Notionデータベースの情報を用いて、Outlookでメールを自動で送付する
Notionデータベースの情報を用いて、Outlookでメールを自動で送付する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Notion
と
Outlook
を自動連携できます。
■概要
Notionで顧客情報やタスクを管理しているものの、その情報を基にOutlookでメールを作成・送付する作業に手間を感じていませんか？手作業での情報転記は、ミスが発生しやすく、定型的な連絡業務に多くの時間を要する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Notionのデータベース情報を起点として、Outlookからメールを自動で送付する仕組みを構築できるため、こうした課題の解消に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionで管理している顧客情報やタスクを基に、Outlookでメールを送付している方
- 手作業によるNotionからの情報転記や、メールの宛先設定ミスをなくしたいと考えている方
- Outlookを用いた定型的なメール連絡を自動化し、業務の効率化を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionの情報を手動でOutlookに転記してメール作成する手間がなくなり、本来の業務に集中する時間を確保できます。
- 手作業によるメールの宛先間違いや、Notionからの情報転記ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のページから起動」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、データベースからメール送付に必要な情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、取得した情報を基にメールを自動で送付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionでレコードを検索する際に、検索条件となる項目は任意で設定でき、固定値だけでなく、前のステップで取得した情報を動的に利用することも可能です。
- Outlookのメール送信設定では、宛先や件名、メッセージ内容を自由に設定できます。Notionから取得した情報を変数としてメール本文に差し込むことで、内容を個別化したメールの自動送付が実現します。
■注意事項
- Notion、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください。
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Webhookを受信したら
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メールを受信したら
カレンダーにイベントが登録されたら
カレンダーのイベントが追加・更新されたら
フローボットオペレーション
ページ情報を取得
ページを作成（非推奨）
ページにテキストを追加（非推奨）
ページのプロパティを更新（テキストプロパティ）
ページのプロパティを更新（数値プロパティ）
ページのプロパティを更新（セレクトプロパティ）
ページのプロパティを更新（マルチセレクトプロパティ）
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特定の件名のメールを受信したらメールを受信したらカレンダーにイベントが登録されたらカレンダーのイベントが追加・更新されたらタスクが作成されたら本文内に特定のキーワードが含まれるメールを受信したら
フローボットオペレーション
自分のカレンダーにイベントを登録する予定表を作成する指定のユーザーのカレンダーにイベントを登録するメールの添付ファイルの情報を取得するメールの添付ファイルをダウンロード指定のユーザーのカレンダーのイベントを削除する指定のユーザーのカレンダーのイベントを更新する自分のカレンダーのイベントを削除する自分のカレンダーのイベントを更新するタスクを作成する（リマインド設定対応）タスクを作成する（リマインド設定非対応）自分のカレンダーのイベントを検索する指定のユーザーのカレンダーのイベントを検索する会議の日時を検索する予定表一覧を取得メールのメッセージを取得メッセージを移動特定のメッセージを取得特定のフォルダーのメッセージを検索
