ホットプロファイルとAIデータ抽出機能を連携して、メールの署名情報をAIで抽出し、ホットプロファイルに登録または担当者に確認する方法

営業やマーケティング担当者にとって、日々のメール処理の中で顧客情報の整理は欠かせません。
署名には名前や役職、会社名、電話番号など、営業活動に重要なデータが含まれていますが、それらを毎回手作業で抽出し、リードとして登録するのは非常に手間がかかる作業です。
メールの量が増えると、こうした作業にさらに多くの時間が取られ、効率が下がってしまうこともあります。
こうした課題に対して、AIを活用した署名情報の自動抽出とホットプロファイルへの登録が役立ちます。
この記事では、AIを活用してメール署名を自動でホットプロファイルに登録する方法を紹介します。

メールから自動でホットプロファイルにリード登録するメリット

メリット1: 時間の削減

例えば、これまで手動でリード登録や通知を行っていた場合、自動化によって大幅な時間の節約が可能です。
担当者がこれに費やしていた時間を削減し、その分を顧客対応や商談に集中させることができます。
さらに、チーム全体で一貫したデータ利用が進むため、効率的な意思決定や戦略策定が可能になります。

メリット2: 情報管理の効率化

AIによる自動化で、手作業のデータ入力が大幅に軽減されます。
これにより、正確な情報が効率よく管理でき、手入力に費やしていた時間を、顧客対応や商談準備などの本質的な業務に充てることができます。
営業チーム全体が、より高いパフォーマンスを発揮できる環境が整うでしょう。

[Yoomとは]

メールから自動でホットプロファイルにリード登録するフローの作り方

ここでは「メールの署名情報をAIで抽出し、リード登録するか担当者に確認後にホットプロファイルに登録する」フローの設定についてご紹介します。
このフローテンプレートには、テキストからデータを抽出するというAIオペレーションが含まれており、チームプラン以上で利用可能です。
詳細は「データの抽出（2タスク）」の設定方法をご確認ください。
Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを作成してください。

ステップ1: Yoomにログイン

(1)下記のバナーの「詳細を見る」から、「このテンプレートを試してみる」をクリックしてください。

(2)ワークスペースの一覧から、任意のプロジェクトを選択します。
コピーしたテンプレートはプロジェクト一覧の「マイプロジェクト」に格納されています。そちらをご確認ください。
(3)以下の画面が表示されたら、ステップ2に進んでください。

ステップ2: ホットプロファイルの設定

(1)画面左側にある「マイアプリ」をクリック
(2)画面右側に表示される「+新規接続」をクリック

(3)アプリの一覧からホットプロファイルを選択
(4)新規登録画面の指示に従って、下記を設定

アカウント名
アクセストークン
ドメイン

(5)「追加」をクリックし、マイアプリ登録が完了です。
(6)プロジェクト一覧から「マイプロジェクト」をクリック

(7)コピーしたテンプレートをクリック
(8)フローの一覧画面の右上にある「編集する」をクリックし、ステップ3に進んでください。

ステップ3: トリガーとアクションの設定

(1)フローの一覧画面から「メールトリガー」をクリック

(2)タイトルを設定し、受信用アドレスの作成には任意で入力し、「次へ」をクリック

(3)メールトリガーをテストします。
下記を参考にして、メールトリガーに必要な設定をおこなってください。‍

「テスト」をクリックし、テスト成功になったら「保存する」をクリック
(4)「テキストからデータを抽出する」をクリック

(5)タイトルを設定し、変換タイプは「データの抽出(2タスク)」が選択されていることを確認、「次へ」をクリック
※詳細は「データの抽出（2タスク）」の設定方法をご確認ください。

(6)詳細を設定する画面で、対象のテキストを指定します。
入力欄を一度クリックするとアウトプットが表示されるので、「メールを受信したら」の中から本文を選択して進めます。

(7)抽出したい項目には、ホットプロファイルに登録したい項目をテキストで入力してください。
「テスト」をクリックし、テスト成功になったら「保存する」をクリック

(8)「アプリと連携する」をクリック

(9)タイトルを設定し、アクションは「リードを検索」が選択されていることを確認、「次へ」をクリック

(10)API接続設定する画面で、検索条件を指定します。
検索項目は、プルダウンメニューの中から該当するものを選択してください。
1つ前の「テキストからデータを抽出する」で取得したアウトプットから署名のメールアドレスを選択して進めます。
「テスト」をクリックし、テスト成功になったら「保存する」をクリック

(11)「分岐」をクリック

(12)分岐条件を指定する画面で、タイトル、分岐対象のアウトプット、分岐条件を設定します。設定が完了したら「保存する」をクリック
※詳細は「分岐する」の設定方法をご確認ください。

(13)「承認を依頼する」をクリック

(14)承認の詳細を記載画面で、タイトル、承認者、承認内容の詳細、承認完了条件、差し戻し先のオペレーションを設定します。
承認内容の詳細には、担当者に宛にリード登録するかを促す文章にします。
ここでもアウトプットを利用することが出来ます。設定が完了したら「保存する」をクリック

(15)「担当者へ対応を依頼する」をクリック

(16)対応の詳細を記載画面で、タイトル、担当者、対応を依頼する内容の詳細、入力フォームを設定します。
今回は既存設定のまま進めるので「次へ」をクリック

(17)入力フォームのサンプル値の設定画面で、会社IDを設定します。
設定が完了したら「保存する」をクリック

(18)「アプリと連携する」をクリック

(19)タイトルを設定し、アクションは「リードを登録」が選択されていることを確認、「次へ」をクリック

(20)API接続設定する画面で、必須項目を設定します。会社IDと姓は、アウトプットから任意で選択してください。
必須項目以外で設定が必要な場合は任意で設定をお願いします。

(21)「テスト」でエラーが出なければ、「保存する」をクリック
(22)以下の画面が表示されたら、「トリガーをON」をクリック

お疲れ様でした！今回紹介したフローボットのテンプレートは、Yoomに登録することで利用可能です。

その他のホットプロファイルを使った自動化の例の紹介

今回ご紹介した連携フロー以外にもホットプロファイルの自動化フローを3つ紹介します。

1. 名刺情報登録の自動化
メールの署名情報をAIで抽出し、名刺情報として登録するかどうかを担当者が確認したうえで、ホットプロファイルに登録するフローです。名刺交換の機会が多い営業担当者にとって、手作業による名刺データの整理が大幅に効率化されることで、正確な情報管理が可能になります。

2. リード情報の報告登録自動化
メール受信時にリード情報があれば、自動的にホットプロファイルの報告機能に登録されるフローです。リード関連のやり取りが多い方にとって、報告書作成のプロセスが簡略化され、時間効率が向上することが期待できます。情報が共有され報告業務の負担が軽減されるため、魅力的です。

3. タスク管理の自動化
ホットプロファイルで期限付きのタスクを設定すると、自動でGoogleカレンダーに登録されるフローです。これによりカレンダーへの手動入力の手間がなくなり、タスク管理がさらにスムーズに行えるでしょう。多忙な担当者にとって、予定の見落としを防ぎ、一貫したスケジュール管理が可能です。

まとめ

この自動化によって、営業やマーケティングの業務が効率化され、常に正確な顧客データを基に効果的なアプローチが可能になります。
今こそ、Yoomを使って営業やマーケティング業務をよりシンプルに、そして効率的に改善してみませんか？
まずは無料で試して、効果を実感してください！
‍