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ECサイトや在庫管理を担当する企業では、日々の入出庫情報を正確かつ迅速に管理することが求められます。
重要な業務ですが、NEXT ENGINEの入出庫情報を手動でNotionに転記している場合、時間と労力がかかります。
そこで本記事では、NEXT ENGINEとNotionを連携して、NEXT ENGINEで入出庫情報が作成されたら自動でNotionに追加する方法をご紹介します。
データの手入力や転記作業を削減し、業務効率を高めましょう。
NEXT ENGINEとNotionの連携による業務自動化は、手作業によるデータ入力や転記作業を大幅に削減します。
これにより、日々のルーティン業務に割かれていた時間を他の業務に充てることが可能となり、人件費や作業時間の削減が期待できます。
例えば、EC事業を行う企業では、商品の入出庫データをNEXT ENGINEとNotionの両方に手作業で入力していたため、ミスが発生しやすく、修正作業に多くの時間がかかっていました。
しかし、このプロセスを自動化することで、社員が煩雑な事務作業から解放され、商品ページの改善やマーケティング施策といった付加価値の高い業務に集中できるようになるでしょう。
さらに、情報更新のスピードが向上するため、正確な最新のデータを活用した迅速な意思決定が可能となり、全体的な業務効率の向上が期待できます。
従来、複数のシステムを使用してデータを手動で管理していた場合、システム操作やデータ入力のルールを一から教える必要があり、特に複雑な手順では教育期間が長引くことがあるでしょう。
しかし、入出庫データがNEXT ENGINEからNotionに自動で同期されることで、新しい従業員が覚えるべき作業が簡略化できます。
例えば、倉庫スタッフはNEXT ENGINEで入出庫作業を行うだけで、在庫データが自動的にNotionに反映されるため、タスク管理や報告書作成に必要な情報をNotionで一括して確認できます。
これにより、ツールごとに異なる操作方法を学ぶ時間が不要となり、新人スタッフでも短期間で業務に慣れることが可能です。
また、ツール間の切り替えによる混乱やミスが防止されるため、運用効率の向上にも寄与するでしょう。
NEXT ENGINEとNotionを連携することで、業務プロセスの透明性を向上できます。
入出庫情報が自動的にNotionに追加されるため、在庫データや関連するタスクが一元的に可視化され、全員が最新の情報を共有できます。
これにより、情報の漏れや伝達ミスを防ぎ、業務の進捗状況を迅速に把握することが可能となるでしょう。
例えば、物流チームが商品を出庫した際、その情報がタイムリーにNotionの在庫管理ページに反映されることで、営業チームが最新の在庫状況を確認し、適切な受注対応を行えます。
このように、プロセスが明確になることで、各部署間の連携が強化され、業務全体がスムーズに進行するでしょう。
それではここからノーコードツールYoomを使って、NEXT ENGINEで入出庫情報が作成されたらNotionに追加する方法をご説明します。
[Yoomとは]
NEXT ENGINEのAPIを利用して入出庫情報を受け取り、
Notionの提供するAPIを用いてデータベースにNEXT ENGINEの入出庫情報を追加することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は、以下のプロセスです。
一緒に設定していきましょう!
■概要
NEXT ENGINEで作成した入出庫情報を、都度Notionに手作業でコピー＆ペーストしていませんか？このような手作業は、時間がかかるだけでなく、入力ミスや転記漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用することで、NEXT ENGINEで入出庫情報が作成されると、自動でNotionのデータベースに情報が追加されるため、こうした手間やミスを解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、ご利用中のNEXT ENGINEとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。
企業IDはこちらを参考に設定してください。
続いてNotionと連携します。
まずは、データベースの作成をしてください。(ヘッダーなどの細かい設定は後ほど行ってください。)
ログインが完了したら、アクセスしたいページのチェックをお願いします。
(後のデータベース連携で、追加したいページを表示するためです。)
NEXT ENGINEとNotionがマイアプリに連携されていればOKです。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
■概要
NEXT ENGINEで作成した入出庫情報を、都度Notionに手作業でコピー＆ペーストしていませんか？このような手作業は、時間がかかるだけでなく、入力ミスや転記漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用することで、NEXT ENGINEで入出庫情報が作成されると、自動でNotionのデータベースに情報が追加されるため、こうした手間やミスを解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Yoomをお使いの方はログインして、初めての方は会員登録をお願いします。
そのまま進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされています。
テンプレート名は、必要に応じて変更してください。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。
それでは、アプリトリガーを設定していきます。
「入出庫情報が作成されたら」を選択しましょう。
タイトルは、任意で変更してください。
連携するアカウント情報の確認をしたら、次に進みます。
必須項目を入力してください。
ここでNEXT ENGINEにテスト入出庫情報を作成してください。
作成が完了したらフローボットに戻り、テストを行いましょう。
アウトプットに入出庫情報が反映したら保存します。
(アウトプットの項目名をNotionのヘッダーに設定すると、わかりやすいです。)
続いて「レコードを追加する」をクリックしましょう。
こちらも連携するアカウント情報の確認をお願いします。
データベースの連携を行います。
次に進み、追加するレコードの値をアウトプットから選択していきます。
残りの項目も同様に設定しましょう。
こちらもテストし、成功したら保存します。
ここまでお疲れ様でした。
プログラミングに詳しくない私でも、簡単に進めることができました。
今回使用したフローボットはこちら↓
■概要
NEXT ENGINEで作成した入出庫情報を、都度Notionに手作業でコピー＆ペーストしていませんか？このような手作業は、時間がかかるだけでなく、入力ミスや転記漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用することで、NEXT ENGINEで入出庫情報が作成されると、自動でNotionのデータベースに情報が追加されるため、こうした手間やミスを解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
その他にも、YoomにはNEXT ENGINEを使ったテンプレートがあるので、いくつかご紹介します!
