人事部門では従業員情報の管理やアカウントの発行といった事務作業が多いですが、自動化できたら便利だと思いませんか?
こんな悩みを解決するのが、Notionとcybozu.com共通管理の連携です。
本記事では、Notionで登録された従業員にGaroonやサイボウズ Officeのアカウントを自動的に付与する方法をご紹介します。
連携することで手動作業によるミスを防ぎ、業務を効率化しましょう。
ぜひ最後までご覧ください。
こんな方におすすめ
- Notionとcybozu.com共通管理を活用している方
- Notionとcybozu.com共通管理を連携して、業務効率化を考えている方
- Notionとcybozu.com共通管理を連携して、従業員情報の管理業務の手間軽減を目指す方
- Notionとcybozu.com共通管理を連携して、アカウントの管理作業をもっと簡単にこなしたい方
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！
Notionで登録された従業員にGaroonやサイボウズ Officeのアカウントを付与する
試してみる
Notionで登録された従業員にGaroonやサイボウズ Officeのアカウントを付与するフローです。
[Yoomとは]
Notionとcybozu.com共通管理の連携フローの作り方
それでは早速、Yoomを使って今回使用するアプリを連携していきましょう!
マイアプリ登録が完了したら、「Notionで登録された従業員にGaroonやサイボウズ Officeのアカウントを付与する」フローボットを作成していきます。
ステップ1:マイアプリ連携
マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、使用しているNotionとYoomを連携させましょう。
Yoomページの左側から、マイアプリ→新規接続を選択してください。
Notionと検索してください。
ログインが完了したら、アクセスしたいページをチェックしましょう。
(後のデータベース連携で、追加したいページが表示されなくなってしまいます。)
今回は、test1010というページに登録するので、チェックします。
続いてcybozu.com共通管理と連携します。
先ほどと同様、アプリ名で検索し、連携していきましょう。
マイアプリに連携したアプリが表示されたら完了です。
ステップ2:トリガーやアクションを設定
今回はこちらのテンプレートを使用します。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。
Yoomをお使いの方はログインし、初めての方は会員登録をしましょう。
次に進むと、ご自身のワークスペースにテンプレートが自動的にコピーされます。
※必要に応じてテンプレート名の変更ができます。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが出てきます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択してください。
今回は、以下の3ステップです。
一緒に設定していきましょう!
用意するもの
新入社員情報が登録されたNotionのテストページ。
ここの情報を基に、後ほどcybozu.com共通管理でユーザー登録を行います。
では、アプリトリガーを設定していきましょう。
「データベースが作成または更新されたら」を選択してください。
タイトルはわかりやすいように変更できます。
連携するアカウント情報を確認してください。
トリガーアクションはそのままで、次に進みましょう。
-
トリガーの起動間隔:5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選べます。
※プランによって起動間隔の選択内容が変わります。
テストをし、Notionの従業員情報がアウトプットに反映されていたら保存します。
続いて「ユーザーを追加」をクリック。
こちらも、連携するアカウント情報を確認します。
アクションは変更せず、次に進んでください。
必須項目をアウトプットから設定しましょう。
アウトプットは以下のように選択します。
その他の項目は必要に応じて設定してください。
続いて「ユーザーの利用サービスを更新」をクリックしてください。
次に進み、こちらも必須項目を設定します。
利用サービスはデフォルトで設定してありますが、選択肢に出てくるものであればカスタマイズして利用可能です。
テストして成功したら保存します。
cybozu.com共通管理側で確認してみましょう。
ユーザー追加されていますね。
詳細も確認します。
無事にNotionの情報が登録されましたね!
