契約締結から契約書管理まで行えるクラウドサインを利用している方は多いのではないでしょうか。
クラウドサインは紙ベースの契約業務に比べて大幅な時間短縮につながります。
ですが、契約締結後の情報共有も同様に重要ですよね。
クラウドサインとGoogle Chatを連携することで、手動での通知作業が不要となり、ヒューマンエラーも防止できます。
またGoogle Chatによるリアルタイム通知が可能になり、チーム全体に情報を共有して次のアクションまでスムーズに進めることができます。
では具体的に2つのアプリを連携するとどのようなメリットがあるのでしょうか?
クラウドサインとGoogle Chatを連携するメリット
メリット1: 契約締結が完了すると通知してくれる
クラウドサインで契約締結が完了したらNotionのステータスを更新した後にGoogle Chatへ通知してくれるため、手動で通知する必要がなくなります。
契約書の締結が頻繁に行われる場合、自動化することで時間も節約でき、ヒューマンエラーも削減できます。
メリット2:契約状況がリアルタイムでわかる
担当者はメールや他のアプリをチェックすることなく、Google Chat上でリアルタイムに契約の進捗状況を確認できるようになります。
過去の契約状況を参照したいときは、チャットの履歴をさかのぼれば良いので、過去のデータを元にした分析や報告書の作成もより簡単にできます。
メリット3:スムーズなチーム間の情報共有
チーム全体に素早く情報が共有されるため、誰でも最新の契約状況を把握でき、意思決定がスピーディーかつ的確に行われるようになります。
リモートワークや多拠点での業務が増えている現代において、とても便利ですよね。
Yoomとは？
ノーコードで国内外のさまざまなアプリと連携できます。
プログラミングなどの専門知識は不要です。
設定に必要な情報を入力・選択するだけで、フローボットの作成ができます。
2週間の無料トライアルができますので、導入を検討されている方はこの機会に是非利用してみてください。
Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを発行できます。30秒で始められますよ！
Yoomの基本的な操作は、初めてのYoomを参照してくださいね。
またYoomにはたくさんのテンプレートがありますので、ぜひ使ってみてください!
クラウドサインとGoogle Chatの連携フローの作り方
ここまでメリットをご紹介してきました。
では早速、Yoomを使って今回使用する3つのアプリを連携してみましょう!今回はGoogle Chatに通知させるだけでなく、Notionにデータを蓄積させてみますね。
「クラウドサインで締結が完了したら、Notionデータベースを更新しGoogle Chatに通知する」フローボット作成について説明します。
クラウドサインで締結が完了したら、Notionデータベースを更新しGoogle Chatに通知する
試してみる
■概要
クラウドサインで契約締結が完了した後の、管理ツールへのステータス更新や関係者への通知を手作業で行っていませんか？こうした定型的な作業は、更新漏れや通知漏れといったミスに繋がりやすく、対応に手間がかかることも少なくありません。このワークフローを活用すれば、クラウドサインでの締結完了を起点に、Notionデータベースの更新とGoogle Chatへの通知を自動で実行し、契約管理業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- クラウドサインで締結した契約情報をNotionで管理している法務・営業担当者の方
- 締結完了の都度、手動でGoogle Chatに通知しており、手間を感じている方
- 契約締結後の事務処理を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- クラウドサインでの締結完了後、自動でNotionが更新され通知も実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるステータスの更新漏れや関係者への通知漏れを防ぎ、ヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、クラウドサイン、Notion、Google ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでクラウドサインを選択し、「書類の締結が完了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでクラウドサインの「契約相手の名称を取得」アクションを設定し、締結が完了した書類から情報を取得します。
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを更新する」アクションを設定し、取得した情報をもとにデータベースを更新します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、指定したスペースに締結完了の旨を通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionで更新するデータベースやレコード、連携する項目（契約相手名、締結日など）は任意で設定してください。
- Google Chatで通知を送信するスペースや、メッセージの本文に含める内容は、任意で設定することが可能です。
■注意事項
ステップ1:マイアプリ連携
まずは、使用しているクラウドサインとYoomを連携させます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続→クラウドサインの順に選択します。
アプリ一覧から探すか、アプリ名で検索してください。
以下の画面が出ますので、アカウント名とクライアントIDはこちらを参照して設定してください。
