2024/11/06
アプリ同士の連携方法

Notionとboardを連携して、Notionで発注先が登録されたらboardに追加する方法

m.i
Notionとboardの連携イメージ

目次

Notionとboardを営業活動に活用している場合、どちらのアプリにも発注先を登録するのは手間ですよね。
また、発注先が多いほど作業時間も増えてしまいます。
そのような悩みを解決するのが、Notionとboardを連携した発注先登録の自動化です。
この自動化を利用することで手動作業が減り、それに伴うミスも防げます。
本記事では、具体的な連携方法とそのメリットについて詳しく解説します。

ぜひ最後までご覧ください。

Notionとboardを連携するメリット

メリット1: 手作業の削減とエラー防止

Notionで発注先を登録すると、boardにも自動的に発注先データが追加されるので、二重入力や手動転記作業が不要になります。
この自動化により、入力ミスやデータ漏れが原因で発生するトラブルを防止できるため、業務精度の向上が見込めます。
手作業による情報処理は時間とリソースを要しますが、自動化により担当者はデータ管理にかかる時間を節約でき、他の重要なタスクに集中できるようになります。
特に、発注件数が多い業務環境で、この効率化は大きなメリットがあると考えられます。

メリット2: 情報共有のスピードアップ

この連携を利用することで、発注先情報が登録されると自動的にboardにも反映されるため、関係者全員が最新の情報を素早く確認できるようになります。
これにより、異なる部門やチームの間で発注先情報を共有する際に発生しがちな遅延が解消され、情報の伝達スピードの向上が見込めます。
特に、プロジェクトの進行においてタイムリーな情報共有が必要な場合、この自動化が役立つでしょう。
従来の手動登録や確認作業に比べ、最新データへのアクセスがスムーズに行えるため、各メンバーが素早く行動に移すことができ、プロジェクト全体が円滑に進行することが期待できます。
こうしたスピードアップは、顧客対応の精度や社内コミュニケーションの質を向上させ、全体的な業務効率の改善に貢献するでしょう。

Notionとboardの連携フローの作り方

ここまで、Notionとboardの連携によるメリットを紹介してきました。
それでは早速、今回使用するアプリをYoomを使って連携していきましょう!
マイアプリ登録が完了したら、「Notionで発注先が登録されたらboardに追加する」フローボットを作成していきます。

[Yoomとは]

今回は、以下のステップです。
一緒に設定していきましょう!

  • Notionとboardをマイアプリ連携する。
  • 「Notionで発注先が登録されたらboardに追加する」テンプレートをコピーする。
  • トリガー: Notionの「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」を設定する。
  • レコードを取得する(ID検索)」boardの「発注先の登録」を設定する。
  • Notionの「レコードを更新する(ID検索)」を設定し、トリガーをONにして完了です。

ステップ1:マイアプリ連携

マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、利用しているNotionとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。

Notionと検索してください。
ログインが完了したら、アクセスしたいページのチェックをお願いします。
(後のデータベース連携で、追加したいページが表示されなくなってしまいます。)
今回は、1101testというページを利用するので、チェックし、アクセスを許可します。

続いてboardを連携します。
こちらも以下の画面が出るので、こちらのヘルプを参考に設定してください。
今回フローボットではAPIを利用しますが、boardに有料登録しているアカウントでのみ利用可能となります。(参照ページ)
Notion・boardがマイアプリに表示されたら完了です。

ステップ2:トリガーやアクションを設定

今回はこのテンプレートを使用します。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。
Yoomをお使いの方はログインするか、初めての方は会員登録をお願いします。
完了すると、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされています。
テンプレート名は、必要に応じて変更可能です。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。

用意するもの

発注先の登録されている、Notionのテストページ。
board発注先ID」は一番最後のアクションで取得したものを反映するための欄です。

では、アプリトリガーを設定していきましょう。
特定のデータベースのページが作成・更新されたら」を選択します。
連携するアカウント情報を確認してください。
トリガーアクションはそのままで、次に進みましょう。

  • トリガーの起動間隔:5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選べます。
    ※プランによって起動間隔の選択内容が変わります。

テストをし、アウトプットにNotionのオブジェクト情報が反映されていたら保存します。
続いて「レコードを取得する(ID検索)」をクリック。
データベースの連携をお願いします。

以下のようにアウトプットから、取得したいレコードの条件を設定します。

こちらもテストをし、発注先情報がアウトプットで取得できたら保存します。
続いて「発注先の登録」をクリック。
こちらも、連携するアカウント情報を確認し、次に進みます。
必須項目を以下のように、アウトプットから設定しましょう。

残りの項目も設定します。

その他の項目は必要に応じて、任意で設定してください。

こちらもテストし、アウトプットにboardの「登録した発注先の発注先ID」が反映したら保存します。
続いて「レコードを更新する(ID検索)」をクリック。
こちらも先ほどと同じように、データベースの連携をお願いします。
次に進んだら、こちらも更新したいレコードの条件を以下のようにアウトプットから設定します。

今回はboard発注先IDのみ更新するので、以下のように設定してください。

こちらもテストし、成功したら保存します。
board側で確認してみましょう。

発注先が無事登録されていますね!
Notion側も確認します。


こちらも無事に発注先IDが反映しています。
最後にアプリトリガーをオンにします。
設定お疲れ様でした。

プログラミングに詳しくない私でも、簡単に設定ができました。

今回使用したフローボットはこちら↓

Notion・boardを使ったその他の自動化例

その他にもYoomにはNotion・boardを使ったテンプレートがあるので、いくつかご紹介します!

1.Notionに顧客情報が登録されたら、boardにも顧客情報を登録するフローです。

今回のフローのように、こちらは顧客登録が自動化できます。
新規顧客情報を、タイムリーにboardへ反映できます。

2.Notionでステータスが更新されたらboardの案件ステータスも更新するフローです。

案件情報を両方のアプリで管理している場合、ステータスの反映を忘れがちです。
ステータスも複数ある中から選べるので、カスタマイズしてステータスの更新ができます。

3.Notionに案件情報が登録されたら、boardも案件情報登録(定期請求)するフローです。

boardで定期請求を管理している場合、件数が多いほどNotionからの転記には時間がかかります。
このようなルーティン業務は自動化し、業務を効率化しましょう。

まとめ

今回は「Notionで発注先が登録されたらboardに追加する」フローボットを紹介しました。
Notionとboardを連携して、発注先の登録を自動化することで、手作業によるエラーを防ぐことができます。
この自動化は、特に発注件数が多い業務環境でその効果を発揮し、情報共有もスピードアップするでしょう。
これにより、関係者全員が最新の情報を確認でき、プロジェクトの進行も円滑に進むことが期待できます。
自動化を活用して、より戦略的な業務活動へとシフトしましょう。

Yoomの無料登録は、こちらからどうぞ。→始める

この記事を書いた人
m.i
新卒から3年ほど金融関係の仕事を経験してきました。 業界柄、手動で行う作業がとても多く、自動化したらもっと他の仕事ができるのになと思っていた時にYoomに出会いました。 ブログ執筆しながらYoomの便利さに日々感動しています。 分かりやすい構成を心がけています。
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自動化
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