プロジェクト管理や情報共有にNotionを活用し、ファイルの保存にはDropboxを使っているという方も多いかと思いますが…手作業でのフォルダ作成と、整理に手間取っていませんか？
そこでおすすめなのが、ノーコードツールYoomを活用したNotionとDropboxの連携です。Yoomを使えば、Notionのデータベースに新しいページが作成されたタイミングで、対応するフォルダをDropboxに自動作成するフローを簡単に設定できます。これによりフォルダ作成の手間が省け、関連情報とファイルを一元管理しやすくなります。
本記事では、Yoomを活用して「Notionのデータベースにページが作成されたら、Dropboxにフォルダを作成する」方法を詳しく解説します。これを機に、業務の効率化を進めてみませんか？
こんな方におすすめ
- NotionとDropboxをそれぞれ活用している方
- Notionでプロジェクトやタスクを管理し、Dropboxで関連ファイルを保存しているが、フォルダ作成に手間を感じている方
- NotionとDropboxを連携し、情報とファイルの一元管理による業務の効率化を検討している方
- チーム内でフォルダの命名規則や管理ルールが統一されておらず、業務標準化を進めたい方
- システム連携を活用し、手作業によるデータ管理の属人化を防ぎたいIT担当者やプロジェクトマネージャー
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！
Notionのデータソースにページが作成されたら、Dropboxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Notionでプロジェクトやタスクを管理する際、関連ファイルを保管するために都度Dropboxにフォルダを手動で作成していませんか？この作業は単純ですが、積み重なると大きな手間となり、フォルダの作成漏れなどのミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Notionのデータソースに新しいページが作成されると、自動でDropboxに連携したフォルダが作成され、こうした課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- NotionとDropboxを併用し、情報とファイルの管理を効率化したいと考えている方
- 手作業でのフォルダ作成に手間を感じており、入力ミスや作成漏れを防ぎたい方
- 複数のツールを連携させた定型業務を自動化し、生産性の向上を目指す担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionにページを作成するだけでDropboxに自動でフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、名称の入力間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データ管理の正確性を高めます
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとDropboxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ページが新規作成された場合のみ後続の処理に進むように条件を指定します
- 続いて、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、作成されたページの情報を取得します
- 最後に、オペレーションでDropboxの「フォルダを作成する」アクションを設定し、取得したページタイトルなどの情報を基にフォルダを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxに作成するフォルダの名称は、Notionのページタイトルなど、取得した情報を基に任意で設定してください
- Dropboxのどの階層にフォルダを格納するか、保存先のパスを任意で指定することが可能です
■注意事項
- NotionとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
[Yoomとは]
今回ご紹介するテンプレート以外にも、Notionがもっと便利になる実践的な自動化例を掲載した資料をご用意しています。
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NotionとDropboxを連携して、Notionのデータベースにページが作成されたらDropboxにフォルダを作成する方法
Notionのデータベースにページが作成されたことをAPIを利用して受け取り、DropboxのAPIで対応するフォルダを自動作成することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
- YoomとNotion、Dropboxをマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- フローの詳細設定
- トリガーをON
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録してください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
ステップ1：NotionとDropboxをマイアプリ連携
まずは、YoomでNotionとDropboxを連携させます。Yoomにログイン後、左側メニュー「マイアプリ」から「新規接続」をクリックしてください。
検索ウィンドウが出てきたら、アプリ名を入力して検索します。
Notionのマイアプリ連携
※マイアプリ連携をする前に、フローで使用するデータページを作成しておきましょう。
Notionのログイン情報を入力し、「ページを選択する」をクリックしてください。
次に進むと、Notionで作成されたページの一覧が表示されます。
ここにチェックが入っているページが、Yoomと連携されます。
マイアプリ連携後にフローで使用するページを作成した場合は、再連携をしてチェックを入れる必要があります。
「アクセスを許可する」をクリックして、YoomとNotionのマイアプリ連携は完了です。
Dropboxのマイアプリ連携
Dropboxのアカウントにログインをしたら、Yoomからのアクセスを許可しましょう。
「許可」をクリックすればマイアプリ連携完了です。
Yoomのマイアプリ一覧に追加されていることを確認しましょう。
これで準備は完了です。続いて、フローの詳細設定に移るので下のバナーから「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしておきましょう。
Notionのデータソースにページが作成されたら、Dropboxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Notionでプロジェクトやタスクを管理する際、関連ファイルを保管するために都度Dropboxにフォルダを手動で作成していませんか？この作業は単純ですが、積み重なると大きな手間となり、フォルダの作成漏れなどのミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Notionのデータソースに新しいページが作成されると、自動でDropboxに連携したフォルダが作成され、こうした課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- NotionとDropboxを併用し、情報とファイルの管理を効率化したいと考えている方
- 手作業でのフォルダ作成に手間を感じており、入力ミスや作成漏れを防ぎたい方
- 複数のツールを連携させた定型業務を自動化し、生産性の向上を目指す担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionにページを作成するだけでDropboxに自動でフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、名称の入力間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データ管理の正確性を高めます
