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Googleスプレッドシートとオフィスステーションをノーコードで連携し、Googleスプレッドシートで従業員情報が追加されたら自動でオフィスステーションに登録する方法をご紹介します。
特に多くの新入社員や従業員を抱える企業は、登録作業や変更手続きを自動化することで、情報の正確性が向上し、作業負担の軽減が期待できます。
この記事では、具体的な利用シーンとそのメリットについて詳しく解説しますので、ぜひ最後までご覧ください。
具体的なシチュエーションに基づいて2例ご紹介します。
Googleスプレッドシートとオフィスステーションを連携することで、スプレッドシートに情報を入力するだけで自動的にオフィスステーションに登録されます。
例えば、新入社員が基本情報(氏名や生年月日など)をGoogleスプレッドシートに入力すると、人事担当者はオフィスステーション内での情報入力作業から解放されます。
このプロセスによって、全員分の基本情報の入力・登録作業が自動化され、手動作業と比較して時間と労力の節約が可能になります。
従業員情報がGoogleスプレッドシートからオフィスステーションに自動で転送されることで、データの一貫性が保たれます。
手動での入力ミスや情報漏れが減少することで、より正確なデータ管理が期待できます。
これにより、従業員情報の整合性が向上し、業務において信頼性の高いデータを活用できるようになります。
[Yoomとは]
次に「Googleスプレッドシートで従業員情報が追加されたらオフィスステーションに登録する」フローの設定についてご紹介します。
まず、Yoomアカウントを作成していない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを作成してください。
以下のステップで設定を進めていきましょう。
(1)下記のテンプレートページにアクセスし、「このテンプレートを試してみる」をクリック
■概要
Google スプレッドシートで従業員情報が追加されたらオフィスステーションに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・情報共有のためにシートの管理を行う事務職の方
・シートにコメントを残し、コミュニケーションをとる経営者
2.オフィスステーションによる従業員情報の管理を行う方
・顧問先企業の従業員登録を行い、社会保険の手続きを行う社会保険労務士
・給与計算に活用している総務部の担当者
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートは集めたあらゆる情報の一元管理場所に適したツールです。
さらにオフィスステーションを業務に使用することで、人事業務をスムーズに行うことができます。
しかし、Google スプレッドシートに登録された情報をオフィスステーションにも再入力することは、人的ミスの発生率を高める可能性があります。
手作業によるヒューマンエラーを減らしたいと考えている方にこのフローは有効的です。
Google スプレッドシートに従業員情報が追加されたら、自動でオフィスステーションにもデータの追加を行うため、手作業によるミスを防ぎ情報の正確性を保ちます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、オフィスステーションのそれぞれとYoomを連携してください。
・オフィスステーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
(2)ワークスペース一覧からプロジェクトを任意で選択
コピーしたテンプレートは「マイプロジェクト」に格納されます。
(3)以下の画面が表示されたら、ステップ2に進んでください。
次に、Googleスプレッドシートの設定に移ります。
(1)「マイアプリ」をクリックし、次に「+新規接続」を選択
(2)アプリの一覧からGoogleスプレッドシートを選択し、「Sign in with Google」をクリック
(3)アカウントの選択画面で連携したいアカウントを選択し、クリック
(4)Yoomにログイン画面で連携するアカウント情報が正しいかを確認し、「次へ」をクリック
(5)最後に「YoomがGoogleアカウントへの追加アクセスを求めています」画面で「続行」をクリックすれば、Googleスプレッドシートの設定は完了です！
次に、オフィスステーションの「マイアプリ」に登録を行います。
(1)アプリの一覧からオフィスステーションを選択し、「オフィスステーションの新規登録」画面で、アカウント情報を入力
(2)「追加」をクリックし、マイアプリ登録が完了です。
ここまで来たら、コピーしたテンプレートに戻って作業を続けましょう！
(3)プロジェクト一覧から「マイプロジェクト」をクリック
(4)コピーしたテンプレートをクリック
(5)フローの一覧画面にある「編集する」をクリックし、ステップ4に進んでください。
(1)フローの一覧画面から「アプリトリガー」をクリック
(2)アプリトリガーのタイトルを設定※既に設定されているタイトルをそのまま使用しても大丈夫です。
(3)Googleスプレッドシートと連携するアカウント情報が正しいかを確認
(4)トリガーアクションは「行が追加されたら」を選択
(5)「次へ」をクリック
■アプリトリガーのAPI接続設定で、必須項目を設定していきます。
(6)トリガーの起動間隔は5分に設定
※プランによって設定できる起動間隔が異なります。
(7)スプレッドシートIDを候補から任意で選択
(8)シートIDも候補から任意で選択
次に、シートのテーブルの範囲を決めていきます。
(9)テーブルの範囲(始まり)と(終わり)を任意で指定
(10)一意の値が入った列には、スプレッドシート上でユニークな値を持つ列を設定
今回は、従業員番号が記載されている列を指定します。
(11)「テスト」でエラーが出なければ、「保存」をクリック
(12)続いてアプリトリガー下に表示される「アプリと連携する」をクリック
(13)タイトルを設定
(14)オフィスステーションと連携するアカウント情報が正しいかを確認
(15)アクションは「従業員台帳の登録」を選択
(16)「次へ」をクリック
■API接続設定で、必須項目を設定していきます。
(17)従業員番号は、アウトプットからGoogleスプレッドシートの情報を紐づけるように設定
(18)生年月日も同様に、アウトプットから該当する情報を紐づけます
(19)必須項目以外に対象となる項目がある場合は、任意で設定してください。
(20)項目の設定が完了し「テスト」でエラーが出なければ、「保存」をクリックしましょう
(21)以下の画面が表示されたら「トリガーをON」をクリック
