メール署名から自動でホットプロファイルにリード登録する方法

(2)ワークスペースの一覧から、任意のプロジェクトを選択します。
コピーしたテンプレートはプロジェクト一覧の「マイプロジェクト」に格納されています。そちらをご確認ください。
(3)以下の画面が表示されたら、ステップ2に進んでください。

ステップ2: ホットプロファイルの設定

(1)画面左側にある「マイアプリ」をクリック
(2)画面右側に表示される「+新規接続」をクリック

(3)アプリの一覧からホットプロファイルを選択
(4)新規登録画面の指示に従って、下記を設定

• アカウント名
• アクセストークン
• ドメイン

(5)「追加」をクリックし、マイアプリ登録が完了です。
(6)プロジェクト一覧から「マイプロジェクト」をクリック

(7)コピーしたテンプレートをクリック
(8)フローの一覧画面の右上にある「編集する」をクリックし、ステップ3に進んでください。

ステップ3: トリガーとアクションの設定

(1)フローの一覧画面から「メールトリガー」をクリック

(2)タイトルを設定し、受信用アドレスの作成には任意で入力し、「次へ」をクリック

(3)メールトリガーをテストします。
下記を参考にして、メールトリガーに必要な設定をおこなってください。‍

• ‍Gmailからメールを転送し、メールトリガーを起動する方法
• ‍Microsoft Outlookからメールを転送し、メールトリガーを起動する方法‍

「テスト」をクリックし、テスト成功になったら「保存する」をクリック
(4)「テキストからデータを抽出する」をクリック

(5)タイトルを設定し、変換タイプは「データの抽出(2タスク)」が選択されていることを確認、「次へ」をクリック
※詳細は「データの抽出（2タスク）」の設定方法をご確認ください。

(6)詳細を設定する画面で、対象のテキストを指定します。
入力欄を一度クリックするとアウトプットが表示されるので、「メールを受信したら」の中から本文を選択して進めます。

(7)抽出したい項目には、ホットプロファイルに登録したい項目をテキストで入力してください。
「テスト」をクリックし、テスト成功になったら「保存する」をクリック

(8)「アプリと連携する」をクリック

(9)タイトルを設定し、アクションは「リードを検索」が選択されていることを確認、「次へ」をクリック

(10)API接続設定する画面で、検索条件を指定します。
検索項目は、プルダウンメニューの中から該当するものを選択してください。
1つ前の「テキストからデータを抽出する」で取得したアウトプットから署名のメールアドレスを選択して進めます。
「テスト」をクリックし、テスト成功になったら「保存する」をクリック

(11)「分岐」をクリック

(12)分岐条件を指定する画面で、タイトル、分岐対象のアウトプット、分岐条件を設定します。設定が完了したら「保存する」をクリック
※詳細は「分岐する」の設定方法をご確認ください。

(13)「承認を依頼する」をクリック

(14)承認の詳細を記載画面で、タイトル、承認者、承認内容の詳細、承認完了条件、差し戻し先のオペレーションを設定します。
承認内容の詳細には、担当者に宛にリード登録するかを促す文章にします。
ここでもアウトプットを利用することが出来ます。設定が完了したら「保存する」をクリック

(15)「担当者へ対応を依頼する」をクリック

(16)対応の詳細を記載画面で、タイトル、担当者、対応を依頼する内容の詳細、入力フォームを設定します。
今回は既存設定のまま進めるので「次へ」をクリック

(17)入力フォームのサンプル値の設定画面で、会社IDを設定します。
設定が完了したら「保存する」をクリック

(18)「アプリと連携する」をクリック

(19)タイトルを設定し、アクションは「リードを登録」が選択されていることを確認、「次へ」をクリック

(20)API接続設定する画面で、必須項目を設定します。会社IDと姓は、アウトプットから任意で選択してください。
必須項目以外で設定が必要な場合は任意で設定をお願いします。

(21)「テスト」でエラーが出なければ、「保存する」をクリック
(22)以下の画面が表示されたら、「トリガーをON」をクリック

お疲れ様でした！今回紹介したフローボットのテンプレートは、Yoomに登録することで利用可能です。

その他のホットプロファイルを使った自動化の例の紹介

今回ご紹介した連携フロー以外にもホットプロファイルの自動化フローを3つ紹介します。

1. 名刺情報登録の自動化 
メールの署名情報をAIで抽出し、名刺情報として登録するかどうかを担当者が確認したうえで、ホットプロファイルに登録するフローです。名刺交換の機会が多い営業担当者にとって、手作業による名刺データの整理が大幅に効率化されることで、正確な情報管理が可能になります。

2. リード情報の報告登録自動化 
メール受信時にリード情報があれば、自動的にホットプロファイルの報告機能に登録されるフローです。リード関連のやり取りが多い方にとって、報告書作成のプロセスが簡略化され、時間効率が向上することが期待できます。情報が共有され報告業務の負担が軽減されるため、魅力的です。

3. タスク管理の自動化
ホットプロファイルで期限付きのタスクを設定すると、自動でGoogleカレンダーに登録されるフローです。これによりカレンダーへの手動入力の手間がなくなり、タスク管理がさらにスムーズに行えるでしょう。多忙な担当者にとって、予定の見落としを防ぎ、一貫したスケジュール管理が可能です。

まとめ

この自動化によって、営業やマーケティングの業務が効率化され、常に正確な顧客データを基に効果的なアプローチが可能になります。  
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