最後にアプリトリガーをオンにして完了です。
ここまでお疲れ様でした。
プログラミングに詳しくない私でも、簡単に設定ができました。
今回使用したフローボットはこちら↓
Notionで登録された従業員にGaroonやサイボウズ Officeのアカウントを付与する
試してみる
Notionで登録された従業員にGaroonやサイボウズ Officeのアカウントを付与するフローです。
Notionやcybozu.com共通管理を使ったその他の自動化例
今回ご紹介したフロー以外にもNotionやcybozu.com共通管理のAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！
cybozu.com共通管理を活用した自動化例
従業員が登録されたらGaroonやサイボウズ Officeのアカウントを付与する
アカウント設定時の手入力が不要になることで、転記ミスや発行の漏れ、遅れなどのヒューマンエラーを防ぐことが可能です。
freee人事労務で従業員が登録されたらGaroonやサイボウズ Officeのアカウントを付与する
試してみる
freee人事労務で従業員が登録されたらGaroonやサイボウズ Officeのアカウントを付与するフローです。
SmartHRで従業員が登録されたらGaroonやサイボウズ Officeのアカウントを付与する
試してみる
SmartHRで従業員が登録されたらGaroonやサイボウズ Officeのアカウントを付与するフローです。
Google Workspaceで従業員が登録されたらGaroonやサイボウズ Officeのアカウントを付与する
試してみる
Google Workspaceで従業員が登録されたらGaroonやサイボウズ Officeのアカウントを付与するフローです。
情報が追加されたらcybozu.com共通管理に追加する
自動でcybozu.com共通管理にも従業員を追加するため、手入力するよりも早く登録を完了することができます。
SmartHRで従業員が登録されたらcybozu.com共通管理の従業員管理表にも追加する
試してみる
SmartHRで従業員が登録されたらcybozu.com共通管理の従業員管理表にも追加するフローです。
Google スプレッドシートでユーザー情報が追加されたらcybozu.com共通管理に追加する
試してみる
Googleスプレッドシートでユーザー情報が追加されたらcybozu.com共通管理に追加するフローです。
freee人事労務で従業員が登録されたらcybozu.comの従業員管理表にも追加する
試してみる
freee人事労務で従業員が登録されたらcybozu.comの従業員管理表にも追加するフローです。
情報が更新されたらcybozu.com共通管理も更新する
情報更新を自動化することで、従業員情報の整合性が取れるため、二重の入力やヒューマンエラーの発生を防止することができます。
Google スプレッドシートでユーザー情報が更新されたらcybozu.com共通管理も更新する
試してみる
Googleスプレッドシートでユーザー情報が更新されたらcybozu.com共通管理も更新するフローです。
freee人事労務の従業員情報が更新されたらcybozu.comの従業員管理表も更新する
試してみる
freee人事労務の従業員情報が更新されたらcybozu.comの従業員管理表も更新するフローです。
Notionを活用した自動化例
Notionで従業員情報が登録されたら登録する
従業員情報の登録がスピーディーに行われるため、登録後の手続きや書類発行の業務を早急に進めることが可能です。
Notionで従業員情報が登録されたらSmartHRに追加する
試してみる
Notionで従業員情報が登録されたらSmartHRに追加するフローです。
Notionで従業員情報が登録されたらHRMOS勤怠に追加する
試してみる
Notionで従業員情報が登録されたらHRMOS勤怠に追加するフローです。
Notionで従業員情報が登録されたらAKASHIにも登録する
試してみる
Notionで従業員情報が登録されたらAKASHIにも登録するフローです。
添付された履歴書をOCRしてNotionに追加する
自動化フローにより、データ管理プロセスが円滑化され、手動入力の手間やヒューマンエラーの削減が実現できるでしょう。
フォームに添付された履歴書をOCRしてNotionに追加する
試してみる
■概要
フォームに送信された履歴書をOCRで読み取り、Notionに追加するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.従業員情報の一元管理をしている方
・Notionへの従業員情報を効率的に追加したい方
・従業員情報を管理している総務部門の方
2.履歴書データを正確に管理したい方
・従業員情報の登録で履歴書データを利用している方
・従業員情報の信頼性を高めたい中小企業の経営者
■注意事項
・NotionとYoomを連携してください。
・OCR機能はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Outlookに添付された履歴書をOCRしてNotionに追加する
試してみる
■概要
このフローでは、Outlookに届いた履歴書を自動でOCR処理し、Notionにスムーズに追加できます。この自動化によって採用管理がよりスピーディーかつ正確に行えるようになるでしょう。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・OutlookとNotionを活用して採用管理を行っている人事担当者の方
