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Googleスプレッドシートとオフィスステーションをノーコードで連携し、Googleスプレッドシートで従業員情報が追加されたら自動でオフィスステーションに登録する方法をご紹介します。
特に多くの新入社員や従業員を抱える企業は、登録作業や変更手続きを自動化することで、情報の正確性が向上し、作業負担の軽減が期待できます。
この記事では、具体的な利用シーンとそのメリットについて詳しく解説しますので、ぜひ最後までご覧ください。
具体的なシチュエーションに基づいて2例ご紹介します。
Googleスプレッドシートとオフィスステーションを連携することで、スプレッドシートに情報を入力するだけで自動的にオフィスステーションに登録されます。
例えば、新入社員が基本情報(氏名や生年月日など)をGoogleスプレッドシートに入力すると、人事担当者はオフィスステーション内での情報入力作業から解放されます。
このプロセスによって、全員分の基本情報の入力・登録作業が自動化され、手動作業と比較して時間と労力の節約が可能になります。
従業員情報がGoogleスプレッドシートからオフィスステーションに自動で転送されることで、データの一貫性が保たれます。
手動での入力ミスや情報漏れが減少することで、より正確なデータ管理が期待できます。
これにより、従業員情報の整合性が向上し、業務において信頼性の高いデータを活用できるようになります。
[Yoomとは]
次に「Googleスプレッドシートで従業員情報が追加されたらオフィスステーションに登録する」フローの設定についてご紹介します。
まず、Yoomアカウントを作成していない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを作成してください。
以下のステップで設定を進めていきましょう。
(1)下記のテンプレートページにアクセスし、「このテンプレートを試してみる」をクリック
(2)ワークスペース一覧からプロジェクトを任意で選択
コピーしたテンプレートは「マイプロジェクト」に格納されます。
(3)以下の画面が表示されたら、ステップ2に進んでください。
次に、Googleスプレッドシートの設定に移ります。
(1)「マイアプリ」をクリックし、次に「+新規接続」を選択
(2)アプリの一覧からGoogleスプレッドシートを選択し、「Sign in with Google」をクリック
(3)アカウントの選択画面で連携したいアカウントを選択し、クリック
(4)Yoomにログイン画面で連携するアカウント情報が正しいかを確認し、「次へ」をクリック
(5)最後に「YoomがGoogleアカウントへの追加アクセスを求めています」画面で「続行」をクリックすれば、Googleスプレッドシートの設定は完了です！
次に、オフィスステーションの「マイアプリ」に登録を行います。
(1)アプリの一覧からオフィスステーションを選択し、「オフィスステーションの新規登録」画面で、アカウント情報を入力
(2)「追加」をクリックし、マイアプリ登録が完了です。
ここまで来たら、コピーしたテンプレートに戻って作業を続けましょう！
(3)プロジェクト一覧から「マイプロジェクト」をクリック
(4)コピーしたテンプレートをクリック
(5)フローの一覧画面にある「編集する」をクリックし、ステップ4に進んでください。
(1)フローの一覧画面から「アプリトリガー」をクリック
(2)アプリトリガーのタイトルを設定※既に設定されているタイトルをそのまま使用しても大丈夫です。
(3)Googleスプレッドシートと連携するアカウント情報が正しいかを確認
(4)トリガーアクションは「行が追加されたら」を選択
(5)「次へ」をクリック
■アプリトリガーのAPI接続設定で、必須項目を設定していきます。
(6)トリガーの起動間隔は5分に設定
※プランによって設定できる起動間隔が異なります。
(7)スプレッドシートIDを候補から任意で選択
(8)シートIDも候補から任意で選択
次に、シートのテーブルの範囲を決めていきます。
(9)テーブルの範囲(始まり)と(終わり)を任意で指定
(10)一意の値が入った列には、スプレッドシート上でユニークな値を持つ列を設定
今回は、従業員番号が記載されている列を指定します。
(11)「テスト」でエラーが出なければ、「保存」をクリック
(12)続いてアプリトリガー下に表示される「アプリと連携する」をクリック
(13)タイトルを設定
(14)オフィスステーションと連携するアカウント情報が正しいかを確認
(15)アクションは「従業員台帳の登録」を選択
(16)「次へ」をクリック
■API接続設定で、必須項目を設定していきます。
(17)従業員番号は、アウトプットからGoogleスプレッドシートの情報を紐づけるように設定
(18)生年月日も同様に、アウトプットから該当する情報を紐づけます
(19)必須項目以外に対象となる項目がある場合は、任意で設定してください。
(20)項目の設定が完了し「テスト」でエラーが出なければ、「保存」をクリックしましょう
(21)以下の画面が表示されたら「トリガーをON」をクリック
これで、Googleスプレッドシートとオフィスステーションの連携設定が完了しました。
トリガーをONにすることで、従業員情報が追加されるたびにこのテンプレートが自動的に起動するようになります。
今回紹介したフローボットのテンプレートは、以下からYoomに登録することで利用できます。
他にもYoomにはGoogleスプレッドシートとオフィスステーションを使ったフローがあります！その中から3つ紹介します。
1.Googleスプレッドシートで従業員情報が更新されたらオフィスステーションも更新するフローです。従業員情報の変更も自動で反映され、データ不整合のリスクが軽減します。
2.Googleフォームに回答があったらオフィスステーションとGoogleスプレッドシートに従業員情報を登録するフローです。新規入社や異動、退職の情報を自動で登録し、手動入力の手間を省けます。
3.新入社員情報が特定のフォームから送信された場合、自動的に雇用契約書を作成し、オフィスステーションに登録するフローを設定します。新入社員の入社手続きがスムーズに進みます。
Googleスプレッドシートとオフィスステーションを連携させることで、従業員情報の管理が効率化され、業務全体の改善が期待できます。
自動化により作業負担が軽減され、データの正確性が向上します。
人事担当者や総務担当者、システム管理者にとって、業務をよりスムーズに進めるための有効な手段です。
ぜひ、Yoomを活用してこの自動化の利便性を体験してみてください。
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