Notionと請求管理ロボを連携して、Notionでステータスが更新されたら請求管理ロボから請求書を送付する方法

・Notionと請求管理ロボをマイアプリ連携

(1)まずはNotionをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からNotionを検索してください。

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(2)Notionのアプリアイコンが出てきますので、そちらをクリックします。
次画面で［ページを選択する］をクリックしてください。

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Yoomアカウントと連携したいページを選択し、［アクセスを許可する］をクリックすると接続完了です。

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(3)次に、請求管理ロボを接続しましょう。
先ほどと同様の操作で請求管理ロボのアプリアイコンを検索し、クリックします。

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(4)表示されている内容に沿って、「アカウント名」、「アクセストークン」を入力し［追加］をクリックします。
クリック後、2つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。

・テンプレートのコピー

Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。

テンプレートがコピーされるので、「OK」ボタンをクリックします。

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Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。

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設定フローは、分岐アクションを含めて5つです。

今回は、以下のようなデータベースをNotionで事前に作成していることを想定しています。
（テストとして簡略的に構成しています。）

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・Notionの起動設定

(1)まず、Notionのアプリトリガーを設定します。

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Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Notionでステータスが更新されたら請求管理ロボから請求書を送付する」をクリックしてください。

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クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。

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(2)1つ目のステップ「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」をクリックしてください。

(3)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。

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(4)次の画面で「トリガーの起動間隔」を選択しましょう。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分から任意のものを選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって異なるため、注意が必要です。

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(5)「データベースID」に、注釈に沿って情報を入力します。
情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。

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(6)次に、2つ目のステップ「レコードを取得する（ID検索）」をクリックしてください。

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(7)アカウント情報が入力されていることを確認し、「データベースID」を入力します。
入力バーをクリックすると、連携したアカウントの内容をもとに、『候補』に情報が展開されます。
情報を入力もしくは選択後、［次へ］をクリックしましょう。

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(8)次の画面で、指定したテーブルから条件に合うレコードを1行取得します。
「取得したいレコードの条件」に、注釈に沿って情報を入力しましょう。
入力バーをクリックすると、アウトプットを引用できます。

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(9)今回は、前ステップで取得した「オブジェクトID」を設定します。
情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。

・分岐オペレーションの確認

(1)続いて、3つ目のステップ「請求書発行に該当するステータスか判別」をクリックし、内容を確認します。

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(2)オペレーションやアウトプットの項目は任意の設定が可能なので、プルダウンから運用状況に沿った内容を選択しましょう。

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(3)今回のフローでは、『取得したレコードのうち、「ステータス」が【請求書発行】となったら分岐する』ように設定を行っていきます。
※設定した値が含まれているか、等しいかなどが分岐の条件になります。
Notionのデータベース画面やテスト時に取得した値を確認して、正しく入力・設定する必要があります。

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(4)設定内容を確認、もしくは任意の設定を行った後、［保存する］をクリックします。

・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・分岐については、こちらのページもご確認ください。

・請求書を発行・送付する請求管理ロボの設定

(1)次に、4つ目のステップ「請求書を発行」をクリックします。

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(2)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。

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(3)次の画面で「ユーザーID（管理画面へのログインID」などの項目に、注釈に沿って情報を入力します。
入力バーをクリックすると、前ステップで取得したアウトプットを引用できます。

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(4)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。

(5)最後に、5つ目のステップ「請求書をメールで送付」をクリックしましょう。

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(6)アカウント情報が入力されていることを確認し、［次へ］をクリックします。

(7)次の画面で「ユーザーID（管理画面へのログインID」などの項目に、注釈に沿って情報を入力します。
入力バーをクリックすると、前ステップで取得したアウトプットを引用できます。

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(8)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です。

・トリガーをONにして動作を確認

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。

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今回使用したテンプレートはこちら

請求管理ロボやNotionを使ったその他の自動化例

他にも請求管理ロボやNotionを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。

Notionでステータスが更新されたら請求管理ロボから請求書を送付する

自動化フローにより、請求書の作成や送付にかかっていた作業時間の短縮が期待できます。
入力ミスや送付先の間違いなどのヒューマンエラーの抑止にもつながります。

kintoneのステータスが更新されたら請求管理ロボで請求書を発行する

kintoneのステータスが特定のものに更新されると請求管理ロボから請求書を自動で発行することができるため、請求書の発行漏れを防止できる可能性があります。
kintoneのステータス確認をする必要がなくなるため、請求書の発行をシームレスに行えるようになるかもしれません。

Google スプレッドシートに行が追加されたら、請求管理ロボに請求先を登録する

Google スプレッドシートで請求先が追加されると請求管理ロボに自動で登録するフローボットです。
請求管理ロボへの登録が自動化されることで、入力ミスのリスクが低減され、業務時間の短縮を図れます。

Notionと請求管理ロボの連携メリットと具体例

1.手作業によるミスを防止できる

手作業で請求書を発行・送付する場合、送付先の入力ミスや金額の誤記載などのヒューマンエラーが発生する可能性がありますが、自動化フローの導入でこのようなミスの発生を抑制できる可能性があります。
例えば、Notionのデータをそのまま活用することで、会社名や金額、送付先のメールアドレスを間違えることなく、書類に反映し処理を行えるようになるはずです。
正確性の高い書類をやりとりすることは、顧客の信頼を得ることにもつながるでしょう。

2.発行にかかる時間を短縮できる

請求書の発行作業は工数をいくつもこなす必要があり、手作業で行うと多くの時間を必要とします。
Notionと請求管理ロボの連携によって、従来のプロセスにかけていた時間を短縮できるかもしれません。
例えば、Notionでステータスを変更するだけで請求書が送付されるので、「請求管理ロボにログインして請求書を作成してから送り先に送付する」という作業自体を省略できる可能性があります。
作業工数が減ることで請求業務にかける時間が短くなり、その他の業務に充てる時間を確保できるようになるかもしれません。

3.作業の属人化を解消する

請求業務が特定のスタッフに依存している場合、そのスタッフが不在だと業務が滞ってしまう恐れがあります。
Notionと請求管理ロボを連携することで、誰でも同じプロセスで請求処理が行えるようになり、業務の属人化を解消できる可能性があります。
例えば、普段請求業務をメインで行っているスタッフが不在でも、他のスタッフがNotionのステータスを変更するだけで請求処理を進められるようになるはずです。
業務の滞りなく後続業務に移行でき、企業全体のスムーズな業務遂行を後押しします。

まとめ

Notionと請求管理ロボを連携することで、Notionの操作で請求管理ロボから請求書を発行・送付でき、請求業務の効率化が期待できます。
自動化フローによって、手作業によるミスが抑制されるため、書類の正確性を維持することにもつなげられるでしょう。
その他にも、作業時間の短縮や属人化の解消を実現するための有用なツールとなるはずです。
ノーコードで簡単に設定できるため、ぜひこの機会に、Yoomの自動化フローの導入を検討してみてください。