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SalesforceとOCRを連携して、発送伝票の情報をOCRで読み取り、Salesforceに格納する方法
物流や小売、製造業に携わる皆様、発送伝票の入力作業に手間を感じたことはありませんか？
特に、発送伝票を手作業で処理している企業では、時間と労力がかかり、人的ミスも発生しやすいという課題を抱えていることが多いです。
そこで今回は、OCR（画像データのテキスト部分を読み取り、文字データに変換する技術）を活用し、発送伝票の情報を自動的に読み取り、Salesforceに格納する方法を紹介します。
この自動化を導入すると、データ入力の手間を大幅に削減でき、スタッフがより価値のある業務に集中できる環境を整えることができます。
本記事では、プログラミング不要で簡単に自動化できる設定手順を解説します。物流や製造業での業務効率化を目指す方は、ぜひご活用ください！
こんな方におすすめ
- Salesforceを活用しているが、発送情報の登録・管理に課題を感じている方
- 物流・小売・製造業で、大量の発送伝票を手作業で処理している方
- ミスが発生しやすい発送伝票の入力業務を自動化し、データの正確性と業務スピードを向上させたい方
- 顧客対応業務で、発送情報の検索・問い合わせ対応に時間がかかっている方
- データ入力の精度を向上させ、発送ミスや人的エラーを削減したい方
それではここからノーコードツールYoomを使い、発送伝票の情報をOCRで読み取ってSalesforceに格納する方法を説明します。
[Yoomとは]
SalesforceとOCR機能を使って発送伝票の情報を自動化する方法
Yoomが提供するOCRのAI機能を活用して発送伝票の情報を読み取り、Salesforceが提供するAPIを用いて情報を追加することで実現することができます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回のフローは、以下のプロセスで設定していきます。
- Salesforceをマイアプリ連携
- フローボットのテンプレートをコピー
- トリガーとなる発送伝票添付フォームを作成
- OCRとSalesforceのアクションを設定
- トリガーをONにし、フローボットの起動準備完了
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしてください。
■概要
発送伝票を一枚一枚確認し、手作業でSalesforceに転記する作業は、時間がかかるだけでなく、入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームに発送伝票のファイルをアップロードするだけで、OCR機能が自動で情報を読み取り、Salesforceへデータを格納するため、こうした手作業による課題を解消し、業務の正確性と速度を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 発送伝票の情報を手作業でSalesforceに入力しており、業務を効率化したい方
- 手入力による転記ミスをなくし、顧客データの正確性を高めたいと考えているチームリーダーの方
- 紙媒体の情報をデータ化し、Salesforceを中心とした業務フローの自動化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- OCR機能が発送伝票の情報を自動で読み取りSalesforceへ格納するため、これまで手入力に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 手作業によるデータの転記が不要になることで、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、発送伝票のファイルをアップロードするためのフォームを作成します。
- 続いて、オペレーションでOCR機能を選択し、フォームからアップロードされた発送伝票の画像やPDFファイルを読み取るよう設定します。
- 最後に、オペレーションでSalesforceの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報をSalesforceの各項目に格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーで作成するフォームは、ファイルアップロード欄以外にも、補足情報を入力するテキストボックスなどを自由に追加・編集できます。
- OCR機能では、発送伝票の中から読み取りたい項目（例：お届け先、品名、日付など）を任意で指定することが可能です。
- Salesforceにレコードを追加する際、OCRで読み取ったどの情報をSalesforceのどの項目に格納するかを自由にマッピング設定できます。
■注意事項
- SalesforceとYoomを連携してください。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
■概要
発送伝票を一枚一枚確認し、手作業でSalesforceに転記する作業は、時間がかかるだけでなく、入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームに発送伝票のファイルをアップロードするだけで、OCR機能が自動で情報を読み取り、Salesforceへデータを格納するため、こうした手作業による課題を解消し、業務の正確性と速度を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 発送伝票の情報を手作業でSalesforceに入力しており、業務を効率化したい方
- 手入力による転記ミスをなくし、顧客データの正確性を高めたいと考えているチームリーダーの方
- 紙媒体の情報をデータ化し、Salesforceを中心とした業務フローの自動化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- OCR機能が発送伝票の情報を自動で読み取りSalesforceへ格納するため、これまで手入力に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 手作業によるデータの転記が不要になることで、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、発送伝票のファイルをアップロードするためのフォームを作成します。
