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現代のビジネス環境では、売上にも直結する効率的なコンテンツ管理が求められています。
Yoomを利用すれば、プログラミングの知識がなくてもクラウドBOTとBoxの連携が簡単に実現できます。
2つのアプリを利用している多くの企業にとって簡単に連携ができて業務効率が上がることは魅力的ではないでしょうか？
本記事では、Yoomを使ってクラウドBOTとBoxを連携させる方法を詳しく解説し、コンテンツ管理の効率を大幅に向上させる方法をご紹介します。
クラウドBOTとBoxを連携すると、ファイル管理が楽になるのはもちろんセキュリティ強化にもつながります。
クライアントの大切な情報を連携でしっかり管理しましょう！
クラウドBOTとBoxを連携することで、ファイルのアップロードや整理、共有などの作業を自動化できます。
例えば、マーケティングチームが新しいキャンペーン資料を作成した際、自動的にBoxにアップロードされ、関係者に通知が送られるように設定できます。
これにより、手動での作業が減り、業務効率が大幅に向上するうえに共有漏れ・通知漏れを防ぐことができます。
さらに、広告代理店やデザインスタジオなどたくさんのファイルを扱うような現場では、プロジェクトの進捗管理やクライアントとのファイル共有がスムーズに行えるようになります。
フリーランスで働いているデザイナーの方達などは多くの取引先を同時に相手にしていることが多いです。
なので、スムーズなファイル共有は、円滑なコミュニケーションの元、さらにはより良い関係構築にもつながると言えるでしょう！
BoxはFIPS 140-2認定を取得していて、すべてのファイルが送信される際にAES 256ビット暗号化されるので高度なセキュリティ機能を備えています。
Boxだけでもしっかりとしたセキュリティですが、クラウドBOTとの連携させることで、ファイルのアクセス権限や共有設定を自動的に管理できるでの更なるセキュリティ強化につながります。
例えば、機密情報を含むファイルがアップロードされた際に、特定のユーザーのみがアクセスできるように設定することが可能です。
これにより、情報漏洩のリスクを最小限に抑えることができます。
さらに、法務部門や医療機関など、厳重なデータ管理が求められる業種においても、クラウドBotとBoxの連携は非常に有効です。
クラウドBOTとBoxを連携すると、ファイル管理やセキュリティ面でメリットがあることがわかってもらえたと思います。
ですがアプリ同士を連携したい、と考えたときに絶対に必要なのがプログラミングの知識です。
プログラミングの知識がない人にとっては、連携するために知識が必要なことは大きなデメリットです。
いまから勉強を始めて…なんてやっていたら、「業務効率のためのアプリ連携のための勉強」が業務効率低下につながる本末転倒な事態に！
でも、Yoomを使えばプログラミングの知識は不要です！
直感的に操作できる画面をみながら、必要な情報を入力するだけです。
あっという間に連携完了できるので、次からの画像付きで詳しく解説していきます。
では実際にYoomをつかってクラウドBOTとBoxの連携を行なっていきましょう！
今回説明するのは「クラウドBOTでボットの実行が完了したらファイルを取得し、Boxにアップロードする」というフローです。
下のバナーから「試してみる」をクリックしてフローボットテンプレートをコピーしましょう！
まずはクラウドBOTとBoxをYoomのマイアプリに登録します。
左側のメニューから「マイアプリ」を選択肢、右上の「＋新規接続」をクリックしてください。
必要な情報を入力すると、アプリ一覧に下のようにアプリ名が表示されるようになります。
これで、事前準備は完了です！
次は、マイプロジェクトにテンプレートコピーして、フローボットを作成していきます。
コピーがまだの場合は、フローボットテンプレートを下記よりコピーしてください。
1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
まずは一番上の「ボットの設定が完了したら」を選択してください。
既に連携していあるアカウント情報が反映されているはずなので、確認をして「次へ」！
API接続設定の画面に移ります。
上記2点を入力して「テスト」ボタンを押します。
エラーが出なければ「次へ」を押してどんどん進めましょう！
続いては、Webhookイベントを送信するかトリガーになるイベントを実行した後に「テスト」ボタンを押してください。
エラーが出なければアウトプットの部分の情報が反映されています。
反映された情報に問題がなければ「保存する」ボタンを押してトリーが設定は完了です。
フロー2番目に進みます。
まずは、クラウドBOTのアカウント情報が正しいことを確認して「次へ」進みます。
API接続設定の画面では、APIの公開IDとジョブIDを入力してください。
ジョブIDは、入力欄をクリックして出てくる「ボットの実行が完了したら」というタブから選択できます。
「テスト」を押してエラーが出なければ「保存する」ボタンを押してください。
クラウドBOTと連携するアカウント情報が正しく入力されていることを確認します！
APIの公開IDとダウンロードファイルのref値を入力してください。
APIの公開IDはクラウドBOTの「開発者向け」ページでの設定が必要です。
こちらのページを参考にしてみてください。
続いてクラウドBOTでファイルをアップロードする際の設定です。
最初のページでは、いつも通りクラウドBOTと連携するアカウント情報が書かれていますので「次へ」ボタンを押して進んでください。
アクションの変更も不要です！
そのままAPI設定を行いましょう。
上記2点を入力してください。
それぞれ入力をしたら「テスト」を押し、エラーが出なければ「保存する」で設定完了です。
最後にBoxの設定を進めていきます。
クラウドBOT同様、最初のページではアカウント情報が反映されていますので、確認をして「次へ」ボタンを押してください。
格納先フォルダのコンテンツIDを入力してください。
ファイル名は、拡張子を含んだものをファイル名として入力する必要があります。
「テスト」ボタンを押しエラーが出なければ全ての設定が完了です！
入力の項目は多かったかと思いますが、難しい作業はなかったはずです。
Yoomを使ってプログラミングに詳しくなくてもアプリ連携ができちゃいました！
最後に、アプリトリガーをOFFからONに変えればフローボットが起動されます！
これでファイルの管理が自動化されました！
今回使用したフローボットテンプレート
クラウドBOTでボットの実行が完了したらファイルを取得し、Boxにアップロードする
クラウドBOTとBoxの連携は、ファイル管理が格段に楽になります。
さらに、セキュリティの強化につながることもわかっていただけたと思います。
Yoomを使えばプログラミングの知識は不要！
手動作業を自動化し、効率的なコンテンツ管理が可能になります。ぜひ、この機会にクラウドBOTとBoxの連携を試してみてください。
Yoomでは、たくさんのアプリとの連携が可能です。クラウドBOTとBot以外にもあなたが使っているアプリがないかチェックしてみてくださいね。
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