SalesforceとOCRを連携して、発送伝票の情報をOCRで読み取り、Salesforceに格納する方法

ステップ1：Salesforceをマイアプリ連携

最初に、スムーズに自動化設定を行うために、今回使用するSalesforceをYoomのマイアプリに登録しましょう。

・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合、設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなるため、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

Yoomの管理画面の左側から「マイアプリ」を選択し、「新規接続」をクリックしてください。

検索窓に「Salesforce」と入力してアプリを選択します。
次に、表示された画面でSalesforceにログインし、アクセス確認画面で「許可」をクリックします。

Yoomの画面に「マイアプリを登録しました」と表示されたら、Yoom側での設定は完了です。
また、Yoomと連携するために、Salesforce側でも一部設定が必要です。Salesforce側での設定手順はこちらをご確認ください。

ステップ2：フローボットのテンプレートをコピー

Yoomにログインした状態で、以下のテンプレートの「試してみる」をクリックしてください。

ワークスペースには、自動的にテンプレートがコピーされます。
以下の画面が表示されたら「OK」をクリックして、フローボットの設定を進めていきましょう。

ステップ3：トリガーとなる発送伝票添付フォームを作成

まず、フローのトリガーとなる、発送伝票を受け取るためのフォームを作成しましょう。
フローボットの「発送伝票添付フォーム」をクリックしてください。

フォームの作成ページに遷移します。お好みでテキストなどを編集しましょう。
右上の「プレビューページ」ボタンから、完成イメージを確認しながら作成できます。

デフォルトで設定されているフォームをそのまま使用することも可能です。（以下、デフォルトのプレビュー画像）

フォームの作成が完了したら「次へ」をクリックします。
以下の「フォームの表示確認と詳細設定」ページで、フォームの表示を確認しましょう。

問題なければ「保存する」をクリックし、フォームの設定は完了です。

ステップ4：OCR機能でデータを読み取るアクションを設定

次に、YoomのOCR機能を使って、発送伝票の画像から文字データを読み取るアクションを設定します。
フローボットの「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。

・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

以下のページで「次へ」をクリックします。

以下の「詳細を設定」ページで、ファイルの添付方法、抽出したい項目、使用するAIを設定してください。
ファイルの添付方法：「ファイルをアップロード」を選び、テスト用に発送伝票の画像を添付してください。
抽出したい項目：デフォルトでは依頼主とお届け先それぞれの「郵便番号・電話TEL・住所・氏名」をOCRで取得するように設定されています。

使用するAI：ChatGPTかClaudeから選択できます。
・Claudeを使用する場合、最大20ページまで読み取りが可能です。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態） https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合、エラーが発生しますのでご注意ください。

設定が完了したら「テスト」をクリックし、添付した発送伝票からテキストがアウトプットとして読み取れているか確認してください。
問題なければ「保存する」をクリックし、OCR機能のアクション設定を完了させましょう。

ステップ5：Salesforceのアクションを設定

次に、OCRで読み取った発送伝票の情報を、Salesforceに登録するアクションを設定します。
フローボットの「レコードを追加する」をクリックしてください。

以下の「データベースの連携」ページで、連携アカウントを確認し、案内に従ってマイドメインURL、オブジェクトのAPI参照名を設定してください。

設定が完了したら「次へ」をクリックすると、「データベース操作の詳細設定」ページに遷移します。
Salesforceに追加したい発送伝票の情報を設定しましょう。

以下の画像のように、設定したい項目の欄をクリックし、「画像・PDFから文字を読み取る」のアウトプットの中から選択してください。

設定が完了したら「保存する」をクリックしてください。
これで、Salesforceのアクション設定は完了です。

ステップ6：トリガーをONにし、フローボットの起動準備完了

これでフローボット稼働の準備が整いました。
「全ての設定が完了しました！」と表示されたら、「トリガーをON」をクリックしてください。お疲れ様でした！

これで、フォームに発送伝票の画像を添付すると、OCRで読み取った情報が自動的にSalesforceに追加されます。

その他のSalesforceとOCR機能を使った自動化の例

他にもSalesforceとOCR機能を使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1. 名刺データをOCRで読み取りSalesforceに格納