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとDropboxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ページが新規作成された場合のみ後続の処理に進むように条件を指定します
- 続いて、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、作成されたページの情報を取得します
- 最後に、オペレーションでDropboxの「フォルダを作成する」アクションを設定し、取得したページタイトルなどの情報を基にフォルダを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxに作成するフォルダの名称は、Notionのページタイトルなど、取得した情報を基に任意で設定してください
- Dropboxのどの階層にフォルダを格納するか、保存先のパスを任意で指定することが可能です
■注意事項
- NotionとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
ステップ2：Notionのアプリトリガーを設定
いよいよフローの設定に入ります！まずは「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」をクリックしましょう。
では、Notionの設定から始めましょう。
アプリ連携が済んでいるので、アカウントが反映されていることを確認します。
続いて、トリガーの起動間隔を設定します。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にして使用することをおすすめします。
起動間隔を設定したら、データソースIDを注釈に沿って入力、もしくは以下の画像のように、入力バークリック後の『候補』から情報を選択しましょう。
情報設定後は、「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると、オブジェクトなどの情報が取得できます。
ここで得た値は、後続オペレーションで変数として活用できます。
※取得した値とは？
確認ができたら「保存する」でトリガーの設定は完了です。
ステップ3：分岐の設定
続いて、「コマンドオペレーション」をクリックします。
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
すでにテンプレートで自動入力されていますが、以下の内容が入力されているか確認して保存しましょう。
※このように設定することで「作成日時」が「最終更新日時」と等しい場合のみ分岐し、無限ループになることを防ぎます。
ステップ4：Notionのレコードを取得する設定
次に3つ目、特定のデータベースのレコード情報を取得する設定を行います。
連携したアカウントからデータベース情報を連携するために「データベースID」を設定します。
入力バーをクリックすると候補から情報を引用できます。
設定したら、「次へ」をクリックしてください。
次の画面で指定したテーブルから情報を取得する設定を行いましょう。
今回は、以下の画像のようにレコードの条件として『ID』を指定しました。
設定後、「テスト」をクリックして問題がなければ「保存する」をクリックしましょう。
ステップ5：Dropboxでフォルダを作成する設定
次に、Notionで取得した情報を元にDropboxでフォルダを作成する設定です。Notionと同様に、アカウント情報の確認を行って次に進んでください。
次にDropboxでフォルダを作成するための詳細設定を行います。
Dropboxのフォルダパスを取得して入力します。
フォルダパスはブラウザ版よりも、デスクトップアプリの方が取得しやすいです。詳しいパスの取得方法は公式HPを確認してください。
パスの入力ができたらテストをして、指定した場所に新しいフォルダが作成されていることを確認しましょう。
問題がなければ「保存する」ボタンを押してすべての設定は完了です。
最後にトリガーをONにします。
これでNotionの情報を元にDropboxに自動でフォルダが作成されるようになりました。
NotionやDropboxを活用したその他の自動化例
今回ご紹介したフロー以外にもNotionやDropboxのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用できるようになりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！
NotionとDropboxを連携した自動化例
Notionに登録された情報をもとにDropboxでフォルダ作成をしたり、Dropboxに格納されたファイルをもとにNotionを更新したりすることが可能になります。
Dropboxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Notionに自動追加する
試してみる
■概要
Dropboxにアップロードされた請求書や契約書などの書類情報を、一つひとつ手作業でNotionに転記していませんか？
このような定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Dropboxに追加されたファイルからOCR機能でデータを抽出し、Notionに情報を追加する流れを自動化できます。
データの転記作業の課題を解消し、業務の効率化を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- DropboxとNotionを用いて、請求書や契約書などの書類を管理している方
- 書類からのデータ転記作業に、時間的な負担や手間を感じている業務担当者の方
- ファイル内の文字起こしからデータ入力までの一連の業務を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮することができます。
- 転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- DropboxとNotionをYoomと連携します。
- トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」アクションを設定します。
- オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- Notionの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出したデータを指定のデータベースに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、監視対象となるフォルダを指定してください。
- OCR機能では、ファイルのどの項目を読み取るかを設定できます。
- Notionのレコード追加では、レコードを追加するデータベースを指定してください。
追加するレコードの各項目にはファイルから抽出したデータを埋め込むことができます。
■注意事項
- Dropbox、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 - チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 - OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なります。 - ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。
アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があります。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Dropboxに格納されたファイル情報をNotionに追加する
試してみる
■概要
Dropboxに新しいファイルを追加するたびに、ファイル名や共有リンクをNotionのデータベースに手作業で転記していませんか。