- 続いて、オペレーションでOCR機能を選択し、フォームからアップロードされた発送伝票の画像やPDFファイルを読み取るよう設定します。
- 最後に、オペレーションでSalesforceの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報をSalesforceの各項目に格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーで作成するフォームは、ファイルアップロード欄以外にも、補足情報を入力するテキストボックスなどを自由に追加・編集できます。
- OCR機能では、発送伝票の中から読み取りたい項目（例：お届け先、品名、日付など）を任意で指定することが可能です。
- Salesforceにレコードを追加する際、OCRで読み取ったどの情報をSalesforceのどの項目に格納するかを自由にマッピング設定できます。
■注意事項
- SalesforceとYoomを連携してください。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
ステップ1：Salesforceをマイアプリ連携
最初に、スムーズに自動化設定を行うために、今回使用するSalesforceをYoomのマイアプリに登録しましょう。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合、設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなるため、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Yoomの管理画面の左側から「マイアプリ」を選択し、「新規接続」をクリックしてください。
検索窓に「Salesforce」と入力してアプリを選択します。
次に、表示された画面でSalesforceにログインし、アクセス確認画面で「許可」をクリックします。
Yoomの画面に「マイアプリを登録しました」と表示されたら、Yoom側での設定は完了です。
また、Yoomと連携するために、Salesforce側でも一部設定が必要です。Salesforce側での設定手順はこちらをご確認ください。
ステップ2：フローボットのテンプレートをコピー
Yoomにログインした状態で、以下のテンプレートの「試してみる」をクリックしてください。
■概要
発送伝票を一枚一枚確認し、手作業でSalesforceに転記する作業は、時間がかかるだけでなく、入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームに発送伝票のファイルをアップロードするだけで、OCR機能が自動で情報を読み取り、Salesforceへデータを格納するため、こうした手作業による課題を解消し、業務の正確性と速度を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 発送伝票の情報を手作業でSalesforceに入力しており、業務を効率化したい方
- 手入力による転記ミスをなくし、顧客データの正確性を高めたいと考えているチームリーダーの方
- 紙媒体の情報をデータ化し、Salesforceを中心とした業務フローの自動化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- OCR機能が発送伝票の情報を自動で読み取りSalesforceへ格納するため、これまで手入力に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 手作業によるデータの転記が不要になることで、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、発送伝票のファイルをアップロードするためのフォームを作成します。
- 続いて、オペレーションでOCR機能を選択し、フォームからアップロードされた発送伝票の画像やPDFファイルを読み取るよう設定します。
- 最後に、オペレーションでSalesforceの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報をSalesforceの各項目に格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーで作成するフォームは、ファイルアップロード欄以外にも、補足情報を入力するテキストボックスなどを自由に追加・編集できます。
- OCR機能では、発送伝票の中から読み取りたい項目（例：お届け先、品名、日付など）を任意で指定することが可能です。
- Salesforceにレコードを追加する際、OCRで読み取ったどの情報をSalesforceのどの項目に格納するかを自由にマッピング設定できます。
■注意事項
- SalesforceとYoomを連携してください。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
■概要
発送伝票を一枚一枚確認し、手作業でSalesforceに転記する作業は、時間がかかるだけでなく、入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームに発送伝票のファイルをアップロードするだけで、OCR機能が自動で情報を読み取り、Salesforceへデータを格納するため、こうした手作業による課題を解消し、業務の正確性と速度を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 発送伝票の情報を手作業でSalesforceに入力しており、業務を効率化したい方
- 手入力による転記ミスをなくし、顧客データの正確性を高めたいと考えているチームリーダーの方
- 紙媒体の情報をデータ化し、Salesforceを中心とした業務フローの自動化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- OCR機能が発送伝票の情報を自動で読み取りSalesforceへ格納するため、これまで手入力に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 手作業によるデータの転記が不要になることで、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、発送伝票のファイルをアップロードするためのフォームを作成します。
