Notionで登録された従業員にGaroonやサイボウズ Officeのアカウントを付与する方法

[Yoomとは]

Notionとcybozu.com共通管理の連携フローの作り方

それでは早速、Yoomを使って今回使用するアプリを連携していきましょう!
マイアプリ登録が完了したら、「Notionで登録された従業員にGaroonやサイボウズ Officeのアカウントを付与する」フローボットを作成していきます。

ステップ1:マイアプリ連携

‍マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、使用しているNotionとYoomを連携させましょう。
Yoomページの左側から、マイアプリ→新規接続を選択してください。

Notionと検索してください。
ログインが完了したら、アクセスしたいページをチェックしましょう。
(後のデータベース連携で、追加したいページが表示されなくなってしまいます。)
今回は、test1010というページに登録するので、チェックします。

続いてcybozu.com共通管理と連携します。
先ほどと同様、アプリ名で検索し、連携していきましょう。
マイアプリに連携したアプリが表示されたら完了です。

‍ステップ2:トリガーやアクションを設定

‍今回はこちらのテンプレートを使用します。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。
Yoomをお使いの方はログインし、初めての方は会員登録をしましょう。
次に進むと、ご自身のワークスペースにテンプレートが自動的にコピーされます。

※必要に応じてテンプレート名の変更ができます。

左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが出てきます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択してください。

今回は、以下の3ステップです。
一緒に設定していきましょう!

用意するもの

新入社員情報が登録されたNotionのテストページ。
ここの情報を基に、後ほどcybozu.com共通管理でユーザー登録を行います。

では、アプリトリガーを設定していきましょう。
「データベースが作成または更新されたら」を選択してください。
タイトルはわかりやすいように変更できます。
連携するアカウント情報を確認してください。
トリガーアクションはそのままで、次に進みましょう。

• トリガーの起動間隔:5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選べます。
  ※プランによって起動間隔の選択内容が変わります。

テストをし、Notionの従業員情報がアウトプットに反映されていたら保存します。
続いて「ユーザーを追加」をクリック。
こちらも、連携するアカウント情報を確認します。
アクションは変更せず、次に進んでください。
必須項目をアウトプットから設定しましょう。

アウトプットは以下のように選択します。

その他の項目は必要に応じて設定してください。

続いて「ユーザーの利用サービスを更新」をクリックしてください。
次に進み、こちらも必須項目を設定します。
利用サービスはデフォルトで設定してありますが、選択肢に出てくるものであればカスタマイズして利用可能です。

テストして成功したら保存します。
cybozu.com共通管理側で確認してみましょう。

ユーザー追加されていますね。
詳細も確認します。

無事にNotionの情報が登録されましたね!
最後にアプリトリガーをオンにして完了です。
ここまでお疲れ様でした。
プログラミングに詳しくない私でも、簡単に設定ができました。

今回使用したフローボットはこちら↓

Notionやcybozu.com共通管理を使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもNotionやcybozu.com共通管理のAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

cybozu.com共通管理を活用した自動化例

従業員が登録されたらGaroonやサイボウズ Officeのアカウントを付与する

アカウント設定時の手入力が不要になることで、転記ミスや発行の漏れ、遅れなどのヒューマンエラーを防ぐことが可能です。

情報が追加されたらcybozu.com共通管理に追加する

自動でcybozu.com共通管理にも従業員を追加するため、手入力するよりも早く登録を完了することができます。

情報が更新されたらcybozu.com共通管理も更新する

情報更新を自動化することで、従業員情報の整合性が取れるため、二重の入力やヒューマンエラーの発生を防止することができます。

Notionを活用した自動化例

Notionで従業員情報が登録されたら登録する

従業員情報の登録がスピーディーに行われるため、登録後の手続きや書類発行の業務を早急に進めることが可能です。

添付された履歴書をOCRしてNotionに追加する

自動化フローにより、データ管理プロセスが円滑化され、手動入力の手間やヒューマンエラーの削減が実現できるでしょう。

Notionに情報が追加されたら通知する

Notionのデータベースに情報が追加されたら通知するフローボットです。

Notionとcybozu.com共通管理を連携するメリット

1.手動作業によるミスの削減

従来、手動でのアカウント作成を行う必要があり、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生するリスクが懸念されます。
ですが、自動化によってそのリスクの大幅な減少につながるはずです！
従業員情報の登録からアカウント付与までの一連の作業が自動化されることで、人事部門は手動での作業が不要となり、事務的な作業に費やす時間も減るでしょう。
特に従業員数が多い企業には、大きなメリットになると考えられます。

2.入社処理の効率化

手動でのアカウント設定では、IT担当者や人事担当者の対応が必要となり、システム利用の準備が整うまでに時間がかかることが多いです。
しかし自動化を導入することで、新入社員のアカウントが即座に発行され、初日から業務に必要なツールにアクセスできます。
これにより、入社初日よりオンボーディングが可能となるので、新しいメンバーがスムーズに業務を開始できるでしょう。

まとめ

今回は「Notionで登録された従業員にGaroonやサイボウズ Officeのアカウントを付与する」フローボットを紹介しました。
Notionとcybozu.com共通管理の連携により、手間だったアカウント発行が自動化されることで、人事部門の業務効率向上が期待できます。
また、迅速なオンボーディングが可能となり、新入社員がスムーズに業務を開始できるサポートとなるでしょう。
特に、Yoomを活用することで、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単にアプリ同士の連携ができます！
ぜひ、Notionとcybozu.com共通管理の連携を試してみてください。

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