NEXT ENGINEとMicrosoft Excelを連携して、NEXT ENGINEで受注伝票が作成されたらMicrosoft Excelに追加する方法

NEXT ENGINEとMicrosoft Excelの連携フローの作り方

Yoomを使ってNEXT ENGINEとMicrosoft Excelを連携するフローは、次の4つのプロセスで進めます。

• NEXT ENGINEとMicrosoft Excelをマイアプリ登録
• テンプレートをコピー
• フローの起点となるNEXT ENGINEのトリガー設定、その後に続くMicrosoft Excelの設定
• トリガーボタンをONにして、NEXT ENGINEとMicrosoft Excelの連携動作を確認

ステップ1：NEXT ENGINEとMicrosoft Excelをマイアプリ連携

はじめに、NEXT ENGINEとMicrosoft ExcelをYoomに連携させるため、マイアプリに登録します。

1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。

2.続く画面で、NEXT ENGINEとMicrosoft Excelをそれぞれ検索して進むと、次の画面に遷移します。

＜NEXT ENGINEの場合＞

・「NEXT ENGINEの企業ID」を入力し、「追加」をクリックすると、マイアプリに登録完了です。
※NEXT ENGINEとの連携方法の詳細については、こちらのヘルプページを確認してください。

＜Microsoft Excelの場合＞
‍※Microsoft 365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。ご利用の環境によって（一般法人向けプランに加入していない場合）認証がうまくいかない可能性がありますので、ご留意ください。

・サインイン後、下記画面で「同意」をクリックすると、マイアプリに登録完了です。

ステップ2：テンプレートのコピー

NEXT ENGINEとMicrosoft Excelを連携するテンプレートをコピーします。

1.下記リンクを開きます。

2.「このテンプレートを試す」をクリックするとコピーが完了です。

ステップ3：トリガーとなるNEXT ENGINEの設定

フローの起点となるトリガーアクションを設定します。
このフローでは、NEXT ENGINEでの受注伝票の作成がトリガーになります。

1.Yoom管理画面の「マイプロジェクト」を選択し、「【コピー】NEXT ENGINEで受注伝票が作成されたらMicrosoft Excelに追加する」をクリックします。
※テンプレートのタイトルは次の画面で任意に変更できます。

2.「アプリトリガー 受注伝票情報が作成されたら」をクリックします。

3.NEXT ENGINEと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

4.トリガーの起動間隔を設定し、テストします。
※トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分が用意されており、プランによって選択できる時間が変わります。
※選択した間隔ごとに一度、アプリ上でトリガーとなるアクションを確認し、アクションが実行された場合にフローボットが起動します。受注伝票情報をMicrosoft Excelにすぐに反映したい場合は、短い間隔の設定がおすすめです。

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5.テストが成功すると、アウトプットにNEXT ENGINEから取得した情報が表示され、その後問題がなければ保存します。

ステップ4：Microsoft Excelに登録する設定

最後に、NEXT ENGINEから取得した受注伝票情報をMicrosoft Excelに登録する設定をします。

1.「データベースを操作する レコードを追加する」をクリックします。

2.Microsoft Excelと連携するアカウントを確認します。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

3.Microsoft Excelに情報を登録するため、「データベースの連携」の各項目を設定して次へ進みます。
※「ファイルの保存場所」はプルダウンから選択します。他の項目は、枠をクリックして表示される「候補」から選択できます。「テーブル範囲」は直接入力します。

4.「追加するレコードの値」を設定し、テストします。
各項目は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「受注伝票情報が作成されたら」の中から選択すると、受注伝票ごとに変わる値を動的に反映できます。

5.テストが成功したら、設定を保存します。
※テストをクリックすると、実際にMicrosoft Excelにデータが登録されます。

6.トリガーをONにすると、以降はNEXT ENGINEで受注伝票が作成されると自動でMicrosoft Excelに情報が登録されます。

紹介したフローに不明点があれば、こちらのヘルプページを参考にしてください。

NEXT ENGINEとMicrosoft Excelを使ったその他の自動化例

他にもNEXT ENGINEとMicrosoft Excelを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.NEXT ENGINEで入出庫情報が作成されたらMicrosoft Excelに追加する

この連携により、入出庫情報がMicrosoft Excelに自動で追加され、情報入力の手間が削減されます。
また、人為的なミス削減につながり、正確なデータ管理が可能になるでしょう。

2.NEXT ENGINEで受注伝票が出荷確定したらMicrosoft Excelに追加する

受注伝票が出荷確定した際、Microsoft Excelに自動で追加されることで、メンバーへの出荷確定情報の共有がスムーズになるでしょう。
その結果、チーム全体の業務効率向上が期待できます。

3.NEXT ENGINEで受注伝票が出荷確定したらSlackに通知する

メールのみに出荷確定の通知を依存する場合は、確認が遅れてしまうことがあります。
しかし、受注伝票の出荷確定がSlackに自動通知されれば、出荷状況を素早く把握できるようになるでしょう。

まとめ

NEXT ENGINEとMicrosoft Excelの連携により、受注伝票のデータを自動でMicrosoft Excelに追加でき、業務効率、データの正確性が向上するでしょう。
手動入力の工数が多く、入力ミスが発生しやすい場合、この連携は大きなメリットがあり、業務の信頼性を高めることにつながります。
また、部門間での情報共有の円滑化にも貢献するため、チーム全体の業務効率が向上し、リソースの最適化が実現するでしょう。
NEXT ENGINEとMicrosoft Excelの連携は、Yoomを活用することでノーコードで簡単に導入できます。
この機会に業務の最適化を図ってみてください。