Box上のファイルに対して追加されたコメントの確認や、その後の対応に手間を感じていませんか？
「コメントに気づかず対応が遅れてしまった」
「コメント内容をわざわざタスク管理ツールに手入力するのが面倒」
といった状況は、業務の非効率化や対応漏れにつながりかねません。
特にチームで複数のファイルを管理している場合、全てのコメントをスピーディーに把握し、適切に対応するのは非常に困難です。
もし、Boxのファイルにコメントが追加されたことをトリガーに、自動でタスク管理ツールにタスクを作成したり、チャットツールに通知したりできる仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、迅速かつ漏れのない対応が実現できるでしょう。
これにより、確認や転記といった手作業から解放され、より創造的なコア業務に集中する時間を確保できます。
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、ファイル管理とコミュニケーションの効率を飛躍的に向上させましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはBoxのコメントを様々な業務に活用する自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Boxの指定フォルダでコメントが追加されたらAsanaにタスクを追加する
試してみる
BoxのコメントをAsanaと連携するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Boxの指定フォルダにあるファイルにコメントが追加されたら、その内容を基にAsanaへタスクを自動で作成するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Box／Asana
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- BoxとAsanaのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Boxのトリガー設定とAsanaのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Boxの指定フォルダでコメントが追加されたらAsanaにタスクを追加する
試してみる
ステップ1：BoxとAsanaをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
ナビを参照して、マイアプリ連携を行ってください。
【Boxのマイアプリ連携】
【Asanaのマイアプリ連携】
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
Boxの指定フォルダでコメントが追加されたらAsanaにタスクを追加する
試してみる
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です！
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に格納されています。
ステップ3：Boxのトリガー設定
最初の設定です！
ここから「Boxの指定フォルダでコメントが追加されたらAsanaにタスクを追加する」フローを設定していきます！
赤枠部分をクリックしましょう。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
「次へ」をクリックしましょう！
「フォルダのコンテンツID」を設定します。
入力欄下の注釈を参照して設定し、「テスト」をクリックしてください。
※エラーが表示される方は以下のリンクをご確認ください。
テスト成功の表示を確認後、「次へ」をクリックしましょう！
ここで、Boxの画面に移り、コメントを追加します。
後続のオペレーションでAsanaにタスクを追加する想定でコメントをしてください。
今回は赤枠のコメントを追加しました。
コメントを追加したら、Yoomの画面で「テスト」をクリックしましょう！
テストに成功すると、取得した値が表示されます。
確認ができたら、「完了」をクリックしましょう！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ4：テキストを生成する設定
ここでは、生成AIを使用して、Asanaに追加するタスクの説明を生成する設定を行います。
以下の赤枠をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、注意事項を確認しましょう。
赤枠部分の「変更」をクリックすると、「指示可能なプロンプトの文字数」 を変更できます。
ここでは、AIでテキストを生成する際に使用するプロンプトを設定します。
今回はテンプレートを使用しているため既に設定されていますが、自由に設定することも可能です。
先ほど取得した値を組み合わせて設定してください。
取得した値は、入力欄をクリックすると表示されます！
設定ができたら、「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると、取得した値が表示されます。
問題がなければ、「完了」をクリックしましょう！
ステップ5：Asanaのアクション設定
最後の設定です！ここでは、Asanaにタスクを追加する設定を行います。
赤枠部分をクリックしましょう！
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、「次へ」をクリックしましょう！
次の画面で、必須項目を設定しましょう。
- タスク名：任意の内容や取得した値を使用して設定してください。
以下は、Boxのトリガー設定で取得した値を引用して設定した例です。
- プロジェクトID・セクションID：入力欄をクリックして表示される「候補」から選択して設定します。
※ここで指定したプロジェクトにタスクが追加されます。
- タスクの説明：「テキスト生成」の設定で取得した値を引用して設定します。
設定が完了したら、「テスト」をクリックしましょう！
テストに成功すると取得した値が表示されます。
確認後、「完了」をクリックします。
最後に、Asanaの画面でタスクが追加されているか確認をしてください。
無事に確認ができたら、フローボットの完成です！ここまでお疲れ様でした。
ステップ6：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていればOKです！
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
手動で起動させる場合は、フロー画面右上の「起動する」をクリックすることで、お好きなタイミングでフローを起動できます。
Boxを使った自動化例
