・
ビジネスの効率化を図るために、自動化は有効な手段です。
受注管理とデータ分析に、NEXT ENGINEとMicrosoft Excelを利用している場合、連携によりデータの一元管理が可能となり、データ精度の向上が期待できます。
また、手入力を削減することで、ヒューマンエラーとコストの削減を同時に実現できるでしょう。
本記事では、NEXT ENGINEで受注伝票が出荷確定した際、その情報をMicrosoft Excelに自動で追加する方法を解説します。
ノーコードでこの自動化を実現できるため、業務の精度向上と効率化を図りたいときに参考にしてみてください。
受注伝票の出荷確定をMicrosoft Excelに入力する作業は、時間と手間がかかり大変な作業です。
こうした定期的に発生する繰り返し作業を自動化することで、人件費を削減し、ヒューマンリソースを最適化することにつながります。
例えば、データ入力を自動化することで、スタッフは商品ページの改善や売上の分析など、売上に直結する重要な業務に集中できるでしょう。
このようにデータ入力を自動化することでリソースを最適化できれば、コスト削減と業務効率化の同時実現が期待できます。
受注伝票を2つのツールで管理する場合、データの整合性が取れない状況が発生します。
NEXT ENGINEとMicrosoft Excelのデータが違えば、都度NEXT ENGINEで正しい情報を確認する作業が発生し、業務の進行を非効率にします。
2つのツールを連携して情報の転記を自動化すれば、データがそのまま反映されるため、データの整合性を維持しやすくなります。
例えば、Microsoft Excelに集約したデータを分析に使う場合、データ精度が分析結果に直結するため、NEXT ENGINEの情報と異なれば、間違った結果を導き出してしまいます。
こうしたミスは、データの一元管理で防止できるため、データ分析チームは自動化の導入により正確な業務進行が可能になるでしょう。
手動で出荷情報をMicrosoft Excelに転記する場合、入力ミスや漏れといったヒューマンエラーが発生するリスクがあります。
ミスが発生すれば、再度同じ作業を繰り返す必要があるため、非効率になります。
ツール同士を連携して自動化すれば、転記時のヒューマンエラーを防止でき業務精度の向上が期待できます。
例えば、売れ筋商品の場合、Microsoft Excelへ繰り返し入力する作業が多く、ミスや漏れが発生しやすいです。
しかし、自動化により正確なデータが転記されることで、人的ミスが削減し、精度が高い業務進行が可能になるでしょう。
それではここから、ノーコードツールYoomを使って、「NEXT ENGINEで受注伝票が出荷確定したらMicrosoft Excelに追加する」方法を紹介します。
[Yoomとは]
この方法は、NEXT ENGINEで受注伝票が出荷確定したことをNEXT ENGINEのAPIを利用して受け取り、Microsoft Excelが提供するAPIを用いてMicrosoft Excelに追加することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしてください。
はじめに、NEXT ENGINEとMicrosoft ExcelをYoomに連携させるため、マイアプリに登録します。
1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。
2.続く画面で、NEXT ENGINEとMicrosoft Excelをそれぞれ検索して進むと、次の画面に遷移します。
＜NEXT ENGINEの場合＞
・NEXT ENGINEの企業IDを入力して「追加」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
※NEXT ENGINEとの連携方法の詳細は、こちらのヘルプページで解説しています。
＜Microsoft Excelの場合＞
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・サインイン後、下記画面で「同意」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
NEXT ENGINEとMicrosoft Excelを連携するためのテンプレートをコピーします。
1.下記リンクを開きます。
2.「このテンプレートを試す」をクリックするとコピーが完了です。
フローの起点となるトリガーアクションを設定します。
このフローは、NEXT ENGINEで受注伝票が出荷確定したときにトリガーが起動します。
1.Yoom管理画面で「マイプロジェクト」を選択し、「【コピー】NEXT ENGINEで受注伝票が出荷確定したらMicrosoft Excelに追加する」をクリックします。
※テンプレートのタイトルは次の画面で任意に変更できます。
2.「アプリトリガー 受注伝票が出荷確定したら」をクリックします。
3.NEXT ENGINEと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
4.トリガーの起動間隔を設定し、テストします。
※トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分が用意されており、プランによって選択できる時間が変わります。
※選択した間隔ごとに一度、アプリ上でトリガーとなるアクションを確認し、実行された場合にフローボットが起動します。受注伝票の出荷確定をすぐにMicrosoft Excelに反映したい場合は、短い間隔の設定がおすすめです。
5.テストが成功すると、アウトプットにNEXT ENGINEから取得した情報が表示されます。
問題がなければ、保存します。
最後に、NEXT ENGINEから取得した受注伝票の情報をMicrosoft Excelに追加する設定を行います。
1.「データベースを操作する レコードを追加する」をクリックします。
2.Microsoft Excelと連携するアカウントを確認します。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
3.データベースの連携で各項目を設定します。
※ドライブID、アイテムID、シート名は、枠をクリックして表示される「候補」から選択できます。
4.追加するレコードの値を設定し、テストを行います。
※各項目は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「受注伝票が出荷確定したら」から選択します。（値は二重括弧で表示されます）これにより、受注伝票ごとに変わる内容を動的に反映できます。
※今回は、Microsoft Excelで下記データを作成したため、追加するレコードの値は上記の項目になります。
5.テストが成功すると、指定したMicrosoft Excelのシートにデータが追加されます。
問題がなければ、保存します。
6.トリガーをONにすると、以降はNEXT ENGINEで受注伝票が出荷確定したら、Microsoft Excelに自動で情報が追加されます。
紹介したフローに不明点があれば、こちらのヘルプページを確認してみてください。
他にもNEXT ENGINEとMicrosoft Excelを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.NEXT ENGINEで入出庫情報が作成されたらMicrosoft Excelに追加する
入出庫情報をMicrosoft Excelに追加する作業は、転記ミスや漏れが発生しやすい一方、スタッフごとに作業スピードの違いは生じにくいです。
この連携により、Microsoft Excelに入出庫情報が自動登録されるため、人為的ミスを防ぎ、スタッフのリソース最適化を図れるでしょう。
2.NEXT ENGINEで受注伝票が作成されたらMicrosoft Excelに追加する
受注伝票をMicrosoft Excelに登録する作業は、受注数が増加するにつれてスタッフの負担が増します。
データ入力に人件費をかけると利益率の悪化を招く恐れがありますが、この連携を利用することで人件費を抑えると同時に、業務効率の向上が期待できます。
3.NEXT ENGINEで受注伝票が出荷確定したらSlackに通知する
受注伝票の出荷確定をメールで確認する作業にはタイムラグが生じるため、効率的な業務進行が難しくなります。
この連携を利用して受注伝票の出荷確定をSlackに自動通知することで、スムーズな業務進行が可能になるでしょう。
NEXT ENGINEで受注伝票が出荷確定した後、Microsoft Excelに手動でデータ登録する作業は、担当者の負担になり、ヒューマンエラーが発生するリスクがあります。
また、ツール間で整合性が取れない事態が発生し、無駄な確認作業に工数をかけてしまうことがあります。
しかし、ツール同士を連携すれば、NEXT ENGINEからMicrosoft Excelへ自動でデータを登録できます。
これにより、業務の効率化と精度向上が実現できるでしょう。
NEXT ENGINEとMicrosoft Excelの連携は、Yoomの利用によりプログラミング不要で実現できます。
本記事で紹介した手順を参考に、ぜひ自社の業務改善に役立ててみてください。
.avif)
.png)
.avif)
