Notionのデータベースにページが作成されたらDropboxにフォルダを作成する方法

[Yoomとは]

‍NotionとDropboxを連携して、Notionのデータベースにページが作成されたらDropboxにフォルダを作成する方法

‍Notionのデータベースにページが作成されたことをAPIを利用して受け取り、DropboxのAPIで対応するフォルダを自動作成することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。

• YoomとNotion、Dropboxをマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• フローの詳細設定
• トリガーをON

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すでにYoomを利用している方はログインしましょう。

ステップ1：NotionとDropboxをマイアプリ連携

‍まずは、YoomでNotionとDropboxを連携させます。Yoomにログイン後、左側メニュー「マイアプリ」から「新規接続」をクリックしてください。

検索ウィンドウが出てきたら、アプリ名を入力して検索します。‍

Notionのマイアプリ連携

※マイアプリ連携をする前に、フローで使用するデータページを作成しておきましょう。‍

Notionのログイン情報を入力し、「ページを選択する」をクリックしてください。

次に進むと、Notionで作成されたページの一覧が表示されます。

ここにチェックが入っているページが、Yoomと連携されます。
マイアプリ連携後にフローで使用するページを作成した場合は、再連携をしてチェックを入れる必要があります。

‍「アクセスを許可する」をクリックして、YoomとNotionのマイアプリ連携は完了です。

‍Dropboxのマイアプリ連携

‍Dropboxのアカウントにログインをしたら、Yoomからのアクセスを許可しましょう。

「許可」をクリックすればマイアプリ連携完了です。
Yoomのマイアプリ一覧に追加されていることを確認しましょう。

これで準備は完了です。続いて、フローの詳細設定に移るので下のバナーから「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしておきましょう。

「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。

ステップ2：Notionのアプリトリガーを設定

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では、Notionの設定から始めましょう。
アプリ連携が済んでいるので、アカウントが反映されていることを確認します。

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必要に応じてタイトルも修正しておきましょう。続いて、トリガーの起動間隔を設定します。

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※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にして使用することをおすすめします。

起動間隔を設定したら、データベースIDを注釈に沿って入力し、「テスト」をクリックしてください。

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テストが成功すると、オブジェクトタイプなどのアウトプットが取得できます。
確認ができたら「保存する」でトリガーの設定は完了です。

‍次に2つ目、特定のデータベースのレコード情報を取得する設定を行います。

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連携したアカウントからデータベース情報を連携するために「データベースID」を設定します。
入力バーをクリックすると候補から情報を引用できます。

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設定したら、「次へ」をクリックしてください。
次の画面で指定したテーブルから情報を取得する設定を行いましょう。
今回は、以下の画像のようにレコードの条件として『オブジェクトID』を指定しました。

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‍設定後、「テスト」をクリックして問題がなければ「保存する」をクリックしましょう。

‍ステップ3：Dropboxでフォルダを作成する設定

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次に、Notionで取得した情報を元にDropboxでフォルダを作成する設定です。Notionと同様に、アカウント情報の確認とタイトルの修正を行って次に進んでください。
次にDropboxでフォルダを作成するための詳細設定を行います。

Dropboxのフォルダパスを取得して入力します。‍

フォルダパスはブラウザ版よりも、デスクトップアプリの方が取得しやすいです。詳しいパスの取得方法は公式HPを確認してください。

パスの入力ができたらテストをして、指定した場所に新しいフォルダが作成されていることを確認しましょう。
問題がなければ「保存する」ボタンを押してすべての設定は完了です。

最後にトリガーをONにします。

これでNotionの情報を元にDropboxに自動でフォルダが作成されるようになりました。

さらに自動化するには

‍Yoomの操作に慣れてきたら、フローをさらに使いやすくアレンジしてみましょう。
NotionにDropboxの情報を追記してアクセスしやすくしたり、同じファイルを別のアプリに作成することができます。

以下を参考にして「あと少し、こうだったらいいのにな」を実現してみてください。

‍Dropboxの情報をNotionに転記する

新しく作成されたDropboxの情報をNotionのページに転記しておくと、探す手間が省けて便利だと思いませんか？

今回設定したフローの最後に、Notionの同じページにレコードを追加するように設定することも可能です。
あらかじめ、NotionのページにDropboxのID欄を追加しておきましょう。

赤枠部分にIDを自動追加することで、わざわざDropboxを確認しなくてもすぐにファイルにアクセスすることができます。

‍同じファイルを別のアプリにも作成

‍社内と社外で別のアプリを使っている場合、2つのフローを別々に動かすのは面倒ですよね。

そんな時は、同じフローで別のアプリに同じフォルダを作成するように設定してみましょう。

たとえば、社内ではDropboxをメインに使用しているが、外部のクライアントはOneDriveを使用している場合、Notionでページを作成すると、<span class="mark-yellow">DropboxとOneDriveの両方に同じフォルダが自動で作成され、関係者間でのファイル共有がスムーズになりますね。</span>

