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NotePMとGoogle スプレッドシートは、情報管理で優秀なツールです。
でも、NotePMにページを作るたびに、わざわざGoogle スプレッドシートに情報を追加するのって大変ではありませんか？
もしメンバーがNotePMにページを作成した際に、Google スプレッドシートに情報が自動で追加されたら、リーダーはデータ管理が楽になって便利ですよね。
そこでこの記事では、NotePMとGoogle スプレッドシートをノーコードで連携する方法をご紹介します。
簡単に連携できるので、ぜひ試してみてくださいね！
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできるので、ぜひお試しください！
[Yoomとは]
ここから「NotePMでページが作成されたらGoogle スプレッドシートに情報を追加する」フローボットの作り方をYoomのテンプレートを用いてご紹介します。
フリープランからお試し登録が可能です。
連携作業の中で使用するものをリストアップしました。
＞公式サイト：APIアクセストークン作成方法
Yoomへご登録後こちらのバナーをクリックすると、Yoomワークスペースの「マイプロジェクト」にテンプレートがコピーされます。
マイプロジェクトから、赤枠内のタイトルをクリックで連携作業に進めます。
テンプレートの1番目のプロセスをクリックします。
下記項目は初期設定済みです。
連携するNotePMのアカウントは、設定が必要です。
マイアプリ連携が完了したら、次に進みます。
→次へをクリック
WebhookURLをコピーし、NotePMのノートに紐付けします。既存のノートに紐付けし、ページが新規作成されることをトリガーにします。
スクロールして「サービス連携」の項目へ進み、「追加」ボタンをクリックしてWebhookを選択します。
この画面で、Yoomの画面からコピーしたWebhookURLをペーストします。Secretは設定しなくても進められます。通知条件にチェックを入れ、テスト接続と登録をクリックします。
この画面で、Yoomの画面からコピーしたWebhookURLをペーストします。Secretは設定しなくても進められます。通知条件にチェックを入れ、テスト接続と登録するをクリックします。登録できたら、ノート内に新規ページを作成します。
テスト用にページを作成後、NotePMのページの追加が完了したらYoomの画面に戻り、
→テストをクリック →成功 アウトプットにはページの内容が抽出されていました。
NotePM管理画面でWebhookURLの設定後に、イベント（ページの追加）が登録されていない可能性がありますので、追加後にもう一度テストを行ってください。
→保存するをクリック
テンプレートの2番目のプロセスをクリックします。
以下はあらかじめ設定済みです。
Google スプレッドシートと連携するアカウント情報は、設定が必要です。
Google アカウントとの連携ができたら、同画面下にあるデータベースの連携に進みます。
アカウントとデータベースの連携が完了したら次に進みます。
→次へをクリック
前の画面で連携したシートのヘッダーが抽出され、表示されます。
各編集欄を埋めていきます。編集欄をクリックすると、プルダウンが開きNotePMから抽出したアウトプットがピックアップされます。
シートの列に紐づける項目を選択すると、編集欄に引用コードが埋め込まれます。全ての列に項目を埋め込んだたら、
→テストをクリック →成功
→保存するをクリックします。今回の設定はここまでです。
全てのプロセスが設定済みになると、コンプリート画面がポップアップされます。
トリガーを【ON】にすると、設定完了です。Google スプレッドシートにページ情報が追加されていました。
プログラミングを使わず、連携が実現できました。今回のテンプレートはこちらです。
本日ご紹介した連携以外にもNotePMやGoogle スプレッドシートのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！
Note PMでコメントが追加されたらチャットツールに通知する
Note PMでコメントが追加されたらSlackやChatworkなどに自動で通知します。
■概要
Note PMでコメントが追加されたらSlackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Note PMを利用するチームメンバー
・Note PMへのコメント追加を迅速に把握したい方
・Note PMのコメント情報をチームメンバーに迅速に共有したい方
・Note PMの特定のプロジェクトやページへのコメント追加をトリガーにSlackで通知を受け取りたい方
2.チームリーダー・マネージャー
・NotePMの追加情報を把握してチームの進捗管理に役立てたい方
・NotePMの特定のプロジェクトやページへの重要なコメント追加を見逃したくない方
・Slackで通知を受け取ることでNote PMの情報をより手軽に確認したい方
■このテンプレートを使うメリット
プロジェクトによって必要な情報や通知のタイミングは異なり、チームメンバーの役割や責任に応じて受け取るべき情報も異なります。
Slackへの自動通知は、通知内容、タイミング、通知先グループなどを自由にカスタマイズすることが可能になります。例えば、特定のキーワードを含むコメントが追加された場合にのみ通知を送ったり、特定のメンバーにのみ通知を送ったりすることができます。プロジェクトの特性やチームのニーズに合わせて最適な通知設定を行うことで、さらなる業務の効率化に繋がります。
■注意事項
・Note PM、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Note PMでコメントが追加されたらChatworkに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Note PMを利用するチームメンバー
・Note PMへのコメント追加を迅速に把握したい方
・Note PMのコメント情報をチームメンバーに迅速に共有したい方
2.チームリーダー・マネージャー