- 続いて、オペレーションでOCR機能を選択し、フォームからアップロードされた発送伝票の画像やPDFファイルを読み取るよう設定します。
- 最後に、オペレーションでSalesforceの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報をSalesforceの各項目に格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーで作成するフォームは、ファイルアップロード欄以外にも、補足情報を入力するテキストボックスなどを自由に追加・編集できます。
- OCR機能では、発送伝票の中から読み取りたい項目（例：お届け先、品名、日付など）を任意で指定することが可能です。
- Salesforceにレコードを追加する際、OCRで読み取ったどの情報をSalesforceのどの項目に格納するかを自由にマッピング設定できます。
■注意事項
- SalesforceとYoomを連携してください。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
ワークスペースには、自動的にテンプレートがコピーされます。
以下の画面が表示されたら「OK」をクリックして、フローボットの設定を進めていきましょう。
ステップ3：トリガーとなる発送伝票添付フォームを作成
まず、フローのトリガーとなる、発送伝票を受け取るためのフォームを作成しましょう。
フローボットの「発送伝票添付フォーム」をクリックしてください。
フォームの作成ページに遷移します。お好みでテキストなどを編集しましょう。
右上の「プレビューページ」ボタンから、完成イメージを確認しながら作成できます。
デフォルトで設定されているフォームをそのまま使用することも可能です。（以下、デフォルトのプレビュー画像）
フォームの作成が完了したら「次へ」をクリックします。
以下の「フォームの表示確認と詳細設定」ページで、フォームの表示を確認しましょう。
問題なければ「保存する」をクリックし、フォームの設定は完了です。
ステップ4：OCR機能でデータを読み取るアクションを設定
次に、YoomのOCR機能を使って、発送伝票の画像から文字データを読み取るアクションを設定します。
フローボットの「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
以下のページで「次へ」をクリックします。
以下の「詳細を設定」ページで、ファイルの添付方法、抽出したい項目、使用するAIを設定してください。
ファイルの添付方法：「ファイルをアップロード」を選び、テスト用に発送伝票の画像を添付してください。
抽出したい項目：デフォルトでは依頼主とお届け先それぞれの「郵便番号・電話TEL・住所・氏名」をOCRで取得するように設定されています。
使用するAI：ChatGPTかClaudeから選択できます。
・Claudeを使用する場合、最大20ページまで読み取りが可能です。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態） https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合、エラーが発生しますのでご注意ください。
設定が完了したら「テスト」をクリックし、添付した発送伝票からテキストがアウトプットとして読み取れているか確認してください。
問題なければ「保存する」をクリックし、OCR機能のアクション設定を完了させましょう。
ステップ5：Salesforceのアクションを設定
次に、OCRで読み取った発送伝票の情報を、Salesforceに登録するアクションを設定します。
フローボットの「レコードを追加する」をクリックしてください。
以下の「データベースの連携」ページで、連携アカウントを確認し、案内に従ってマイドメインURL、オブジェクトのAPI参照名を設定してください。
設定が完了したら「次へ」をクリックすると、「データベース操作の詳細設定」ページに遷移します。
Salesforceに追加したい発送伝票の情報を設定しましょう。
以下の画像のように、設定したい項目の欄をクリックし、「画像・PDFから文字を読み取る」のアウトプットの中から選択してください。
設定が完了したら「保存する」をクリックしてください。
これで、Salesforceのアクション設定は完了です。
ステップ6：トリガーをONにし、フローボットの起動準備完了
これでフローボット稼働の準備が整いました。
「全ての設定が完了しました！」と表示されたら、「トリガーをON」をクリックしてください。お疲れ様でした！
これで、フォームに発送伝票の画像を添付すると、OCRで読み取った情報が自動的にSalesforceに追加されます。
■概要
発送伝票を一枚一枚確認し、手作業でSalesforceに転記する作業は、時間がかかるだけでなく、入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームに発送伝票のファイルをアップロードするだけで、OCR機能が自動で情報を読み取り、Salesforceへデータを格納するため、こうした手作業による課題を解消し、業務の正確性と速度を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 発送伝票の情報を手作業でSalesforceに入力しており、業務を効率化したい方
- 手入力による転記ミスをなくし、顧客データの正確性を高めたいと考えているチームリーダーの方
- 紙媒体の情報をデータ化し、Salesforceを中心とした業務フローの自動化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- OCR機能が発送伝票の情報を自動で読み取りSalesforceへ格納するため、これまで手入力に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 手作業によるデータの転記が不要になることで、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、発送伝票のファイルをアップロードするためのフォームを作成します。
- 続いて、オペレーションでOCR機能を選択し、フォームからアップロードされた発送伝票の画像やPDFファイルを読み取るよう設定します。
