NotionとHRMOSを連携して、Notionで従業員情報が登録されたらHRMOSに追加する方法

Notionで従業員情報を管理し、HRMOSでは人事評価を行っている場合、新規従業員の登録が自動化できたら便利ではないでしょうか。
従業員の数が多いほど、時間と手間がかかります。
そのような悩みを解決するのが、NotionとHRMOSの連携です。
本記事では、具体的な連携方法とそのメリットについて詳しく解説します。
この自動化を活用して、HR部門の作業負担を軽減し、業務効率を向上させましょう。

ぜひ最後までご覧ください。

NotionとHRMOSを連携するメリット

メリット1: データ入力コストが削減できる

このフローを利用することで、手動でのデータ入力が不要になり、人事部門の作業負担が軽減されます。
特に従業員数が多い企業では、このプロセスが自動化されることで、担当者が入力ミスのリスクを減らしながら効率よく作業を進められるでしょう。
手作業によるデータ入力はヒューマンリソースを多く消費するため、その分のコストも発生しがちです。
しかし、システム間の連携によりこれが自動化されれば、入力の手間をかけずに情報の一貫性と精度を保てるため、結果的にコストの削減につながります。
さらに、入力作業を減らすことで、担当者はより戦略的な業務に注力することができ、組織全体の業務効率化や生産性の向上も期待できます。
このような効率的な運用は、将来的な人員増加にも対応可能なため、コスト効果が高く、持続可能な業務体制の構築に役立つと考えられます。

メリット2: 入社処理が効率化できる

Notionで新たに登録された従業員情報がタイムリーにHRMOSへ反映されることで、入社処理プロセスがスピーディーかつスムーズに進行します。
従業員の情報が一元管理されることで、人事部門だけでなく、関係部署全体が同じ最新情報にアクセス可能となり、必要な準備が素早く整います。
また、通常入社処理後のオンボーディングには多くの部門が関与し、各部門が異なるタイミングで新入社員の情報を把握する必要がありますが、情報連携が自動化されることで、関連する各チームの手続きが統一されたタイミングで進められることが見込めます。
これにより、新入社員が無駄なく必要なリソースにアクセスでき、効率的なトレーニングを受けられるでしょう。
結果として、入社処理の効率化は新入社員の早期のキャッチアップとエンゲージメントの向上に寄与するかもしれません。

NotionとHRMOSの連携フローの作り方

ここまで、NotionとHRMOSの連携によるメリットを紹介してきました。
それでは早速、今回使用するアプリをYoomを使って連携していきましょう!
マイアプリ登録が完了したら、「Notionで従業員情報が登録されたらHRMOSに追加する」フローボットを作成していきます。

[Yoomとは]

今回は、以下のステップです。
一緒に設定していきましょう!

NotionとHRMOSをマイアプリ連携する。
「Notionで従業員情報が登録されたらHRMOSに追加する」テンプレートをコピーする。
トリガー: Notionの「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」を設定する。
「レコードを取得する（ID検索）」HRMOSの「社員を登録」を設定する。
Notionの「レコードを更新する（ID検索）」を設定し、トリガーをONにして完了です。

ステップ1:マイアプリ連携

‍マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、利用しているNotionとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。

Notionと検索してください。
ログインが完了したら、アクセスしたいページのチェックをお願いします。
(後のデータベース連携で、追加したいページが表示するためです。)

続いてHRMOSと連携します。
こちらを参考にアプリの連携をお願いします。
Notion・HRMOSがマイアプリに表示されたらOKです。

‍ステップ2:トリガーやアクションを設定

‍今回はこのテンプレートを使用します。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。
Yoomをお使いの方はログインするか、初めての方は会員登録をお願いします。
完了すると、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされています。
テンプレート名は、必要に応じて変更可能です。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。

用意するもの

従業員情報の登録されている、Notionのテストページ。
「HRMOS社員ID」は、一番最後のアクションで取得したものを反映するために使用します。

まず、アプリトリガーを設定していきましょう。
「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」を選択します。
アカウント情報に間違いがないか確認してください。
トリガーアクションは変更せず、次に進みましょう。

トリガーの起動間隔:5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選べます。
※プランによって起動間隔の選択内容が変わります。

テストをし、アウトプットにNotionのオブジェクト情報が反映されていたら保存します。
続いて「レコードを取得する（ID検索）」をクリック。
データベースの連携をお願いします。

取得したいレコードの条件を、以下のようにアウトプットから設定します。

こちらもテストをし、アウトプットに従業員情報が取得できたら保存します。
続いて「社員を登録」をクリック。
こちらも、連携するアカウント情報を確認したら次に進みます。
必須項目を以下のように、アウトプットから設定しましょう。

残りの項目も設定します。

必須項目以外は、用途に応じて設定してください。

こちらもテストして、アウトプットにHRMOSの「社員ID」が表示されたら保存します。
続いて「レコードを更新する（ID検索）」をクリック。
こちらも先ほどと同じく、データベースの連携をお願いします。
次に進み、こちらも更新したいレコードの条件を以下のようにアウトプットから設定します。

今回はHRMOS社員IDのみ更新するので、以下のように設定してください。

こちらもテストし、成功したら保存します。
HRMOS側で確認してみましょう。

社員登録されていますね!
Notion側も確認します。

HRMOS社員IDが反映しています。
最後にアプリトリガーをオンにします。
設定お疲れ様でした。
プログラミングに詳しくない私でも、簡単に設定ができました。

今回使用したフローボットはこちら↓

HRMOSを使ったその他の自動化例

その他にも、YoomにはHRMOSを使ったテンプレートがあるので、いくつかご紹介します!

1.Google スプレッドシートで従業員情報が追加されたらHRMOSに登録するフローです。

複数のアプリで従業員情報を管理している場合、それぞれに新規従業員を登録するのは手間がかかりますよね。
この自動化を利用すれば、スプレッドシートの情報を用いてHRMOSに自動で登録できます。

2.Google スプレッドシートで従業員情報が更新されたらHRMOSも更新するフローです。

先ほどのフローと併せて利用することで、従業員情報の登録から更新までの一連の流れが自動化できるようになります。
更新後の連絡先が反映していないことによる連絡ミスなどを防げます。

3.メールが届いたらHRMOSで社員を検索し、HRMOS勤怠に新規ユーザーを登録するフローです。

従業員に指定のメールアドレスにメール送信してもらうだけで、HRMOS勤怠への登録が自動化できます。
また、利用しているチャットアプリと連携すれば、登録完了も自動で通知できます。

まとめ

今回は「Notionで従業員情報が登録されたらHRMOSに追加する」フローボットを紹介しました。
NotionとHRMOSの連携により、HR部門の業務効率が向上し、従業員の入社プロセスもスムーズに進行するでしょう。
この自動化は、企業の成長に伴う人員増加にも柔軟に対応できる持続可能な業務体制を構築するための重要なステップになると考えられます。
効率的な人事管理を実現するために、ぜひNotionとHRMOSの連携を活用してみてください。

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