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とにかく早く試したい方へ
Yoomには受信したメールをNotionのデータベースへ自動で記録する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
Gmailで受け取った大切なメールを、情報管理のためにNotionへ手作業で転記していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、転記漏れやコピーミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、その内容を自動でNotionのページに取り込むことが可能です。メールからNotionへの情報集約を自動化し、スムーズなタスク管理や情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
「重要なメールの内容をNotionに手作業で転記するのが面倒…」
「大量のメールに埋もれて、Notionに記録すべき情報を見逃してしまう…」
このように、日々のメール対応とNotionへの情報集約に追われ、手作業での情報管理に限界を感じていませんか？
もし、GmailやOutlookなどで受信した特定のメールをトリガーに、その内容を自動でNotionのデータベースにページとして追加できる仕組みがあれば、これらの転記作業や記録漏れのリスクから解放されるはずですよね。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定可能です。
転記作業にお悩みの方は、ぜひ自動化を導入して、作業をもっと楽にしましょう！
メールをNotionに連携する基本パターン
Notionにメールデータを集約したいと考えたときに、メール転送サービスを利用したり、Chrome拡張機能を使えば簡単に設定できます。
しかし、PCのブラウザからしか使えない、自動化は難しいといった課題もあるため、「簡単な自動化」を実現するにはニーズに沿わない可能性もあるでしょう。
また、汎用ツールを使えばある程度の自動化は可能ですが、複数のアプリを連携させようとすると設定が複雑化し、専門知識が必要になります。
複数のツールを簡単に連携できるシステムがないものか、と考える方におすすめしたいのが、ノーコード自動化ツールのYoomです。
受信したメールのデータをNotionに自動で連携する方法
Yoomを活用すれば、手動での転記作業が減り、業務効率の向上が期待できるでしょう。
ここでは、普段お使いの様々なメールツールからNotionへの情報連携を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてくださいね。
メールツールで受信した内容をNotionに記録する
GmailやOutlook、Zoho Mailなどのメールツールで受信したメールの内容を、自動でNotionのデータベースにページとして追加することができます。
これまで手作業で行っていた情報転記の手間や記録漏れを防ぎ、重要な情報を確実に蓄積できます！
■概要
Gmailで受け取った大切なメールを、情報管理のためにNotionへ手作業で転記していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、転記漏れやコピーミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、その内容を自動でNotionのページに取り込むことが可能です。メールからNotionへの情報集約を自動化し、スムーズなタスク管理や情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Outlookで受信した重要なメールの情報を、都度Notionに手作業でコピー＆ペーストしていませんか？こうした定型的な作業は手間がかかるだけでなく、転記ミスや対応漏れが発生する原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、メールとNotionの連携を自動化でき、Outlookで受信したメールの内容を自動でNotionのページに追加することが可能になり、手作業による情報管理の煩わしさを解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Zoho Mailで受信した重要なメールを、情報集約ツールであるNotionに手作業で転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや転記漏れのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Zoho Mailで特定のメールを受信した際に、その内容を自動でNotionの指定ページに取り込むことが可能です。手作業によるメールとNotionの連携を自動化し、業務の効率化と正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
受信したメールをNotionに自動連携するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Gmailでメールを受信したら、その内容をNotionのページに自動で取り込むフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
Gmailで受け取った大切なメールを、情報管理のためにNotionへ手作業で転記していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、転記漏れやコピーミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、その内容を自動でNotionのページに取り込むことが可能です。メールからNotionへの情報集約を自動化し、スムーズなタスク管理や情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
ステップ1：GmailとNotionをマイアプリ登録
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携し、操作が行えるようにします。
設定方法を解説しているナビを見ながら、マイアプリ登録を進めましょう。
【Gmailのマイアプリ連携】
以下の手順をご参照ください。
【Notionのマイアプリ連携】
以下の手順をご参照ください。
※今回のフローで使用するNotionのページをマイアプリ連携前に作成しておきましょう。
マイアプリ一覧に各アプリのアイコンが表示されていれば、OKです！
ステップ2：テンプレートをコピーする
ここから実際にフローを作っていきます！
テンプレートを利用しているので、以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。
■概要
Gmailで受け取った大切なメールを、情報管理のためにNotionへ手作業で転記していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、転記漏れやコピーミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、その内容を自動でNotionのページに取り込むことが可能です。メールからNotionへの情報集約を自動化し、スムーズなタスク管理や情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
以下の表示が出たら、テンプレートのコピー成功です。次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
ステップ3：Gmailのトリガー設定
最初の設定です！
まずは赤枠をクリックしましょう。
事前に連携したアカウント情報が表示されるので確認します。
タイトルを任意で修正し、トリガーアクションはそのままにして「次へ」をクリックしましょう！
次に、アプリトリガーのAPI接続設定をします。
今回は、特定のラベルがついたメールがトリガーになるため、ラベル作成がまだの方はGmailの画面に移り作成しましょう！
今回は赤テストラベルを作成しました。
また、今回は以下のメールを受信した想定で進めます。
Yoomの画面に戻って、必須項目を設定しましょう！
「ラベル」は以下のように先ほど作成したラベルを選択しましょう。ボックスをクリックすることで作成済みのラベルが候補として表示されます。
