NotionとKING OF TIMEを連携して、Notionで従業員情報が登録されたらKING OF TIMEにも追加する方法

業務で複数のアプリを利用することは一般的になってきました。
しかし、それぞれのアプリで従業員を登録するのは手間ではありませんか?
そこでNotionとKING OF TIMEを連携すると、従業員登録が自動化できます。
本記事では、その具体的な設定方法とメリットについて紹介します。
手間だった従業員情報の登録を自動化し、業務効率を向上させましょう。

こんな方におすすめ

・NotionとKING OF TIMEを活用しているが、手動での情報連携が手間な方
・従業員情報を複数システムで管理しており、ミス削減と効率化を検討している方
・急な入退社や部署異動に伴う勤怠システムの更新作業を今よりスムーズにしたい方
・アプリ統合を活用して管理コストの削減を目指す方

NotionとKING OF TIMEの連携メリットと具体例

メリット1: 手動入力ミスの防止

手作業で情報を転記すると、入力ミスが発生するリスクがあります。
名前や社員番号、雇用開始日、部署などは細かい情報のため、一文字の誤りや数字のミスが重大なトラブルに繋がる可能性があります。
しかし、NotionとKING OF TIMEを連携し自動化することで、登録された情報がそのまま正確に反映され、従業員が登録されます。
これにより、ヒューマンエラーを減らし、運用の安定性の確保が見込めます。
特に、採用業務が頻繁に発生する企業では、このような自動化のメリットが大きいでしょう。

メリット2: 作業時間の短縮

Notionに登録された従業員情報を用いて、KING OF TIMEへ自動で従業員登録されることにより、作業時間が短縮できます。
たとえば、新入社員が入社する際、人数が多いほど手動登録では時間がかかります。
その間に入社日を迎えてしまうと、当日に「情報が未登録で勤怠記録ができない」といったトラブルが起こるリスクがあります。
ですが、このフローを利用することでそうしたリスクを未然に防げます。
特に、規模の大きい企業や変化の多い職場環境において、この自動化は現場の負担軽減につながるでしょう。

メリット3: 業務プロセスの標準化

NotionとKING OF TIMEの連携により、従業員情報や勤怠管理の業務プロセスを標準化することができるようになります。
これにより、従来は担当者ごとに異なる運用がされていた作業フローを統一でき、ミスや手戻りを減らせるでしょう。
たとえば、新入社員の情報登録の場合、Notionを情報登録の窓口として固定し、そこに入力された情報でKING OF TIMEに自動的に従業員登録されるフローを構築すれば、どの担当者が業務を行っても同じフローで進めることが可能になります。
この標準化は、システム間の整合性を保つだけでなく、業務の効率化やトラブルの予防にもつながります。
また、新しい担当者への引き継ぎも容易になり、運用体制も安定するでしょう。

[Yoomとは]

NotionとKING OF TIMEの連携フローの作り方

ここまで、NotionとKING OF TIMEの連携によるメリットを紹介してきました。
それでは早速、今回使用するアプリをYoomを使って連携していきましょう!
マイアプリ登録が完了したら、「Notionで従業員情報が登録されたらKING OF TIMEにも追加する」フローボットを作成していきます。

Notionで従業員情報が登録されたらKING OF TIMEにも追加する

試してみる

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■概要

従業員情報の管理にNotionを活用しているものの、勤怠管理のためにKING OF TIMEへ同じ情報を手入力する作業に手間を感じていませんか。 このような二重入力は時間がかかるだけでなく、入力ミスや更新漏れの原因にもなり得ます。 このワークフローを活用すれば、Notionに従業員情報が登録されるだけで、KING OF TIMEへのデータ追加が自動で完了するため、こうした従業員管理にまつわる課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• NotionとKING OF TIMEで従業員情報を管理している人事労務担当者の方
• 従業員情報の二重入力による手間や、手作業での転記ミスをなくしたい方
• 複数のSaaSを連携させ、入社手続きなどの人事業務を効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Notionに従業員情報を登録するだけでKING OF TIMEにも自動で追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な情報管理に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、NotionとKING OF TIMEをYoomと連携します
2. トリガーにNotionの「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」を設定し、従業員情報を管理しているデータベースを監視します
3. 次に、オペレーションの分岐機能で、情報が「作成」された場合と「更新」された場合でその後の処理を分岐させます
4. 続いて、Notionの「レコードを取得する（ID検索）」を設定し、トリガーで検知したページのより詳細な情報を取得します
5. 次に、KING OF TIMEの「従業員を登録」を設定し、Notionから取得した情報をもとに新しい従業員を登録します
6. 最後に、Notionの「レコードを更新する（ID検索）」で、KING OF TIMEへの登録が完了した旨のステータスなどを更新します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

• Notionのトリガー設定では、監視対象としたいデータソースIDを任意で設定してください
• KING OF TIMEに従業員を登録するオペレーションでは、Notionから取得したどの情報をどの項目に割り当てるかを自由に設定できます

■注意事項

• Notion、KING OF TIMEのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• KING OF TIMEのマイアプリ連携方法は「KING OF TIME マイアプリ登録方法」をご参照ください。

詳細を見る 試してみる

今回は、以下のプロセスです。
一緒に設定していきましょう!

