■概要
Notionで管理している発注先情報を、都度クラウド型販売管理システムのboardに手作業で入力していませんか。こうした手作業での情報登録は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Notionに新しい発注先を登録するだけでboardにも自動で情報が追加されるため、こうした発注管理に関する業務を効率化し、より正確なデータ管理を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionとboardを併用し、発注先情報の手入力に手間を感じている方
- 発注先情報の二重管理によって発生する、入力ミスや更新漏れを防ぎたい担当者の方
- 発注先管理に関する一連の業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionに発注先を登録するだけでboardへ自動で情報が連携され、手作業でのデータ転記に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業による情報の転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとboardをYoomと連携します
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、新規ページかどうかに応じて後続の処理を分岐させます
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する(ID検索)」を設定し、トリガーをきっかけに取得したIDをもとに詳細情報を取得します
- 次に、オペレーションでboardの「発注先の登録」アクションを設定し、Notionから取得した情報を連携します
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを更新する(ID検索)」を設定し、boardへの登録ステータスなどをNotion側に反映させます
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガー設定では、連携の起点としたいデータベースを任意で選択してください
- boardに発注先を登録するオペレーションでは、Notionから取得した情報だけでなく、固定のテキストなどを登録内容に含める設定も可能です
■注意事項
- Notion、boardのそれぞれとYoomを連携させてください。
- boardのマイアプリ連携方法は「boardのマイアプリ登録方法」をご参照ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。