みなさん、タスク管理とデータの管理って別のツールを使用して管理されていませんか？

今回はデータを効率的に管理・検索できるkintoneとクラウドベースのファイル共有・管理に特化したBoxを連携して、タスク管理する際に必要なデータをまとめて管理できるように試みていきたいと思います！

Yoomを活用することで、業務の効率化につながり、別の業務に取り組める時間を生みだすことができます！

こんな方におすすめ

• kintoneとBoxを活用している方
• kintoneとBoxを連携して、業務効率化を考えている方
• kintoneとBoxを連携して、データ管理を行っている方
• kintoneとBoxを連携して、データ管理業務の負担を軽減したいと考えている方

[Yoomとは]

Yoomを利用してkintoneとBoxの連携を試してみる

今回は国産ノーコードツールの「Yoom」を用いてkintoneとBoxの連携を試みていきたいと思います！

では実際に、「kintoneにレコードが追加されたら、Boxにファイルをアップロードする」フローの設定に進みましょう！

それではここから、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！

それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。

＜kintoneのマイアプリ連携＞

以下の手順をご参照ください。
連携方法はこちらのページでも詳しく紹介しているので、不明点がある際には、ヘルプ記事を確認してみてください。

アプリ登録がうまくできない場合には、こちらのページを参考に操作してみましょう。

＜Boxのマイアプリ連携＞

以下の手順をご参照ください。

3.登録が完了するとマイアプリにアイコンが表示されます。　
kintone、Boxのアイコンが登録されたか確認をお願いします。

それでは２つのアプリを連携していきましょう！

4.まず「マイプロジェクト」から⇒「新規作成」をクリック、「はじめからの作成」を選択します。

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5.表題を入力し、「特定のアプリイベントが発生したとき」を選択して、「kintone」クリックします。

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6.トリガーアクションは「レコードが登録されたら」を選択し、「次へ」をクリックします。

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7.トリガーの起動間隔を選択し、「サブドメイン名」と「アプリID」を記入します。

サブドメイン名は連携するkintoneURL内の「https://●●●●●●●.cybozu.com/」の部分を取得して入力してください。

アプリIDはkintoneURL内の「/k/●●/」の部分を取得して入力してください。

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8.「テスト」をクリック、テストが成功したら、「保存」します。

9.保存したフローの「+」をクリックし、オペレーションタイプの選択から「データベースを操作する」を選択し、kintoneをクリックします。

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10.実行アクションは「レコードを取得する」を選択し、先ほどと同じアプリIDを入力し、「次へ」をクリックします。

　先にkintoneが連携されているので、候補から選択することも可能です。

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11．「テスト」をクリック、テストが成功したら、「保存」します。

12．保存したフローの「+」をクリックし、オペレーションタイプの選択から「アプリと連携する」を選択し、kintoneをクリックします。

13．アクションは「レコードに紐づくファイルキーの取得」を選択し、「次へ」をクリックします。

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14.「サブドメイン名」、「アプリID」は先ほど入力したものと同じ内容のものを入力します。
「レコードID」はすでに取得した情報を使用できるので、アウトプット情報の「レコードを取得する」からレコード番号を選んでください。

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15.「テスト」をクリック、テストが成功したら、「保存」します。

16.保存したフローの「+」をクリックし、オペレーションタイプの選択から「アプリと連携する」を選択し、kintoneをクリックします。

17.アクションは「ファイルのダウンロード」を選択し、「次へ」をクリックします。

18.「サブドメイン名」を入力し、アウトプット情報から「ファイルキーの一覧」を選択します。

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19.「テスト」をクリック、テストが成功したら、「保存」します。

20.存したフローの「+」をクリックし、オペレーションタイプの選択から「アプリと連携する」を選択し、Boxをクリックします。

21.アクションは「ファイルをアップロード」を選択して、「次へ」をクリックします。

22.「ファイル名」「格納先フォルダのコンテンツID」を入力し、ファイルの添付方法を「取得したファイル」に選択後、「テスト」をクリックします。

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23.テストが成功したら、「保存」します。

24.最後にトリガーを「ON」に切り替えれば起動します。設定お疲れ様でした！

今回作成したフローボットはこちらです。

kintoneやBoxを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもkintoneやBoxのその他の自動化例のAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