・多くの応募者情報を扱うため、手作業による入力に時間がかかっているチームリーダーの方
・採用プロセスの標準化とエラー防止を目指している経営者の方
・AIやOCR技術を活用して業務をスマートにしたいと考えているIT担当者の方
■注意事項
・NotionとOutlookをYoomと連携させてください。
・OCR機能はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Gmailで添付された履歴書をOCRしてNotionに追加する
試してみる
■概要
このワークフローでは、Gmailで受け取った履歴書をOCR機能で自動的にテキスト化し、Notionの採用管理ページに整理して追加することが可能です。これにより、手動でのデータ入力やファイル管理の手間を省き、スムーズな採用プロセスを実現します。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで多数の応募メールを受け取り、履歴書の管理に時間を取られている人事担当者
・採用プロセスの中で手動入力や整理に手間を感じている採用チームリーダー
・Notionを活用して採用管理を一元化し、チーム全体の効率を上げたい経営者
・AIやOCR技術を利用して業務の自動化を進めたいIT担当者
・限られたリソースで効率的に採用活動を行いたいスタートアップ企業や中小企業の方
■注意事項
・NotionとGmailをYoomと連携させてください。
・OCR機能はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Notionに情報が追加されたら通知する
Notionのデータベースに情報が追加されたら通知するフローボットです。
Notionの任意のデータベースに情報が追加されたら、Microsoft Teamsに通知
試してみる
■概要
Notionの任意のデータベースに情報が追加されたら、Teamsに通知するフローです。
■注意事項
・Notion、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Notionの任意のデータベースに情報が追加されたら、Chatworkに通知
試してみる
■概要
Notionの任意のデータベースに情報が追加されたら、Chatworkに通知するフローです。
■注意事項
・Notion、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Notionのデータベースに情報が追加されたら、Google Chatに通知する
試してみる
■概要
Notionでタスク管理や情報共有を行う際、更新のたびに手作業でGoogle Chatに通知するのは手間がかかり、通知漏れのリスクも伴います。
重要な情報共有が遅れたり、抜け漏れが発生したりすると、業務に支障をきたすことも少なくありません。
このワークフローを活用すれば、Notionのデータベースに情報が追加・更新されると、自動でGoogle Chatに通知が送信されるため、こうした情報共有の課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Notionで管理している情報を、都度手作業でGoogle Chatに通知している方
・手作業による通知で、連絡漏れや共有の遅延といったミスをなくしたいと考えている方
・チーム内の情報共有をより円滑にし、プロジェクトの進行をスムーズにしたいマネージャーの方
■注意事項
・Notion、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Notionとcybozu.com共通管理を連携するメリット
1.手動作業によるミスの削減
従来、手動でのアカウント作成を行う必要があり、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生するリスクが懸念されます。
ですが、自動化によってそのリスクの大幅な減少につながるはずです！
従業員情報の登録からアカウント付与までの一連の作業が自動化されることで、人事部門は手動での作業が不要となり、事務的な作業に費やす時間も減るでしょう。
特に従業員数が多い企業には、大きなメリットになると考えられます。
2.入社処理の効率化
手動でのアカウント設定では、IT担当者や人事担当者の対応が必要となり、システム利用の準備が整うまでに時間がかかることが多いです。
しかし自動化を導入することで、新入社員のアカウントが即座に発行され、初日から業務に必要なツールにアクセスできます。
これにより、入社初日よりオンボーディングが可能となるので、新しいメンバーがスムーズに業務を開始できるでしょう。
まとめ
今回は「Notionで登録された従業員にGaroonやサイボウズ Officeのアカウントを付与する」フローボットを紹介しました。
Notionとcybozu.com共通管理の連携により、手間だったアカウント発行が自動化されることで、人事部門の業務効率向上が期待できます。
また、迅速なオンボーディングが可能となり、新入社員がスムーズに業務を開始できるサポートとなるでしょう。
特に、Yoomを活用することで、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単にアプリ同士の連携ができます！
ぜひ、Notionとcybozu.com共通管理の連携を試してみてください。
Yoomの無料登録はこちらからできます。→始める
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