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業務で複数のアプリを利用することは一般的になってきました。
しかし、それぞれのアプリで従業員を登録するのは手間ではありませんか?
そこでNotionとKING OF TIMEを連携すると、従業員登録が自動化できます。
本記事では、その具体的な設定方法とメリットについて紹介します。
手間だった従業員情報の登録を自動化し、業務効率を向上させましょう。
・NotionとKING OF TIMEを活用しているが、手動での情報連携が手間な方
・従業員情報を複数システムで管理しており、ミス削減と効率化を検討している方
・急な入退社や部署異動に伴う勤怠システムの更新作業を今よりスムーズにしたい方
・アプリ統合を活用して管理コストの削減を目指す方
手作業で情報を転記すると、入力ミスが発生するリスクがあります。
名前や社員番号、雇用開始日、部署などは細かい情報のため、一文字の誤りや数字のミスが重大なトラブルに繋がる可能性があります。
しかし、NotionとKING OF TIMEを連携し自動化することで、登録された情報がそのまま正確に反映され、従業員が登録されます。
これにより、ヒューマンエラーを減らし、運用の安定性の確保が見込めます。
特に、採用業務が頻繁に発生する企業では、このような自動化のメリットが大きいでしょう。
Notionに登録された従業員情報を用いて、KING OF TIMEへ自動で従業員登録されることにより、作業時間が短縮できます。
たとえば、新入社員が入社する際、人数が多いほど手動登録では時間がかかります。
その間に入社日を迎えてしまうと、当日に「情報が未登録で勤怠記録ができない」といったトラブルが起こるリスクがあります。
ですが、このフローを利用することでそうしたリスクを未然に防げます。
特に、規模の大きい企業や変化の多い職場環境において、この自動化は現場の負担軽減につながるでしょう。
NotionとKING OF TIMEの連携により、従業員情報や勤怠管理の業務プロセスを標準化することができるようになります。
これにより、従来は担当者ごとに異なる運用がされていた作業フローを統一でき、ミスや手戻りを減らせるでしょう。
たとえば、新入社員の情報登録の場合、Notionを情報登録の窓口として固定し、そこに入力された情報でKING OF TIMEに自動的に従業員登録されるフローを構築すれば、どの担当者が業務を行っても同じフローで進めることが可能になります。
この標準化は、システム間の整合性を保つだけでなく、業務の効率化やトラブルの予防にもつながります。
また、新しい担当者への引き継ぎも容易になり、運用体制も安定するでしょう。
[Yoomとは]
ここまで、NotionとKING OF TIMEの連携によるメリットを紹介してきました。
それでは早速、今回使用するアプリをYoomを使って連携していきましょう!
マイアプリ登録が完了したら、「Notionで従業員情報が登録されたらKING OF TIMEにも追加する」フローボットを作成していきます。
今回は、以下のプロセスです。
一緒に設定していきましょう!
ステップ1:マイアプリ連携
マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、利用しているNotionとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。
Notionと検索してください。
ログインが完了したら、アクセスしたいページのチェックをお願いします。
(後のデータベース連携で、追加したいページを表示させるためです。)
続いてKING OF TIMEを連携しましょう。
KING OF TIME マイアプリ登録方法を参考に設定してください。
NotionとKING OF TIMEが、マイアプリに表示されたらOKです。
次は、マイプロジェクトにテンプレートコピーして、フローボットを作成していきます。
フローボットテンプレートを、下記よりコピーしてください
1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。初めての方は会員登録をお願いします。
そのまま進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされています。
テンプレート名は、必要に応じて変更してください。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。
ステップ3:トリガーやアクションを設定
まず、アプリトリガーを設定します。
「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」を選択しましょう。
連携したアカウント情報を確認してください。
トリガーアクションは変更せず、次に進みます。
ここでNotionにテスト従業員情報を登録します。
ヘッダーはこの画像の項目で作成することがおすすめです。
テストをし、『取得した値』にNotionのオブジェクト情報が反映されていたら保存します。
