NEXT ENGINEとMicrosoft Excelを連携して、NEXT ENGINEで受注伝票が出荷確定したらMicrosoft Excelに追加する方法

ステップ1：NEXT ENGINEとMicrosoft Excelをマイアプリ連携

‍はじめに、NEXT ENGINEとMicrosoft ExcelをYoomに連携させるため、マイアプリに登録します。

1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。

2.続く画面で、NEXT ENGINEとMicrosoft Excelをそれぞれ検索して進むと、次の画面に遷移します。

＜NEXT ENGINEの場合＞

・NEXT ENGINEの企業IDを入力して「追加」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
※NEXT ENGINEとの連携方法の詳細は、こちらのヘルプページで解説しています。

＜Microsoft Excelの場合＞

‍※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

・サインイン後、下記画面で「同意」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。

ステップ2：テンプレートのコピー

NEXT ENGINEとMicrosoft Excelを連携するためのテンプレートをコピーします。

1.下記リンクを開きます。

2.「このテンプレートを試す」をクリックするとコピーが完了です。

ステップ3：トリガーとなるNEXT ENGINEの設定

フローの起点となるトリガーアクションを設定します。
このフローは、NEXT ENGINEで受注伝票が出荷確定したときにトリガーが起動します。

1.Yoom管理画面で「マイプロジェクト」を選択し、「【コピー】NEXT ENGINEで受注伝票が出荷確定したらMicrosoft Excelに追加する」をクリックします。
※テンプレートのタイトルは次の画面で任意に変更できます。

2.「アプリトリガー 受注伝票が出荷確定したら」をクリックします。

3.NEXT ENGINEと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

4.トリガーの起動間隔を設定し、テストします。
※トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分が用意されており、プランによって選択できる時間が変わります。
※選択した間隔ごとに一度、アプリ上でトリガーとなるアクションを確認し、実行された場合にフローボットが起動します。受注伝票の出荷確定をすぐにMicrosoft Excelに反映したい場合は、短い間隔の設定がおすすめです。

5.テストが成功すると、アウトプットにNEXT ENGINEから取得した情報が表示されます。
問題がなければ、保存します。

ステップ4：Microsoft Excelに追加する設定

最後に、NEXT ENGINEから取得した受注伝票の情報をMicrosoft Excelに追加する設定を行います。

1.「データベースを操作する レコードを追加する」をクリックします。

2.Microsoft Excelと連携するアカウントを確認します。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

3.データベースの連携で各項目を設定します。
※ドライブID、アイテムID、シート名は、枠をクリックして表示される「候補」から選択できます。

4.追加するレコードの値を設定し、テストを行います。
※各項目は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「受注伝票が出荷確定したら」から選択します。（値は二重括弧で表示されます）これにより、受注伝票ごとに変わる内容を動的に反映できます。

※今回は、Microsoft Excelで下記データを作成したため、追加するレコードの値は上記の項目になります。

5.テストが成功すると、指定したMicrosoft Excelのシートにデータが追加されます。
問題がなければ、保存します。

6.トリガーをONにすると、以降はNEXT ENGINEで受注伝票が出荷確定したら、Microsoft Excelに自動で情報が追加されます。

紹介したフローに不明点があれば、こちらのヘルプページを確認してみてください。

NEXT ENGINEとMicrosoft Excelを使ったその他の自動化例

他にもNEXT ENGINEとMicrosoft Excelを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.NEXT ENGINEで入出庫情報が作成されたらMicrosoft Excelに追加する

入出庫情報をMicrosoft Excelに追加する作業は、転記ミスや漏れが発生しやすい一方、スタッフごとに作業スピードの違いは生じにくいです。
この連携により、Microsoft Excelに入出庫情報が自動登録されるため、人為的ミスを防ぎ、スタッフのリソース最適化を図れるでしょう。

2.NEXT ENGINEで受注伝票が作成されたらMicrosoft Excelに追加する

受注伝票をMicrosoft Excelに登録する作業は、受注数が増加するにつれてスタッフの負担が増します。
データ入力に人件費をかけると利益率の悪化を招く恐れがありますが、この連携を利用することで人件費を抑えると同時に、業務効率の向上が期待できます。

3.NEXT ENGINEで受注伝票が出荷確定したらSlackに通知する

受注伝票の出荷確定をメールで確認する作業にはタイムラグが生じるため、効率的な業務進行が難しくなります。
この連携を利用して受注伝票の出荷確定をSlackに自動通知することで、スムーズな業務進行が可能になるでしょう。

まとめ

NEXT ENGINEで受注伝票が出荷確定した後、Microsoft Excelに手動でデータ登録する作業は、担当者の負担になり、ヒューマンエラーが発生するリスクがあります。
また、ツール間で整合性が取れない事態が発生し、無駄な確認作業に工数をかけてしまうことがあります。
しかし、ツール同士を連携すれば、NEXT ENGINEからMicrosoft Excelへ自動でデータを登録できます。
これにより、業務の効率化と精度向上が実現できるでしょう。
NEXT ENGINEとMicrosoft Excelの連携は、Yoomの利用によりプログラミング不要で実現できます。
本記事で紹介した手順を参考に、ぜひ自社の業務改善に役立ててみてください。