- 最後に、オペレーションでSalesforceの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報をSalesforceの各項目に格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーで作成するフォームは、ファイルアップロード欄以外にも、補足情報を入力するテキストボックスなどを自由に追加・編集できます。
- OCR機能では、発送伝票の中から読み取りたい項目（例：お届け先、品名、日付など）を任意で指定することが可能です。
- Salesforceにレコードを追加する際、OCRで読み取ったどの情報をSalesforceのどの項目に格納するかを自由にマッピング設定できます。
■注意事項
- SalesforceとYoomを連携してください。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
■概要
発送伝票を一枚一枚確認し、手作業でSalesforceに転記する作業は、時間がかかるだけでなく、入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームに発送伝票のファイルをアップロードするだけで、OCR機能が自動で情報を読み取り、Salesforceへデータを格納するため、こうした手作業による課題を解消し、業務の正確性と速度を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 発送伝票の情報を手作業でSalesforceに入力しており、業務を効率化したい方
- 手入力による転記ミスをなくし、顧客データの正確性を高めたいと考えているチームリーダーの方
- 紙媒体の情報をデータ化し、Salesforceを中心とした業務フローの自動化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- OCR機能が発送伝票の情報を自動で読み取りSalesforceへ格納するため、これまで手入力に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 手作業によるデータの転記が不要になることで、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、発送伝票のファイルをアップロードするためのフォームを作成します。
- 続いて、オペレーションでOCR機能を選択し、フォームからアップロードされた発送伝票の画像やPDFファイルを読み取るよう設定します。
- 最後に、オペレーションでSalesforceの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報をSalesforceの各項目に格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーで作成するフォームは、ファイルアップロード欄以外にも、補足情報を入力するテキストボックスなどを自由に追加・編集できます。
- OCR機能では、発送伝票の中から読み取りたい項目（例：お届け先、品名、日付など）を任意で指定することが可能です。
- Salesforceにレコードを追加する際、OCRで読み取ったどの情報をSalesforceのどの項目に格納するかを自由にマッピング設定できます。
■注意事項
- SalesforceとYoomを連携してください。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
その他のSalesforceとOCR機能を使った自動化の例
他にもSalesforceとOCR機能を使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1. 名刺データをOCRで読み取りSalesforceに格納
「貰った名刺の情報をデジタル化したいけれど、量が多くて入力が大変…」と悩んでいる方は必見です。
この自動化フローを使えば、名刺を撮影してアップロードするだけで、OCRにより素早く情報を抽出し、Salesforceのリードオブジェクトに自動登録されます。
スマホで撮影した画像にも対応しているため、外出先で簡単に利用でき、営業活動の効率向上が期待できます。
■概要展示会や商談で受け取った大量の名刺、その後のデータ入力に手間を感じていませんか。一枚一枚手作業で入力するのは時間がかかる上、入力ミスも発生しがちです。 このワークフローを活用すれば、フォームに名刺画像をアップロードするだけで、OCR機能が情報を自動で読み取り、Salesforceに顧客データとして格納します。名刺管理の手間を省き、スムーズな営業活動の開始をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方- 受け取った名刺をSalesforceへ手作業で入力している営業担当者の方
- 名刺のデータ化作業に時間がかかり、コア業務に集中できない方
- OCR機能を活用し、手入力による情報登録のミスをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- 名刺画像をアップロードするだけでSalesforceに自動で格納されるため、これまで手作業に費やしていたデータ入力の時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、会社名や連絡先などの入力間違いや漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ- はじめに、SalesforceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、名刺画像をアップロードするためのフォームを作成します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、フォームからアップロードされた名刺画像から文字情報を抽出するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでSalesforceの「レコードを追加する」アクションを選択し、OCR機能で抽出した情報を任意の項目に格納するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- フォームトリガー機能では、名刺画像のアップロード項目以外に、担当者名などのテキスト項目を任意で追加・編集することが可能です。
