NotionとDropboxを連携して、Notionのデータベースにページが作成されたらDropboxにフォルダを作成する方法

ステップ1：NotionとDropboxをマイアプリ連携

‍まずは、YoomでNotionとDropboxを連携させます。Yoomにログイン後、左側メニュー「マイアプリ」から「新規接続」をクリックしてください。

検索ウィンドウが出てきたら、アプリ名を入力して検索します。‍

Notionのマイアプリ連携

※マイアプリ連携をする前に、フローで使用するデータページを作成しておきましょう。‍

Notionのログイン情報を入力し、「ページを選択する」をクリックしてください。

次に進むと、Notionで作成されたページの一覧が表示されます。

ここにチェックが入っているページが、Yoomと連携されます。
マイアプリ連携後にフローで使用するページを作成した場合は、再連携をしてチェックを入れる必要があります。

‍「アクセスを許可する」をクリックして、YoomとNotionのマイアプリ連携は完了です。

‍Dropboxのマイアプリ連携

‍Dropboxのアカウントにログインをしたら、Yoomからのアクセスを許可しましょう。

「許可」をクリックすればマイアプリ連携完了です。
Yoomのマイアプリ一覧に追加されていることを確認しましょう。

これで準備は完了です。続いて、フローの詳細設定に移るので下のバナーから「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしておきましょう。

ステップ2：トリガーを設定ステップ1:Notionのアプリトリガーを設定

では、Notionの設定から始めましょう。
アプリ連携が済んでいるので、アカウントが反映されていることを確認します。

必要に応じてタイトルも修正しておきましょう。続いて、トリガーの起動間隔を設定します。

トリガーの起動間隔は、5分～60分の間で選択できます。一部プランによって選択できない時間があるので、注意してください。
起動間隔を設定したら、Notionでページの作成または更新をしてから「テスト」をクリックしてください。

テストが成功すると、上記のようにページIDなどのアウトプットが取得できます。
確認ができたら「保存する」でトリガーの設定は完了です。

‍ステップ3：Dropboxでフォルダを作成する設定

次に、Notionで取得した情報を元にDropboxでフォルダを作成する設定です。Notionと同様に、アカウント情報の確認とタイトルの修正を行って次に進んでください。
次にDropboxでフォルダを作成するための詳細設定を行います。

Dropboxのフォルダパスを取得して入力します。‍

フォルダパスはブラウザ版よりも、デスクトップアプリの方が取得しやすいです。詳しいパスの取得方法は公式HPを確認してください。

パスの入力ができたらテストをして、指定した場所に新しいフォルダが作成されていることを確認しましょう。
問題がなければ「保存する」ボタンを押してすべての設定は完了です。

最後にトリガーをONにします。

これでNotionの情報を元にDropboxに自動でフォルダが作成されるようになりました。
設定したフローは以下のものです。

さらに自動化するには

‍Yoomの操作に慣れてきたら、フローをさらに使いやすくアレンジしてみましょう。
NotionにDropboxの情報を追記してアクセスしやすくしたり、同じファイルを別のアプリに作成することができます。

以下を参考にして「あと少し、こうだったらいいのにな」を実現してみてください。

‍Dropboxの情報をNotionに転記する

新しく作成されたDropboxの情報をNotionのページに転記しておくと、探す手間が省けて便利だと思いませんか？

今回設定したフローの最後に、Notionの同じページにレコードを追加するように設定することも可能です。
あらかじめ、NotionのページにDropboxのID欄を追加しておきましょう。

赤枠部分にIDを自動追加することで、わざわざDropboxを確認しなくてもすぐにファイルにアクセスすることができます。

‍同じファイルを別のアプリにも作成

‍社内と社外で別のアプリを使っている場合、2つのフローを別々に動かすのは面倒ですよね。

そんな時は、同じフローで別のアプリに同じフォルダを作成するように設定してみましょう。

たとえば、社内ではDropboxをメインに使用しているが、外部のクライアントはOneDriveを使用している場合、Notionでページを作成すると、<span class="mark-yellow">DropboxとOneDriveの両方に同じフォルダが自動で作成され、関係者間でのファイル共有がスムーズになります。</span>

‍NotionやDropboxを使ったその他の自動化例

フォームに回答があったらDropboxにアップロードとNotionにテキストデータを追加する

‍アンケートや問い合わせフォームの回答を手動で管理するのは手間がかかります。
このフローでは、<span class="mark-yellow">フォームに回答があった際に、添付ファイルをDropboxに自動アップロードし、回答内容をNotionのデータベースに記録することができます。</span>