次にNotionを連携します。
ログイン完了したら、
- ページを選択
- アクセスしたいページにチェックする
- アクセス許可
をしてください。
Notionの連携はこれで完了です。
Google Chat（OAuth）を選択し、こちらを参照しながら設定を行ってください。
※Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。
詳細はこちらです。
3つのアプリがマイアプリに表示されたらOKです。
クラウドサインで締結が完了したら、Notionデータベースを更新しGoogle Chatに通知する
試してみる
■概要
クラウドサインで契約締結が完了した後の、管理ツールへのステータス更新や関係者への通知を手作業で行っていませんか？こうした定型的な作業は、更新漏れや通知漏れといったミスに繋がりやすく、対応に手間がかかることも少なくありません。このワークフローを活用すれば、クラウドサインでの締結完了を起点に、Notionデータベースの更新とGoogle Chatへの通知を自動で実行し、契約管理業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- クラウドサインで締結した契約情報をNotionで管理している法務・営業担当者の方
- 締結完了の都度、手動でGoogle Chatに通知しており、手間を感じている方
- 契約締結後の事務処理を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- クラウドサインでの締結完了後、自動でNotionが更新され通知も実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるステータスの更新漏れや関係者への通知漏れを防ぎ、ヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、クラウドサイン、Notion、Google ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでクラウドサインを選択し、「書類の締結が完了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでクラウドサインの「契約相手の名称を取得」アクションを設定し、締結が完了した書類から情報を取得します。
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを更新する」アクションを設定し、取得した情報をもとにデータベースを更新します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、指定したスペースに締結完了の旨を通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionで更新するデータベースやレコード、連携する項目（契約相手名、締結日など）は任意で設定してください。
- Google Chatで通知を送信するスペースや、メッセージの本文に含める内容は、任意で設定することが可能です。
■注意事項
ステップ2:トリガーを設定
今回は用意されているテンプレートを使用していきます。
テンプレートページで、このテンプレートを試してみるをクリック。
Yoomをお使いの方はログイン、初めての方は会員登録をします。
そのまま進むと、ご自身のワークスペースにテンプレートがコピーされて使えるようになります。
必要に応じて、テンプレートの名前を変更することができます。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートがあります。
テンプレート右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択します。
ではアプリトリガーを設定していきます。
「書類の締結が完了したら」を選択します。
「連携アカウントとアクションを選択」画面で、連携しているアカウントを確認します。
トリガーアクションは書類の締結が完了したらのままです。
間違いがなければ次に進みます。
トリガーの起動間隔→5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選べます。
※プランによって起動間隔の選択内容が変わります。
テスト→テスト成功となったら保存します。
次に「契約相手の名称を取得」を設定します。
ここでも連携しているアカウントを確認します。
トリガーアクションはそのままで大丈夫です。
間違いがなければ次に進みます。
書類IDはアウトプットより{{書類ID}}を選択します。
テストして問題なければ保存します。
次に「レコードを更新する」を設定します。
使用したいデータベースIDを候補から設定します。
完了したら次に進みます。
今回は契約相手の名称が、クラウドサイン・Notionデータベースの両方で一致する場合にレコード（進捗状況）を更新させたいので、以下のように条件を設定します。
更新後のレコードの値は、進捗状況のみ更新したいので進捗状況に締結済と入力しました。
名前欄は何も入力しないでください。(入力してしまうとNotion側の契約者名が変わってしまいます。)
テスト→テスト成功となったら保存します。
最後に「Google Chatに通知する」を設定します。
「連携アカウントとアクションを選択」画面で、連携しているアカウントを確認し、次に進みます。
アクションはそのままで大丈夫です。
以下の画面が出ますので、必須と書かれている欄の設定を行います。
欄の下に注意書きがありますので、そちらを参考にして入力してください。
メッセージ内容は通知させたい内容にします。
今回は以下の通りに設定してみました。
テスト→テスト成功となったら保存します。
最後にアプリトリガーをオンにして完了です。
ここまでお疲れ様でした!