kintoneとBoxのその他の自動化例

BoxにアップロードしたCSVファイルをkintoneレコードに自動で取り込んだり、Boxの画像をOCRしてkintoneに追加することができます。
また、kintoneにレコードが登録されたらフォルダを自動で作成することも可能です。

kintoneを活用した自動化例

タスクが追加されたらkintoneへ追加する

タスクが登録されるとkintoneにも自動でタスクを追加できるため、kintoneでのタスク管理をシームレスに行うことができます。

kintoneにレコードが登録されたらフォルダを作成

kintoneにレコードが登録されたら自動で新しいフォルダを作成するため、プロジェクトや顧客ごとに整理されたフォルダ管理ができます。

kintoneでコメントが投稿されたら通知する

kintone上でコメントがあった際に、その内容をリアルタイムで関係者に共有することで迅速な意思決定を後押しします。

Boxを活用した自動化例

書類データをOCRで読み取りファイル名を更新しBoxに格納する

書類データが内容に則ったファイル名に変更され、Boxの指定フォルダに自動的にアップロードされるフローボットです。

Boxにファイルがアップロードされたら通知する

Boxでファイルがアップロードされたことが自動で通知されるので、ファイルに関する情報をリアルタイムで共有できるようになるはずです。

kintoneとBoxを連携するメリット

kintoneとBoxを連携することのメリットはお互いの特徴を生かしつつ、業務の効率化を図ることができるところです！

まず、連携することによって２つのアプリのデータをまとめて管理することが可能になります。
kintoneのレコードから直接Boxのファイルにアクセスできるので、必要な情報やファイルを迅速に見つけることができますよ。
また、今まで複数のアプリを行き来し、付随するデータを確認していた手間がなくなりますし、このタスクに必要なデータはどこに入っていたっけ？と探すこともなくなります。

kintoneでのプロジェクト管理とBoxでのファイル共有を組み合わせることで、チーム内はもちろん、他のチームへの共有もスムーズに行えちゃいます。
リアルタイムでのファイル共有やコメントのやり取りが可能なので、チーム業務の効率化を大幅に向上させることができるんです！

さらに、バックアップの自動化も可能です。
kintone上のデータが定期的にBoxへ同期されることで、Boxのクラウド上に自動的にバックアップデータが作成されることになります。
間違えてkintone上のデータを削除してしまっても、Boxのクラウドにバックアップとして残っているわけです。

チームタスクで使用するデータをkintoneで更新した後に、今度はBoxを開いて付随する情報を更新するというような２つのアプリを行き来していた作業がなくなるから、Boxだけ更新し忘れていた！というヒューマンエラーを防ぐこともできますね。

まとめ

今回はkintoneとBoxをYoomで連携することで、より効率的なデータ管理や業務の効率化を目指しました。
Yoomで２つのアプリを連携をすることで、今まで別々に管理していた情報がまとめて管理できるようになっちゃいました！
ファイルの同期が自動化されるので、業務の効率化が進むだけでなく、ヒューマンエラーを防ぐことにもつながり、チームの情報共有向上にもつながりましたね。
Yoomでのアプリ連携はほかのアプリともできるようなので、さらに改善して業務のちょっとした手間を減らせたらなと思います！

みなさんもぜひ、試してみてください！

関連記事：【ラクラク設定】kintoneのデータをOutlookに自動的に連携する方法

よくあるご質問

Q：Boxからkintoneへの逆方向の連携も可能？

A：はい、可能です。
YoomではkintoneからBoxへ連携するテンプレートだけではなく、Boxからkintoneへ連携するテンプレートもございます。
また、テンプレートは自由に編集できるため双方向での同期も実現可能です。

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Q：連携フローがエラーで停止した場合の対処法は？

A：運用中に連携フローがエラーで停止した場合は、Yoomにご登録いただいているメールアドレスへ通知が届きます。
通知内にエラーの原因について記載しておりますのでご確認ください。
エラー原因を確認しても対処方法が分からないなどでお困りの際は、ヘルプページまたは、エラー時の対応方法についてをご確認ください。また、サポート窓口もご利用いただけます。

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Q：ファイル名にkintoneのレコード情報を反映できる？

A：はい、可能です。
22で設定しているファイル名に取得した値（アウトプット）や日付の情報などを選択することで、ファイル名を自由に変更できます。
ただし、注釈にもあるようにファイル名の最後は拡張子（.pdfなど）になるように設定してください。