Notionでステータスが更新されたら請求管理ロボから請求書を送付する

■概要

Notionで案件や顧客情報を管理しているものの、請求書の発行は別のツールで行っており、二重入力や転記の手間を感じていないでしょうか。この手作業は、請求漏れや金額ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローは、Notionのデータベースでステータスを更新するだけで、請求管理ロボからの請求書発行・送付を自動で実行するため、これらの課題を解消し請求業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Notionで管理している情報をもとに、手作業で請求書を作成している方
• 請求書の発行漏れや送付遅延といったミスをなくし、業務の精度を高めたい方
• SaaS間の連携を自動化し、請求書発行のような定型業務から解放されたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Notionのステータス更新を起点に請求書の発行から送付までが自動処理されるため、手作業による工数を削減し、コア業務に集中できます。
• 手動でのデータ転記が不要になることで、請求先や金額の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、請求業務の正確性を向上させます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Notionと請求管理ロボをYoomと連携します。
2. トリガーでNotionを選択し、「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」を設定し、監視したいデータベースを指定します。
3. オペレーションでNotionの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで検知したページの情報を取得します。
4. 分岐機能を設定し、取得したページのステータスが「請求書発行」など特定の値の場合のみ、後続の処理に進むよう条件を設定します。
5. オペレーションで請求管理ロボの「請求書を発行」アクションを設定し、Notionから取得した情報をマッピングします。
6. 最後に、オペレーションで請求管理ロボの「請求書をメールで送付」アクションを設定し、請求書を送付します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 請求管理ロボで請求書を発行するアクションで、請求先の企業名や金額などの各項目に、Notionから取得したどの情報を割り当てるかを任意で設定してください。
• 分岐機能では、後続のオペレーションに進むための条件を任意で設定できます。Notionで管理しているステータス名などに合わせて条件を変更してください。

‍■注意事項

• Notion、請求管理ロボのそれぞれとYoomを連携してください。
• 分岐はミニプラン以上、AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランでは設定したフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。