クラウドサインで締結が完了したら、Notionデータベースを更新しGoogle Chatに通知する
試してみる
■概要
クラウドサインで契約締結が完了した後の、管理ツールへのステータス更新や関係者への通知を手作業で行っていませんか？こうした定型的な作業は、更新漏れや通知漏れといったミスに繋がりやすく、対応に手間がかかることも少なくありません。このワークフローを活用すれば、クラウドサインでの締結完了を起点に、Notionデータベースの更新とGoogle Chatへの通知を自動で実行し、契約管理業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- クラウドサインで締結した契約情報をNotionで管理している法務・営業担当者の方
- 締結完了の都度、手動でGoogle Chatに通知しており、手間を感じている方
- 契約締結後の事務処理を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- クラウドサインでの締結完了後、自動でNotionが更新され通知も実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるステータスの更新漏れや関係者への通知漏れを防ぎ、ヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、クラウドサイン、Notion、Google ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでクラウドサインを選択し、「書類の締結が完了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでクラウドサインの「契約相手の名称を取得」アクションを設定し、締結が完了した書類から情報を取得します。
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを更新する」アクションを設定し、取得した情報をもとにデータベースを更新します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、指定したスペースに締結完了の旨を通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionで更新するデータベースやレコード、連携する項目（契約相手名、締結日など）は任意で設定してください。
- Google Chatで通知を送信するスペースや、メッセージの本文に含める内容は、任意で設定することが可能です。
■注意事項
クラウドサインとGoogle Chatの連携フロー応用編
今回は「クラウドサインで締結が完了したら、Notionデータベースを更新しGoogle Chatに通知する」フローをご紹介しました。
契約締結が完了した通知を普段お使いのGoogle Chatで受け取れるので、出先でも簡単な内容なら把握できそうです。
Yoomでは他にも、クラウドサインやGoogle Chatを使用したテンプレートをご用意しています。
ご紹介しますので、下記より是非使ってみてください。
「クラウドサインで契約が締結したらAIオペレーションで内容を読み取りGoogle スプレッドシートのステータスを更新してGoogle Chatに通知」
要約を含むAI機能については、チームプランまたはサクセスプランでご利用いただけますので、導入を検討している方はこの2つのどちらかのプランでトライアルに申し込んでください。2週間無料でお試しできます。
クラウドサインで契約が締結したらAIオペレーションで内容を読み取り、Google スプレッドシートのステータスを更新してGoogle Chatに通知
試してみる
■概要
クラウドサインで契約が締結された後、その内容を管理表に転記し、関係各所に通知する作業を手動で行っていませんか。件数が増えるにつれて作業は煩雑になり、入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。
このワークフローは、クラウドサインでの契約締結をトリガーとして、AIが契約書の内容を自動で読み取り、Google スプレッドシートのステータスを更新、そしてGoogle Chatへ通知するまでの一連のプロセスを自動化し、契約管理業務を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- クラウドサインでの契約締結後、ステータス更新や通知を手作業で行っている方
- 契約情報をGoogle スプレッドシートで管理しており、情報転記の効率化を検討している方
- 契約管理業務におけるヒューマンエラーを防止し、業務の属人化を解消したい方
■このテンプレートを使うメリット
- クラウドサインでの締結完了を起点に、AIによる内容読取から更新、通知までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による契約内容の転記ミスやステータスの更新漏れ、関係者への通知忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、クラウドサイン、Google スプレッドシート、Google ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでクラウドサインを選択し、「書類の締結が完了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでクラウドサインの「書類の添付ファイルを取得」アクションを設定し、締結が完了した書類のファイルを取得します。
- 次に、オペレーションのOCR機能を設定し、取得した書類ファイルから契約社名や金額などの必要な情報を読み取ります。
- その後、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを更新する」アクションで、OCRで読み取った情報を基に管理シートのステータスなどを更新します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、指定したスペースに契約締結の旨を通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能では、読み取りたい契約書の項目（例：契約社名、契約金額、契約期間など）を、運用に合わせて自由に設定できます。
- Google スプレッドシートを更新するアクションでは、対象のスプレッドシート、シート、更新したい列などを任意に指定可能です。
- Google Chatへの通知では、通知先のスペースを自由に設定できるほか、メッセージ本文に契約社名など、前のステップで取得した情報を組み込めます。
- クラウドサインの各アクションでは、固定値の入力だけでなく、前のステップで取得した書類IDといった情報を変数として設定することも可能です。
■注意事項
- クラウドサイン、Google スプレッドシート、Google ChatとYoomを連携してください。
- クラウドサインの無料プランと有料プランでは、ファイルの添付可否などの制限に違いがありますのでご注意ください。詳しくは以下をご参照ください。
https://jobcanwf.zendesk.com/hc/ja/articles/216413057 - Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336 - OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
クラウドサインとGoogle Chatの連携により、契約完了した通知を自動化でき契約状況もリアルタイムで反映するので、チーム間の情報共有がしやすくなりますね。
Yoomを活用することで、簡単にノーコードで連携できるため、誰でも簡単に始めることができます。
Yoomに慣れてきて、さらに効率化してみたいと思った方は応用編で紹介したテンプレートを使用することで、より業務に合った自動化のフローを構成できます。
テンプレートをカスタマイズすることもできますよ。
Yoomはあなたの業務効率化をサポートします。