この作業は件数が増えるほど時間がかかり、入力ミスや共有漏れの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Dropboxの特定フォルダにファイルが追加されるだけで、Notionのデータベースへ自動で情報が追加されるため、ファイル管理にまつわる課題を解消できる可能性があります。
■このテンプレートをおすすめする方
- DropboxとNotionでファイル管理を行っており、手作業での情報転記に手間を感じている方
- チーム内でのファイル共有や情報管理のプロセスを効率化したい方
- 手作業による定型業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxへのファイル追加時にNotionへ自動で情報が記録されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での情報転記が不要になるため、ファイル名の入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、お使いのDropboxアカウントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxの「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定します。ここで、Dropboxから取得した情報をNotionデータベースのどの項目に追加するかを指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 「レコードを追加する」では、どのプロパティにDropboxから取得したどの情報（ファイル名、共有リンクなど）を登録するかを任意に設定してください。
■注意事項
- DropboxとNotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Notionでステータスが更新されたら、Dropboxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Notionでプロジェクトの進捗を管理しているものの、ステータスが更新されるたびに手作業でDropboxにフォルダを作成するのは手間ではないでしょうか。
この繰り返し作業は時間を要するだけでなく、フォルダ名の付け間違いといったミスを引き起こす可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、Notionのステータス更新をきっかけに、Dropboxへ自動でフォルダを作成できるため作業の精度向上にも寄与します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionでプロジェクト管理を行い、Dropboxでファイル共有をしている方
- Notion上のステータス更新に伴い、都度Dropboxに手動でフォルダを作成している方
- NotionとDropbox間の定型業務を自動化して、チーム全体の生産性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionのステータスを更新するだけでDropboxにフォルダが自動で作成されるため、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動でのフォルダ作成時に起こりがちな、命名規則の間違いや作成漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、業務品質の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionの「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、トリガーで反応したページの情報を取得します。
- 次に、分岐機能を選択し、Notionのステータスが特定の条件の場合のみ、後続の処理に進むよう設定します。
- 最後に、Dropboxの「フォルダを作成」アクションを設定し、任意の名前でフォルダを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、Notionから取得したステータスが「受注」や「完了」など、特定の条件になった場合にのみフォルダが作成されるように任意で設定が可能です。
- 「フォルダを作成」では、フォルダ名を「【案件名】_YYYYMMDD」のように、Notionから取得したページのタイトルなどの情報を組み合わせて動的に設定できます。
■注意事項
- NotionとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Notionを活用した自動化例
Notionのデータを様々なデータベースに連携する
Notion内のデータをkintoneやSalesforceなど、様々なデータベースへ自動で連携します。
Notionにリード情報が追加されたら、Salesforceにも追加する
試してみる
■概要
Notionで管理しているリード情報を、営業活動のためにSalesforceへ一つひとつ手作業で入力していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、Notionのデータベースに新しいリード情報が追加されると、自動でSalesforceにも情報が連携されるため、こうしたリード管理の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionで取得したリード情報を手作業でSalesforceに転記している方
- リード情報の入力ミスや反映漏れを防ぎ、データ精度を高めたいと考えている方
- マーケティング部門とセールス部門間のスムーズな情報連携を実現したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionに情報が追加されると自動でSalesforceにリードが作成されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮できます
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力ミスや反映漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとSalesforceをYoomと連携します
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、新規ページかどうかで後続の処理を分岐させます
- 続いて、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、トリガーで検知したページの情報を取得します
- 最後に、オペレーションでSalesforceの「リードオブジェクトのレコードを作成」アクションを設定し、Notionから取得した情報を紐付けてリードを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガー設定では、リード情報を管理している任意のデータベースを監視対象として選択できます
- Salesforceにリードを作成する際、各項目に登録する内容は、Notionから取得した情報を紐付けるだけでなく、固定のテキストを入力するなど自由にカスタマイズが可能です
■注意事項
- Notion、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプラン、ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Notionに顧客情報が追加されたらHubSpotにも追加する
試してみる
■概要
NotionとHubSpotで顧客情報を管理していると、両方のツールに同じ情報を手作業で入力する手間が発生しがちです。また、手入力による情報の転記ミスや登録漏れは避けたい課題ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Notionのデータソースに顧客情報を追加するだけで、HubSpotにもコンタクト情報が自動で作成されるため、こうした二重入力の手間やヒューマンエラーのリスクを解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- NotionとHubSpotで顧客情報を管理しており、二重入力の手間をなくしたい方