これで、Googleスプレッドシートとオフィスステーションの連携設定が完了しました。
トリガーをONにすることで、従業員情報が追加されるたびにこのテンプレートが自動的に起動するようになります。
今回紹介したフローボットのテンプレートは、以下からYoomに登録することで利用できます。
■概要
Google スプレッドシートで従業員情報が追加されたらオフィスステーションに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・情報共有のためにシートの管理を行う事務職の方
・シートにコメントを残し、コミュニケーションをとる経営者
2.オフィスステーションによる従業員情報の管理を行う方
・顧問先企業の従業員登録を行い、社会保険の手続きを行う社会保険労務士
・給与計算に活用している総務部の担当者
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートは集めたあらゆる情報の一元管理場所に適したツールです。
さらにオフィスステーションを業務に使用することで、人事業務をスムーズに行うことができます。
しかし、Google スプレッドシートに登録された情報をオフィスステーションにも再入力することは、人的ミスの発生率を高める可能性があります。
手作業によるヒューマンエラーを減らしたいと考えている方にこのフローは有効的です。
Google スプレッドシートに従業員情報が追加されたら、自動でオフィスステーションにもデータの追加を行うため、手作業によるミスを防ぎ情報の正確性を保ちます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、オフィスステーションのそれぞれとYoomを連携してください。
・オフィスステーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
他にもYoomにはGoogleスプレッドシートとオフィスステーションを使ったフローがあります！その中から3つ紹介します。
1.Googleスプレッドシートで従業員情報が更新されたらオフィスステーションも更新するフローです。従業員情報の変更も自動で反映され、データ不整合のリスクが軽減します。
■概要
Google スプレッドシートで従業員情報が更新されたらオフィスステーションも更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・データの管理を任されている方
・データの編集をチームで進めたいリーダーの方
2.オフィスステーションによる従業員情報の管理を行う方
・従業員登録を行い、社会保険の手続きを行う担当者
・登録情報を基に給与計算を行う総務部の担当者
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートはチーム内での情報共有をスムーズに行うために有効的なツールです。
さらにオフィスステーションを使用して、人事業務全般を効率的に進行することができます。
しかし、Google スプレッドシートの情報が更新された際オフィスステーションの編集を手作業することは、情報共有の円滑さを阻害する可能性があります。
異なるアプリ間での情報共有をスムーズに行いたいと考える方にこのフローは有効的です。
Google スプレッドシートで従業員情報が更新されたら自動でオフィスステーションのデータも修正し、情報の反映をすぐに行うことができます。
また手入力の手間を省くことができるため、他の業務に時間を使うことができます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、オフィスステーションのそれぞれとYoomを連携してください。
・オフィスステーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
2.Googleフォームに回答があったらオフィスステーションとGoogleスプレッドシートに従業員情報を登録するフローです。新規入社や異動、退職の情報を自動で登録し、手動入力の手間を省けます。
■概要
Googleフォームに回答があったらオフィスステーションとGoogleスプレッドシートに従業員情報を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.従業員情報を頻繁に登録・更新する必要がある方
2.手動でのデータ入力や登録作業を減らし、自動化したいと考えている方
3.Googleフォームとオフィスステーションを日常的に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
・フォームへの回答があった際に、自動で従業員情報をオフィスステーションとGoogleスプレッドシートに登録することで、手作業による入力作業を大幅に削減できます。
・Google Apps Scriptを使用することで、特定の要件やカスタマイズに応じた処理を追加できます。例えば、特定の条件下でのみデータを更新するなど、業務フローに合わせた柔軟な設定が可能です。
■注意事項
・Googleフォーム、オフィスステーション、GoogleスプレッドシートそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
3.新入社員情報が特定のフォームから送信された場合、自動的に雇用契約書を作成し、オフィスステーションに登録するフローを設定します。新入社員の入社手続きがスムーズに進みます。
■概要
新入社員情報が特定のフォームから送信された場合、自動的に雇用契約書を作成し、オフィスステーションに登録するフローを設定します。
■設定方法
・フォームトリガーで必要な新入社員情報を入力するフォームを設定します。
・書類の発行オペレーションで雇用契約書の雛形と、発行書類の格納先やファイル名を指定します。
・メールを送るオペレーションで宛先をアウトプット埋め込みで指定し、メール本文も設定します。
・オフィスステーションとアプリ連携して、「従業員台帳の登録」アクションで、登録したい情報を設定します。
・データベースを操作するオペレーションの「レコードを追加」アクションでデータベースに登録したい情報を設定してください。
■注意事項
・フォームの設定や契約書の作成プロセスをカスタマイズして、組織の要件に合わせてください。
Googleスプレッドシートとオフィスステーションを連携させることで、従業員情報の管理が効率化され、業務全体の改善が期待できます。
自動化により作業負担が軽減され、データの正確性が向上します。
人事担当者や総務担当者、システム管理者にとって、業務をよりスムーズに進めるための有効な手段です。
ぜひ、Yoomを活用してこの自動化の利便性を体験してみてください。