入力完了後、ラベルが付与されたメールを受信した後にテストボタンをクリックしましょう！
テストが成功すると取得した値が表示され、Gmailのデータが確認できます。「保存する」をクリックして完了です。
なお、この取得した値はこの後の設定で活用でき、Notionに自動登録可能なデータとなります！
確認できたら「保存する」をクリックして、トリガー設定は完了です。
ステップ4：Notionのページにテキストを追加するアクションを設定
次に、「ページにテキストを追加」をクリックしてください。
先ほどに同じくタイトルを必要に応じて変更し、「次へ」をクリックします。
API接続設定をします。ページID、コンテンツを入力してください。
「ページID」には、テキストを追加するページのIDを設定しましょう。詳しくはこちらからデータベースID・ページIDについての詳細をご覧ください。
コンテンツ入力の際は、ステップ2で取得した値を活用してください。下図は入力例です。
このように取得した値を活用することで最新のデータをその都度Notionへ自動連携可能となります。なお、テキストを直接入力した部分は固定値とされるため、毎回変動することが望ましい「件名」や「本文」などは取得した値を活用し、定型文にしたい部分は手入力しましょう。
設定が完了したらテストボタンをクリックしましょう。
成功したら「保存する」をクリックしてください。
以下のようにNotionのページ下部にメールデータが転記されていれば設定完了です！
ステップ5：トリガーをONにする
最後にトリガーをONにして、作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう。
Notionを使った自動化例
Notionの自動化を導入することで、情報整理や通知業務を効率化できます。
例えば、社内で更新されたページを通知ツールと連携すれば、チームメンバー全員が最新情報を把握しやすくなります。
名刺情報や契約書作成も自動化できるため、営業担当者やバックオフィス部門に有効です！
Yoomにはこれらの業務を自動化できるテンプレートが多数用意されているので、ぜひご活用ください。
◼️概要
Zoomでミーティングが終了したら、自動的に会議内容を自動で文字起こしし、文字起こしデータをNotionに保存します。
各アクションの設定内容を変更してご利用ください。
◼️注意事項
・Zoom、NotionそれぞれとYoomのアカウント連携が必要です。
・レコーディングを実施しなかった会議の場合、エラーになるためご注意ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Notionデータベースの情報を用いて、ContractS CLMで契約書を作成して送付するフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Notionを業務に活用している企業
・データベースで情報の一元管理をしている方
・契約内容に関連する情報の管理を行う方
2.ContractS CLMを活用している企業
・契約締結に関連する業務の効率化に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
Notionはあらゆる情報の一元管理することで業務に関連する情報へのアクセス性を高めることのできるツールです。
しかし、Notionに登録された情報を手入力して毎回ContractS CLMで契約書を作成するのは、本来注力すべきコア業務への時間を奪うことになります。
契約書の発行を迅速に行い、他の業務に時間を充てたいと考えている方にこのフローは適しています。
このフローを活用すると、Notionの情報を活用してContractS CLMで契約書を作成し送信することができ、手作業を省くことができます。
これまで契約書作成にかかっていた時間を他の業務に充てることで、チーム全体の生産性向上へと繋げることができます。
■注意事項
・Notion、ContractS CLMのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
■概要
Sansanに新しい名刺の情報が登録されたら、Notionのデータベースにレコードを追加するフローです。
SansanとNotionを連携することで、新しい名刺情報が自動的にNotionに追加されるので、手作業による入力の手間が省けたり、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・SansanとNotionを普段から業務で利用しており、２つのアプリケーション間での転記や操作日常的に発生している方。
・Sansan上の顧客情報とNotion上の顧客情報を連携することで、営業効率を向上したい方。
■このテンプレートを使うメリット
連絡先などの顧客情報はSansan上で管理しているが、議事録や共有物などの情報はNotionで管理をしているといった
方にはSansan上二登録された顧客情報を瞬時にNotionに連携が可能なため業務に自動化・効率化が期待できます。また転記作業による転記ミスを防止することも期待できます。
■注意事項
・Sansan、NotionそれぞれとYoomを連携してください。
・Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Notionでページが作成または更新されたら、指定のSlackチャンネルに通知します。
通知先のSlackチャンネルは任意のチャンネルを指定することが可能です。
■設定方法
・NotionとSlackをYoomと連携してください。（マイアプリ連携）
・Notionの「ページが作成または更新されたら」というトリガーでNotionの該当のデータベースなどを設定してください。
・Slackの「Slackに通知」というオペレーションで、Notionから取得したページ情報をもとに、送信先のチャンネル、メッセージ内容を設定してください。
・設定が完了したら、Notionでページが作成または更新されると、フローボットが起動し、対応するSlackチャンネルに通知が送られます。
■注意事項
・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
・Slackの投稿先のチャンネルIDを任意の値に置き換えてご利用ください。
まとめ
メールとNotionの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたメール内容の転記作業を減らし、情報の記録漏れやヒューマンエラーを防止できます。これにより、重要な情報をNotionに集約・共有できる体制が整い、チーム全体の情報管理を効率化できます！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：特定のラベル以外（送信者や件名など）をトリガーにできますか？
はい可能です。Gmailの特定のキーワードに一致するメールを受信したらというトリガーを設定することで実現できます。
Q：メール本文から必要な情報だけを抜き出して転記できますか？
はい、可能です！フローボットの「テキストからデータを抽出する」機能を設定することで実現できます。
例えば、下記フローボットテンプレートではGmailに届いた特定のメール情報をトリガーとして必要な情報を抽出し、そのデータを自動的にNotionに登録する仕組みです。
■概要 日々の業務でGmailに届く重要なメールを、都度Notionに転記する作業は手間がかかるだけでなく、対応漏れの原因にもなりがちです。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
このワークフローを活用すれば、特定の件名のメール受信をきっかけに、自動でNotionのデータベースに情報を追加できるため、手作業による転記ミスやタスクの抜け漏れを防ぎ、業務の効率化を実現します。
フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Q：自動連携が失敗した場合、エラーに気づく方法はありますか？
A : Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
通知内容にはエラーになったオペレーションも記載されているので、エラーの発生箇所がすぐにわかります。
通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定できます。
認証切れなどが原因の場合は、マイアプリから「削除→再接続」で復旧可能です。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