「貰った名刺の情報をデジタル化したいけれど、量が多くて入力が大変…」と悩んでいる方は必見です。
この自動化フローを使えば、<span class="mark-yellow">名刺を撮影してアップロードするだけで、OCRにより素早く情報を抽出し、Salesforceのリードオブジェクトに自動登録されます。</span>
スマホで撮影した画像にも対応しているため、外出先で簡単に利用でき、営業活動の効率向上が期待できます。

2. Gmailで受信した名刺画像をOCRで読み取り、Salesforceの取引先責任者として登録しGmailでお礼メールを送信する

この自動化フローを導入すると、手作業での入力に時間を取られることなく、Gmailで受信した名刺画像をOCR機能で読み取り、Salesforceに取引先責任者を自動で登録されます。
さらに、自動でお礼メールを送信できるため、顧客への迅速なフォローアップがシームレスに行えます。
<span class="mark-yellow">名刺情報の一元管理に加え、営業プロセスの効率化と顧客接点の強化も図ることができます。</span>

3. 名刺データをOCRで読み取りSalesforceに格納しChatworkに通知する

本記事で紹介したフローに、Chatworkに通知するアクションを追加した自動化フローです。
手動での情報入力の手間が省けるだけでなく、<span class="mark-yellow">Chatworkで瞬時に情報共有できるため、チーム全体で顧客情報を迅速に把握できます。</span>
名刺情報の管理とコミュニケーション効率の向上、両方の観点で大きなメリットがあります。

SalesforceとOCR機能の連携メリットと具体例

メリット1: 転記作業の負担軽減で業務効率アップ

発送伝票のデータ入力は、物流・小売・製造業界において膨大な時間を要する業務の一つ。従来の方法だと、担当者が手作業で伝票の情報（伝票番号、配送先、品目、数量など）をシステムへ転記する必要があり、企業によっては1日数百件以上処理することもあります。
しかし、この自動化フローを活用すれば、伝票をスキャンするだけでデータを自動的に読み取り、Salesforceにすぐに格納できます。

これにより、入力作業時間を大幅に削減し、担当者は付加価値の高い業務に集中できます。繁忙期や緊急対応時でも迅速に処理でき、業務全体の生産性向上につながります。

メリット2: 自動化により人的エラーを回避し、正確性アップ

手作業によるデータ入力は、数字の誤入力、桁数ミス、配送先住所の誤記など、ヒューマンエラーが発生しやすいという課題があります。特に、大量の伝票を処理する場合、短時間で入力を完了させるプレッシャーがかかり、ミスが発生しやすくなります。
しかし、この自動化フローを導入すれば、伝票データを正確にデジタル化し、Salesforceへ自動登録するため、人的ミスをほぼゼロに抑えることができます。

誤配送のリスクが軽減されるだけでなく、入力ミスによるデータ修正作業や問い合わせ対応の負担も削減でき、全体的な業務品質の向上が期待できます。

メリット3: 顧客対応のスピードアップで業務負担を軽減

顧客からの問い合わせ対応において、「荷物の発送状況を知りたい」というリクエストは頻繁に発生します。担当者が発送伝票を探し、システムに手動で入力して状況を確認する方法だと、回答に時間がかかりますよね。
この自動化フローを活用すれば、Salesforceに格納された発送情報をすぐに検索できるため、問い合わせ対応をスムーズに行うことができます。

例えば、顧客から「荷物が届かない」と問い合わせがあった場合は、過去の発送伝票データをすぐに確認し、正確なステータスを迅速に提供できます。これにより、顧客対応の負担が軽減されるとともに、クレームの発生を抑えることにもつながります。

まとめ

いかがでしたか？本記事では、OCR機能を活用して発送伝票を読み取り、Salesforceに自動的に情報を登録する自動化フローについてご紹介しました。
OCR機能を活用することで、手動による入力ミスや作業時間を削減でき、業務の効率性とデータの正確性の大幅な向上につながります。
また、今まで手動で行っていた作業を自動化することで、より重要なタスクに注力でき、企業全体の生産性を高めることが期待できます。

フローはノーコードで設定可能なので、プログラミングの専門知識がなくて諦めていた方でも、簡単に自動化を導入することが可能です。
ぜひ自動化を活用して、皆様の業務改善にお役立てください！