・NotePMの追加情報を把握してチームの進捗管理に役立てたい方
・NotePMの特定のプロジェクトやページへの重要なコメント追加を見逃したくない方
■このテンプレートを使うメリット
プロジェクトの進捗状況や課題をスムーズに共有することは、チーム全体の透明性を向上させメンバー間の信頼関係を構築する上で重要です。しかし、情報共有が不十分な場合に誤解や不信感が生まれ、チームワークに悪影響を及ぼす可能性があります。
Chatworkへの自動通知は、プロジェクトの進捗状況や課題を迅速に共有することで、チーム全体の透明性を向上させます。例えば、プロジェクトの遅延が発生した場合、その情報をすぐに共有することで、チーム全体で問題解決に取り組むことができます。これによって、メンバー間の信頼関係を構築し、より良いチームワークの醸成に貢献します。
■注意事項
・Note PM、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Note PMでコメントが追加されたらLINE WORKSに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Note PMを利用するチームメンバー
・Note PMへのコメント追加を迅速に把握したい方
・Note PMのコメント情報をチームメンバーに迅速に共有したい方
・Note PMの特定のプロジェクトやページへのコメント追加をトリガーにLINE WORKSで通知を受け取りたい方
2.チームリーダー・マネージャー
・NotePMの特定のプロジェクトやページへの重要なコメント追加を見逃したくない方
・LINE WORKSで通知を受け取ることでNote PMの情報をより手軽に確認したい方
■このテンプレートを使うメリット
NotePMのコメント確認と関係者への通知を手動で行うことは、担当者にとって大きな負担となります。特にコメント数が多い場合や複数のプロジェクトを掛け持ちしている場合は、通知作業だけで多くの時間を費やしてしまう可能性があります。
このフローの活用することにより、NotePMのコメント追加からLINE WORKSへの通知を自動化し担当者の本来業務への集中を促進し業務効率を改善することができます。例えば、マーケティング担当者がNotePMでキャンペーンに関するコメントを確認し関係者に通知する作業を自動化することで、より多くの時間をキャンペーン企画や分析に充てることができます。
■注意事項
・Note PM、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。
メールで受け取ったアンケート結果をGoogle スプレッドシートに登録する
GmailやOutlookで受け取ったアンケート結果をGoogle スプレッドシートに自動で登録します。
■概要
Gmailで受け取ったアンケートの回答を、一件ずつコピー＆ペーストでGoogle スプレッドシートに転記する作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信するだけで、内容を自動で解析しGoogle スプレッドシートへ格納するため、こうした手作業の課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Outlookで受け取ったアンケートの回答メールを、一件ずつ確認しながらGoogle スプレッドシートに手入力していませんか？この作業は時間がかかる上に、転記ミスなどのヒューマンエラーも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信するだけで、内容をAIが自動で解析し、Google スプレッドシートへ格納します。面倒なデータ入力作業から解放され、正確なデータ管理を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Google スプレッドシートの情報をもとに書類を発行する
Google スプレッドシートに登録された内容をもとに、freee請求書やGoogleドキュメントなどで書類を自動作成します。
■概要
Google スプレッドシートで行が更新されたら、freee請求書で請求書を作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートで請求情報の管理を行う方
・顧客との取引情報をGoogle スプレッドシートで管理している方
・業務でGoogle スプレッドシートを利用することが多い方
2.請求業務の担当者
・freee請求書を活用して請求業務を行う方
・請求書の発行を効率化したい経理担当者
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートは複数のユーザーが同時に編集や共有を行うことができるため、チーム作業を行う上で有効なツールです。
しかし、Google スプレッドシートで管理している情報を元に請求書の作成を行う場合、入力項目が多く作成に時間がかかります。
このフローは、Google スプレッドシートで行が更新されるとfreee請求書における請求書の作成を自動化できるため、請求書の作成を効率化します。
Google スプレッドシートに蓄積した情報を元に請求書の作成を行えるため、freee請求書への手動による転記作業を省くことができ、生産性の向上を図ることが可能です。
また、チャットツールやメールアプリと連携することで、共有や請求書の送信も行うことができます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、freee会計、freee請求書のそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Google スプレッドシートで管理している顧客情報が更新されるたびに、手作業で見積書や請求書を作成し、Google Driveに保存する業務に手間を感じていませんか。こうした定型的ながらも重要な作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスなどの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行データが更新されると、その情報を用いて書類を自動で発行し、指定のGoogle Driveフォルダへ保存までの一連のプロセスを自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Google スプレッドシートの顧客情報を確認しながら、マネーフォワード クラウド請求書で都度発注書を作成・送付する作業は、手間がかかりませんか？手作業による転記では、入力ミスが発生するリスクも伴います。このワークフローは、フォームに必要な情報を入力するだけで、Google スプレッドシートから顧客情報を取得し、発注書の作成からメール送付までを自動化することで、これらの課題を解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
