NotePMとGoogle スプレッドシートの連携で管理業務を効率化！進捗共有をスムーズにする自動転記

マイプロジェクトから、赤枠内のタイトルをクリックで連携作業に進めます。

ステップ2　アプリトリガー「ページが作成されたら」

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テンプレートの1番目のプロセスをクリックします。

(1/2)連携アカウントとアクションを選択

下記項目は初期設定済みです。

• アプリトリガーのタイトル
• アプリ
• トリガーアクション

連携するNotePMのアカウントは、設定が必要です。

• NotePMと連携するアカウント情報
  • ＋連携アカウントを追加をクリック。こちらの表示がポップアップされます。

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• アカウント名
  • 任意の文字列を入力（例：メールアドレス）
• アクセストークン
  • NotePMの管理画面から個人設定/APIアクセストークン/右上の新規作成をクリック。

• APIアクセストークンの詳細ページで、トークン名を入力し（任意の文字列）、スコープのチェックを入れ、新規作成ボタンをクリックします。

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• APIアクセストークンがポップアップされるので、文字列をコピーし、Yoomの設定画面に戻ってペーストし、追加ボタンをクリックして連携完了です。
  ＞公式サイトヘルプ：APIアクセストークン作成方法

マイアプリ連携が完了したら、次に進みます。

→次へをクリック

(2/2)アプリトリガーのWebhookイベント受信設定

WebhookURLをコピーし、NotePMのノートに紐付けします。既存のノートに紐付けし、ページが新規作成されることをトリガーにします。

スクロールして「サービス連携」の項目へ進み、「追加」ボタンをクリックしてWebhookを選択します。

この画面で、Yoomの画面からコピーしたWebhookURLをペーストします。Secretは設定しなくても進められます。通知条件にチェックを入れ、テスト接続と登録をクリックします。

この画面で、Yoomの画面からコピーしたWebhookURLをペーストします。Secretは設定しなくても進められます。通知条件にチェックを入れ、テスト接続と登録するをクリックします。登録できたら、ノート内に新規ページを作成します。

テスト用にページを作成後、NotePMのページの追加が完了したらYoomの画面に戻り、

→テストをクリック　→成功　アウトプットにはページの内容が抽出されていました。

※もしエラーになった場合

NotePM管理画面でWebhookURLの設定後に、イベント（ページの追加）が登録されていない可能性がありますので、追加後にもう一度テストを行ってください。

→保存するをクリック

ステップ3　データベースを操作する「レコードを追加する」

テンプレートの2番目のプロセスをクリックします。

(1/2)データベースの連携「レコードを追加する」

以下はあらかじめ設定済みです。

• タイトル
• データベースのアプリ
• 実行アクション

Google スプレッドシートと連携するアカウント情報は、設定が必要です。

• ＋連携アカウントを追加 をクリック。Googleアカウントのログイン画面に切り替わります。

• 連携するアカウントのメールアドレスまたは電話番号とパスワードを入力します。次へ進みます。

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• Yoomからのアクセスを許可してください。

Google アカウントとの連携ができたら、同画面下にあるデータベースの連携に進みます。

• スプレッドシートID
  • 編集欄をクリックすると、プルダウンが開き連携したGoogle アカウントから候補のシートがピックアップされます。該当のシート名を選択すると、IDが引用されます。

• スプレッドシートのタブ名
  • 編集欄をクリックするとプルダウンが開き、選択したシート内にあるタブ名がピックアップされます。該当のタブを選択するとタブ名が引用されます。
• テーブル範囲
  • 「A1:F1」という形式で設定してください。今回はA〜Hがテーブル範囲のためA1:H1と入力しました。

アカウントとデータベースの連携が完了したら次に進みます。

→次へをクリック

(2/2)データベース操作の詳細設定

前の画面で連携したシートのヘッダーが抽出され、表示されます。

各編集欄を埋めていきます。編集欄をクリックすると、プルダウンが開きNotePMから抽出したアウトプットがピックアップされます。

シートの列に紐づける項目を選択すると、編集欄に引用コードが埋め込まれます。全ての列に項目を埋め込んだたら、

→テストをクリック　→成功

→保存するをクリックします。今回の設定はここまでです。

ステップ4　アプリトリガーを【ON】にする

全てのプロセスが設定済みになると、コンプリート画面がポップアップされます。

トリガーを【ON】にすると、設定完了です。Google スプレッドシートにページ情報が追加されていました。

<span class="mark-yellow">プログラミングを使わず、連携が実現できました</span>。今回のテンプレートはこちらです。

NotePMやGoogle スプレッドシートを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもNotePMやGoogle スプレッドシートのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

NotePMを活用した自動化例

Note PMでコメントが追加されたらチャットツールに通知する

Note PMでコメントが追加されたらSlackやChatworkなどに自動で通知します。

Google スプレッドシートを活用した自動化例

メールで受け取ったアンケート結果をGoogle スプレッドシートに登録する

GmailやOutlookで受け取ったアンケート結果をGoogle スプレッドシートに自動で登録します。

Google スプレッドシートの情報をもとに書類を発行する

Google スプレッドシートに登録された内容をもとに、freee請求書やGoogleドキュメントなどで書類を自動作成します。

クラウドストレージに保存された書類をOCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する

Google DriveやDropboxなどにファイルがアップロードされたら、OCR機能で内容を読み取り、Google スプレッドシートに自動で追加します。

NotePMでページが作成されたらGoogle スプレッドシートに情報を追加するメリット2選

メリット1：Google スプレッドシートへの自動転記で作業効率とデータ活用を促進

NotePMで作成したページ情報が自動的にGoogle スプレッドシートに転記され、担当者は<span class="mark-yellow">手作業での入力が不要になります。また、手作業が減ることで情報の一貫性が保たれ、入力ミスも防げます。</span>これにより、記録作業が効率化され、担当者はより多くの時間をコア業務に充てることが可能になるはずです。また、Google スプレッドシートを使えば、データを即座にグラフ化したり、進捗をビジュアル化して確認できるのでプロジェクトに関わる際は、全体の状況を把握しやすくなるのではないでしょうか。

メリット2：Google スプレッドシートへの転記漏れを防止

メンバーがNotePMにページを作成しても、Google スプレッドシートに登録が漏れてしまえば、管理が大変ですよね。自動化により、転記漏れを防げるので、データの管理精度が向上するはずです。<span class="mark-yellow">Google スプレッドシートでNotePMの正確なデータを管理できれば、作業もスムーズに進む</span>のではないでしょうか。結果的に、不要な修正作業が減り、業務の効率化につながるかもしれません。

まとめ

プログラミング不要でNotePMからGoogle スプレッドシートへの転記作業を自動化する方法をご紹介しました。これにより、メンバーがNotePMにページを作成すれば、リーダーがGoogle スプレッドシートで確認し、データ管理が楽になるはずです。手作業を省き、情報の可視化やデータ管理が効率化される点は、様々な業界で大きな恩恵をもたらすのではないでしょうか。

<span class="mark-yellow">Yoomはプログラミングの知識がなくても簡単に自動化を実現できるツールです。ぜひ業務の効率化に活用してみてくださいね。</span>

では、またお会いしましょう！