ジョブカン経費精算・ワークフローで承認されたら、申請書に添付してあるファイルをGoogle Driveにアップロードする方法

大量の申請書類に頭を悩ませている経理や総務、チームのリーダーは多いもの。果てしないチェックと承認、そして承認後は各部署への連絡のオンパレードはちょっぴり嫌気がさしますよね。

一方で、書類を申請した方も気が気ではありません。「申請した書類の承認まだかな…」と、そわそわした事はありませんか？急ぎで購入しなければならないものや経費などの場合、承認が降りるかどうかもわからずヤキモキしちゃいますよね。

これらの心の焦りを少しでも軽くするのが、ジョブカン経費精算・ワークフローとGoogle Driveの連携です！
申請が承認された後のフローが短縮できるようになるので、お悩みの方は要チェック！

ジョブカン経費精算・ワークフローとGoogle Driveを連携するメリット

1.承認されたファイルを自動でGoogle Driveに格納！
‍ジョブカン経費精算・ワークフローで承認されると、ファイルを自動的にGoogle Driveに保存できるようになります！
これにより、承認後にあらためてファイル送付をする必要がなくなり、経理やチームリーダーといった承認者の負担の軽減に繋がるでしょう。

また、申請した側も承認されたか否かをGoogle Driveで確認できるようになる上、申請した際に添付した領収書などの保管も自動で行われるようになり、ファイル管理が格段に楽になります。
手動でのファイル管理が不要になるため、書類の紛失の可能性がグッと減ります！

2.タイムラグを撲滅！
‍Google Driveはリアルタイム更新されるため、承認されたか否かを即時チェック可能になります！
これによりタイムラグが起きにくくなり、「あの経費、NGだったのかな…」と、待ちぼうけすることも少なくなるでしょう。
また、チーム全体でGoogle Driveをチェックできれば、何がいつ承認されたのか一目瞭然になるため、重複申請を防ぐことも期待できます。

Yoomでジョブカン経費精算・ワークフローとGoogle Driveを連携するメリット

Yoomはノーコードでアプリ同士の連携が可能なフローボットを作成することができます。
‍これにより業務フローを自動化でき、業務効率アップを目指せるという訳です。

通常であればAPI連携にはエンジニア並みの技術や知識が求められます。また、アプリ連携ができるまでにかなりの時間を要し、時には半年以上かかることも…。
しかしYoomは直感的な操作でフローボットが作れるため、すぐに業務フローの自動化が可能です！

ジョブカン経費精算・ワークフローとGoogle Driveの連携フローの作り方

では、今回は「ジョブカン経費精算・ワークフローで申請承認されたら、申請書に添付されたファイルをGoogle Driveにアップロードする」という流れを自動化するフローボットを作成しましょう。

テンプレートを使用して作成するため、かなりの時短で業務の自動化が可能になります！

Yoomの登録はコチラ。30秒で簡単に登録できます

Yoomについての公式ドキュメントはコチラ。ぜひご覧ください！

登録が終わったら、以下のバナーをクリックして進んでくださいね

次はYoomと各アプリを連携させましょう。これを「マイアプリ連携」と言います。

マイアプリ連携

テンプレートのバナーをクリックすると、画面の下に「このテンプレートを試してみる」というボタンがあるので押します。
そうすると「マイプロジェクト」というページに飛ぶので、画面左側のメニューから「マイアプリ」を選択！
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右上の新規作成から検索窓に「ジョブカン経費精算・ワークフロー」と入力しましょう。ジョブカン経費精算・ワークフローのアイコンが出てくるのでクリック！

アカウント名とアクセストークンを入力します。アカウント名は任意の名前で大丈夫です！
アクセストークンはジョブカン経費精算・ワークフローのページから簡単にコピー可能です。
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ジョブカン経費精算・ワークフローの右上のアカウント名をクリック！
会社情報設定ページに入りましょう。

共通のID連携・API管理タブを押すと認証コードが表示されるのでコピーします。Yoomの先ほどの画面に戻り、アクセストークンにペーストしましょう。
右下の「追加」をクリックで、ジョブカン経費精算・ワークフローとYoomの連携が完了しました！
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このままGoogle Driveの連携に行きます。
右上の新規作成から「Google Drive」と検索！Google Driveのアイコンが出てくるのでクリック！

アカウントを選択というページではYoomと連携するGmailアドレスのGoogleアカウントを選択してください。
そうするとYoomにログインというページに飛ぶので、次へを押しましょう。最後にYoomがGoogleアカウントへの追加アクセスを求めていますというページが表示された場合は、続行を押せばOKです！

これでジョブカン経費精算・ワークフローとGoogle DriveをYoomと連携できました！
次はフローボットの中身を設定していきます。

ジョブカン経費精算・ワークフローのトリガー設定

画面左側のマイプロジェクトから「【【コピー】ジョブカン経費精算・ワークフローで申請承認されたら、申請書に添付されたファイルをGoogle Driveにアップロードする」をクリック！右上の編集するを押しましょう。

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ジョブカン経費精算・ワークフローのアイコンの「申請が承認されたら」を押します。

テンプレートを利用したことによりあらかじめ必要項目は入力されているので、連携するアカウント情報が正しいか確認してから次へをクリック！

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ここまできたらジョブカン経費精算・ワークフローで実際に経費申請をし、承認までしておきましょう。
承認が終わったらYoomの画面下にあるテストボタンを押して、青く「テスト成功」と表示されればOKです！
保存を押して次へ行きます。

申請書の詳細情報を取得

ジョブカン経費精算・ワークフローのアイコンの「申請の詳細情報を取得（経費精算・支払い依頼）」をクリック。先ほどに同じく次へを押して大丈夫です！

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申請IDを入力しますが、テンプレートを利用しているため設定済みです。
特に入力が必要な項目は無いため、赤枠のテストを押して青く「テスト成功」と表示されたらOKです！保存を押してくださいね。

ファイルをダウンロード

ジョブカン経費精算・ワークフローのアイコンの「ファイルをダウンロード」をクリック。こちらも同じく次へを押しましょう。

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まるでデジャブではありますがここでも設定がされているので、テストを押して青く「テスト成功」と表示されたら保存をして次へ進みましょう！

Google Driveの設定

これが最後の設定です！

Google Driveのアイコンの「ファイルをアップロードする」をクリック。今までの流れ同様に次へを押しましょう。

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ジョブカン経費精算・ワークフローからダウンロードしたファイルを格納するフォルダIDを入力します。
赤枠のとおりコピペをするか、ボックス内クリックで一覧表示される中から選択してもOKです。

フォルダIDを入力出来たらテストを押して、青く「テスト成功」と表示されたのを確認してから保存！
これにてジョブカン経費精算・ワークフローとGoogle Driveの連携は完了です！お疲れ様でした！

まとめ

ジョブカン経費精算・ワークフローとGoogle Driveの連携で、申請書類の保存が格段に楽になることでしょう！
整理整頓が不可欠な書類が毎日大量に届く部署にとって、書類の扱いはかなり面倒なものですよね。しかも、それが金品の関わることとなるとなおさらです。

しかし、申請書類を承認後ファイル送信が自動化できれば、煩わしい書類の取り扱いが簡潔になり、他の業務にも集中しやすくなるでしょう！
ぜひ、Yoomで業務フローの自動化をしてみてくださいね！