Notionで従業員情報を管理し、HRMOSでは人事評価を行っている場合、新規従業員の登録が自動化できたら便利ではないでしょうか。
従業員の数が多いほど、時間と手間がかかります。
そのような悩みを解決するのが、NotionとHRMOSの連携です。
本記事では、具体的な連携方法とそのメリットについて詳しく解説します。
この自動化を活用して、HR部門の作業負担を軽減し、業務効率を向上させましょう。
ぜひ最後までご覧ください。
NotionとHRMOSを連携するメリット
メリット1: データ入力コストが削減できる
このフローを利用することで、手動でのデータ入力が不要になり、人事部門の作業負担が軽減されます。
特に従業員数が多い企業では、このプロセスが自動化されることで、担当者が入力ミスのリスクを減らしながら効率よく作業を進められるでしょう。
手作業によるデータ入力はヒューマンリソースを多く消費するため、その分のコストも発生しがちです。
しかし、システム間の連携によりこれが自動化されれば、入力の手間をかけずに情報の一貫性と精度を保てるため、結果的にコストの削減につながります。
さらに、入力作業を減らすことで、担当者はより戦略的な業務に注力することができ、組織全体の業務効率化や生産性の向上も期待できます。
このような効率的な運用は、将来的な人員増加にも対応可能なため、コスト効果が高く、持続可能な業務体制の構築に役立つと考えられます。
メリット2: 入社処理が効率化できる
Notionで新たに登録された従業員情報がタイムリーにHRMOSへ反映されることで、入社処理プロセスがスピーディーかつスムーズに進行します。
従業員の情報が一元管理されることで、人事部門だけでなく、関係部署全体が同じ最新情報にアクセス可能となり、必要な準備が素早く整います。
また、通常入社処理後のオンボーディングには多くの部門が関与し、各部門が異なるタイミングで新入社員の情報を把握する必要がありますが、情報連携が自動化されることで、関連する各チームの手続きが統一されたタイミングで進められることが見込めます。
これにより、新入社員が無駄なく必要なリソースにアクセスでき、効率的なトレーニングを受けられるでしょう。
結果として、入社処理の効率化は新入社員の早期のキャッチアップとエンゲージメントの向上に寄与するかもしれません。
NotionとHRMOSの連携フローの作り方
ここまで、NotionとHRMOSの連携によるメリットを紹介してきました。
それでは早速、今回使用するアプリをYoomを使って連携していきましょう!
マイアプリ登録が完了したら、「Notionで従業員情報が登録されたらHRMOSに追加する」フローボットを作成していきます。
[Yoomとは]
Notionで従業員情報が登録されたらHRMOSに追加する
試してみる
■概要
Notionで従業員情報を管理しているものの、その情報を人事労務システムであるHRMOSへ手作業で転記する作業に手間を感じていませんか？ このワークフローを活用すれば、Notionのデータベースに従業員情報が登録されると、その内容を自動でHRMOSに従業員として追加することが可能です。手作業による二重入力の手間や入力ミスをなくし、人事情報の管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- NotionとHRMOSで従業員情報を管理しており、二重入力に課題を感じている人事担当者の方
- 従業員情報の登録作業を手作業で行っており、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
- 入社手続きに伴う情報登録のプロセスを自動化し、業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionへの情報登録をトリガーに、自動でHRMOSへデータが同期されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業でのデータ転記が不要になるため、情報の入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとHRMOSをYoomと連携します
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションの「分岐機能」で、ページが新規作成された場合と更新された場合とで処理を分岐させます
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、トリガーで取得したページのレコード情報を取得します
- 次に、オペレーションでHRMOSの「社員を登録」アクションを設定し、Notionから取得した情報を連携します
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを更新する（ID検索）」アクションを設定し、連携が完了した旨などをNotion側に記録します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガー設定では、連携の起点としたいデータソースIDを任意で設定してください
- HRMOSに従業員情報を登録するアクションでは、Notionから取得したどの情報をHRMOSのどの項目に登録するかを自由に設定できます
■注意事項
- Notion、HRMOSのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- HRMOSのマイアプリ連携方法は「HRMOSのマイアプリ登録方法」をご参照ください。
今回は、以下のステップです。
一緒に設定していきましょう!