- OCR機能では、名刺画像から読み取りたい項目（会社名、氏名、メールアドレスなど）を任意で設定できます。
- Salesforceにレコードを追加する際、OCRで読み取った情報をどの項目に格納するかを自由に設定できるほか、固定のテキストなどを入力することも可能です。
■注意事項- SalesforceとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでファイルを使用する際は、「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- データベースを操作するオペレーションで、レコード追加や更新を行う際は、Salesforceの入力形式に沿って設定を行ってください。例えば、Salesforceの入力形式が選択式かつ英語入力の場合、選択肢に存在しない値や異なる言語で入力した値はエラーとなりますのでご注意ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- 受け取った名刺をSalesforceへ手作業で入力している営業担当者の方
- 名刺のデータ化作業に時間がかかり、コア業務に集中できない方
- OCR機能を活用し、手入力による情報登録のミスをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 名刺画像をアップロードするだけでSalesforceに自動で格納されるため、これまで手作業に費やしていたデータ入力の時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、会社名や連絡先などの入力間違いや漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、名刺画像をアップロードするためのフォームを作成します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、フォームからアップロードされた名刺画像から文字情報を抽出するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでSalesforceの「レコードを追加する」アクションを選択し、OCR機能で抽出した情報を任意の項目に格納するよう設定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガー機能では、名刺画像のアップロード項目以外に、担当者名などのテキスト項目を任意で追加・編集することが可能です。
- OCR機能では、名刺画像から読み取りたい項目（会社名、氏名、メールアドレスなど）を任意で設定できます。
- Salesforceにレコードを追加する際、OCRで読み取った情報をどの項目に格納するかを自由に設定できるほか、固定のテキストなどを入力することも可能です。
■注意事項
- SalesforceとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでファイルを使用する際は、「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- データベースを操作するオペレーションで、レコード追加や更新を行う際は、Salesforceの入力形式に沿って設定を行ってください。例えば、Salesforceの入力形式が選択式かつ英語入力の場合、選択肢に存在しない値や異なる言語で入力した値はエラーとなりますのでご注意ください。
2. Gmailで受信した名刺画像をOCRで読み取り、Salesforceの取引先責任者として登録しGmailでお礼メールを送信する
この自動化フローを導入すると、手作業での入力に時間を取られることなく、Gmailで受信した名刺画像をOCR機能で読み取り、Salesforceに取引先責任者を自動で登録されます。
さらに、自動でお礼メールを送信できるため、顧客への迅速なフォローアップがシームレスに行えます。
名刺情報の一元管理に加え、営業プロセスの効率化と顧客接点の強化も図ることができます。
■概要
名刺交換後に発生するSalesforceへの手入力作業や、お礼メールの送信に手間や時間を取られていませんか。手作業での対応は、入力ミスや送信漏れなどのヒューマンエラーを引き起こす原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Gmailで名刺画像を受信するだけでOCRが情報を読み取り、Salesforceへの登録からお礼メールの送信までを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 名刺情報を手作業でSalesforceに入力しており、業務を効率化したい営業担当者の方
- お礼メールの送信遅延や対応漏れを防ぎ、顧客対応の質を向上させたいと考えている方
- 営業プロセスのDXを推進し、チーム全体の生産性を高めたいと考えているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- 名刺情報の読み取りからSalesforce登録、お礼メール送信までの一連の作業が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業による転記ミスやメールの送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確で迅速な顧客対応を実現します。
■フローボットの流れ
- GmailとSalesforceをYoomと連携します。
- トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定します。名刺画像が添付されたメールに、この設定したラベルを付けるとフローが起動します。
- オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件を満たす場合のみ後続の処理に進むようにします。
- OCR機能でメールに添付された名刺画像を読み取り、会社名や氏名、メールアドレスなどのテキスト情報を抽出します。
- Salesforceの「取引先責任者として登録」アクションを設定し、OCR機能で抽出した情報を基に新しい取引先責任者を作成します。
- 続けてSalesforceのアクションで名刺画像をアップロードし、作成したレコードと紐付けます。