NotionやDropboxを活用したその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもNotionやDropboxのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用できるようになりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

NotionとDropboxを連携した自動化例

Notionに登録された情報をもとにDropboxでフォルダ作成をしたり、Dropboxに格納されたファイルをもとにNotionを更新したりすることが可能になります。

Notionを活用した自動化例

Notionのデータを様々なデータベースに連携する

Notion内のデータをkintoneやSalesforceなど、様々なデータベースへ自動で連携します。

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Notionのデータをもとに書類を作成する

Notion内のデータをもとに見積書や請求書など、様々な書類を自動で発行することが可能です。

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受信内容や投稿メッセージを要約してNotionに追加する

受信メールや投稿メッセージの要約が素早くNotionに反映されるため、データ管理業務の迅速化が実現できます。

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Dropboxを活用した自動化例

Dropboxでファイルがアップされたら、OCRでファイル内容を読み取り追加する

OCRによる自動読み取りにより転記ミスや入力ミスを減らすことができ、手動作業の負担軽減にも役立ちます。

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Dropboxに格納されたファイルを同期する

複数のクラウドストレージに同時に保存することで、万が一のデータ損失に備えられる他、手動での移動やコピーの作業が不要になるかもしれません。

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画像をRPAを経由で圧縮後、Dropboxに保存する

ファイルの圧縮をRPAで自動化することで、手動で行う手間を省き、作業時間の短縮に貢献します。

‍NotionとDropboxを連携するメリットと具体的な利用シーン

メリット1:フォルダ作成の手間を削減し、業務を効率化できる

‍NotionとDropboxを連携することで、Notionのデータベースに新しいページが作成された際に、対応するフォルダをDropboxに自動作成することができます。<span class="mark-yellow">これにより、手動でフォルダを作成・整理する手間が省け、業務の効率化につながります。</span>

情報をプロジェクトごとにNotionのデータベースで管理し、関連するファイルをDropboxに保存するという運用をしている場合、従来は新しいプロジェクトを立ち上げるたびにフォルダを手動で作成する必要がありました。このフローを自動化することで、フォルダ作成の漏れを防ぎ、プロジェクトをスムーズに始められるでしょう。

‍特に、複数のメンバーが関わる業務では、作業の標準化にも役立ちそうです。

‍メリット2:情報と関連ファイルを一元管理し、データの正確性を保ちやすくなる

‍NotionとDropboxを連携することで、プロジェクトやタスクに関する情報と、それに関連するファイルを適切に管理しやすくなります。Notionのデータベースで案件やタスクを記録し、それに対応するフォルダがDropboxに作成されることで、<span class="mark-yellow">情報の一貫性を確保するのに役立ちますね。</span>

たとえば、クライアントごとの案件をNotionで管理し、関連する資料や契約書をDropboxに保管している場合、クライアントごとにフォルダを作成する手間が発生します。
ですが自動化することで、プロジェクト開始時に適切なフォルダが作成され、メンバー全員が決まった場所にファイルを保存できるようになります。
この仕組みを導入することで、ファイルの保存場所が分散するリスクを減らし、スムーズな情報共有が期待できますね。

‍メリット3: 業務プロセスを標準化し、チームの作業負担を軽減できる

‍手作業でフォルダを作成する場合、担当者によって運用方法が異なったり、ルールが徹底されないことがあるかもしれません。そんな時は、<span class="mark-yellow">NotionとDropboxを連携することで、一定のルールに基づいてフォルダを作成でき、業務プロセスの標準化につながります。</span>

たとえば、社内で複数のチームがそれぞれのプロジェクトを管理している場合、フォルダの命名規則や保存場所が統一されていないと、必要なファイルを探すのに時間がかかることがあります。自動化することで、一貫したルールのもとでフォルダが作成されるため、メンバーが迷うことなくファイルを管理できます。
結果として、業務の属人化を防ぎ、新しくチームに加わったメンバーもスムーズに業務を進めやすくなるでしょう。

‍まとめ

‍NotionとDropboxを連携し、ページ作成時にフォルダを自動作成することで、業務の効率化や情報管理の一元化を図れます。
手作業でフォルダを作成する手間がなくなり、必要なファイルを適切な場所に保存できるようになるため、チーム全体の作業スピードも向上するでしょう。

ノーコードツールのYoomなら、テンプレートを活用して数ステップの設定をするだけでNotionとDropboxをスムーズに連携できるのも大きな魅力です。
「手間を省いて業務を効率化したい」「情報とファイルを整理して管理しやすくしたい」と考えている方は、ぜひこのフローを導入して業務効率化を実感してみてください！