題がなければ、保存します。
6.トリガーをONにすると、以降はNEXT ENGINEで受注伝票が出荷確定したら、Microsoft Excelに自動で情報が追加されます。
紹介したフローに不明点があれば、こちらのヘルプページを確認してみてください。
■概要
NEXT ENGINEで受注伝票が出荷確定したらMicrosoft Excelに追加するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. 受注管理のツールとしてNEXT ENGINEを利用している方
・受注伝票の出荷確定作業を効率化したいと考えているオンラインストア運営者
・手間をかけずに受注情報をMicrosoft Excelに集約したい方
2.基幹データベースとしてMicrosoft Excelを利用している企業
・日々の受注データをシステムで一元管理し、効率的に運用したい方
・Microsoft Excelに情報を集約して、データ分析に有効活用したい方
■このテンプレートを使うメリット
「NEXT ENGINEで受注伝票が出荷確定したらMicrosoft Excelに追加する」フローを活用することで、出荷情報の管理が効率化されるというメリットがあります。
在庫や出荷状況をスピーディに把握できるようになり、即座に必要な対応にとりかかることができます。
最新の情報を保持しやすくなるため、顧客対応のスピードと正確性が向上するでしょう。
また、手動でのデータ入力作業が不要になるため、業務の効率化が図れ、コスト削減にもつながります。
■注意事項
・NEXT ENGINEとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
他にもNEXT ENGINEとMicrosoft Excelを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.NEXT ENGINEで入出庫情報が作成されたらMicrosoft Excelに追加する
入出庫情報をMicrosoft Excelに追加する作業は、転記ミスや漏れが発生しやすい一方、スタッフごとに作業スピードの違いは生じにくいです。
この連携により、Microsoft Excelに入出庫情報が自動登録されるため、人為的ミスを防ぎ、スタッフのリソース最適化を図れるでしょう。
■概要
NEXT ENGINEで入出庫情報が作成されたらMicrosoft Excelに追加するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. NEXT ENGINEを利用して在庫管理や出荷業務を行っている方
・在庫管理を手動で行っており、効率化を図りたい方
・出荷情報の入力に時間がかかってしまい、他の業務に支障が出ている方
2. Microsoft Excelを活用してデータ管理を行っている企業
・毎回手動でデータを入力していて、手間に感じているデータ管理者
■このテンプレートを使うメリット
NEXT ENGINEの在庫情報をMicrosoft Excelに転記して管理したい方もいると思います。
しかし、異なるアプリで同じ情報を管理すると、二重に入力する手間が発生するため、時間と労力がかかり大変です。
そこで、このテンプレートの利用をおすすめします。
NEXT ENGINEの入出庫の情報がMicrosoft Excelに自動的に追加されるため、情報入力の手間が削減されます。
また、人間の手で行う業務が減るため、人為的なミスの削減につながり、正確なデータ管理に寄与します。
■注意事項
・NEXT ENGINEとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
2.NEXT ENGINEで受注伝票が作成されたらMicrosoft Excelに追加する
受注伝票をMicrosoft Excelに登録する作業は、受注数が増加するにつれてスタッフの負担が増します。
データ入力に人件費をかけると利益率の悪化を招く恐れがありますが、この連携を利用することで人件費を抑えると同時に、業務効率の向上が期待できます。
■概要
NEXT ENGINEで受注伝票が作成されたらMicrosoft Excelに追加するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.NEXT ENGINEを利用して受注管理を行っている企業
・新しく作成された受注伝票の情報を別のツールでも管理したい方
・受注データを効率的に一元管理し、業務効率化を図りたいと考える方
2.業務ツールとしてMicrosoft Excelを活用している企業
・受注データをExcelで管理し、データ分析やレポート作成を行っている方
・手動でのデータ入力や更新に手間を感じている方
■このテンプレートを使うメリット
このテンプレートを利用すると、NEXT ENGINEで受注伝票が作成された際に、Microsoft Excelに自動的にデータが追加されます。
これにより、手動での入力作業が不要になり、業務効率が向上します。
作業時間を短縮できるため、他の業務に集中できる時間が増えるでしょう。
また、自動化により入力ミスなどのヒューマンエラーが減少します。
正確なデータ管理につながるため、データの不備が原因で会社の損失につながるリスクを未然に防ぐことができます。
■注意事項
・NEXT ENGINEとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
3.NEXT ENGINEで受注伝票が出荷確定したらSlackに通知する
受注伝票の出荷確定をメールで確認する作業にはタイムラグが生じるため、効率的な業務進行が難しくなります。
この連携を利用して受注伝票の出荷確定をSlackに自動通知することで、スムーズな業務進行が可能になるでしょう。
■概要
NEXT ENGINEで受注伝票が出荷確定したら、Slackで任意のチャンネルに伝票情報を通知します。
通知先のチャンネルやメッセージ内容は自由に変更してください。
■注意事項
・NEXT ENGINEとSlackをYoomと連携してください。
NEXT ENGINEで受注伝票が出荷確定した後、Microsoft Excelに手動でデータ登録する作業は、担当者の負担になり、ヒューマンエラーが発生するリスクがあります。
また、ツール間で整合性が取れない事態が発生し、無駄な確認作業に工数をかけてしまうことがあります。
しかし、ツール同士を連携すれば、NEXT ENGINEからMicrosoft Excelへ自動でデータを登録できます。
これにより、業務の効率化と精度向上が実現できるでしょう。
NEXT ENGINEとMicrosoft Excelの連携は、Yoomの利用によりプログラミング不要で実現できます。
本記事で紹介した手順を参考に、ぜひ自社の業務改善に役立ててみてください。
