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「重要なメールの内容をNotionに手作業で転記するのが面倒…」
「大量のメールに埋もれて、Notionに記録すべき情報を見逃してしまう…」
このように、日々のメール対応とNotionへの情報集約に追われ、手作業での情報管理に限界を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">GmailやOutlookなどで受信した特定のメールをトリガーに、その内容を自動でNotionのデータベースにページとして追加できる仕組み</span>があれば、これらの転記作業や記録漏れのリスクから解放されるはずですよね。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定可能です。
転記作業にお悩みの方は、ぜひ自動化を導入して、作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">受信したメールをNotionのデータベースへ自動で記録する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Yoomを活用すれば、手動での転記作業が減り、業務効率の向上が期待できるでしょう。
ここでは、普段お使いの様々なメールツールからNotionへの情報連携を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてくださいね。
<span class="mark-yellow">GmailやOutlook、Zoho Mailなどのメールツールで受信したメールの内容を、自動でNotionのデータベースにページとして追加する</span>ことができます。
これまで手作業で行っていた情報転記の手間や記録漏れを防ぎ、重要な情報を確実に蓄積できます！
それではここから代表的な例として、Gmailでメールを受信したら、その内容をNotionのページに自動で取り込むフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携し、操作が行えるようにします。
設定方法を解説しているナビを見ながら、マイアプリ登録を進めましょう。
以下の手順をご参照ください。
以下の手順をご参照ください。
※今回のフローで使用するNotionのページをマイアプリ連携前に作成しておきましょう。
マイアプリ一覧に各アプリのアイコンが表示されていれば、OKです！
ここから実際にフローを作っていきます！
テンプレートを利用しているので、以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピー成功です。次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
最初の設定です！
まずは赤枠をクリックしましょう。
事前に連携したアカウント情報が表示されるので確認します。
タイトルを任意で修正し、トリガーアクションはそのままにして「次へ」をクリックしましょう！
次に、アプリトリガーのAPI接続設定をします。
今回は、特定のラベルがついたメールがトリガーになるため、ラベル作成がまだの方はGmailの画面に移り作成しましょう！
今回は赤テストラベルを作成しました。
また、今回は以下のメールを受信した想定で進めます。
Yoomの画面に戻って、必須項目を設定しましょう！
「ラベル」は以下のように先ほど作成したラベルを選択しましょう。ボックスをクリックすることで作成済みのラベルが候補として表示されます。
入力完了後、ラベルが付与されたメールを受信した後にテストボタンをクリックしましょう！
テストが成功すると取得した値が表示され、Gmailのデータが確認できます。「保存する」をクリックして完了です。
なお、この取得した値はこの後の設定で活用でき、Notionに自動登録可能なデータとなります！
確認できたら「保存する」をクリックして、トリガー設定は完了です。
次に、「ページにテキストを追加」をクリックしてください。
先ほどに同じくタイトルを必要に応じて変更し、「次へ」をクリックします。
API接続設定をします。ページID、コンテンツを入力してください。
「ページID」には、テキストを追加するページのIDを設定しましょう。詳しくはこちらからデータベースID・ページIDについての詳細をご覧ください。
コンテンツ入力の際は、ステップ2で取得した値を活用してください。下図は入力例です。
このように取得した値を活用することで最新のデータをその都度Notionへ自動連携可能となります。なお、テキストを直接入力した部分は固定値とされるため、毎回変動することが望ましい「件名」や「本文」などは取得した値を活用し、定型文にしたい部分は手入力しましょう。
設定が完了したらテストボタンをクリックしましょう。
成功したら「保存する」をクリックしてください。
以下のようにNotionのページ下部にメールデータが転記されていれば設定完了です！
最後にトリガーをONにして、作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう。
Notionの自動化を導入することで、情報整理や通知業務を効率化できます。
例えば、社内で更新されたページを通知ツールと連携すれば、チームメンバー全員が最新情報を把握しやすくなります。
名刺情報や契約書作成も自動化できるため、営業担当者やバックオフィス部門に有効です！
Yoomにはこれらの業務を自動化できるテンプレートが多数用意されているので、ぜひご活用ください。
メールとNotionの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたメール内容の転記作業を減らし、情報の記録漏れやヒューマンエラーを防止できます。</span>これにより、重要な情報をNotionに集約・共有できる体制が整い、チーム全体の情報管理を効率化できます！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：特定のラベル以外（送信者や件名など）をトリガーにできますか？
はい可能です。Gmailの特定のキーワードに一致するメールを受信したらというトリガーを設定することで実現できます。
Q：メール本文から必要な情報だけを抜き出して転記できますか？
はい、可能です！フローボットの「テキストからデータを抽出する」機能を設定することで実現できます。
例えば、下記フローボットテンプレートではGmailに届いた特定のメール情報をトリガーとして必要な情報を抽出し、そのデータを自動的にNotionに登録する仕組みです。
Q：自動連携が失敗した場合、エラーに気づく方法はありますか？
A : Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
通知内容にはエラーになったオペレーションも記載されているので、エラーの発生箇所がすぐにわかります。
通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定できます。
認証切れなどが原因の場合は、マイアプリから「削除→再接続」で復旧可能です。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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