Googleフォームに回答を送信したらChatworkに自動通知する方法

まずは、フローボットの右上の「編集する」をクリックします。

ステップ2:アプリトリガーの設定

赤枠の「フォームに回答が送信されたら」をクリックします。

タイトル：変更不要です
トリガーアクション：変更不要です
「連携アカウントを追加」をクリックし、マイアプリ連携するGoogleフォームのアカウントを選択してください。

次へをクリックし、アプリトリガーのAPI接続設定をします。
トリガーの起動間隔：フローボットを起動する間隔を任意で選択してください。
フォームID：該当のフォームURL内から取得が可能です。「https://docs.google.com/forms/d/●●●●●●/edit」の「●●●●●●」部分がフォームIDとなります。
テストを行い、成功したら保存してください。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択でき、プランによって最短の起動間隔が異なります。
※Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は、下記をご確認ください。
‍https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133

‍ステップ3:メッセージを送る

次に、「メッセージを送る」をクリックします。

タイトル：変更不要です
トリガーアクション：変更不要です
「連携アカウントを追加」をクリックし、メールアドレスとパスワードを入力しマイアプリ連携してください。
連携できたら、次へをクリックします。

続いて、API接続設定をしていきます。

ルームID：URL内の「#!rid」以降の数字部分がルームIDとなります。
メッセージ内容：デフォルトで、上記画像のようにメッセージ内容が設定されています。メッセージ内容は、使用したい用途に合わせて変更してください。
※補足）{{回答の作成日時}}、{{回答者のメールアドレス}}と設定することで、Googleフォームに回答された日時とメールアドレスを自動で引用しメッセージを送信することができます。
※補足）枠内をクリックし、「フォームに回答が送信されたら」の中にある「回答の作成日時」、「回答者のメールアドレス」をクリックすると{{回答の作成日時}}、{{回答者のメールアドレス}}と設定することができます。

テストを行い、成功したら保存するをクリックしてください。

最後に、上記画像の赤枠内をクリックしトリガーボタンをONにしてください。
これで、「Googleフォームで回答が送信されたらChatworkに通知する」フローボットの完成です！

GoogleフォームやChatworkを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもGoogleフォームやChatworkのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

GoogleフォームやChatworkを連携した自動化例

Googleフォームに添付された書類をChatworkに送信したり、Googleフォームでお問い合わせがあったら回答内容をDifyで作成してChatworkに通知したりする連携も可能です。
また、Googleフォームで回答されたユーザー情報をもとに、Chatworkの複数のルームに招待することもできます。

Googleフォームを活用した自動化例

Googleフォームで送信された内容をタスクツールに登録する

Googleフォームで送信された内容をタスクとしてTrelloやAsanaなどに自動で登録します。

Googleフォームに回答があったらカレンダーに予定を追加する

Googleフォームに回答があったら、GoogleカレンダーやGaroonのカレンダーに予定を自動で追加します。

Googleフォームの内容から書類を発行してクラウドストレージに保存する

Googleフォームの内容からGoogleドキュメントやGoogle スプレッドシートで書類を発行してOneDriveなどに自動で保存します。

Chatworkを活用した自動化例

ワークフローで申請が承認されたらChatworkに通知する

Garoonやジョブカン経費精算・ワークフローなどで申請が承認されたらChatworkに自動で通知します。

データベースに情報が登録されたらChatworkに通知する

Google スプレッドシートやkintoneなどに情報が追加されたらSlackに自動で通知します。

Web会議が終了したら文字起こししてChatworkに通知する

Google MeetやZoomでWeb会議が終了したら、文字起こししてChatworkに自動で通知します。

テンプレートを活用し簡単にアレンジや変更ができるので、業務内容に合わせたフローボットを作る事ができますよ。便利なテンプレートギャラリーはこちらをご覧ください！

GoogleフォームとChatworkを連携するメリットと自動化例

続いて、GoogleフォームとChatworkを連携することで、どのような業務上のメリットがあるのか見ていきましょう！

メリット1: 手動作業の削減による業務効率化

GoogleフォームとChatworkを連携することで、Googleフォームに回答があったら、回答情報を引用し自動でChatworkに通知できる点が大きなメリットです！

●Googleフォームを使用し定期的な業務報告がある企業の自動化例

定期報告などを確認する担当者は、Googleフォームの回答を頻繁にチェックしなければならず、確認作業に多くの手間と時間がかかりますよね。
そこで、GoogleフォームとChatworkを連携し、Googleフォームに業務報告の登録があったら、回答日時や回答者の情報をChatworkに自動通知するようにします。
これにより、確認の手間を削減できるので、業務を大幅に効率化できました。

メリット2: 情報共有を迅速化

GoogleフォームとChatworkを連携することで、Googleフォームに顧客からの問い合わせがあったら、スムーズにChatworkに通知できることもメリットです。

●顧客からの問い合わせ対応にGoogleフォームを使用している企業の自動化例‍

Googleフォームへの問い合わせを確認するのが遅れると、クレームに繋がってしまうことがありませんか？
そんなときは、GoogleフォームとChatworkを連携し、Googleフォームに問い合わせの内容が送信されたら、回答者の情報と問い合わせ内容をChatworkに通知します。
これにより、顧客から問い合わせがあった際に、自動で通知が届くので素早く対応でき、顧客満足度の向上につながりました。

メリット3: タスク管理の効率化

‍Googleフォームに入力された情報を元にChatworkで自動的にタスクを振り分けることができます。

●企業担当者の振り分けを効率化したい企業の自動化例‍

担当企業の振り分けを手動で行っていると、振り分け漏れやダブりなどヒューマンエラーが発生することがありませんか？
そこで、GoogleフォームとChatworkを連携し、Googleフォームに新規企業情報の登録があった時に、その内容を基に担当者を振り分け、担当者宛てにChatworkで自動通知します。
これにより、担当者の振り分けが自動化され、担当企業が明確化することで営業活動が効率化しました。

まとめ

本記事では、GoogleフォームとChatworkを連携することで、手動での手間を削減し、情報共有を効率化する方法をご紹介してきました！
Yoomのマイアプリ連携を活用すれば、状況に合ったフローボットを誰でも簡単にノーコードで作成することができるので、様々な業務を自動化でき業務効率を上げていくことができますよ。
まずは無料プランから始めてみましょう！ぜひ、Yoomを活用し、色々な機能を試してみてくださいね！