ファイルアップロードをトリガーに、データベースやプロジェクト管理ツールへ連携したり、チャットへ通知します。
また、OCR、文字起こし、AI要約などの高度な処理と連携し、ドキュメントやサポートツールへ自動記録も可能。
外部ツールからストレージへのフォルダ作成やファイル保存にも対応し、手動でのデータ処理や転記の手間を削減します。
Boxに格納されたファイルをOCRで読み取り、Zendeskでチケットを作成する
試してみる
■概要
「Boxに格納されたファイルをOCRで読み取り、Zendeskでチケットを作成する」ワークフローは、ファイル管理とカスタマーサポートの業務を効率化する業務ワークフローです。
Boxに保存されたドキュメントをOCR機能で自動的にテキスト化し、その内容をもとにZendeskでサポートチケットを自動生成します。
これにより、手動でのデータ入力や情報整理の手間を省き、迅速かつ正確なサポート対応が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxを活用して多くのファイルを管理しているカスタマーサポートチームの方
・Zendeskでのチケット作成作業に時間を取られているサポート担当者
・ファイル内容から自動的にチケット化したいと考えているIT担当者
・手動入力によるミスを減らし、業務の正確性を高めたい企業の方
■注意事項
・Box、ZendeskのそれぞれとYoomを連携してください。
・Zendeskとの連携およびOCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
BoxでファイルがアップロードされたらMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
BoxでファイルがアップロードされたらMicrosoft Teamsに通知するフローです。
Boxにファイルがアップロードされたら、Airtableでレコードを作成する
試してみる
■概要
オンラインストレージのBoxにファイルをアップロードした後、その情報を管理するためにAirtableへ手入力する作業に手間を感じていませんか。この手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや記録漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローは、BoxとAirtableを連携させることで、ファイルアップロードをトリガーにAirtableへレコードを自動で作成し、ファイル管理とデータベースの情報追加のプロセスを効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・BoxとAirtableを連携させ、手作業によるデータ入力の手間を解消したい方
・ファイル管理のプロセスを自動化し、チームの生産性向上を目指すマネージャーの方
・複数のSaaSをまたぐ定型業務の自動化によって、ヒューマンエラーを防止したい方
■注意事項
・Box、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
Boxにファイルがアップロードされたら、Canvaでフォルダを作成する
試してみる
■概要
Boxにファイルをアップロードするたびに、関連するデザインアセットを管理するためCanvaで手動でフォルダを作成するのは手間がかかります。
また、ファイル名や顧客名に基づいたフォルダ命名規則も、手作業ではミスが発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、BoxとCanvaを連携させ、ファイルアップロードをきっかけにCanvaへ自動でフォルダを作成できます。
これにより、手作業による非効率な業務を改善します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxで管理している素材を基に、Canvaでデザインを作成する機会が多い方
・CanvaとBox間での手作業によるフォルダ作成やファイル管理に手間を感じている方
・チームのデザイン制作プロセスを標準化し、属人化を防ぎたいと考えている方
■注意事項
・Box、CanvaのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Boxに音声ファイルが追加されたら、文字起こししPerplexityで要約してNotionに追加する
試してみる
■概要
「Boxに音声ファイルが追加されたら、文字起こししPerplexityで要約してNotionに追加する」フローは、音声データの管理と情報整理を自動化する業務ワークフローです。会議やインタビューの音声ファイルをBoxに保存するだけで、Yoomが自動的に文字起こしを行い、Perplexity連携により要約を作成します。その後、要約された内容がNotionに整理・追加されるため、情報の共有や活用がスムーズに行えます。このワークフローを活用すれば、手動での文字起こしや要約作業の手間を大幅に削減し、業務の効率化が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxを利用して音声ファイルの保存や管理を行っている方
・会議やインタビューの内容を文字起こしし、要約する作業に時間を費やしている方
・Notionを使って情報を整理・共有しているチームやプロジェクトリーダー
・Perplexityの連携機能を活用し、情報の要約を自動化したい方
・業務フローの効率化を図り、作業の自動化を進めたいIT担当者
■注意事項
・Notion、Perplexity、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・[文字起こし]オペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Microsoft SharePointに新規ファイルが作成されたら、OCRを行い結果をBoxに追加する
試してみる
■概要
Microsoft SharePointとBoxを併用する中で、一方にアップロードしたファイルをもう一方へ手作業で移動したり、内容を転記したりする業務に手間を感じていないでしょうか。
こうした手作業は時間的なコストだけでなく、ミスの原因にもなり得ます。
このワークフローは、Microsoft SharePointに特定のファイルが作成されると、自動でOCR処理を行い、その結果をテキストデータとしてBoxへ保存します。
BoxとMicrosoft SharePoint間のファイル連携と内容のテキスト化を自動化し、日々の定型業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointとBoxを併用し、ファイルの手動連携に手間を感じている方
