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商品売買や従業員の採用などにまつわる契約は、行う機会の多い繰り返しの作業と言えます。また、契約書を送付する際、相手方を待たせないように素早く書類を送るのがマナーでしょう。
今回はこのように、契約を結ぶ際、書類送付を素早く行えるようにするべく、NotionとDocuSignのアプリ連携をご紹介します。
契約書の送付プロセスが簡易化できれば、事務作業の負担軽減にも繋がるはずです。 契約書を用いる機会が多い場合は、ぜひ取り入れてみましょう。
NotionとDocuSignを連携するメリット
1.手間の削減と効率の向上
毎回同じ内容で契約を交わす場合は、契約書をその都度作成する必要はありません。そのため、既に用意してあるものを使用することはありませんか？
今回、NotionとDocuSignを連携すると、Notionのページが作成・更新された場合、あらかじめDocuSignで用意してある契約書を自動送付可能になります。結果として、テンプレート化された契約を行う際の書類送付が自動化され、事務作業の負担が軽減できるでしょう。
2.契約締結までの期間短縮
NotionとDocuSignを連携すれば、手動で契約書を送付するフローが削減され、契約書が相手方に迅速に届きます。そのため、契約締結までの期間が短縮されるでしょう。また、送付を忘れたり、つい後回しにしてしまうといった事態を回避可能です。
契約が素早く終われば、次のフェーズへの移行もスムーズになるはずです。他部署や担当者への引継ぎも円滑になり、効率の向上が見込めます。
[Yoomとは]
これから、プログラミング不要でアプリ連携が可能なYoomで、「特定のNotionのページを作成・更新したら、DocuSignで契約書を送信する」という業務フローを自動化するフローボットの作成方法を紹介します。
Yoomの登録後、ぜひ作成してみてください！
上記のフローボットテンプレートは、下記よりコピー可能です。
1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
NotionとDocuSignの連携フローの作り方
Yoomの登録が完了すると、フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされます。
画像のような表示がされたら、画面の左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。
ステップ1：NotionとDocuSignをマイアプリ連携する
右上の新規接続ボタンをクリックし、Yoomと各アプリを連携しましょう。
NotionとYoomの連携
1.Notionの準備
NotionとYoomを連携するにあたり、現段階でNotionの準備をしておく必要があります。
今回は仮に従業員との雇用契約を想定し、ページを作成しました。
このNotionのページにある「アドレス」へ契約書を送付するため、アドレスの項目は作成しましょう。
その他のレイアウトに関しては画像の通りである必要はありません。任意で設定をお願いいたします。
2.検索する
Notionを検索し、Notionのアイコンをクリックします。
3.アクセスリクエスト
画像のようにアクセスのリクエストについて表示がされます。
確認し、「ページを選択する」をクリックしてください。
4.ページを選択する
Notionで作成済みのページが表示されます。
先ほど用意したページを選択し、「アクセスを許可する」を押しましょう。
5.連携完了
画面が切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。
DocuSignとYoomの連携
1.検索する
DocuSignを検索し、DocuSignのアイコンをクリックします。
2.アクセスの許可
画像のようにアクセスの許可を求められます。
確認し、「アクセスの許可」をクリックしましょう。
3.連携完了
画面が切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。
Yoomと各アプリの連携が完了しました。
次は、フローボットの設定を行います。
コピーがまだの場合は、フローボットテンプレートを下記よりコピーしてください。
ステップ2：Notionのページ追加・更新を検知する設定
1.マイプロジェクトを開く
画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。
2.コピー済みテンプレートを選択する
「【コピー】NotionからDocuSignで契約書を送信する」を選択しましょう。
3.アプリトリガーを選択
Notionのアイコンの「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」を選択してください。Notionでページが作成・更新された際にトリガーが発動するように設定します。
次へを押しましょう。
4.トリガーの起動間隔の設定
起動間隔を設定しましょう。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
5.データソースIDの設定
NotionのデータソースIDを設定します。
IDは、NotionのURL内に記載されています。画像の赤枠内がデータソースIDです。
DocuSignと連携するページのURLからコピーし、Yoomの設定画面にペーストしましょう。
7.テストの実行
画面下部にあるテストボタンを押してください。
テスト成功と表示がされたのを確認後、保存を押します。
ステップ3：Notionからメールアドレスを取得する設定
1.データベースを操作する
Notionのアイコンの「レコードを取得する（ID検索）」を選択してください。画面を下へスクロールします。
2.データベースの連携
Notionのデータベースを入力します。
ボックスをクリックすることで、連携済みのNotionのデータベースが一覧表示されます。
先ほど設定したデータソースIDと同じものをクリックしましょう。
次へを押します。
3.取得したいレコードの条件
Notionからメールアドレスを取得するため、レコードの条件を決めていきます。
一番右にある空のボックスをクリックし、Notionのアイコンをクリックします。
先ほどテスト送信をしたNotionのページデータが表示されます。
その中から、オブジェクトIDを選択してください。
4.テストの実行
画像のように設定ができたらテストを押します。
テスト成功を確認後、保存をしましょう。ステップ4：分岐する設定
次は、条件に応じて分岐する設定を行います。
ここでは、前オペレーションで取得した値に対し、分岐条件を設け、ステータス値が指定したものと等しければフローボットを先に進めるというように設定していきます。
