Notionとboardの連携で発注先の登録を自動化

今回は、以下のステップです。
一緒に設定していきましょう!

• Notionとboardをマイアプリ連携する。
• 「Notionで発注先が登録されたらboardに追加する」テンプレートをコピーする。
• トリガー: Notionの「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」を設定する。
• 「レコードを取得する（ID検索）」boardの「発注先の登録」を設定する。
• Notionの「レコードを更新する（ID検索）」を設定し、トリガーをONにして完了です。

ステップ1:マイアプリ連携

‍マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、利用しているNotionとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。

Notionと検索してください。
ログインが完了したら、アクセスしたいページのチェックをお願いします。
(後のデータベース連携で、追加したいページが表示されなくなってしまいます。)
今回は、1101testというページを利用するので、チェックし、アクセスを許可します。

続いてboardを連携します。
こちらも以下の画面が出るので、こちらのヘルプを参考に設定してください。
今回フローボットではAPIを利用しますが、boardに有料登録しているアカウントでのみ利用可能となります。（参照ページ)
Notion・boardがマイアプリに表示されたら完了です。

‍ステップ2:トリガーやアクションを設定

‍今回はこのテンプレートを使用します。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。
Yoomをお使いの方はログインするか、初めての方は会員登録をお願いします。
完了すると、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされています。
テンプレート名は、必要に応じて変更可能です。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。

用意するもの

発注先の登録されている、Notionのテストページ。
「board発注先ID」は一番最後のアクションで取得したものを反映するための欄です。

では、アプリトリガーを設定していきましょう。
「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」を選択します。
連携するアカウント情報を確認してください。
トリガーアクションはそのままで、次に進みましょう。

• トリガーの起動間隔:5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選べます。
  ※プランによって起動間隔の選択内容が変わります。

テストをし、アウトプットにNotionのオブジェクト情報が反映されていたら保存します。
続いて「レコードを取得する（ID検索）」をクリック。
データベースの連携をお願いします。

以下のようにアウトプットから、取得したいレコードの条件を設定します。

こちらもテストをし、発注先情報がアウトプットで取得できたら保存します。
続いて「発注先の登録」をクリック。
こちらも、連携するアカウント情報を確認し、次に進みます。
必須項目を以下のように、アウトプットから設定しましょう。

残りの項目も設定します。

その他の項目は必要に応じて、任意で設定してください。

こちらもテストし、アウトプットにboardの「登録した発注先の発注先ID」が反映したら保存します。
続いて「レコードを更新する（ID検索）」をクリック。
こちらも先ほどと同じように、データベースの連携をお願いします。
次に進んだら、こちらも更新したいレコードの条件を以下のようにアウトプットから設定します。

今回はboard発注先IDのみ更新するので、以下のように設定してください。

こちらもテストし、成功したら保存します。
board側で確認してみましょう。

発注先が無事登録されていますね!
Notion側も確認します。

こちらも無事に発注先IDが反映しています。
最後にアプリトリガーをオンにします。
設定お疲れ様でした。

プログラミングに詳しくない私でも、簡単に設定ができました。

今回使用したフローボットはこちら↓

Notion・boardを使ったその他の自動化例

その他にもYoomにはNotion・boardを使ったテンプレートがあるので、いくつかご紹介します!

1.Notionに顧客情報が登録されたら、boardにも顧客情報を登録するフローです。

今回のフローのように、こちらは顧客登録が自動化できます。
新規顧客情報を、タイムリーにboardへ反映できます。

2.Notionでステータスが更新されたらboardの案件ステータスも更新するフローです。

案件情報を両方のアプリで管理している場合、ステータスの反映を忘れがちです。
ステータスも複数ある中から選べるので、カスタマイズしてステータスの更新ができます。

3.Notionに案件情報が登録されたら、boardも案件情報登録（定期請求）するフローです。

boardで定期請求を管理している場合、件数が多いほどNotionからの転記には時間がかかります。
このようなルーティン業務は自動化し、業務を効率化しましょう。

まとめ

今回は「Notionで発注先が登録されたらboardに追加する」フローボットを紹介しました。
Notionとboardを連携して、発注先の登録を自動化することで、手作業によるエラーを防ぐことができます。
この自動化は、特に発注件数が多い業務環境でその効果を発揮し、情報共有もスピードアップするでしょう。
これにより、関係者全員が最新の情報を確認でき、プロジェクトの進行も円滑に進むことが期待できます。
自動化を活用して、より戦略的な業務活動へとシフトしましょう。

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