※取得した値とは？
トリガーや、オペレーション実行時に取得したデータは、Yoom上で「取得した値」へ格納されます。
「取得した値」は他のオペレーションの設定時に活用できます。
次に、条件に応じて分岐する設定を行います。
今回、作成した日時と最終更新日時の値が等しくない場合は、フローボットが進まないように設定しました。
分岐条件は運用状況に応じて自由にカスタムできます。
続いて「レコードを取得する（ID検索）」をクリック。
データベースの連携をお願いします。
データベースIDはトリガーアクションで設定したデータソースIDと同じものを設定しましょう。
次の画面では、取得したいレコードの条件を、以下のように『取得した値』から設定します。
こちらもテストをし、『取得した値』にレコード情報の詳細が取得できたら保存します。
続いて「従業員を登録」をクリック。
こちらも、連携するアカウント情報を確認して次に進みます。
次の画面で、従業員の情報を設定していきます。
設定必須項目は、以下のように、『取得した値』から設定しましょう。
その他の項目は、必要に応じて設定してください。
こちらもテストして、『取得した値』にKING OF TIMEの登録した従業員識別キーが表示されたら保存します。
続いて「レコードを更新する（ID検索）」をクリック。
こちらも先ほどと同じく、データベースの連携をお願いします。
次に進み、こちらも更新したいレコードの条件を『取得した値』から設定しましょう。
今回は従業員識別キーのみ更新するので、以下のように選択します。
こちらもテストし、成功したら保存します。
最後にアプリトリガーをオンにして完了です。
ここまでお疲れ様でした。
プログラミングに詳しくない私でも、簡単に進めることができました。
今回使用したフローボットはこちら↓
1.freee人事労務で従業員が登録されたら、KING OF TIMEにも登録するフローです。
こちらはfreee人事労務の情報を用いて、KING OF TIMEに自動で従業員登録ができます。
このフローを利用すれば、入社日からスムーズに勤怠管理ができますね。
■概要
freee人事労務で従業員が登録されたら、KING OF TIMEにも登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でfreee人事労務を使用している方
・従業員データを管理している人事担当者
・労務管理でfreee人事労務を活用している方
2.業務でKING OF TIMEを使用している方
・勤怠管理でKING OF TIMEを活用している総務担当者
・freee人事労務とKING OF TIMEを連携して効率化を図りたい方
■このテンプレートを使うメリット
労務管理と勤怠管理をする上で、freee人事労務とKING OF TIMEを併用する場合、従業員情報を一元管理できることがメリットです。
しかし、従業員情報を両方のツールに登録するとなると手間がかかり、入力ミスが発生する可能性があります。
このテンプレートは、freee人事労務に登録された情報をKING OF TIMEにも自動で反映することができます。
手動入力による作業やヒューマンエラーの発生も減らすことができるため、業務の効率化を図ることができます。
また、データの一貫性が保たれることで、後続の管理業務をスムーズに進めることも可能です。
■注意事項
・freee人事労務、KING OF TIMEのそれぞれとYoomを連携してください。
・KING OF TIMEのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
2.freee人事労務の従業員情報が更新されたらKING OF TIMEの従業員管理表も更新するフローです。
こちらは先ほどのフローの更新版です。
で使えば、従業員の登録から情報更新まで自動化できますね。
■概要
freee人事労務の従業員情報が更新されたらKING OF TIMEの従業員管理表も更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.従業員情報を一元管理している方
・人事業務を担当している総務担当者
・freee人事労務で従業員情報の更新を担当している方
2.KING OF TIMEを業務で活用している方
・KING OF TIMEへのデータ更新を効率化したい方
・freee人事労務とKING OF TIMEのデータ不一致や入力ミスを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
freee人事労務を使用することで人事業務を効率化することができますが、従業員情報をKING OF TIMEでも管理している場合、都度更新作業を行うのは手間です。
また、KING OF TIMEの従業員管理表を手動で更新する場合、誤入力や更新漏れといったヒューマンエラーの発生が懸念されます。
このテンプレートは、freee人事労務で従業員情報が更新されると自動でKING OF TIMEの従業員情報を更新することができます。
