クラウドサインで契約が締結したらAIオペレーションで内容を読み取り、Google スプレッドシートのステータスを更新してGoogle Chatに通知

■概要

クラウドサインで契約が締結された後、その内容を管理表に転記し、関係各所に通知する作業を手動で行っていませんか。件数が増えるにつれて作業は煩雑になり、入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。
このワークフローは、クラウドサインでの契約締結をトリガーとして、AIが契約書の内容を自動で読み取り、Google スプレッドシートのステータスを更新、そしてGoogle Chatへ通知するまでの一連のプロセスを自動化し、契約管理業務を円滑にします。

■このテンプレートをおすすめする方

• クラウドサインでの契約締結後、ステータス更新や通知を手作業で行っている方
• 契約情報をGoogle スプレッドシートで管理しており、情報転記の効率化を検討している方
• 契約管理業務におけるヒューマンエラーを防止し、業務の属人化を解消したい方

■このテンプレートを使うメリット

• クラウドサインでの締結完了を起点に、AIによる内容読取から更新、通知までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による契約内容の転記ミスやステータスの更新漏れ、関係者への通知忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、クラウドサイン、Google スプレッドシート、Google ChatをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでクラウドサインを選択し、「書類の締結が完了したら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでクラウドサインの「書類の添付ファイルを取得」アクションを設定し、締結が完了した書類のファイルを取得します。
4. 次に、オペレーションのOCR機能を設定し、取得した書類ファイルから契約社名や金額などの必要な情報を読み取ります。
5. その後、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを更新する」アクションで、OCRで読み取った情報を基に管理シートのステータスなどを更新します。
6. 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、指定したスペースに契約締結の旨を通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能では、読み取りたい契約書の項目（例：契約社名、契約金額、契約期間など）を、運用に合わせて自由に設定できます。
• Google スプレッドシートを更新するアクションでは、対象のスプレッドシート、シート、更新したい列などを任意に指定可能です。
• Google Chatへの通知では、通知先のスペースを自由に設定できるほか、メッセージ本文に契約社名など、前のステップで取得した情報を組み込めます。
• クラウドサインの各アクションでは、固定値の入力だけでなく、前のステップで取得した書類IDといった情報を変数として設定することも可能です。

■注意事項

• クラウドサイン、Google スプレッドシート、Google ChatとYoomを連携してください。
• クラウドサインの無料プランと有料プランでは、ファイルの添付可否などの制限に違いがありますのでご注意ください。詳しくは以下をご参照ください。
  https://jobcanwf.zendesk.com/hc/ja/articles/216413057
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。