2024/09/06
アプリ同士の連携方法

ノーコードで連携!Googleスプレッドシートに追加された名刺情報を自動的にSansanにも登録

s.ougitani

目次

Sansanは名刺管理ツールとして便利ですが、Googleスプレッドシートと連携することで、更に名刺管理の可能性を広げることができるかもしれません。
今回は、GoogleスプレッドシートとSansanを連携させて、名刺管理をより便利にする方法をご紹介します。
Yoomのサービスを活用して、ノーコードでアプリを連携し、フローボットを作成してみましょう!

GoogleスプレッドシートとSansanを連携するメリット

1. 名刺情報をより簡単に入力できる

例えばセミナーなどで大量の名刺を交換する機会があり、Sansanのスキャナーを持ち合わせていない場面があるとします。
この場合一度スキャナーで読み取るまで、名刺を保管しておくことがあると思いますが、Googleスプレッドシートのように使い慣れたツールを使うことでその場で簡単に名刺情報を入力して、手早くSansanにも情報を連携することができます。
より早く、簡単に情報追加することができるので、名刺管理の業務を効率化できそうです。

2. 入力ミスや漏れを防ぎ、名刺情報を一元管理できる

異なるツールで名刺を管理していると、情報が最新かどうか確認する作業が発生する可能性があります。
また、Googleスプレッドシートには情報追加したけれど、Sansanへの入力をし忘れていた、、、という状況が発生する事も考えられます。
そのリスクを軽減できれば、ヒューマンエラーを減らし、名刺情報も整合性を保つことで、誰がいつ確認しても、新しい顧客情報を取得できることが期待できます。
自動化によってそのリスクを軽減できれば、各ツール上の名刺情報が常に正しい状態で維持できるでしょう。

[Yoomとは]

GoogleスプレッドシートとSansanの連携フローの作り方

ここからは「Googleスプレッドシートで行が追加されたらSansanで名刺データを登録する」というフローボットの作成方法をご紹介します。
簡単操作で設定できるので、画面を見ながら一緒にチャレンジしてみてください!

注)Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリです。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことができ、無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

ステップ1:マイアプリ登録

はじめに

フローボットを作成する前に、マイアプリ登録を行います!
Yoomのワークスペースにログインできたら、画面左上に表示されている「マイアプリ」→「新規接続」→「連携したアプリ名」の順番でクリックします。

GoogleスプレッドシートとYoomを連携

上記に記載の「はじめに」の操作を行い、マイアプリの新規接続の画面で、Googleスプレッドシートをクリックしましょう。

・YoomとGoogle スプレッドシートを連携しますの画面で、画面下に表示されている「Sign in with Google」をクリックします。


・アカウント選択の画面で、連携したいアカウントを選びます。


・次画面のYoomにログインで「次へ」をクリックします。


・Yoom が Google アカウントへのアクセスを求めていますの画面では「続行」を選択してください。

SansanとYoomを連携

先程と同様に「はじめに」の操作を行い、マイアプリの新規接続の画面で、Sansanをクリックします。

アカウント名や、アクセストークンを入力しましょう。

マイアプリ登録の設定が終わったら、下に表示されているバナーをクリックしましょう!

バナークリックしたら、Yoomのテンプレートサイトに移行します。
画面を下にスクロールすると「このテンプレートを試してみる」という画面がありますので押してください!
テンプレートがコピーされましたというポップアップが表示されたらコピー完了です。
早速「行が追加されたら」という項目をクリックして設定していきましょう。

ステップ2:Googleスプレッドシートのトリガー設定

1.連携アカウントとアクションを選択

・こちらは設定済みですので、連携するアカウント情報に誤りがないか確認して、「次へ」をクリックします。
・タイトルは変更可能です。

2.アプリトリガーのAPI接続設定

・トリガー起動間隔は、ご契約プランによって異なりますのでご確認ください。

・スプレッドシートID、シートID、テーブルの範囲の始まりと終わりの必須項目を入力しましょう。

・一意の値が入った列の入力は、<span class="mark-yellow">必ず一意の値がある列を入力してください。</span>※値が重複していると正しく動かない場合があります。

ステップ3:Sansanのアクション設定

次に、「名刺データを登録」の項目をクリックして設定していきましょう!

1.連携アカウントとアクションを選択

・こちらは設定済みですので、このまま「次へ」をクリックしましょう。
・タイトルは変更可能です。

2.API接続設定

・各項目を入力しましょう。
・入力は、Googleスプレッドシートの「行が追加されたら」で取得した内容をアウトプットから選択して埋め込みます。
・入力が完了したら「テスト」→「保存」してください。

保存をクリックすると添付画像のようなポップアップが表示されますので、「トリガーをON」を選択して設定完了です!

他にもあるGoogleスプレッドシートとSansanを使った自動化の例

今回ご紹介したフロー以外にも、GoogleスプレッドシートとSansanのアクションやトリガーを変更したり、他のアプリを追加することも可能になります!
1.名刺を獲得したら、お礼メールを送るという作業は営業にとってとても重要な業務の1つだと思います。
しかし、作成するのが面倒で手間がかかったり、つい送信を忘れてしまうこともありますよね。
こちらのフローを活用すれば、メール送信の作業が自動化できるので、他の業務に時間を費やすことができそうです。

2.応用編ですが、AIオペレーション機能を活用することで、自動的に名刺から情報を抽出して情報を追加するというフローボットの作成も可能になります。

注)AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用できる機能です。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能(オペレーション)を使用することができます。

まとめ

いかがでしたか?GoogleスプレッドシートとSansanを連携することで、名刺管理をより手軽に簡単に行うことが可能になります。
手軽さが増すことで、結果的に名刺管理の業務効率もあがり、ひいては仕事の生産性向上にもつながるかもしれません。
またYoomを活用すれば、ノーコードでアプリを連携でき、業務のフローボットも簡単に作成することができます。
今回はテンプレートを用いた作成方法をご紹介しましたが、最初からカスタマイズしてフローボットを作成することもできます。

GoogleスプレッドシートとSansanを連携して、名刺管理を簡単にし、業務の効率を高めてみませんか?

この記事を書いた人
s.ougitani
人材会社で営業とCAを約5年担当した後、エンジニアの採用を行っている会社で求人広告やスカウト文章の作成などのお仕事に携わってきました。 Yoomの「事務作業を自動化する」という画期的なサービスに魅力を感じています。 少しでも皆様のお役に立てる情報を発信できるように執筆していきたいです。
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