ECサイト管理を効率化！ecforceの受注情報をkintoneに自動連携する方法

近年は業務の円滑化を図るために様々なアプリが多用されていますが、ECサイトの運営に特化したアプリもたくさんありますよね。

アプリは便利ですが、まだ手動でがんばって業務運営していませんか？

今回はECサイトの運営をサポートするecforceとkintoneを連携させて、ECサイト運営の効率化を図ります！

在庫管理や顧客対応の業務も自動化できるところがあるんです！

連携手順の説明もしますので、ぜひ参考にしてください！

自動化できる業務は手動での業務運営から卒業しちゃいましょう！

では、実際に、2つのアプリを連携させるメリットってなんでしょうか？

ecforceとkintoneの連携でできるメリットと自動化例3選

メリット1:情報の一元管理が可能

ecforceに受注情報が登録されたら、kintoneに自動で格納することで、情報の一元管理が可能になります。

今まで手作業で行っていた、データの転記作業が自動化されるので、作業の効率が向上します。

どうしても手作業で起こってしまっていた、重複や漏れのリスクも削減できます！

例えば、新しく受注があれば、情報が自動的にkintoneの顧客管理データベースに追加されるので、すぐに営業チームが対応できるようになるんです！！

メリット2:在庫管理の効率化

ecforceの在庫情報をkintoneと連携させることで、タイムリーに在庫状況を把握できます。

例えば、kintone上で在庫警告システムを構築し、在庫が一定量を下回った際に自動で通知することも可能です。

だから、今まで手作業で起こりがちだった、数の重複や記入漏れなどを防ぐことができます。

在庫状況が正確だから、在庫切れや過剰在庫を防ぐことにもつながります。

そのため、効率的な在庫管理が可能になるんです！

メリット3:顧客対応の迅速化

ecforceからkintoneに同期された顧客情報を基に、カスタマーサポートチームが対応することができます。

例えば、顧客から問い合わせがあったときに、すぐに顧客の過去の購入履歴をkintoneで確認できるので、より顧客にあわせたサポートが提供できます。

今まで、2つのアプリを行き来すれば確認できましたが、1つのアプリで対応が可能になるので、顧客を待たせることなく、対応にあたれます。

ECサイトの受注・発注ステータスをスムーズに管理するには？

ECサイトでの受注から仕入れ先への発注、出荷までのプロセスをスムーズに管理するには、システム連携によって進捗状況を可視化し、確認作業の手間を減らすことが重要です。

• 受発注の進捗状況（ステータス）を一目でわかるように共有する
   「未対応」「発注手配中」「入荷待ち」「出荷準備中」といった各プロセスの進捗を一覧で可視化します。
  チーム全体で現在のステータスを把握できるため、対応の遅れや作業の重複を未然に防ぐことができます。
• 発注手配や社内連絡の手間を減らし、対応漏れを防ぐ
  受注データに合わせた仕入れ先への発注処理や社内への共有をスムーズに行える環境を整えることで、手動による転記ミスや連絡漏れを回避できます。
  業務フロー全体の滞りがなくなり、商品発送までのリードタイム短縮にも繋がります。

【受注情報の管理】ecforceとkintoneの連携を解説

今回はまず、【ecforceに受注情報が登録されたら、kintoneに格納する】というフローを作成していきます。

ecforceに登録された受注情報をわざわざ確認しなくても、自動的にkintoneのデータベースに受注情報が格納されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、Yoomの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

• マイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• ecforceトリガーとkintoneのアクション設定
• トリガーをONにして動作確認

ecforceに受注情報が登録されたら、kintoneに格納する

試してみる

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■概要

ecforceに受注情報が登録されたら、kintoneのデータベースに格納するフローです。

ecforceに登録された受注情報をわざわざ確認しなくても、自動的にkintoneのデータベースに受注情報が格納されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。

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■注意事項

・ecforce、kintoneそれぞれとYoomを連携してください。

・ecforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。

・フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。

・無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

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ステップ1：マイアプリ連携

ここからecforceとkintoneを連携していきます。
まずは基本的なナビをご覧ください。

ecforceと連携

アカウント名、アクセストークン、ドメインを設定します。
設定できたら追加をクリックしましょう。
※アクセストークンの取得方法については、以下のリンクを参考にしてください。

• API接続用のユーザ作成方法と認証トークン（アクセストークン）発行方法

kintoneと連携

以下の手順をご参照ください。

詳しい連携方法を知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。

• kintoneと連携すると出来ること
• kintoneのマイアプリ登録ができない主な原因と対応方法について

※ecforce・kintoneは、ミニプラン以上をご利用の方向けのアプリです。フリープランやパーソナルプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。

※パーソナルプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますよ。詳細は料金プランのページで紹介しているので、ぜひ活用してみてください。 

ステップ2：テンプレートをコピー

下記のバナーの試してみるをクリックします。

ecforceに受注情報が登録されたら、kintoneに格納する

試してみる

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■概要

ecforceに受注情報が登録されたら、kintoneのデータベースに格納するフローです。

ecforceに登録された受注情報をわざわざ確認しなくても、自動的にkintoneのデータベースに受注情報が格納されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。

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■注意事項

・ecforce、kintoneそれぞれとYoomを連携してください。

・ecforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。

・フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。

・無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

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以下の画面が表示されたらOKをクリックしてください。

ステップ3：ecforceトリガーを設定

それではここから、フローの作成手順を説明していきます！

「アプリトリガー 受注情報が登録されたら」をクリックします。

トリガーアクションは「受注情報が登録されたら」を選択して、「次へ」をクリックします。

トリガーの起動間隔を選択します。
5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。

ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。

ここでecforceに受注登録しましょう。

フローに戻り、テストします。
成功したら完了をクリックしましょう。

※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。

ステップ4：kintoneに受注情報を格納する

「データベースを操作する 受注情報を格納する」のアイコンをクリックします。

ここでkintoneのアプリを作成します。
すでに運用しているものがあればそちらを利用することも可能です。

実行アクションは「レコードを追加する」を選択します。

データの連携はアプリ登録ができていると候補から選択することが可能です。

入力したら「次へ」をクリックします。

追加するレコードの値を入力します。

ecforceから取得した情報を選択できるので、埋め込みながら入力します。

そのほかの項目も同様に設定します。

入力したらテストしましょう。

テストが成功したら、「完了」をクリックします。

▼kintone

ステップ5：トリガーをONにして動作確認

最後にトリガーを「ON」に切り替えれば起動します。

ecforceとkintoneの連携フロー応用編

ここまでご紹介したフロー以外にも、【ecforceに受注情報が登録されたら、kintoneに格納しSlackに通知する】というフローも作成できます。

ecforceに登録された受注情報をわざわざ確認しなくても、自動的にkintoneのデータベースに受注情報が格納されSlackにも通知できるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。

ecforceに受注情報が登録されたら、kintoneに格納しSlackに通知する

試してみる

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■概要

ecforceに受注情報が登録されたら、kintoneのデータベースに格納してSlackに通知するフローです。

ecforceに登録された受注情報をわざわざ確認しなくても、自動的にkintoneのデータベースに受注情報が格納されSlackにも通知できるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。

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■注意事項

・ecforce、kintone、SlackそれぞれとYoomを連携してください。

・ecforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。

・フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。

・無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

詳細を見る 試してみる

他にもYoomは連携可能なアプリがたくさんあるので、業務にあわせてさまざまなアプリを組み合わせてフローが作成できます！

例えば、【メールで受け取った適格請求書をOCRして、kintoneに格納しGoogle Chatへその旨を通知する】というフローです。

kintoneとGoogle Chatを連携することで、AIを使用して画像解析した請求書の情報を自動的にkintoneのデータベースへ格納し、Google Chatに通知します。
すべて自動化されているので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。

※Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。

※詳細はGoogle Chatでスペースにメッセージを送る方法をご参照ください。

メールで受け取った適格請求書をOCRして、kintoneに格納しGoogle Chatへその旨を通知する

試してみる

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■概要‍

メールで受け取った適格請求書をAIを使用して画像解析を行い、kintoneのデータベースに格納してGoogle Chatへその旨を通知するフローです。

kintoneとGoogle Chatを連携することで、AIを使用して画像解析した適格請求書の情報を自動的にkintoneのデータベースへ格納とGoogle Chatに通知されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。

Google Chatの通知先や内容のカスタマイズは可能です。‍

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■注意事項

・kintone、Google ChatそれぞれとYoomを連携してください。

・kintoneのデータベースに追加したい請求書情報の列名を予め設定します。

・列名とは、このような項目を指します→「発行事業者の名称」「発行事業者の登録番号」「10%対象の金額」「10%対象の消費税」 etc

・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。

・詳細はこちらをご参照ください。

・AIオペレーションはチームプラン、サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。

・フリープラン、ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。

・無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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詳細を見る 試してみる

まとめ

ecforceとkintoneの連携したら、受注情報の自動格納によって、手動入力の手間を省き、情報の一元管理が可能になりました！
手動の作業がなくなることで、重複や漏れも防ぐことができ、在庫管理も効率化するでしょう。
過去の履歴を確認できることで、顧客対応も迅速化します。

Yoomを利用すれば、プログラミング知識がなくても簡単に連携が実現できます。

みなさんもぜひ、アプリの連携を試してみてください！

よくあるご質問