・Microsoft SharePointに保存された請求書などの内容確認と、Boxへのデータ保管業務を効率化したい方
・BoxやMicrosoft SharePointを活用したファイル管理業務全体の自動化を推進している担当者の方
■注意事項
・Microsoft SharePoint、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
Shopifyで商品情報が作成されたら、Boxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
「Shopifyで商品情報が作成されたら、Dropboxにフォルダを作成する」ワークフローは、商品の登録後のファイル管理を自動化し効率化するプロセスです。
Shopifyに新しい商品が追加されるたびに、Dropboxに関連するフォルダが自動で作成され、手動での作業が省けます。
これにより、データの整理がスムーズに進み、作業効率が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Shopifyで商品データを管理している担当者
・商品情報ごとに手動でフォルダを作成している方
・Dropboxで商品データを整理したいと考えているIT担当者
・商品管理やファイル整理を自動化し、業務効率を改善したい企業の管理者
・ShopifyとDropboxを連携させて、商品情報の一元管理を目指すチームリーダー
■注意事項
・Shopify、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・Shopifyはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Slackで契約書が送信されたら、AIで分類してBoxに管理する
試してみる
■概要
「Slackで契約書が送信されたら、AIで分類してBoxに管理する」ワークフローは、契約書の受信から分類、保存までを自動化する業務ワークフローです。
日々の業務でSlackを通じてやり取りされる契約書は、その管理に手間がかかることが多いですよね。
Yoomを活用することで、AIが自動的に契約書を分類し、Boxに整理整頓して保存。
これにより、煩雑な手作業を削減し、契約書の管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Slackを利用して頻繁に契約書を送受信しているビジネスパーソン
・契約書の管理に時間と労力を費やしており、業務効率化を図りたい担当者
・Boxを活用して契約書を一元管理したい企業やチーム
・AIを活用して文書の自動分類・整理を試みたい方
・契約書管理におけるヒューマンエラーを減らしたい方
■注意事項
・Gmail、Gemini、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
指定したスケジュールになったら、オンラインツールで特定のWebサイトをPDFに変換してBoxに保存する
試してみる
■概要
Webサイトの情報を定期的にPDF化して保存する作業に、手間を感じていませんか。特定のWebサイトに毎回アクセスし、手動でPDFに変換して保存するのは時間がかかるだけでなく、対応漏れなどのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールで自動的にWebサイトのPDF変換からBoxへの保存までを実行します。手作業による定点観測や情報収集から解放され、業務の正確性と効率性を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・手作業によるWebサイトのPDF変換作業を自動化し、情報収集を効率化したい方
・Webサイトの定点観測を行っており、保存忘れや更新漏れなどのミスをなくしたい方
・BoxにWebサイトの情報をPDFで一元管理し、チームでの共有を円滑にしたい方
■注意事項
・BoxとYoomを連携してください。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
・ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
Notionで特定条件に合うページが作成されたら、Boxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Notionでドキュメントを管理し、関連ファイルをBoxに保存しているものの、手作業でのフォルダ作成に手間を感じてはいないでしょうか。特に、Notionで新規ページを作成するたびにBoxで手動でフォルダを作成する作業は、抜け漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Notionで特定の条件に合うページが作成されると、自動でBoxにフォルダが作成されます。`box notion`間の連携を自動化し、ファイル管理を効率化することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Notionでの情報管理と連携して、Boxでファイル管理を行っている方
・Box Notion間の手作業によるフォルダ作成の手間やミスをなくしたいと考えている方
・ドキュメントとファイルの管理体制を統一し、業務を標準化したいチームリーダーの方
■注意事項
・NotionとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
まとめ
Boxと他ツールを連携し、コメントを起点とした業務を自動化することで、これまで手作業で行っていたコメントの確認やタスクへの転記作業が不要になり、ヒューマンエラーや対応漏れを未然に防げます。
これにより、チームはより迅速にフィードバックに対応でき、ファイルレビューや共同作業のサイクルを高速化させることができるでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：Asana以外のツールにも連携できますか？
A：
はい、可能です。
Yoomと連携できるアプリは以下をご確認ください。
Q：連携がエラーになった場合、どうやって気づけますか？
A：
Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が届きます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することが可能です。
また、通知設定をしておけばSlackやChatworkへ自動通知が可能です。
エラー時の対応方法については以下をご確認ください。
Q：コメント本文以外にどんな情報を取得できますか？
A：
「コメント作成者」・「作成日時」・「ファイルID」などを取得することが可能です。