これにより、情報が一元管理され、検索や共有がしやすくなります。特に、チームでの情報共有や問い合わせ管理の効率化が期待できます。

‍Notionで取引先が登録されたらOneDriveに取引先ごとのフォルダを作成する

‍新しい取引先が登録されるたびに、手作業でフォルダを作成するのは一苦労です。このフローを活用すると、<span class="mark-yellow">Notionのデータベースに取引先情報を追加すると同時に、OneDriveに取引先ごとのフォルダを自動作成できます</span>。

これにより、取引先ごとの書類管理が整理され、迅速なファイル共有が見込まれます。

‍情報の属人化を防ぎ、業務の標準化にも役立つでしょう。

Notionデータベースの情報を用いて、Outlookでメールを自動で送付する

‍Notionに登録したデータをもとに、Outlookでメールを自動送信できるフローです。

たとえば、<span class="mark-yellow">案件の進捗状況やタスクの締切を関係者に自動通知することで、連絡漏れを防ぐことができます。</span>
また、クライアント向けの定型メールを自動送信することで、手入力の手間が省け業務の効率化が期待できます。

‍NotionとDropboxを連携するメリットと具体的な利用シーン

メリット1:フォルダ作成の手間を削減し、業務を効率化できる

‍NotionとDropboxを連携することで、Notionのデータベースに新しいページが作成された際に、対応するフォルダをDropboxに自動作成することが可能になります。<span class="mark-yellow">これにより、手動でフォルダを作成し、整理する手間が省け、業務の効率化につながります。</span>

従来は、プロジェクトごとに情報をNotionのデータベースで管理し、関連するファイルをDropboxに保存する運用をしている場合、新しいプロジェクトを立ち上げるたびにフォルダを手動で作成することが必要でした。このフローを自動化することで、フォルダ作成の漏れを防ぎ、プロジェクト開始時の円滑な準備作業が期待できます。

‍特に、複数のメンバーが関わる業務では、作業の標準化にも役立つでしょう。

‍メリット2:情報と関連ファイルを一元管理し、データの正確性を保ちやすくなる

‍NotionとDropboxを連携することで、プロジェクトやタスクに関する情報と、それに関連するファイルを適切に管理しやすくなります。Notionのデータベースで案件やタスクを記録し、それに対応するフォルダがDropboxに作成されることで、<span class="mark-yellow">情報の一貫性を確保しやすくなります。</span>

たとえば、クライアントごとの案件をNotionで管理し、関連する資料や契約書をDropboxに保管している場合、クライアントごとにフォルダを作成する手間が発生します。
ですが自動化することで、プロジェクト開始時に適切なフォルダが作成され、メンバー全員が決まった場所にファイルを保存できるようになります。
この仕組みを導入することで、ファイルの保存場所が分散するリスクを減らし、スムーズな情報共有が期待できますね。

‍メリット3: 業務プロセスを標準化し、チームの作業負担を軽減できる

‍手作業でフォルダを作成する場合、担当者によって運用方法が異なったり、ルールが徹底されないことがあるかもしれません。そんな時は、<span class="mark-yellow">NotionとDropboxを連携することで、一定のルールに基づいてフォルダを作成でき、業務プロセスの標準化につながります。</span>

たとえば、社内で複数のチームがそれぞれのプロジェクトを管理している場合、フォルダの命名規則や保存場所が統一されていないと、必要なファイルを探すのに時間がかかることがあります。自動化することで、一貫したルールのもとでフォルダが作成されるため、メンバーが迷うことなくファイルを管理できます。
結果として、業務の属人化を防ぎ、新しくチームに加わったメンバーもスムーズに業務を進めやすくなるでしょう。

‍まとめ

‍NotionとDropboxを連携し、ページ作成時にフォルダを自動作成することで、業務の効率化や情報管理の一元化が期待できます。
手作業でフォルダを作成する手間がなくなり、必要なファイルを適切な場所に保存できるようになるため、チーム全体の作業スピードも向上するでしょう。

ノーコードツールのYoomなら、テンプレートを活用して数ステップの設定をするだけでNotionとDropboxをスムーズに連携できるのも大きな魅力です。

「手間を省いて業務を効率化したい」「情報とファイルを整理して管理しやすくしたい」と考えている方は、まずはYoomの2週間無料登録をして、業務効率化を実感してみてください！

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