クラウドストレージに保存された書類をOCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する
Google DriveやDropboxなどにファイルがアップロードされたら、OCR機能で内容を読み取り、Google スプレッドシートに自動で追加します。
■概要
Google Driveで名刺がアップされたら、名刺情報を読み取りGoogle スプレッドシートのデータベースに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.営業担当者
・名刺交換後に手入力で顧客情報を管理するのが面倒だと感じている方
・Google DriveとGoogle スプレッドシートを活用して名刺情報を一元管理したい方
2.人事・総務担当者
・従業員や取引先の名刺情報をデジタル化して管理の手間を削減したい方
・名刺情報の紛失や劣化を防ぎたい方
3.OCRを活用したい方
・名刺を効率的にデータ化したい方
・OCRの技術を活用して業務効率化を図りたい方
■このテンプレートを使うメリット
Google Driveはファイル共有に非常に便利なツールですが、名刺がアップロードされるたびに手動で情報を読み取ってGoogle スプレッドシートに入力するのは、非常に手間がかかり転記ミスが発生するリスクもあります。
このフローを活用すれば、Google Driveに名刺がアップロードされたら、自動的に名刺情報を読み取りGoogle スプレッドシートのデータベースに追加されるため、手作業での入力作業を行う必要がなく業務効率が大幅に向上して人的ミスのリスクを軽減することができます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Dropboxでファイルがアップされたら、OCRでファイル内容を読み取りGoogle スプレッドシートのデータベースに追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Dropboxにアップロードされた書類をGoogle スプレッドシート上で管理したい方
・アップロードされた書類の内容をOCRで自動的に読み取ってGoogle スプレッドシートのデータベースに追加することで業務効率化を図りたい方
2.DropboxとGoogle スプレッドシートを連携させて業務効率化を進めている方
・データ入力の手間を省いてヒューマンエラーを削減し業務効率を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
Dropboxは業務に使用するファイル管理を行って情報へのアクセス性を高めることのできるツールですが、Dropboxに追加されたファイル情報を毎回手作業でGoogle スプレッドシートのデータベース追加するのは、手間がかかる上にヒューマンエラー（追加漏れなど）のリスクがあります。
手作業での追加などを行う必要がなくなることにより転記ミスや入力ミスを減らすことができ業務の効率化を図ることが可能になる[Dropboxでファイルがアップされたら、OCRでファイル内容を読み取りGoogle スプレッドシートのデータベースに追加する]フローは最適です。
■注意事項
・Dropbox、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
■概要
「Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに自動追加する」ワークフローは、Boxに保存されたファイルを自動的にOCR処理し、そのデータをGoogle スプレッドシートに転記する業務ワークフローです。
ファイルがBoxに追加されるたびに自動でOCR処理が行われ、必要な情報がGoogle スプレッドシートに整理されるため、効率的なデータ管理が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
NotePMで作成したページ情報が自動的にGoogle スプレッドシートに転記され、担当者は手作業での入力が不要になります。また、手作業が減ることで情報の一貫性が保たれ、入力ミスも防げます。これにより、記録作業が効率化され、担当者はより多くの時間をコア業務に充てることが可能になるはずです。また、Google スプレッドシートを使えば、データを即座にグラフ化したり、進捗をビジュアル化して確認できるのでプロジェクトに関わる際は、全体の状況を把握しやすくなるのではないでしょうか。
メンバーがNotePMにページを作成しても、Google スプレッドシートに登録が漏れてしまえば、管理が大変ですよね。自動化により、転記漏れを防げるので、データの管理精度が向上するはずです。Google スプレッドシートでNotePMの正確なデータを管理できれば、作業もスムーズに進むのではないでしょうか。結果的に、不要な修正作業が減り、業務の効率化につながるかもしれません。
プログラミング不要でNotePMからGoogle スプレッドシートへの転記作業を自動化する方法をご紹介しました。これにより、メンバーがNotePMにページを作成すれば、リーダーがGoogle スプレッドシートで確認し、データ管理が楽になるはずです。手作業を省き、情報の可視化やデータ管理が効率化される点は、様々な業界で大きな恩恵をもたらすのではないでしょうか。
Yoomはプログラミングの知識がなくても簡単に自動化を実現できるツールです。ぜひ業務の効率化に活用してみてくださいね。
では、またお会いしましょう！