- NotionとHRMOSをマイアプリ連携する。
-
「Notionで従業員情報が登録されたらHRMOSに追加する」テンプレートをコピーする。
- トリガー: Notionの「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」を設定する。
- 「レコードを取得する（ID検索）」HRMOSの「社員を登録」を設定する。
- Notionの「レコードを更新する（ID検索）」を設定し、トリガーをONにして完了です。
ステップ1:マイアプリ連携
マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、利用しているNotionとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。
Notionと検索してください。
ログインが完了したら、アクセスしたいページのチェックをお願いします。
(後のデータベース連携で、追加したいページが表示するためです。)
続いてHRMOSと連携します。
HRMOSのマイアプリ連携方法を参考に操作を進めましょう。
Notion・HRMOSがマイアプリに表示されたらOKです。
ステップ2:トリガーやアクションを設定
今回は下記テンプレートを使用します。
バナー内の、『試してみる』をクリックしてください。
Notionで従業員情報が登録されたらHRMOSに追加する
試してみる
■概要
Notionで従業員情報を管理しているものの、その情報を人事労務システムであるHRMOSへ手作業で転記する作業に手間を感じていませんか？ このワークフローを活用すれば、Notionのデータベースに従業員情報が登録されると、その内容を自動でHRMOSに従業員として追加することが可能です。手作業による二重入力の手間や入力ミスをなくし、人事情報の管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- NotionとHRMOSで従業員情報を管理しており、二重入力に課題を感じている人事担当者の方
- 従業員情報の登録作業を手作業で行っており、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
- 入社手続きに伴う情報登録のプロセスを自動化し、業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionへの情報登録をトリガーに、自動でHRMOSへデータが同期されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業でのデータ転記が不要になるため、情報の入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとHRMOSをYoomと連携します
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションの「分岐機能」で、ページが新規作成された場合と更新された場合とで処理を分岐させます
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、トリガーで取得したページのレコード情報を取得します
- 次に、オペレーションでHRMOSの「社員を登録」アクションを設定し、Notionから取得した情報を連携します
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを更新する（ID検索）」アクションを設定し、連携が完了した旨などをNotion側に記録します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガー設定では、連携の起点としたいデータソースIDを任意で設定してください
- HRMOSに従業員情報を登録するアクションでは、Notionから取得したどの情報をHRMOSのどの項目に登録するかを自由に設定できます
■注意事項
- Notion、HRMOSのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- HRMOSのマイアプリ連携方法は「HRMOSのマイアプリ登録方法」をご参照ください。
Yoomをお使いの方はログインするか、初めての方は会員登録をお願いします。
完了すると、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされています。
テンプレート名は、必要に応じて変更可能です。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。
用意するもの
従業員情報の登録されている、Notionのテストページ。
「HRMOS社員ID」は、一番最後のアクションで取得したものを反映するために使用します。
まず、アプリトリガーを設定していきましょう。
「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」を選択します。
アカウント情報に間違いがないか確認してください。
トリガーアクションは変更せず、次に進みましょう。
-
トリガーの起動間隔:5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選べます。
※プランによって起動間隔の選択内容が変わります。
「データソースID」は、入力バークリック後の『候補』から情報を選択し設定してください。
テストをし、『取得した値』にNotionのオブジェクト情報が反映されていたら保存します。
※取得した値とは？
各オペレーションで得られる値です。「取得した値」は他のオペレーションの設定時に、変数として活用できます。
次に、条件に応じて分岐する設定を行います。
- 「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
今回、作成した日時と最終更新日時の値が等しくない場合は、フローボットが進まないように設定しました。
分岐条件は運用状況に応じて自由にカスタムできます。
続いて「レコードを取得する（ID検索）」をクリック。
データベースの連携をお願いします。
取得したいレコードの条件を、以下のように『取得した値』からIDを設定します。
こちらもテストをし、『取得した値』に従業員情報が取得できたら保存します。
続いて「社員を登録」をクリック。
こちらも、連携するアカウント情報を確認したら次に進みます。
必須項目を以下のように、取得した値から設定しましょう。
残りの項目も設定します。
必須項目以外は、用途に応じて設定してください。
こちらもテストして、『取得した値』にHRMOSの「社員ID」が表示されたら保存します。
続いて「レコードを更新する（ID検索）」をクリック。
こちらも先ほどと同じく、データベースの連携をお願いします。