今回は、Notionデータベースの『ステータス』の値が【受注】となれば、フローを進めるように設定しました。
取得した値の設定値を変更することも可能です。運用状況に応じて設定しましょう！
設定後、保存します。
ステップ5：DocuSignから契約書を自動送付する設定
1.アプリと連携する
DocuSignのアイコンの「テンプレートからエンベロープを作成・送信」を選択してください。次へを押します。
2.IDの入力
各IDを入力します。ボックス下部の捕捉に従い設定しましょう。
テンプレートIDはボックスをクリックし、一覧から選択可能です。
3.受信者の設定
受信者の設定を行います。
一番上の「受信者のメールアドレス」のボックスをクリックしましょう。
赤枠のNotionのデータをクリックします。
アドレスをクリックし、挿入しましょう。
上記のデータは用意したNotionのページと連動しているため、画像の通りとは限りません。
そのため、設定の際はご自身で用意したNotionのページに従い、アドレスに該当するものを選択してください。
「受信者の名前」も同様に設定をしましょう。
4.テストの実行
設定ができたらテストを押します。
テスト成功を確認後、保存をしましょう。
5.トリガーをONにする
フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。
トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
以上でNotionとDocuSignを使用したフローボットの作成は完了です。
今回使用したフローボットテンプレート
NotionからDocuSignで契約書を送信する
Notion・DocuSignを使ったその他の自動化例
Yoomには、NotionやDocuSignを使用したフローボットが多数用意してあります。少しだけご紹介しましょう！
1.DocuSignでエンベロープ（締結）が完了したら、ファイルをGoogleDriveに格納する
契約締結後の書類を自動で格納するフローボットもご用意しています。今回のアプリ連携と合わせて使用するのがおすすめです。
■概要
DocuSignでエンベロープ（締結）が完了したら、ファイルをGoogleDriveに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.頻繁に契約書を締結し、管理する必要がある方
2.手動での契約書管理を減らし、自動化したいと考えている方
3.DocuSignとGoogle Driveを日常的に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
・DocuSignでエンベロープが完了した後、自動的にGoogle Driveにファイルが格納されるため、手動でのファイル保存作業が不要になります。
・ドキュメントの保存プロセスが自動化されるため、管理負担が軽減されます。
■注意事項
・DocuSign、GoogleDriveそれぞれとYoomを連携してください。
2.Salesforceの商談フェーズが指定のフェーズになったらDocusignで契約書を送付する
売買契約の場合はSalesforceとの連携も便利です！
■概要
Salesforceの商談フェーズが指定のフェーズになったらDocusignで契約書を送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Salesforceを使用して顧客管理を担当している方
・Salesforceを使用している営業部署
・顧客からの問い合わせを担当するカスタマーサービスの担当者
2.Docusignを使用して契約業務を行っている方
・人事部の採用担当者や事務職員
・Docusignを日常的に使用している担当者
■このテンプレートを使うメリット
Salesforceで管理している顧客の数が多くなると、契約業務の作業漏れが発生する可能性があります。
作業漏れの有無を都度確認すると時間を取られてしまい、効率が悪いと感じることがあるかもしれません。
このテンプレートを使うと、Salesforceの商談フェーズが指定のフェーズになると、Docusignで契約書の作成・送付を自動化できます。
この作業を自動化することで、契約業務における作業の抜け漏れを未然に防ぐことができ、確認作業に充てる時間を大幅に減らすことができます。
■注意事項
・Salesforce、クラウドサインのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・Salesforceでアウトバウンドメッセージを設定する方法は下記を参照ください。
3.SmartHRで従業員情報が更新されたらNotionの従業員管理台帳を更新する
今回のフローボットと繋げると、SmartHRで従業員情報を更新後、データをNotionに転記し、さらに契約書の送付が自動化できます。
■概要
SmartHRで従業員情報が更新されたらNotionの従業員管理台帳を更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.人事労務の業務でSmartHRを活用している方
・SmartHRで従業員情報の一元管理をしている方
・従業員情報をNotionにも同期している方
2.Notionで従業員管理台帳を作成し運用している方
・SmartHRとNotionの連携を自動化したい方
・Notionへの情報更新を手動で行っている方
■このテンプレートを使うメリット
SmartHRは従業員情報の一元管理に適したツールで、人事労務業務を効率化することができます。
しかし、従業員情報をNotionにも手動で連携して同期する場合、入力ミスや更新漏れの発生リスクを高める可能性があります。
このテンプレートは、SmartHRで従業員情報が更新されたらNotionの従業員管理台帳を自動で更新することができます。
SmartHRとNotionの従業員情報の同期が自動化されるため、手動によるNotionへの情報更新が不要となり、業務の効率化を図ることが可能です。
また、情報入力が自動化されることで手動作業によるヒューマンエラーの発生を防止することができます。
■注意事項
・SmartHR、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
まとめ
NotionとDocuSignの連携を行うことで、契約書が素早く送付されるため、契約締結までの時間が短くなることが期待できるでしょう。結果として契約書の処理スピードが上がり、効率よくタスクを終わらせることが可能になるかもしれません。
事務処理の負担軽減にも繋がるため、ぜひ自動化を取り入れてみてください。
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