1.NEXT ENGINEで入出庫情報が作成されたらGoogle スプレッドシートに追加するフローです。
こちらは入出庫情報をGoogle スプレッドシートで管理している方におすすめです。
自動化することで入力作業の手間が省け、効率的に作業が進められますね。
■概要
NEXT ENGINEで入出庫情報が作成されたらGoogle スプレッドシートに追加するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. NEXT ENGINEを利用して在庫管理を行っている方
・日々の入出庫データを効率的に管理したいと考えている方
・手動作業によるデータ入力ミスを減らし、業務をスムーズに進めたい方
2. Google スプレッドシートを活用してチームで情報共有を行っている方
・迅速に在庫情報を確認し、チーム全員で最新のデータを共有したい方
・手作業の手間を省き、自動的にデータを更新したい方
■このテンプレートを使うメリット
NEXT ENGINEとGoogle スプレッドシートを連携することで、入出庫情報を自動的にGoogle スプレッドシートに追加できます。
これにより、手動でデータを入力する手間が省け、業務の効率化が図れます。
また、スピーディに入出庫情報が更新されるため、常に最新の情報を確認することができます。
これにより、在庫管理の精度が向上し、在庫不足や過剰在庫のリスクを減少させることができるでしょう。
■注意事項
・NEXT ENGINEとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
2.NEXT ENGINEで受注伝票が出荷確定したらMicrosoft Excelに追加するフローです。
こちらは出荷確定した受注伝票をMicrosoft Excelで管理している方におすすめです。
NEXT ENGINEとMicrosoft Excel間の作業を減らすことができます。
■概要
NEXT ENGINEで受注伝票が出荷確定したらMicrosoft Excelに追加するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. 受注管理のツールとしてNEXT ENGINEを利用している方
・受注伝票の出荷確定作業を効率化したいと考えているオンラインストア運営者
・手間をかけずに受注情報をMicrosoft Excelに集約したい方
2.基幹データベースとしてMicrosoft Excelを利用している企業
・日々の受注データをシステムで一元管理し、効率的に運用したい方
・Microsoft Excelに情報を集約して、データ分析に有効活用したい方
■このテンプレートを使うメリット
「NEXT ENGINEで受注伝票が出荷確定したらMicrosoft Excelに追加する」フローを活用することで、出荷情報の管理が効率化されるというメリットがあります。
在庫や出荷状況をスピーディに把握できるようになり、即座に必要な対応にとりかかることができます。
最新の情報を保持しやすくなるため、顧客対応のスピードと正確性が向上するでしょう。
また、手動でのデータ入力作業が不要になるため、業務の効率化が図れ、コスト削減にもつながります。
■注意事項
・NEXT ENGINEとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
3.NEXT ENGINEで受注伝票が出荷確定したらSlackに通知するフローです。
こちらは出荷確定した受注伝票の通知を自動化できます。
Slackのチャンネルにメッセージを送信するため、チームメンバーが会社内にいなくても情報を共有できます。
■概要
NEXT ENGINEで受注伝票が出荷確定したら、Slackで任意のチャンネルに伝票情報を通知します。
通知先のチャンネルやメッセージ内容は自由に変更してください。
■注意事項
・NEXT ENGINEとSlackをYoomと連携してください。
今回は「NEXT ENGINEで入出庫情報が作成されたらNotionに追加する」フローボットを紹介しました。
NEXT ENGINEとNotionを連携することで、データの一元管理と業務プロセスの自動化が実現できます。
また、手作業によるミスの削減や業務効率の向上、新人教育の簡略化など、多くのメリットが得られるでしょう。
特にYoomを活用すれば、専門知識がなくてもノーコードでこれらの連携ができます。
ぜひこの機会に、業務効率化の一歩を踏み出してみてはいかがでしょうか。
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