【ノーコードで連携】Googleスプレッドシートとオフィスステーションを使って従業員情報の登録作業を効率化する方法

(2)ワークスペース一覧からプロジェクトを任意で選択
コピーしたテンプレートは「マイプロジェクト」に格納されます。
(3)以下の画面が表示されたら、ステップ2に進んでください。

ステップ2: Googleスプレッドシートの設定

次に、Googleスプレッドシートの設定に移ります。
(1)「マイアプリ」をクリックし、次に「+新規接続」を選択

(2)アプリの一覧からGoogleスプレッドシートを選択し、「Sign in with Google」をクリック

(3)アカウントの選択画面で連携したいアカウントを選択し、クリック
(4)Yoomにログイン画面で連携するアカウント情報が正しいかを確認し、「次へ」をクリック
(5)最後に「YoomがGoogleアカウントへの追加アクセスを求めています」画面で「続行」をクリックすれば、Googleスプレッドシートの設定は完了です！

ステップ3: オフィスステーションの設定

次に、オフィスステーションの「マイアプリ」に登録を行います。
(1)アプリの一覧からオフィスステーションを選択し、「オフィスステーションの新規登録」画面で、アカウント情報を入力

(2)「追加」をクリックし、マイアプリ登録が完了です。
ここまで来たら、コピーしたテンプレートに戻って作業を続けましょう！
(3)プロジェクト一覧から「マイプロジェクト」をクリック

(4)コピーしたテンプレートをクリック
(5)フローの一覧画面にある「編集する」をクリックし、ステップ4に進んでください。

ステップ4: トリガーとアクションの設定

(1)フローの一覧画面から「アプリトリガー」をクリック

(2)アプリトリガーのタイトルを設定※既に設定されているタイトルをそのまま使用しても大丈夫です。
(3)Googleスプレッドシートと連携するアカウント情報が正しいかを確認
(4)トリガーアクションは「行が追加されたら」を選択

(5)「次へ」をクリック
■アプリトリガーのAPI接続設定で、必須項目を設定していきます。
(6)トリガーの起動間隔は5分に設定
※プランによって設定できる起動間隔が異なります。
(7)スプレッドシートIDを候補から任意で選択

(8)シートIDも候補から任意で選択

次に、シートのテーブルの範囲を決めていきます。
(9)テーブルの範囲(始まり)と(終わり)を任意で指定

(10)一意の値が入った列には、スプレッドシート上でユニークな値を持つ列を設定
今回は、従業員番号が記載されている列を指定します。

(11)「テスト」でエラーが出なければ、「保存」をクリック
(12)続いてアプリトリガー下に表示される「アプリと連携する」をクリック

(13)タイトルを設定
(14)オフィスステーションと連携するアカウント情報が正しいかを確認
(15)アクションは「従業員台帳の登録」を選択

(16)「次へ」をクリック
■API接続設定で、必須項目を設定していきます。
(17)従業員番号は、アウトプットからGoogleスプレッドシートの情報を紐づけるように設定

(18)生年月日も同様に、アウトプットから該当する情報を紐づけます

(19)必須項目以外に対象となる項目がある場合は、任意で設定してください。

(20)項目の設定が完了し「テスト」でエラーが出なければ、「保存」をクリックしましょう
(21)以下の画面が表示されたら「トリガーをON」をクリック

これで、Googleスプレッドシートとオフィスステーションの連携設定が完了しました。
トリガーをONにすることで、従業員情報が追加されるたびにこのテンプレートが自動的に起動するようになります。
今回紹介したフローボットのテンプレートは、以下からYoomに登録することで利用できます。

その他のGoogleスプレッドシートとオフィスステーションを使った自動化の例

他にもYoomにはGoogleスプレッドシートとオフィスステーションを使ったフローがあります！その中から3つ紹介します。

1.Googleスプレッドシートで従業員情報が更新されたらオフィスステーションも更新するフローです。従業員情報の変更も自動で反映され、データ不整合のリスクが軽減します。

2.Googleフォームに回答があったらオフィスステーションとGoogleスプレッドシートに従業員情報を登録するフローです。新規入社や異動、退職の情報を自動で登録し、手動入力の手間を省けます。

3.新入社員情報が特定のフォームから送信された場合、自動的に雇用契約書を作成し、オフィスステーションに登録するフローを設定します。新入社員の入社手続きがスムーズに進みます。

まとめ

Googleスプレッドシートとオフィスステーションを連携させることで、従業員情報の管理が効率化され、業務全体の改善が期待できます。
自動化により作業負担が軽減され、データの正確性が向上します。
人事担当者や総務担当者、システム管理者にとって、業務をよりスムーズに進めるための有効な手段です。
ぜひ、Yoomを活用してこの自動化の利便性を体験してみてください。