- 手作業による情報登録でのミスや漏れを防ぎ、データ精度を向上させたい方
- 営業やマーケティングにおける定型業務を自動化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionへの情報追加をきっかけにHubSpotのコンタクトが自動で作成されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を削減できます。
- システム間で直接データが連携されるので、手入力による登録情報の誤りや更新漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、新規ページかどうかに基づいて後続の処理を分岐させます。
- 続けて、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、トリガーとなったページの情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトの作成」アクションを設定し、Notionから取得した情報を紐づけてコンタクトを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガー設定では、顧客情報を管理しているデータソースなど、連携の起点としたいデータソースを任意で指定してください。
- HubSpotでコンタクトを作成するオペレーションでは、氏名やメールアドレスなどの各項目に、Notionから取得した情報を変数として設定したり、固定の値を入力したりすることが可能です。
■注意事項
- Notion、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Notionの任意のデータソースに情報が追加されたら、kintoneにも追加する
試してみる
■概要
Notionでタスク管理や情報集約を行い、kintoneで顧客管理や案件管理を行っている場合、両方のアプリに同じ情報を手入力する作業は手間がかかるのではないでしょうか。また、こうした二重入力は、転記ミスや転記漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Notionのデータベースに情報を追加するだけで、kintoneへのレコード追加が自動化されるため、Notionとkintoneのスムーズなデータ連携を実現し、手作業による課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionとkintoneの両方を利用し、手作業でのデータ転記に手間を感じている方
- Notionに集約した情報をkintoneにも自動で反映させ、データ管理を効率化したい方
- 入力ミスや漏れを防ぎ、Notionとkintone間のデータ連携の正確性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionへの情報追加をトリガーに、kintoneへ自動でレコードが追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力ミスや反映漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データ管理の正確性を高めます
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとkintoneをYoomと連携します
- トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」アクションを設定します
- オペレーションで「分岐機能」を設定し、新規ページの場合のみ後続の処理に進むようにを分岐させます
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、トリガーとなったページの詳細情報を取得します
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得した情報を基にkintoneのアプリにレコードを追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガー設定では、連携の起点としたいデータソースを任意で選択できます
- kintoneでレコードを追加するアクションでは、連携先のアプリを任意で指定することが可能です。また、登録する各項目の内容は、Notionから取得した情報を動的に埋め込むだけでなく、固定のテキストなどを設定することもできます
■注意事項
- Notion、kintoneのそれぞれとYoomを連携させてください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Notionのデータをもとに書類を作成する
Notion内のデータをもとに見積書や請求書など、様々な書類を自動で発行することが可能です。
Notionデータベースの情報でGoogle スプレッドシートで見積書を作成し、Gmailでメールを送信する
試してみる
■概要
Notionデータベースの情報でGoogle スプレッドシートで見積書を作成し、Gmailでメールを送信するフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Notionを業務に活用している企業
・データベースに顧客情報や商品情報を登録している方
・見積の詳細内容を管理している方
2.Google スプレッドシートを業務に活用している企業
・帳票の雛形を作成し、業務に活用している方
3.Gmailを主なコミュニケーションツールとして活用している企業
・顧客企業との連絡手段に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
Notionはデータベースに情報を登録することで情報の一元管理ができ、業務を円滑に行うことのできるツールです。
しかし、見積書を作成し送付する際に毎回Notionに登録された情報を手入力するのは手間も時間もかかり、業務の質を低下させる可能性があります。
このフローを活用することで、Googleスプレッドシートの雛形に自動でNotionの情報を追加して見積書を作成し、メールで送付することができます。
Notionの情報を引用して見積書を作成することで、手入力によるヒューマンエラーを未然に防ぎます。
見積書の作成から送付までを自動化することで、手作業にかかっていた手間を大幅に省き、業務効率化につなげます。
Notionでステータスが更新されたらマネーフォワード クラウド請求書で請求書を作成する
試してみる
■概要
Notionで案件管理を行っているものの、請求ステータスへの変更後に手作業で請求書を作成するプロセスに手間を感じていませんか？ 手作業での情報転記は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。 このワークフローを活用すれば、Notionのステータス更新をトリガーとして、マネーフォワード クラウド請求書で請求書を自動で作成できるため、こうした課題を削減し、請求業務の正確性と効率を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionで案件やタスク管理を行い、手作業で請求書を作成している方
- マネーフォワード クラウド請求書を利用しており、入力作業を効率化したい経理担当者の方
- Notionのステータス更新を起点に、請求書作成業務の自動化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionのステータス更新をきっかけに請求書が自動作成されるため、これまで手作業に費やしていた請求書作成業務の時間を短縮できます
- 手作業での情報転記が減ることで、請求金額や宛先などの入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、Notionとマネーフォワード クラウド請求書をYoomと連携します
- トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」を設定して、ステータスの更新を検知します