- 最後にGmailの「メールを送る」アクションで、登録した連絡先宛にお礼メールを自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローを起動させるきっかけとなるメールラベルを任意で指定できます。
- 分岐機能では、後続の処理を実行するための条件（特定のドメインのメールアドレスのみなど）を自由に設定可能です。
- OCR機能では、名刺画像から抽出したい項目（会社名、氏名、電話番号など）を任意で設定できます。
- Salesforceへの登録アクションでは、どの項目にどの情報を登録するかを自由にマッピングして設定できます。
- Gmailのメール送信アクションでは、送信先のメールアドレスや件名、本文の内容を自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- Gmail、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上、SalesforceおよびAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。その他のプランでは設定したフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
■概要
名刺交換後に発生するSalesforceへの手入力作業や、お礼メールの送信に手間や時間を取られていませんか。手作業での対応は、入力ミスや送信漏れなどのヒューマンエラーを引き起こす原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Gmailで名刺画像を受信するだけでOCRが情報を読み取り、Salesforceへの登録からお礼メールの送信までを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 名刺情報を手作業でSalesforceに入力しており、業務を効率化したい営業担当者の方
- お礼メールの送信遅延や対応漏れを防ぎ、顧客対応の質を向上させたいと考えている方
- 営業プロセスのDXを推進し、チーム全体の生産性を高めたいと考えているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- 名刺情報の読み取りからSalesforce登録、お礼メール送信までの一連の作業が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業による転記ミスやメールの送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確で迅速な顧客対応を実現します。
■フローボットの流れ
- GmailとSalesforceをYoomと連携します。
- トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定します。名刺画像が添付されたメールに、この設定したラベルを付けるとフローが起動します。
- オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件を満たす場合のみ後続の処理に進むようにします。
- OCR機能でメールに添付された名刺画像を読み取り、会社名や氏名、メールアドレスなどのテキスト情報を抽出します。
- Salesforceの「取引先責任者として登録」アクションを設定し、OCR機能で抽出した情報を基に新しい取引先責任者を作成します。
- 続けてSalesforceのアクションで名刺画像をアップロードし、作成したレコードと紐付けます。
- 最後にGmailの「メールを送る」アクションで、登録した連絡先宛にお礼メールを自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローを起動させるきっかけとなるメールラベルを任意で指定できます。
- 分岐機能では、後続の処理を実行するための条件（特定のドメインのメールアドレスのみなど）を自由に設定可能です。
- OCR機能では、名刺画像から抽出したい項目（会社名、氏名、電話番号など）を任意で設定できます。
- Salesforceへの登録アクションでは、どの項目にどの情報を登録するかを自由にマッピングして設定できます。
- Gmailのメール送信アクションでは、送信先のメールアドレスや件名、本文の内容を自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- Gmail、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上、SalesforceおよびAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。その他のプランでは設定したフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
3. 名刺データをOCRで読み取りSalesforceに格納しChatworkに通知する
本記事で紹介したフローに、Chatworkに通知するアクションを追加した自動化フローです。
手動での情報入力の手間が省けるだけでなく、Chatworkで瞬時に情報共有できるため、チーム全体で顧客情報を迅速に把握できます。
名刺情報の管理とコミュニケーション効率の向上、両方の観点で大きなメリットがあります。
■概要展示会や商談で受け取った名刺のデータ化に、手間や時間を要していませんか？手入力では時間がかかる上に、入力ミスが発生する可能性もあり、Salesforceへの正確な情報登録は営業活動の重要な基盤です。このワークフローを活用すれば、フォームに名刺画像をアップロードするだけで、OCRが文字情報を自動で読み取り、Salesforceにリード情報として格納するため、こうした名刺管理の課題をスムーズに削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方- 交換した名刺の管理やSalesforceへのデータ入力作業を効率化したい営業担当者の方
- 手作業によるデータ入力のミスを減らし、顧客情報の一元管理を徹底したいチームリーダーの方
- 営業部門全体の生産性を向上させるための、具体的な自動化を探しているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット- OCRが名刺情報を自動でデータ化するため、これまで手作業で行っていた入力時間を短縮し、より重要な営業活動に集中できます。
