【ノーコードでAI活用！】OCRを活用して、名刺管理を効率化してみた！

何かと話題のOCR技術！手書きのデータをアップロードするだけで、自動で編集可能なテキストデータに変えることができる技術です。
OCR技術について、興味はあるけれど、知識が無いとなかなかうまく活用できないのでは？と、思っていませんか？

本記事では、OCRを活用するとどのようなことができるのか解説し、実際にYoomを使って文字を読み取る方法を詳しくご紹介します！業務プロセスを自動化したい方必見です！

OCR×自動化のメリットと自動化例

まずは、OCR技術と自動化の掛け合わせで、どのようなメリットがあるのか解説します！

1: データ入力を効率化できる！

メリット: OCRと自動化の掛け合わせで、書類や画像からテキストデータを即座に、入力ミスすることなく取得することができます。
具体例: 名刺データをフォームに入力することで、自動的に文字を読み取りSalesforceに名刺データを取り込み、メールに通知することができます。
これにより、名刺管理が自動化され、効率的に管理できるようになります。

2: 業務プロセスの自動化が可能！

メリット: OCRと自動化の掛け合わせで、ドキュメント処理を自動化し管理の手間を削減することできます。
具体例: 契約書を作成したら、OCRで自動的に情報を読み取り、Googleスプレッドシートに必要な情報を抜き取り保存することで、契約管理の効率が向上します。

3: データ分析を効率化できる！

メリット: OCRと自動化の掛け合わせで、データ分析する際、手作業で入力する手間が省かれ、リソースの最適化が図れます。
具体例: 手書きで回答されたアンケートをOCRでテキストデータ化し、kintoneのデータベースにまとめることで、データ分析に直接使用することができるため、手動入力のコストを削減できます。

自動で文字起こしするフローボットが簡単に作る方法

OCR×自動化のメリットと、可能な業務自動化例をご紹介しました。

AIを使った自動化は非常に便利ですね！ですが、プログラミングの専門知識や技術が必要なケースが多いです。
ですが、ノーコードツールYoomを利用すると簡単にOCR技術を使った自動化をすることができます！
操作方方法もとても分かりやすいので、簡単にアプリ連携と自動化ができますよ。

今回は、先ほどご紹介した自動化例の「名刺データをOCRで読み取りSalesforceに格納しChatworkに通知する」フローボットの作り方をご紹介していきます。

「名刺データをOCRで読み取りSalesforceに格納しChatworkに通知する」フローボットの作り方

ステップ1:テンプレートをコピーする

Yoomのテンプレートを使用し作成していきましょう。慣れると10分〜20分で連携作業ができます！
まずは、こちらからアカウントを発行してください。無料で簡単に始められます！

※注意）OCR技術はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
※注意）チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。

登録が完了したら、下のテンプレートより「試してみる」をクリックして始めましょう。

マイプロジェクトにコピーされたテンプレートを使用します。
フローボットの右上の「編集する」をクリックしてください。

ステップ2:フォームトリガーの設定

「名刺データをアップロード」をクリックします。

名刺データアップロードのフォームが表示されるので、このまま何も変更せず「次へ」をクリックします。
フォームの表示確認と詳細設定をします。
取得した値に名刺データを添付します。
※解説）ここで添付した名刺データを他のオペレーションで利用することができます。入力フォームの回答にサンプルの名刺データを設定してください。
テストを行い、成功したら保存してください。

ステップ3:名刺データから文字を読み取る

「名刺データから文字を読み取る」をクリックします。
アクションを設定します。
タイトル・アクションはは変更不要なので、そのまま「次へ」をクリックします。
続いて詳細を設定します。

※AIオペレーション(文字読み取り)は一部有料プランのみ利用できる機能です。対象外のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーになるので注意してください。有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことができ、期間中には制限対象のAIオペレーションを使用することができます。

ファイルの添付方法：プルダウンで「取得した値を使用」「名刺データ」を選択します。
追加で抽出したい項目：デフォルトで「会社名」「氏名」「部署・役職」「住所」「電話番号」「FAX番号」「メールアドレス」を読み取ります。追加で抽出したい項目をカンマ（,）区切りで指定してください。

ステップ4:Salesforceにデータを追加する

「リード情報を追加する」をクリックします。
データベースの連携を設定します。
タイトル：変更不要です。
アカウント情報：「連携アカウントを追加」をクリックし、ユーザー名とパスワードを入力して連携してください。
実行アクション：「レコードを追加する」を選択します。
マイドメインURL：Salesforceの「設定 > 私のドメイン」と進み、現在の [私のドメイン] の URLに記載の「yoom.my.salesforce.com 」などのドメインを記載してください。
オブジェクトのAPI参照名：Salesforceの「設定 > オブジェクトマネージャ」と進み、「Lead」などのAPI参照名を記載してください。

次へをクリックし、詳細を設定します。
左側のタブには、「会社名」と入力し、右のタブは「空でない」をプルダウンより設定します。
※解説）上記のように設定することで、名刺データをアップロードすると自動的にSalesforceにデータを追加することができます。

ステップ4:Chatworkに通知する

「Chatworkに通知する」をクリックします。
連携アカウントとアクションを設定します。
連携アカウントを追加し、タイトル・アクションはは変更不要なので、そのまま「次へ」をクリックします。

次へをクリックし、API接続設定をします。
ルームIDとメッセージは任意で設定してください。

これで「名刺データをOCRで読み取りSalesforceに格納しChatworkに通知する」フローの完成です！！

【応用編】OCRを活用した自動化フロー

AI機能を使い、名刺データを読み取りSalesforceに格納しChatworkに通知するフローの作成方法はご理解いただけましたか？
Yoomでは、今回紹介したフロー以外にも様々なアプリと連携し、業務に合わせてフローボットを作成することができますよ！

応用フローを見ていきましょう！

フォームに回答された従業員の情報と通帳画像の解析データをもとに、SmartHRへ新しく従業員情報を登録することができるフローです。
途中に担当者依頼を加えることで、より確実なデータ追加を可能にしています。

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納品書データをフォームで送信するとAIが情報を読み取り、読み取った情報の確認依頼を経てGoogleスプレッドシートに自動で格納してGoogle Chatに通知することができるフローです。納品書の内容を手作業で入力する必要がないため、迅速かつ正確にデータベースに追加することができます。

まとめ

今回は、OCR×自動化のメリットや活用方法をご紹介しました！
こちらの機能を使用することで、データ入力・分析の効率化、業務プロセスの自動化をすることができます。
また、今回ご紹介したフローでは、フォームに名刺情報がアップされたら、自動的に文字を読み取り、Salesforceに格納しChatworkに通知することができるため、手動での手間を大幅に削減することができます！
Yoomでは2週間の無料体験期間があるので、ぜひ、実際に試してみてからYoomの導入をご検討ください！