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」を設定し、更新されたページの最新情報を取得します
- 続いて、分岐機能を設定し、特定のステータス（例：「請求書作成」など）になった場合のみ、後続の処理に進むよう条件を指定します
- 最後に、マネーフォワード クラウド請求書の「請求書（新形式）を作成」を設定し、Notionから取得した情報をもとに請求書を作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガー設定では、請求書作成の起点として監視したいデータソースを任意で設定してください
- 分岐機能では、請求書作成を実行する条件となるステータスを、実際の運用に合わせて任意で設定してください
■注意事項
- Notionとマネーフォワード クラウド請求書のそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Notionからクラウドサインで契約書を送信するフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.クラウドサインを業務に活用している企業
・企業間の契約書類を作成している方
・雇用契約や業務委託契約の書類を作成する方
2Notionで情報の一元管理をしている企業
・企業情報や個人情報を登録している方
■このテンプレートを使うメリット
クラウドサインは帳票を一元管理し、業務効率を上げるために活用できるツールです。
Notionに登録されている情報を基に契約書を作成することで、チーム内に共有する情報に一貫性を持たせることができます。
しかしNotionの登録情報を都度手入力してクラウドサインで契約書を作成するのは、情報の透明性を低下させる可能性があります。
このフローを使用すると、Notionの詳細ページからフローを起動することで契約書の作成・送付を自動化し、手作業を大幅に削減します。
契約書の作成はNotionに登録されている情報を引用するため、手入力による入力ミスや漏れを防ぐことができます。
■注意事項
・クラウドサイン、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
受信内容や投稿メッセージを要約してNotionに追加する
受信メールや投稿メッセージの要約が素早くNotionに反映されるため、データ管理業務の迅速化が実現できます。
Discordの投稿内容を要約してNotionに追加する
試してみる
■概要
Discordでの活発なコミュニケーションは情報共有に役立つ反面、重要な情報が流れてしまいがちではないでしょうか。後から内容を追いかけたり、手作業でNotionにまとめたりするのは手間がかかり、情報の見落としにも繋がります。このワークフローを活用すれば、Discordのチャンネルに投稿されたメッセージをAIが自動で要約しNotionのデータベースへ追加できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Discordの特定のチャンネルの投稿内容を、効率的に収集・管理したいと考えている方
- 大量のメッセージを手作業でNotionに転記しており、手間や見落としに課題を感じている方
- コミュニティ運営などで、重要な議論やアナウンスを自動で整理・記録したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Discordへの投稿を起点にAIによる要約とNotionへの記録までを自動化するため、手作業での情報収集と整理にかかる時間を短縮できます。
- 人の手による転記作業が不要になるので、入力内容の間違いや重要な投稿の見落としといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、DiscordとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDiscordを選択し、「チャンネルでメッセージが送信されたら」というアクションを設定し、対象のチャンネルを指定します。
- 次に、AIの「要約する」アクションを選択し、トリガーで取得したDiscordのメッセージ内容を要約するように設定します。
- 最後に、Notionの「レコードを追加する」アクションを設定し、AIが生成した要約を指定のデータベースに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AIによる要約のオペレーションでは、プロンプトを任意の内容に設定することが可能です。「箇条書きで要点をまとめてください」や「この内容を200字以内で要約してください」といった具体的な指示を与えることで、出力される要約の形式や内容を調整できます。
- Notionにレコードを追加する際、どのデータベースに追加するか、またどのプロパティに要約内容や投稿者、投稿日時などの情報を格納するかを任意で設定してください。
■注意事項
- DiscordとNotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Outlookの受信内容を要約してNotionに追加する
試してみる
■概要
Outlookで受信する重要なメールの内容を、一つひとつ確認してNotionに転記するのは手間がかかっていませんか？手作業でのコピー＆ペーストは、情報の見落としや転記ミスの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をトリガーにAIが自動で内容を要約してNotionへ追加するため、こうした情報管理の課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookとNotionで情報管理を行っており、手作業での転記に手間を感じている方
- 日々多くのメールを受信するため、内容の把握や要約作業に時間を取られている方
- Notionを情報共有ハブとして活用し、メール内容の共有を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信からNotionへの記録までが自動化され、手作業での転記や要約にかかる時間を短縮します。
- 手動でのコピー＆ペーストによる転記ミスや、情報の抜け漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとNotionをYoomと連携します。
- トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」アクションを設定することで、特定のメール受信をフローボット起動のきっかけにします。
- オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを設定し、トリガーで取得したメール本文の内容を要約します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、指定のデータベースにメールの件名や要約結果などを追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「要約する」アクションでは、要約対象の文章としてOutlookから取得したメール本文などを変数として指定し、要約の文字数や形式といった条件もカスタマイズが可能です。
- Notionの「レコードを追加する」アクションでは、情報を追加したいデータベースを任意で選択できます。また、各項目には固定のテキストを入力したり、Outlookの件名やAIの要約結果といった前段の情報を変数として埋め込んだりできます。
■注意事項
- NotionとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 - Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Dropboxを活用した自動化例
Dropboxでファイルがアップされたら、OCRでファイル内容を読み取り追加する
OCRによる自動読み取りにより転記ミスや入力ミスを減らすことができ、手動作業の負担軽減にも役立ちます。
Dropboxでファイルがアップされたら、OCRでファイル内容を読み取りMicrosoft Excelに追加する
