NEXT ENGINEとMicrosoft Excelを連携して、NEXT ENGINEで入出庫情報が作成されたらMicrosoft Excelに自動追加する方法

NEXT ENGINEとMicrosoft Excelの連携方法

フロー完成までの作業は以下のように進めていきます。

・NEXT ENGINEとMicrosoft Excelをマイアプリ連携
・テンプレートのコピー
・NEXT ENGINEのトリガー設定とMicrosoft Excelの設定
・トリガーをONにし、実際の起動を確認

それでは、連携させるアプリの新規接続を行なっていきましょう。

・NEXT ENGINEとMicrosoft Excelをマイアプリ連携

(1)まずはNEXT ENGINEをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からNEXT ENGINEを検索してください。

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(2NEXT ENGINEのアプリアイコンが出てきますので、そちらをクリックします。

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(3)「NEXT ENGINEの企業ID」を入力し、［追加］をクリックします。
まずは、1つ目のNEXT ENGINEが接続できました。
NEXT ENGINEの連携方法の詳細は、こちらの記事もご確認ください。

(4)次にMicrosoft Excelのアプリ連携を行います。
NEXT ENGINEのマイアプリ登録と同様に、Microsoft Excelを選択します。

(5)Microsoft Excelのアプリアイコンをクリック後、サインイン画面に移行しますが、必要な操作はなく、そのままサインインすることで接続が完了します。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

認証が正常に行われると、Yoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。

・テンプレートのコピー

Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。

テンプレートがコピーされるので、「OK」ボタンをクリックします。

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Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。

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設定フローは、2つです。

・NEXT ENGINEのトリガー設定

(1)まず、NEXT ENGINEのアプリトリガーを設定します。

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Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】NEXT ENGINEで入出庫情報が作成されたらMicrosoft Excelに追加する」をクリックしてください。

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クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。

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(2)まずはトリガーとなる「入出庫情報が作成されたら」をクリックします。

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(3)連携するNEXT ENGINEのアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。

(4)次の画面で「トリガーの起動間隔」を入力していきましょう。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分から任意のものを選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって異なるため、注意が必要です。

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(5)情報を入力後［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックしましょう。
なお、このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することができます。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。

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・Microsoft Excelの設定

(1)最後に、2つ目のアクション「レコードを追加する」をクリックしましょう。

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(2)連携したいMicrosoft Excelアカウントの情報を入力後、スクロールして「データベースの連携」の項目を埋めていきます。
以下の画像のように連携したアカウントから情報を引用できます。
（例として、「ファイルの保存場所」から「ドライブID」の情報を引用しています。）

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(3)「アイテムID」などの項目も情報の引用が可能です。
項目入力後、［次へ］をクリックします。

(4)次の画面でMicrosoft Excelの指定したテーブルに、新しいレコードを追加する設定を行います。
「追加するレコードの値」の項目を入力していきましょう。
例として、以下の画像は、前ステップで取得したアウトプット「店舗コード」、「商品コード」、「入出庫日」を引用したものです。

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(5)情報を入力後、［テスト］をクリックし、問題なければ［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です。

・トリガーをON

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。

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今回使用したテンプレートはこちら

NEXT ENGINEを使ったその他の自動化例

他にもNEXT ENGINEを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。

NEXT ENGINEで受注伝票が出荷確定したらGoogle スプレッドシートに伝票情報を連携する

NEXT ENGINEで受注伝票が出荷確定後、Google スプレッドシートに自動的に伝票情報を反映します。
入力作業の手間と時間が削減できますので、担当者の負担軽減にもつながります。

NEXT ENGINEで受注伝票が登録されたらkintoneに情報を連携する

NEXT ENGINEの受注伝票情報をkintoneでも管理している企業や店舗におすすめのテンプレートです。
NEXT ENGINE側で受注伝票を登録後に、kintoneアプリに自動的に伝票情報を反映するので、入力・転記ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができるでしょう。

NEXT ENGINEで受注伝票が出荷確定したらSlackに通知する

Slackでチームメンバーに商品の伝票のステータスを通知している企業や店舗におすすめのフローです。
NEXT ENGINEで受注伝票が出荷が確定したら、Slackの任意のチャンネルに伝票情報を通知するので、担当チームのメンバーは、その内容を迅速に確認・把握できるようになります。
共有情報の漏れによる状況認識のズレを抑えることにもつながるでしょう。

まとめ

今回紹介したNEXT ENGINEとMicrosoft Excelのアプリ連携により、在庫管理や売上集計の効率化が実現します。
また、手作業の手間と時間の削減により、業務の正確性が向上し、ヒューマンエラーのリスクも低減します。
自動化による業務改善で担当者の負担を軽減し、作業の質を高め、さらなるビジネスの成長へつなげられるでしょう。

この記事で紹介した手順を参考に、ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。