2024/06/27
アプリ同士の連携方法

ノーコードでできる|APIを使ってkintoneのレコードをboxに自動連携する方法を調べてみた

r.suzuki

目次

みなさん、タスク管理とデータの管理って別のツールを使用して管理されていませんか?

今回は作成したアプリによって、データを効率的に管理・検索できるkintoneとクラウドベースのファイル共有・管理に特化したboxを連携して、タスク管理する際に必要なデータをまとめて管理できるように試みていきたいと思います!

kintoneとboxを連携することでのメリット

kintoneとboxを連携することのメリットはお互いの特徴を生かしつつ、業務の効率化を図ることができるところです!

まず、連携することによって2つのアプリのデータをまとめて管理することが可能になります。

kintoneのレコードから直接boxのファイルにアクセスできるので、必要な情報やファイルを迅速に見つけることができますよ。

また、今まで複数のアプリを行き来し、付随するデータを確認していた手間がなくなりますし、このタスクに必要なデータはどこに入っていたっけ?と探すこともなくなります。

さらに、kintoneでのプロジェクト管理とboxでのファイル共有を組み合わせることで、チーム内はもちろん、他のチームへの共有もスムーズに行えちゃいます。

リアルタイムでのファイル共有やコメントのやり取りが可能なので、チーム業務の効率化を大幅に向上させることができるんです!

kintoneとboxを連携することで実現できる業務の自動化について

では、実際に連携ができるとどんな業務が自動化できるでしょうか?

まず、リアルタイムでの同期が自動化されます!

kintoneのデータが変更されると自動的にboxへデータが同期され、常に最新のデータを利用できます。

例えば、プロジェクトに関連する図面やイメージ画像が変更になったとき、kintoneのデータが変更されるとboxの図面や画像も変更されるので、boxのデータだけ確認して、前の図面を確認してしまった!ということが回避できますよ。

さらに、バックアップの自動化も可能です。kintone上のデータが定期的にboxへ同期されることで、boxのクラウド上に自動的にバックアップデータが作成されることになります。間違えてkintone上のデータを削除してしまっても、boxのクラウドにバックアップとして残っているわけです。

そして、手間だった細かなワークフローも自動化されちゃいます。

チームタスクで使用するデータをkintoneで更新した後に、今度はboxを開いて付随する情報を更新するというような2つのアプリを行き来していた作業がなくなるから、

boxだけ更新し忘れていた!というヒューマンエラーを防ぐこともできますね。

細かなワークフローがなくなり、業務の効率化につながるので、別の業務に取り組める時間を生みだすことができます!

Yoomを利用してkintoneとboxの連携を試してみる

今回は国産ノーコードツールの「Yoom」を用いてkintoneとboxの連携を試みていきたいと思います!

まず、Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを発行してください。簡単に始められます!

また、Yoomの基本的な操作は、初めてのYoomを参照してください。

準備ができたら、Yoomのテンプレートを使っていくつかフローボットを作ってみましょう。

kintoneにレコードが追加されたら、boxにファイルをアップロードする

では実際に、「kintoneにレコードが追加されたら、boxにファイルをアップロードする」フローの設定に進みましょう!

Yoomのアカウントを取得してログインができたら、

1.「マイアプリ登録」へ進み、「新規作成」をクリックしてください。

2.登録したいアプリを選択し、使用するアカウントでログインしてください。

  kintone、boxともに登録をお願いします。

  詳しい登録方法はこちらを参考にしてください。    

kintoneマイアプリ登録方法 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)

  

3.登録が完了するとマイアプリにアイコンが表示されます。        

  kintone、boxのアイコンが登録されたか確認をお願いします。

それでは2つのアプリを連携していきましょう!

4.まず「マイプロジェクト」から⇒「新規作成」をクリック、「はじめからの作成」を選択します。

5.表題を入力し、「特定のアプリイベントが発生したとき」を選択して、「kintone」クリックします。

6.トリガーアクションは「レコードが登録されたら」を選択し、「次へ」をクリックします。

7.トリガーの起動間隔を選択し、「サブドメイン名」と「アプリID」を記入します。

サブドメイン名は連携するkintoneURL内の「https://●●●●●●●.cybozu.com/」の部分を取得して入力してください。

アプリIDはkintoneURL内の「/k/●●/」の部分を取得して入力してください。

8.「テスト」をクリック、テストが成功したら、「保存」します。

9.保存したフローの「+」をクリックし、オペレーションタイプの選択から「データベースを操作する」を選択し、kintoneをクリックします。

10.実行アクションは「レコードを取得する」を選択し、先ほどと同じアプリIDを入力し、「次へ」をクリックします。

 先にkintoneが連携されているので、候補から選択することも可能です。

11.「テスト」をクリック、テストが成功したら、「保存」します。

12.保存したフローの「+」をクリックし、オペレーションタイプの選択から「アプリと連携する」を選択し、kintoneをクリックします。

13.アクションは「レコードに紐づくファイルキーの取得」を選択し、「次へ」をクリックします。

14.「サブドメイン名」、「アプリID」は先ほど入力したものと同じ内容のものを入力します。

  「レコードID」はすでに取得した情報を使用できるので、アウトプット情報の「レコードを取得する」からレコード番号を選んでください。

15.「テスト」をクリック、テストが成功したら、「保存」します。

16.保存したフローの「+」をクリックし、オペレーションタイプの選択から「アプリと連携する」を選択し、kintoneをクリックします。

17.アクションは「ファイルのダウンロード」を選択し、「次へ」をクリックします。

18.「サブドメイン名」を入力し、アウトプット情報から「ファイルキーの一覧」を選択します。

19.「テスト」をクリック、テストが成功したら、「保存」します。

20.存したフローの「+」をクリックし、オペレーションタイプの選択から「アプリと連携する」を選択し、boxをクリックします。

21.アクションは「ファイルをアップロード」を選択して、「次へ」をクリックします。

22.「ファイル名」「格納先フォルダのコンテンツID」を入力し、ファイルの添付方法を「取得したファイル」に選択後、「テスト」をクリックします。

23.テストが成功したら、「保存」します。

24.最後にトリガーを「ON」に切り替えれば起動します。

まとめ

今回はkintoneとboxをYoomで連携することで、より効率的なデータ管理や業務の効率化を目指しました。

Yoomで2つのアプリを連携をすることで、今まで別々に管理していた情報がまとめて管理できるようになっちゃいました!

ファイルの同期が自動化されるので、業務の効率化が進むだけでなく、ヒューマンエラーを防ぐことにもつながり、チームの情報共有向上にもつながりましたね。

Yoomでのアプリ連携はほかのアプリともできるようなので、さらに改善して業務のちょっとした手間を減らせたらなと思います!

みなさんもぜひ、試してみてください!

この記事を書いた人
r.suzuki
こうだったらいいなとなにげなく考えていたことがYoomを導入することで、こうも効率化されるのか!と日々感動中。 たくさんの方々とこの感動を共有できたらなと執筆しています。
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