契約締結から契約書管理まで行えるクラウドサインを利用している方は多いのではないでしょうか。
クラウドサインは紙ベースの契約業務に比べて大幅な時間短縮につながります。
ですが、契約締結後の情報共有も同様に重要ですよね。
クラウドサインとGoogle Chatを連携することで、手動での通知作業が不要となり、ヒューマンエラーも防止できます。
またGoogle Chatによるリアルタイム通知が可能になり、チーム全体に情報を共有して次のアクションまでスムーズに進めることができます。
では具体的に2つのアプリを連携するとどのようなメリットがあるのでしょうか?
クラウドサインで契約締結が完了したらNotionのステータスを更新した後にGoogle Chatへ通知してくれるため、手動で通知する必要がなくなります。
契約書の締結が頻繁に行われる場合、自動化することで時間も節約でき、ヒューマンエラーも削減できます。
担当者はメールや他のアプリをチェックすることなく、Google Chat上でリアルタイムに契約の進捗状況を確認できるようになります。
過去の契約状況を参照したいときは、チャットの履歴をさかのぼれば良いので、過去のデータを元にした分析や報告書の作成もより簡単にできます。
チーム全体に素早く情報が共有されるため、誰でも最新の契約状況を把握でき、意思決定がスピーディーかつ的確に行われるようになります。
リモートワークや多拠点での業務が増えている現代において、とても便利ですよね。
ノーコードで国内外のさまざまなアプリと連携できます。
プログラミングなどの専門知識は不要です。
設定に必要な情報を入力・選択するだけで、フローボットの作成ができます。
2週間の無料トライアルができますので、導入を検討されている方はこの機会に是非利用してみてください。
Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを発行できます。30秒で始められますよ！
Yoomの基本的な操作は、初めてのYoomを参照してくださいね。
またYoomにはたくさんのテンプレートがありますので、ぜひ使ってみてください!
ここまでメリットをご紹介してきました。
では早速、Yoomを使って今回使用する3つのアプリを連携してみましょう!今回はGoogle Chatに通知させるだけでなく、Notionにデータを蓄積させてみますね。
「クラウドサインで締結が完了したら、Notionデータベースを更新しGoogle Chatに通知する」フローボット作成について説明します。
まずは、使用しているクラウドサインとYoomを連携させます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続→クラウドサインの順に選択します。
アプリ一覧から探すか、アプリ名で検索してください。
以下の画面が出ますので、アカウント名とクライアントIDはこちらを参照して設定してください。
次にNotionを連携します。
ログイン完了したら、
をしてください。
Notionの連携はこれで完了です。
Google Chat（OAuth）を選択し、こちらを参照しながら設定を行ってください。
※Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。
詳細はこちらです。
3つのアプリがマイアプリに表示されたらOKです。
今回は用意されているテンプレートを使用していきます。
テンプレートページで、このテンプレートを試してみるをクリック。
Yoomをお使いの方はログイン、初めての方は会員登録をします。
そのまま進むと、ご自身のワークスペースにテンプレートがコピーされて使えるようになります。
必要に応じて、テンプレートの名前を変更することができます。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートがあります。
テンプレート右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択します。
ではアプリトリガーを設定していきます。
「書類の締結が完了したら」を選択します。
「連携アカウントとアクションを選択」画面で、連携しているアカウントを確認します。
トリガーアクションは書類の締結が完了したらのままです。
間違いがなければ次に進みます。
トリガーの起動間隔→5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選べます。
※プランによって起動間隔の選択内容が変わります。
テスト→テスト成功となったら保存します。
次に「契約相手の名称を取得」を設定します。
ここでも連携しているアカウントを確認します。
トリガーアクションはそのままで大丈夫です。
間違いがなければ次に進みます。
書類IDはアウトプットより{{書類ID}}を選択します。
テストして問題なければ保存します。
次に「レコードを更新する」を設定します。
使用したいデータベースIDを候補から設定します。
完了したら次に進みます。
今回は契約相手の名称が、クラウドサイン・Notionデータベースの両方で一致する場合にレコード（進捗状況）を更新させたいので、以下のように条件を設定します。
更新後のレコードの値は、進捗状況のみ更新したいので進捗状況に締結済と入力しました。
名前欄は何も入力しないでください。(入力してしまうとNotion側の契約者名が変わってしまいます。)
テスト→テスト成功となったら保存します。
最後に「Google Chatに通知する」を設定します。
「連携アカウントとアクションを選択」画面で、連携しているアカウントを確認し、次に進みます。
アクションはそのままで大丈夫です。
以下の画面が出ますので、必須と書かれている欄の設定を行います。
欄の下に注意書きがありますので、そちらを参考にして入力してください。
メッセージ内容は通知させたい内容にします。
今回は以下の通りに設定してみました。
テスト→テスト成功となったら保存します。
最後にアプリトリガーをオンにして完了です。
ここまでお疲れ様でした!
今回は「クラウドサインで締結が完了したら、Notionデータベースを更新しGoogle Chatに通知する」フローをご紹介しました。
契約締結が完了した通知を普段お使いのGoogle Chatで受け取れるので、出先でも簡単な内容なら把握できそうです。
Yoomでは他にも、クラウドサインやGoogle Chatを使用したテンプレートをご用意しています。ご紹介しますので、下記より是非使ってみてください。
「クラウドサインで契約が締結したらAIオペレーションで内容を読み取りkintoneのステータスを更新してSlackに通知」
要約を含むAI機能については、チームプランまたはサクセスプランでご利用いただけますので、導入を検討している方はこの2つのどちらかのプランでトライアルに申し込んでください。2週間無料でお試しできます。
クラウドサインとGoogle Chatの連携により、契約完了した通知を自動化でき契約状況もリアルタイムで反映するので、チーム間の情報共有がしやすくなりますね。
Yoomを活用することで、簡単にノーコードで連携できるため、誰でも簡単に始めることができます。
Yoomに慣れてきて、さらに効率化してみたいと思った方は応用編で紹介したテンプレートを使用することで、より業務に合った自動化のフローを構成できます。
テンプレートをカスタマイズすることもできますよ。
Yoomはあなたの業務効率化をサポートします。
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