KING OF TIMEへの更新作業が自動化されることで、手動による更新作業が不要となり、freee人事労務とのデータ不一致を防ぐことができます。
更新情報がスムーズに反映されることで、最新の従業員情報を元に管理業務を進めることが可能です。
■注意事項
・freee人事労務、KING OF TIMEのそれぞれとYoomを連携してください。
・KING OF TIMEのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
3.Slackで特定の出退勤ワードを投稿したらKING OF TIMEに打刻するフローです。
KING OF TIMEを開かなくても、Slackでワード投稿するだけで勤怠打刻ができます。
Slackでは勤怠報告したけど打刻を忘れた、といったことが防げます。
■概要
Slackで「出勤」「退勤」と投稿したらそれを使ってKING OF TIMEに打刻します。
■設定方法
1.Slackトリガーで「新しいメッセージがチャンネルに投稿されたら」を設定し、投稿を行う任意のチャンネルを設定し一度デモ投稿して、テストします。
※その後レスポンス結果にあるts横の＋マークを押してアウトプットにタイムスタンプを取得します。
2.分岐を設け、1.のオペレーションとアウトプットに「メッセージ内容」を設定し、条件は正規表現に一致する、値は「出勤|退勤」のように設定します。
3.スプレッドシートを別で用意し、以下のURLまたは添付したスプレッドシート上にヘッダーと関数を設定します。
※UNIXTIMEを通常の日付・時刻に変換する方法：https://intercom.help/yoom/ja/articles/8343335
※この際A2セルは書式なしテキストに、日付のセルはYYYY-MM-DD形式に書式を事前に変更してください。
4.アプリと連携するでスプレッドシートのシート(タブ)をコピーするアクションを選択し、3.で用意したスプレッドシートのタブをコピーする設定をします。
5.アプリと連携するでスプレッドシートのセルに値を入力するアクションを選択し、4.でコピーしたスプレッドシートのA2セルに1.で取得したtsというアウトプットを埋め込みます。
※シート名は4.でコピーしたアクションのアウトプットから埋め込みます。
6.データベースを操作するでスプレッドシートのレコード取得を選択し、3.で用意したスプレッドシートでA1:Bと範囲設定し、UNIXTIMEが空でないで検索をかけ、レコードを取得します。
※シート名は4.でコピーしたアクションのアウトプットから埋め込みます。
7.アプリと連携するでスプレッドシートのシート(タブ)を削除するアクションを選択し、4.でコピーしたタブを削除する設定を行います。
※シートIDは4.でコピーしたアクションのアウトプットから埋め込みます。
8.Yoomデータベースで事前にテーブルを2つ用意し、データコネクトでSlackとKING OF TIMEを同期させます。
※SlackはユーザーIDと表示名や氏名を表示項目とします。
※KING OF TIMEは姓、名、識別番号を表示名とします。
9.KING OF TIMEをデータコネクトしたテーブルに1列関数の列を設け、「JOIN(\"\",{姓},{名})」このように設定し姓名を連結させます。
10.データベースを操作するでYoomを選択し、Slackのデータコネクトを行ったテーブルでレコード取得を行い、ユーザーIDが1.で取得した{{送信者}}に等しいと設定します。
11.データベースを操作するでYoomを選択し、KING OF TIMEのデータコネクトを行ったテーブルでレコード取得を行い、関数で連結した氏名が10.で取得した{{氏名}}や{{表示名}}に等しいと設定します。
12.進行先の切り替えで、オペレーションは1.、アウトプットはメッセージ内容とし、出勤と退勤を直接進行先に入力します。
13.進行先それぞれに対してアプリと連携するからKING OF TIMEの打刻データを登録を設定し、識別番号や打刻時間などを6.や11.で取得した値を埋め込み設定します。
■注意事項
・SlackとKING OF TIMEのデータコネクトの際に、Slack側の氏名とKING OF TIMEの姓名情報が一致している必要があります。
・出勤と退勤のみの設定を想定していますが、休憩等ある場合は分岐や進行先の切り替え設定を変えることで対応できます。
・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
今回は「Notionで従業員情報が登録されたらKING OF TIMEにも追加する」フローボットを紹介しました。
NotionとKING OF TIMEを連携することで、従業員登録の効率化が期待できます。
また、このフローを利用することで、手動で従業員登録することによる入力ミスが防げます。
特に、規模の大きな企業においては、この連携がもたらす効果は大きいと考えられます。
ぜひ、Yoomを活用して、業務の自動化を進めてみてください。
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