試してみる
■概要
Dropboxでファイルがアップされたら、OCRでファイル内容を読み取りMicrosoft Excelに追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Dropboxにアップロードされた書類をMicrosoft Excelで管理したい方
・Dropboxにアップロードされた書類の内容をOCRで自動的に読み取ってMicrosoft Excelに追加することで業務効率化を図りたい方
2.DropboxとMicrosoft Excelを連携させて業務効率化を進めている方
・データ入力の手間を省いてヒューマンエラーを削減し業務効率を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
Dropboxは業務に使用するファイル管理を行って情報へのアクセス性を高めることのできるツールです。
しかし、Dropboxに追加されたファイル情報を毎回手作業で行うのは、手間がかかる上にヒューマンエラーのリスクがあります。
このフローを活用することで、手入力の作業がなくなることにより大幅な時間短縮につながります。
また、OCRによる自動読み取りにより転記ミスや入力ミスを減らすことができます。
■注意事項
・Dropbox、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Dropboxでファイルがアップされたら、OCRでファイル内容を読み取りGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Dropboxでファイルがアップされたら、OCRでファイル内容を読み取りGoogle スプレッドシートのデータベースに追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Dropboxにアップロードされた書類をGoogle スプレッドシート上で管理したい方
・アップロードされた書類の内容をOCRで自動的に読み取ってGoogle スプレッドシートのデータベースに追加することで業務効率化を図りたい方
2.DropboxとGoogle スプレッドシートを連携させて業務効率化を進めている方
・データ入力の手間を省いてヒューマンエラーを削減し業務効率を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
Dropboxは業務に使用するファイル管理を行って情報へのアクセス性を高めることのできるツールですが、Dropboxに追加されたファイル情報を毎回手作業でGoogle スプレッドシートのデータベース追加するのは、手間がかかる上にヒューマンエラー（追加漏れなど）のリスクがあります。
手作業での追加などを行う必要がなくなることにより転記ミスや入力ミスを減らすことができ業務の効率化を図ることが可能になる[Dropboxでファイルがアップされたら、OCRでファイル内容を読み取りGoogle スプレッドシートのデータベースに追加する]フローは最適です。
■注意事項
・Dropbox、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Dropboxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Notionに自動追加する
試してみる
■概要
Dropboxにアップロードされた請求書や契約書などの書類情報を、一つひとつ手作業でNotionに転記していませんか？
このような定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Dropboxに追加されたファイルからOCR機能でデータを抽出し、Notionに情報を追加する流れを自動化できます。
データの転記作業の課題を解消し、業務の効率化を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- DropboxとNotionを用いて、請求書や契約書などの書類を管理している方
- 書類からのデータ転記作業に、時間的な負担や手間を感じている業務担当者の方
- ファイル内の文字起こしからデータ入力までの一連の業務を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮することができます。
- 転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- DropboxとNotionをYoomと連携します。
- トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」アクションを設定します。
- オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- Notionの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出したデータを指定のデータベースに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、監視対象となるフォルダを指定してください。
- OCR機能では、ファイルのどの項目を読み取るかを設定できます。
- Notionのレコード追加では、レコードを追加するデータベースを指定してください。
追加するレコードの各項目にはファイルから抽出したデータを埋め込むことができます。
■注意事項
- Dropbox、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 - チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 - OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なります。 - ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。
アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があります。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Dropboxに格納されたファイルを同期する
複数のクラウドストレージに同時に保存することで、万が一のデータ損失に備えられる他、手動での移動やコピーの作業が不要になるかもしれません。
DropboxにアップロードされたファイルをBoxへ転送する
試してみる
■概要
DropboxとBoxの両方でファイルを管理する際、手作業での転送に手間を感じていませんか？特にチームでの共同作業ではファイルの置き忘れや転送ミスが業務の遅延に繋がることもあります。このワークフローは、Dropboxの特定フォルダにファイルが追加されると、自動的にBoxへ転送する処理を実現し手作業によるファイルの移動やコピーの手間を省き、ファイル管理の効率化をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
- DropboxとBoxを併用し、ファイルの手動転送に課題を感じている方
- 複数ツール間でのファイル管理を自動化し、業務を効率化したいと考えている方
- 手作業によるファイルの転送漏れや、バージョンの不整合を防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- DropboxへのファイルアップロードをトリガーにBoxへ自動で転送されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのファイル転送による、ファイルの移動漏れや誤ったファイルのアップロードといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」を設定します。
- 続けて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、どのフォルダを監視対象とするか、フォルダを任意で指定してください。
- Boxにファイルをアップロードする際、アップロード先のフォルダを任意で指定できます。