- 手作業によるデータ転記が減るため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、SalesforceとChatworkをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、名刺データをアップロードするためのフォームを作成します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、アップロードされた名刺データから文字情報を読み取るよう設定します。
- 次に、オペレーションでSalesforceの「リード情報を追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を連携します。
- 最後に、オペレーションでChatworkの「メッセージを送信する」アクションを設定し、関係者に新規リードの追加を通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- トリガーとなるフォームの質問項目は、名刺画像アップロード欄以外にも、担当者名など任意の項目を追加・編集することが可能です。
- Salesforceに連携するリード情報の項目や、Chatworkに通知するメッセージの内容は、OCRで読み取った情報などを元に任意で設定できます。
■注意事項- Salesforce、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- 交換した名刺の管理やSalesforceへのデータ入力作業を効率化したい営業担当者の方
- 手作業によるデータ入力のミスを減らし、顧客情報の一元管理を徹底したいチームリーダーの方
- 営業部門全体の生産性を向上させるための、具体的な自動化を探しているマネージャーの方
- OCRが名刺情報を自動でデータ化するため、これまで手作業で行っていた入力時間を短縮し、より重要な営業活動に集中できます。
- 手作業によるデータ転記が減るため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
- はじめに、SalesforceとChatworkをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、名刺データをアップロードするためのフォームを作成します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、アップロードされた名刺データから文字情報を読み取るよう設定します。
- 次に、オペレーションでSalesforceの「リード情報を追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を連携します。
- 最後に、オペレーションでChatworkの「メッセージを送信する」アクションを設定し、関係者に新規リードの追加を通知します。
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるフォームの質問項目は、名刺画像アップロード欄以外にも、担当者名など任意の項目を追加・編集することが可能です。
- Salesforceに連携するリード情報の項目や、Chatworkに通知するメッセージの内容は、OCRで読み取った情報などを元に任意で設定できます。
- Salesforce、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
SalesforceとOCR機能の連携メリットと具体例
メリット1: 転記作業の負担軽減で業務効率アップ
発送伝票のデータ入力は、物流・小売・製造業界において膨大な時間を要する業務の一つ。従来の方法だと、担当者が手作業で伝票の情報（伝票番号、配送先、品目、数量など）をシステムへ転記する必要があり、企業によっては1日数百件以上処理することもあります。
しかし、この自動化フローを活用すれば、伝票をスキャンするだけでデータを自動的に読み取り、Salesforceにすぐに格納できます。
これにより、入力作業時間を大幅に削減し、担当者は付加価値の高い業務に集中できます。繁忙期や緊急対応時でも迅速に処理でき、業務全体の生産性向上につながります。
メリット2: 自動化により人的エラーを回避し、正確性アップ
手作業によるデータ入力は、数字の誤入力、桁数ミス、配送先住所の誤記など、ヒューマンエラーが発生しやすいという課題があります。特に、大量の伝票を処理する場合、短時間で入力を完了させるプレッシャーがかかり、ミスが発生しやすくなります。
しかし、この自動化フローを導入すれば、伝票データを正確にデジタル化し、Salesforceへ自動登録するため、人的ミスをほぼゼロに抑えることができます。
誤配送のリスクが軽減されるだけでなく、入力ミスによるデータ修正作業や問い合わせ対応の負担も削減でき、全体的な業務品質の向上が期待できます。
メリット3: 顧客対応のスピードアップで業務負担を軽減
顧客からの問い合わせ対応において、「荷物の発送状況を知りたい」というリクエストは頻繁に発生します。担当者が発送伝票を探し、システムに手動で入力して状況を確認する方法だと、回答に時間がかかりますよね。
この自動化フローを活用すれば、Salesforceに格納された発送情報をすぐに検索できるため、問い合わせ対応をスムーズに行うことができます。
例えば、顧客から「荷物が届かない」と問い合わせがあった場合は、過去の発送伝票データをすぐに確認し、正確なステータスを迅速に提供できます。これにより、顧客対応の負担が軽減されるとともに、クレームの発生を抑えることにもつながります。
まとめ
いかがでしたか？本記事では、OCR機能を活用して発送伝票を読み取り、Salesforceに自動的に情報を登録する自動化フローについてご紹介しました。
OCR機能を活用することで、手動による入力ミスや作業時間を削減でき、業務の効率性とデータの正確性の大幅な向上につながります。
また、今まで手動で行っていた作業を自動化することで、より重要なタスクに注力でき、企業全体の生産性を高めることが期待できます。
フローはノーコードで設定可能なので、プログラミングの専門知識がなくて諦めていた方でも、簡単に自動化を導入することが可能です。
ぜひ自動化を活用して、皆様の業務改善にお役立てください！
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
