NotePMとGoogle スプレッドシートの連携で管理業務を効率化！進捗共有をスムーズにする自動転記

マイプロジェクトから、赤枠内のタイトルをクリックで連携作業に進めます。

ステップ2　アプリトリガー「ページが作成されたら」

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テンプレートの1番目のプロセスをクリックします。

(1/2)連携アカウントとアクションを選択

下記項目は初期設定済みです。

• アプリトリガーのタイトル
• アプリ
• トリガーアクション

連携するNotePMのアカウントは、設定が必要です。

• NotePMと連携するアカウント情報
  • ＋連携アカウントを追加をクリック。こちらの表示がポップアップされます。

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• アカウント名
  • 任意の文字列を入力（例：メールアドレス）
• アクセストークン
  • NotePMの管理画面から個人設定/APIアクセストークン/右上の新規作成をクリック。

• APIアクセストークンの詳細ページで、トークン名を入力し（任意の文字列）、スコープのチェックを入れ、新規作成ボタンをクリックします。

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• APIアクセストークンがポップアップされるので、文字列をコピーし、Yoomの設定画面に戻ってペーストし、追加ボタンをクリックして連携完了です。
  ＞公式サイトヘルプ：APIアクセストークン作成方法

マイアプリ連携が完了したら、次に進みます。

→次へをクリック

(2/2)アプリトリガーのWebhookイベント受信設定

WebhookURLをコピーし、NotePMのノートに紐付けします。既存のノートに紐付けし、ページが新規作成されることをトリガーにします。

スクロールして「サービス連携」の項目へ進み、「追加」ボタンをクリックしてWebhookを選択します。

この画面で、Yoomの画面からコピーしたWebhookURLをペーストします。Secretは設定しなくても進められます。通知条件にチェックを入れ、テスト接続と登録をクリックします。

この画面で、Yoomの画面からコピーしたWebhookURLをペーストします。Secretは設定しなくても進められます。通知条件にチェックを入れ、テスト接続と登録するをクリックします。登録できたら、ノート内に新規ページを作成します。

テスト用にページを作成後、NotePMのページの追加が完了したらYoomの画面に戻り、

→テストをクリック　→成功　アウトプットにはページの内容が抽出されていました。

※もしエラーになった場合

NotePM管理画面でWebhookURLの設定後に、イベント（ページの追加）が登録されていない可能性がありますので、追加後にもう一度テストを行ってください。

→保存するをクリック

ステップ3　データベースを操作する「レコードを追加する」

テンプレートの2番目のプロセスをクリックします。

(1/2)データベースの連携「レコードを追加する」

以下はあらかじめ設定済みです。

• タイトル
• データベースのアプリ
• 実行アクション

Google スプレッドシートと連携するアカウント情報は、設定が必要です。

• ＋連携アカウントを追加 をクリック。Googleアカウントのログイン画面に切り替わります。

• 連携するアカウントのメールアドレスまたは電話番号とパスワードを入力します。次へ進みます。

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• Yoomからのアクセスを許可してください。

Google アカウントとの連携ができたら、同画面下にあるデータベースの連携に進みます。

• スプレッドシートID
  • 編集欄をクリックすると、プルダウンが開き連携したGoogle アカウントから候補のシートがピックアップされます。該当のシート名を選択すると、IDが引用されます。

• スプレッドシートのタブ名
  • 編集欄をクリックするとプルダウンが開き、選択したシート内にあるタブ名がピックアップされます。該当のタブを選択するとタブ名が引用されます。
• テーブル範囲
  • 「A1:F1」という形式で設定してください。今回はA〜Hがテーブル範囲のためA1:H1と入力しました。

アカウントとデータベースの連携が完了したら次に進みます。

→次へをクリック

(2/2)データベース操作の詳細設定

前の画面で連携したシートのヘッダーが抽出され、表示されます。

各編集欄を埋めていきます。編集欄をクリックすると、プルダウンが開きNotePMから抽出したアウトプットがピックアップされます。

シートの列に紐づける項目を選択すると、編集欄に引用コードが埋め込まれます。全ての列に項目を埋め込んだたら、

→テストをクリック　→成功

→保存するをクリックします。今回の設定はここまでです。

ステップ4　アプリトリガーを【ON】にする

全てのプロセスが設定済みになると、コンプリート画面がポップアップされます。

トリガーを【ON】にすると、設定完了です。Google スプレッドシートにページ情報が追加されていました。

<span class="mark-yellow">プログラミングを使わず、連携が実現できました</span>今回のテンプレートはこちらです。

もっと活用 NotePMとGoogle スプレッドシートの自動化3選

NotePMとGoogle スプレッドシートは、他にもたくさん自動化できるテンプレートをご用意しています。

1. NotePMのページを自動でNotionに追加し、情報管理を効率化

NotePMで作成したページをNotionのデータベースに自動で追加。手動での転記が不要になり、情報の一元管理が可能になります。常に最新のデータにアクセスでき、プロジェクト管理がよりスムーズになります。

2. NotePMのコメント追加をChatworkで自動通知し、進捗共有を迅速化

NotePMにコメントが追加されたら、自動でChatworkに通知します。コメントの見落としを防ぎ、チーム全体で進捗をリアルタイムに共有。問題解決が迅速になり、チームの透明性と信頼性が向上に期待できます。

3. Google スプレッドシートのデータをNotionで自動管理し、作業ミスを防止

Google スプレッドシートに行が追加されると、自動でNotionにページが作成されます。手入力によるミスが防げ、タスクや情報管理が簡単になります。業務がスムーズな進行に一役買います。

まとめ

プログラミング不要でNotePMからGoogle スプレッドシートへの転記作業を自動化する方法をご紹介しました。設計士が変更点をNotePMに記載すれば、現場監督がGoogle スプレッドシートで確認し、進捗管理やスケジュール調整に役立てることができます。手作業を省き、情報の可視化やデータ管理が効率化される点は、建築業界のみならず他の業界にも大きな恩恵をもたらすでしょう。

<span class="mark-yellow">Yoomはプログラミングの知識がなくても簡単に自動化を実現できるツールです。ぜひ業務の効率化にご活用ください。</span>

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では、またお会いしましょう！