- また、Boxへアップロードするファイル名に、前段のトリガーで取得したファイル名や日付といった動的な情報を組み合わせて設定することも可能です。
■注意事項
- Dropbox、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Dropboxに格納されたファイルをGoogle Driveにも格納する
試してみる
■概要
複数のクラウドストレージを利用していると、同じファイルをそれぞれの場所に保存する手間がかかりませんか。特にDropboxとGoogle Driveを併用している場合、手作業でのファイル移動は面倒であり、保存漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Dropboxの特定フォルダにファイルが追加されるだけでGoogle Driveにも自動で格納されるため、二重の管理作業から解放され、より安全で効率的なファイル管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- DropboxとGoogle Driveを併用し、手作業でのファイル同期に時間を費やしている方
- ファイルのバックアップや部門間での共有を手作業で行い、非効率を感じている担当者の方
- 手動でのファイル管理による、保存漏れなどのヒューマンエラーを未然に防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxにファイルを追加するだけでGoogle Driveにも自動で格納されるため、これまでファイルのダウンロードやアップロードにかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業でのファイル転記が不要になることで、ファイルの保存漏れやバージョン間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、管理の信頼性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、YoomのアカウントとDropbox、Google Driveを連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」を設定します。
- 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、前のステップでダウンロードしたファイルをアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガーでは、どのフォルダに追加されたファイルを検知対象とするか、ファイルのパスを任意で設定してください。
- Google Driveにファイルをアップロードするオペレーションでは、格納先となるフォルダを任意のフォルダIDで指定してください。
Dropboxに格納されたファイルをOneDriveにも格納する
試してみる
■概要
DropboxとOneDriveを併用していると、同じファイルを両方のストレージにアップロードする手間が発生しがちではないでしょうか。手作業でのファイル管理は時間がかかるだけでなく、アップロード漏れなどのミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Dropboxの特定フォルダにファイルが追加されるだけで、自動的にOneDriveにも同じファイルが格納されるため、ファイル管理の効率化と確実なバックアップを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- DropboxとOneDriveを併用しており、ファイル転送を手作業で行っている方
- チームや部署間でファイルを共有するため、複数のストレージでデータを同期させたい方
- 手作業によるファイルのバックアップ漏れや格納ミスなどのリスクを軽減したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxへのファイル格納を起点に、OneDriveへのアップロードが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動でのファイル転送が不要になることで、アップロード忘れや格納先の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なデータ同期を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとOneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」では、自動化を起動する間隔や対象とするフォルダのパス、ファイル名を任意で設定してください。
- Dropboxのオペレーション「ファイルをダウンロード」では、ダウンロード対象のフォルダパスやファイル名を指定します。
- OneDriveのオペレーション「ファイルをアップロード」では、格納先のドライブIDやフォルダ、ファイル名などを任意で設定してください。
■注意事項
- Dropbox、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
画像をRPAを経由で圧縮後、Dropboxに保存する
ファイルの圧縮をRPAで自動化することで、手動で行う手間を省き、作業時間の短縮に貢献します。
フォームの画像をRPAを経由で圧縮後、Dropboxに保存する
試してみる
■概要
フォームで受け取った画像ファイルの管理、特に圧縮してから特定の場所に保存する作業に手間を感じていませんか。一つ一つ手作業で対応していると時間がかかるだけでなく、圧縮漏れや保存先の間違いといったミスも起こりやすくなります。このワークフローは、フォームに投稿された画像をRPA機能が自動で圧縮し、Dropboxの指定フォルダに保存するため、こうした一連の作業を自動化し、ファイル管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで収集した画像の圧縮やファイル管理に手間を感じているご担当者の方
- RPAとDropboxを連携させ、手作業によるファイル保存業務を自動化したい方
- オンラインストレージの容量を節約するため、画像を圧縮して保存したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム投稿を起点に画像の圧縮から保存までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるファイルの圧縮漏れや、指定フォルダへの保存ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、ファイルアップロード項目を設けます。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、フォームから受け取った画像をオンライン圧縮サイトなどで圧縮する一連のブラウザ操作を記録します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、RPAによって圧縮、保存されたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーで設定するフォームは、画像ファイル以外にもテキスト入力欄など、業務に必要な項目を自由に追加・編集できます。
- RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、利用したい画像圧縮サイトのURLや、操作対象のボタンなどを任意で設定してください。
- Dropboxにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダやファイル名を任意で設定できます。
■注意事項
- DropboxとYoomを連携してください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
Gmailで受信した画像をRPA経由で圧縮後、Dropboxに保存する
試してみる
■概要