• NotionとKING OF TIMEをマイアプリ連携する。
• テンプレートをコピーする。
• フロー起点のNotionのトリガー設定と分岐条件の設定、その後のKING OF TIMEのオペレーション設定を行う。
• トリガーボタンをONにして、NotionとKING OF TIMEの連携フローの動作確認をする。

ステップ1:マイアプリ連携

マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、利用しているNotionとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。

Notionと検索してください。
ログインが完了したら、アクセスしたいページのチェックをお願いします。
(後のデータベース連携で、追加したいページを表示させるためです。)

続いてKING OF TIMEを連携しましょう。
KING OF TIME マイアプリ登録方法を参考に設定してください。

NotionとKING OF TIMEが、マイアプリに表示されたらOKです。

ステップ2:テンプレートのコピー

次は、マイプロジェクトにテンプレートコピーして、フローボットを作成していきます。
フローボットテンプレートを、下記よりコピーしてください

Notionで従業員情報が登録されたらKING OF TIMEにも追加する

試してみる

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■概要

従業員情報の管理にNotionを活用しているものの、勤怠管理のためにKING OF TIMEへ同じ情報を手入力する作業に手間を感じていませんか。 このような二重入力は時間がかかるだけでなく、入力ミスや更新漏れの原因にもなり得ます。 このワークフローを活用すれば、Notionに従業員情報が登録されるだけで、KING OF TIMEへのデータ追加が自動で完了するため、こうした従業員管理にまつわる課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• NotionとKING OF TIMEで従業員情報を管理している人事労務担当者の方
• 従業員情報の二重入力による手間や、手作業での転記ミスをなくしたい方
• 複数のSaaSを連携させ、入社手続きなどの人事業務を効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Notionに従業員情報を登録するだけでKING OF TIMEにも自動で追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な情報管理に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、NotionとKING OF TIMEをYoomと連携します
2. トリガーにNotionの「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」を設定し、従業員情報を管理しているデータベースを監視します
3. 次に、オペレーションの分岐機能で、情報が「作成」された場合と「更新」された場合でその後の処理を分岐させます
4. 続いて、Notionの「レコードを取得する（ID検索）」を設定し、トリガーで検知したページのより詳細な情報を取得します
5. 次に、KING OF TIMEの「従業員を登録」を設定し、Notionから取得した情報をもとに新しい従業員を登録します
6. 最後に、Notionの「レコードを更新する（ID検索）」で、KING OF TIMEへの登録が完了した旨のステータスなどを更新します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

• Notionのトリガー設定では、監視対象としたいデータソースIDを任意で設定してください
• KING OF TIMEに従業員を登録するオペレーションでは、Notionから取得したどの情報をどの項目に割り当てるかを自由に設定できます

■注意事項

• Notion、KING OF TIMEのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• KING OF TIMEのマイアプリ連携方法は「KING OF TIME マイアプリ登録方法」をご参照ください。

詳細を見る 試してみる

1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。初めての方は会員登録をお願いします。
そのまま進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされています。
テンプレート名は、必要に応じて変更してください。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。

ステップ3:トリガーやアクションを設定

まず、アプリトリガーを設定します。
「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」を選択しましょう。

• トリガーの起動間隔:5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選べます。
  ※プランによって起動間隔の選択内容が変わります。
• データソースID:注釈を参考に直接入力するか、以下の画像のように『候補』から情報を設定してください。

ここでNotionにテスト従業員情報を登録します。
ヘッダーはこの画像の項目で作成することがおすすめです。

テストをし、『取得した値』にNotionのオブジェクト情報が反映されていたら保存します。
※取得した値とは？
トリガーや、オペレーション実行時に取得したデータは、Yoom上で「取得した値」へ格納されます。
「取得した値」は他のオペレーションの設定時に活用できます。

• 「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。

今回、作成した日時と最終更新日時の値が等しくない場合は、フローボットが進まないように設定しました。

分岐条件は運用状況に応じて自由にカスタムできます。

続いて「レコードを取得する（ID検索）」をクリック。

次の画面では、取得したいレコードの条件を、以下のように『取得した値』から設定します。

こちらもテストをし、『取得した値』にレコード情報の詳細が取得できたら保存します。
続いて「従業員を登録」をクリック。