Notionからデータを取得したらクラウドサインで契約書を自動送信する方法

以下の画面表示を読んで「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されるので、右上の「拡張機能をインストール」をクリックしてください。
以下の「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更する場合は、以下の画面から変更できます。
Chrome拡張機能トリガーの設定を行うため、「データベース上でページを選択して起動」をクリックしてください。
※Chrome拡張機能によるトリガーを使えば、Notionの画面上からワンクリックでトリガーを起動できるようになります。ダッシュボードにわざわざ戻らなくても簡単に操作できます。Chrome拡張機能については、こちらを確認してください。

以下の画面が表示されたら、設定方法を確認しましょう。

以下の設定を確認してください。

• 「タイトル」→任意で設定
• 「Notionと連携するアカウント情報」→正しいか確認
• 「拡張機能から起動する際のアクション」→データベース上でページを選択して起動
  

以下の画面が表示されたら、設定方法を確認します。

スクロールして、説明を確認し、「起動ページのURLサンプル」にNotionのURLを設定してください。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
※NotionのChrome拡張機能トリガーの注意点はこちらをご覧ください。

ステップ3:Notionでレコードを取得するアクションを設定

Notionの設定を行うため、「レコードを取得する」をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。

• 「タイトル」→任意で設定
• 「Notionと連携するアカウント情報」→正しいか確認
• 「実行アクション」→レコードを取得する(ID検索)
  

スクロールして、説明を確認し、「データベースID」を設定してください。

以下の画面が表示されたら、Chrome拡張機能トリガーのアウトプットを使用して「取得したいレコードの条件」を設定しましょう。
赤枠内の矢印をクリックするとアウトプットを使用できます。
以下のように設定してください。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

ステップ4:Googleドキュメントで書類を発行するアクションを設定

次に、Googleドキュメントの設定を行うため、「書類を発行する」をクリックしてください。

• 「タイトル」→任意で設定
• 「Googleドキュメントと連携するアカウント情報」→正しいか確認

雛形書類の連携

• 「ドキュメントのファイルID」→説明を確認して設定
  

スクロールして、「発行書類」を設定しましょう。

• 「格納先のGoogle DriveフォルダID」→説明を確認して設定
• 「出力ファイル名」→Notionのアウトプットを使用して設定
  例として以下のように設定しました。
  

以下の画面が表示されたら、設定方法を確認しましょう。
こちらを確認して、雛形書類を準備してください。

スクロールすると、すでに置換対象の文字列や置換後の文字列が設定されています。
変更が必要な場合は、任意で設定してください。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」、「保存」をクリックしましょう。

ステップ5:クラウドサインで書類を作成するアクションを設定

次に、クラウドサインで書類を作成する設定を行うため、「書類の作成」をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。

• 「タイトル」→任意で設定
• 「クラウドサインと連携するアカウント情報」→正しいか確認
• 「アクション」→書類の作成
  

以下の画面が表示されたら、注意事項を確認します。
書類送付の流れはこちらから確認できます。

スクロールし、Notionのアウトプットを使用して「書類タイトル」を設定してください。
他にも必要な項目があれば、設定しましょう。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

ステップ6:クラウドサインで書類にファイルを添付するアクションを設定

次に、クラウドサインで書類にファイルを添付する設定を行うため、「書類にファイルを添付」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。

• 「タイトル」→任意で設定
• 「クラウドサインと連携するアカウント情報」→正しいか確認
• 「アクション」→書類にファイルを添付
  

以下の画面が表示されるので、注意事項を確認しましょう。

スクロールし、「書類の作成」のアウトプットを使用して「書類ID」を設定します。

スクロールし、以下の設定を確認してください。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

ステップ7:クラウドサインで宛先を追加するアクションを設定

次に、クラウドサインで宛先を追加する設定を行うため、「宛先の追加」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、設定を確認します。

• 「タイトル」→任意で設定
• 「クラウドサインと連携するアカウント情報」→正しいか確認
• 「アクション」→宛先の追加
  

以下の画面が表示されるので、設定を行ってください。
「書類ID」のみ「書類の作成」のアウトプットを使用しましょう。
他の項目はNotionのアウトプットを使用して設定します。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

‍ステップ8:クラウドサインで書類を送信するアクションを設定

クラウドサインで書類を送信する設定を行うため、「書類の送信・リマインド」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。

• 「タイトル」→任意で設定
• 「クラウドサインと連携するアカウント情報」→正しいか確認
• 「アクション」→書類の送信・リマインド
  

以下の画面が表示されるので、注意事項を確認しましょう。

スクロールし、「書類の作成」のアウトプットを使用して「書類ID」を設定します。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

ステップ9:Notionとクラウドサインの自動化の動作確認

最後に「トリガーをON」をクリックすると、自動化の設定は完了です。
フローボットが正常に起動するか確認しましょう。

今回使用したフローボットテンプレート
Notionからクラウドサインで契約書を送信する

Notionやクラウドサインを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもNotionやクラウドサインのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

‍‍Notionとクラウドサインを連携した自動化例

クラウドサインで締結が完了したら、自動的にNotionデータベースを更新したり、クラウドサインで締結が完了したらNotionデータベースを更新してチャットツールに通知したりする連携も可能です。

Notionを活用した自動化例

Webミーティングが終了したら会議の文字起こしデータをNotionに追加する

Google MeetやZoomでミーティングが終了したら、会議の文字起こしデータをNotionに自動で追加します。

フォームに送信された回答をNotionに追加する

Googleフォームなどで送信された内容をNotionに自動で追加します。

メールで受信した請求書をOCRで読み取りNotionに追加する

GmailやOutlookで受信した請求書をOCRで読み取り、Notionに自動で追加します。

クラウドサインを活用した自動化例

クラウドサインで締結が完了したらチャットツールに通知する

クラウドサインで締結が完了したらSlackやChatworkに自動で通知します。

クラウドサインで締結した書類をクラウドストレージに保存する

クラウドサインで締結した書類をGoogle Driveなどに自動で保存します。

ワークフローで申請が承認されたらクラウドサインで契約書を送付する

Garoonやコラボフローなどで申請が承認されたらクラウドサインで契約書を自動で送付します。

Notionとクラウドサインを連携するメリット

メリット1:ヒューマンエラーを削減できる

手動で契約書の作成や送信をすると、書類作成の誤りや誤送信が起こりやすくなりますよね。
そこで、Notionとクラウドサインを連携すれば、そのようなリスクを下げることができます。
たとえば、Notionに登録されたデータを基にして、自動的に契約書を作成して、クラウドサインで送信すれば、人為的ミスがなくなるはずです。
これにより、<span class="mark-yellow">顧客に対して正確な契約書を常に送ることができそうですね。</span>

メリット2:契約手続きをスピーディーに行える

契約書の自動作成や送信は、手動よりもスピーディーに行えます。
たとえば、Notionのデータに基づいて自動的に契約書の作成や送信を行うと、手作業をかなり省けるのではないでしょうか。
これにより、<span class="mark-yellow">契約書の作成から送信までのプロセスが簡素化し、業務が効率化しそうですね。</span>

まとめ

Notionとクラウドサインを連携すると、契約書作成から送信までを自動化でき、スピーディーに業務を進めることができるはずです。
また、この自動化によりヒューマンエラーが減ることで、正確な業務プロセスになるのではないでしょうか。
ぜひ、Yoomを活用して、請求業務を効率化してみてくださいね！