Gmailで受信した画像ファイルを、その都度手作業で圧縮してDropboxに保存していませんか？この定型業務は手間がかかるだけでなく、ファイルサイズを意識しないとストレージを圧迫する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信したことをきっかけに、RPAが画像を自動で圧縮し、指定したDropboxフォルダへ保存までを完結させることができ、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで画像を受け取る業務が多く、手作業での管理に課題を感じている方
- Dropboxのストレージを有効活用するため、ファイルの圧縮を徹底したい方
- RPAを活用した業務自動化で、日々の定型業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- メール確認からファイル圧縮、アップロードまでの一連の作業が自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- ファイルの保存し忘れや圧縮漏れ、保存先フォルダの間違いといった手作業によるミスを防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとDropboxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでGmailから添付ファイルを取得し、RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションで画像圧縮サイトなどを操作します
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、圧縮された画像をアップロードします
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローを起動するきっかけとしたいメールのラベルなどを任意で設定してください。
- RPA機能の設定では、利用する画像圧縮サイトのURLや、操作対象となるアップロードボタンなどを任意で設定してください。
- Dropboxのファイルアップロード設定では、保存先としたいフォルダを任意で指定してください。
■注意事項
- GmailとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
Dropboxに画像が保存されたら、RPA経由で圧縮して別フォルダに格納する
試してみる
■概要
Dropboxに保存した画像ファイル、一つ一つ手動で圧縮して整理するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。特にファイルサイズが大きいと、ストレージ容量を圧迫したり、共有に時間がかかったりするケースもあります。このワークフローを活用すれば、Dropboxの特定フォルダに画像が保存されるだけで、RPAが自動で画像を圧縮し、指定した別のフォルダに格納するため、手作業による画像管理の手間を解消し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropboxに保存した大量の画像を手作業で圧縮・整理している方
- 画像ファイルの管理を自動化し、ストレージ容量の最適化を図りたい方
- RPAを活用して、ファイル操作に関する定型業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxへの画像保存をきっかけに圧縮と格納が自動実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの圧縮忘れや、格納先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の品質を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知した画像ファイルをダウンロードします。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を選択し、オンライン画像圧縮サイトなどでファイルを圧縮する一連の操作を設定します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」を設定し、圧縮されたファイルを指定の別フォルダへ格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォルダを任意で指定してください。また、ファイルのアップロード先フォルダも自由に設定可能です。
- RPA機能では、利用したい画像圧縮サービスのURLや、圧縮率などの操作内容を、実際の業務に合わせてカスタムしてください。
■注意事項
- DropboxとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
ご紹介したテンプレート以外にも、Notionがもっと便利になる実践的な自動化例を掲載した資料をご用意しています。
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NotionとDropboxを連携するメリットと具体的な利用シーン
メリット1:フォルダ作成の手間を削減し、業務を効率化できる
NotionとDropboxを連携することで、Notionのデータベースに新しいページが作成された際に、対応するフォルダをDropboxに自動作成することができます。これにより、手動でフォルダを作成・整理する手間が省け、業務の効率化につながります。
情報をプロジェクトごとにNotionのデータベースで管理し、関連するファイルをDropboxに保存するという運用をしている場合、従来は新しいプロジェクトを立ち上げるたびにフォルダを手動で作成する必要がありました。このフローを自動化することで、フォルダ作成の漏れを防ぎ、プロジェクトをスムーズに始められるでしょう。
特に、複数のメンバーが関わる業務では、作業の標準化にも役立ちそうです。
メリット2:情報と関連ファイルを一元管理し、データの正確性を保ちやすくなる
NotionとDropboxを連携することで、プロジェクトやタスクに関する情報と、それに関連するファイルを適切に管理しやすくなります。Notionのデータベースで案件やタスクを記録し、それに対応するフォルダがDropboxに作成されることで、情報の一貫性を確保するのに役立ちますね。
たとえば、クライアントごとの案件をNotionで管理し、関連する資料や契約書をDropboxに保管している場合、クライアントごとにフォルダを作成する手間が発生します。
ですが自動化することで、プロジェクト開始時に適切なフォルダが作成され、メンバー全員が決まった場所にファイルを保存できるようになります。
この仕組みを導入することで、ファイルの保存場所が分散するリスクを減らし、スムーズな情報共有が期待できますね。
メリット3: 業務プロセスを標準化し、チームの作業負担を軽減できる
手作業でフォルダを作成する場合、担当者によって運用方法が異なったり、ルールが徹底されないことがあるかもしれません。そんな時は、NotionとDropboxを連携することで、一定のルールに基づいてフォルダを作成でき、業務プロセスの標準化につながります。
たとえば、社内で複数のチームがそれぞれのプロジェクトを管理している場合、フォルダの命名規則や保存場所が統一されていないと、必要なファイルを探すのに時間がかかることがあります。自動化することで、一貫したルールのもとでフォルダが作成されるため、メンバーが迷うことなくファイルを管理できます。
結果として、業務の属人化を防ぎ、新しくチームに加わったメンバーもスムーズに業務を進めやすくなるでしょう。
まとめ
NotionとDropboxを連携し、ページ作成時にフォルダを自動作成することで、業務の効率化や情報管理の一元化を図れます。
手作業でフォルダを作成する手間がなくなり、必要なファイルを適切な場所に保存できるようになるため、チーム全体の作業スピードも向上するでしょう。
ノーコードツールのYoomなら、テンプレートを活用して数ステップの設定をするだけでNotionとDropboxをスムーズに連携できるのも大きな魅力です。
「手間を省いて業務を効率化したい」「情報とファイルを整理して管理しやすくしたい」と考えている方は、ぜひこのフローを導入して業務効率化を実感してみてください！
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