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業務で複数のアプリを利用することは一般的になってきました。
しかし、それぞれのアプリで従業員を登録するのは手間ではありませんか?
そこでNotionとKING OF TIMEを連携すると、従業員登録が自動化できます。
本記事では、その具体的な設定方法とメリットについて紹介します。
手間だった従業員情報の登録を自動化し、業務効率を向上させましょう。
・NotionとKING OF TIMEを活用しているが、手動での情報連携が手間な方
・従業員情報を複数システムで管理しており、ミス削減と効率化を検討している方
・急な入退社や部署異動に伴う勤怠システムの更新作業を今よりスムーズにしたい方
・アプリ統合を活用して管理コストの削減を目指す方
手作業で情報を転記すると、入力ミスが発生するリスクがあります。
名前や社員番号、雇用開始日、部署などは細かい情報のため、一文字の誤りや数字のミスが重大なトラブルに繋がる可能性があります。
しかし、NotionとKING OF TIMEを連携し自動化することで、登録された情報がそのまま正確に反映され、従業員が登録されます。
これにより、ヒューマンエラーを減らし、運用の安定性の確保が見込めます。
特に、採用業務が頻繁に発生する企業では、このような自動化のメリットが大きいでしょう。
Notionに登録された従業員情報を用いて、KING OF TIMEへ自動で従業員登録されることにより、作業時間が短縮できます。
たとえば、新入社員が入社する際、人数が多いほど手動登録では時間がかかります。
その間に入社日を迎えてしまうと、当日に「情報が未登録で勤怠記録ができない」といったトラブルが起こるリスクがあります。
ですが、このフローを利用することでそうしたリスクを未然に防げます。
特に、規模の大きい企業や変化の多い職場環境において、この自動化は現場の負担軽減につながるでしょう。
NotionとKING OF TIMEの連携により、従業員情報や勤怠管理の業務プロセスを標準化することができるようになります。
これにより、従来は担当者ごとに異なる運用がされていた作業フローを統一でき、ミスや手戻りを減らせるでしょう。
たとえば、新入社員の情報登録の場合、Notionを情報登録の窓口として固定し、そこに入力された情報でKING OF TIMEに自動的に従業員登録されるフローを構築すれば、どの担当者が業務を行っても同じフローで進めることが可能になります。
この標準化は、システム間の整合性を保つだけでなく、業務の効率化やトラブルの予防にもつながります。
また、新しい担当者への引き継ぎも容易になり、運用体制も安定するでしょう。
[Yoomとは]
ここまで、NotionとKING OF TIMEの連携によるメリットを紹介してきました。
それでは早速、今回使用するアプリをYoomを使って連携していきましょう!
マイアプリ登録が完了したら、「Notionで従業員情報が登録されたらKING OF TIMEにも追加する」フローボットを作成していきます。
今回は、以下のプロセスです。
一緒に設定していきましょう!
マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、利用しているNotionとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。
Notionと検索してください。
ログインが完了したら、アクセスしたいページのチェックをお願いします。
(後のデータベース連携で、追加したいページを表示させるためです。)
続いてKING OF TIMEを連携しましょう。
こちらを参考に設定してください。
NotionとKING OF TIMEが、マイアプリに表示されたらOKです。
次は、マイプロジェクトにテンプレートコピーして、フローボットを作成していきます。
フローボットテンプレートを、下記よりコピーしてください
1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
今回はこのテンプレートを使用して進めます。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。
Yoomをお使いの方はログインするか、初めての方は会員登録をお願いします。
そのまま進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされています。
テンプレート名は、必要に応じて変更してください。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。
まず、アプリトリガーを設定します。
「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」を選択しましょう。
連携したアカウント情報を確認してください。
トリガーアクションは変更せず、次に進みます。
ここでNotionにテスト従業員情報を登録します。
ヘッダーはこの画像の項目で作成することがおすすめです。
テストをし、アウトプットにNotionのオブジェクト情報が反映されていたら保存します。
続いて「レコードを取得する（ID検索）」をクリック。
データベースの連携をお願いします。
取得したいレコードの条件を、以下のようにアウトプットから設定します。
こちらもテストをし、アウトプットにレコード情報の詳細が取得できたら保存します。
続いて「従業員を登録」をクリック。
こちらも、連携するアカウント情報を確認して次に進みます。
以下のように、アウトプットから設定しましょう。
必須項目を設定していきます。
その他の項目は、必要に応じて設定してください。
こちらもテストして、アウトプットにKING OF TIMEの登録した従業員識別キーが表示されたら保存します。
続いて「レコードを更新する（ID検索）」をクリック。
こちらも先ほどと同じく、データベースの連携をお願いします。
次に進み、こちらも更新したいレコードの条件をアウトプットから設定しましょう。
今回は従業員識別キーのみ更新するので、以下のように選択します。
こちらもテストし、成功したら保存します。
最後にアプリトリガーをオンにして完了です。
ここまでお疲れ様でした。
プログラミングに詳しくない私でも、簡単に進めることができました。
今回使用したフローボットはこちら↓
1.freee人事労務で従業員が登録されたら、KING OF TIMEにも登録するフローです。
こちらはfreee人事労務の情報を用いて、KING OF TIMEに自動で従業員登録ができます。
このフローを利用すれば、入社日からスムーズに勤怠管理ができますね。
2.freee人事労務の従業員情報が更新されたらKING OF TIMEの従業員管理表も更新するフローです。
こちらは先ほどのフローの更新版です。
で使えば、従業員の登録から情報更新まで自動化できますね。
3.Slackで特定の出退勤ワードを投稿したらKING OF TIMEに打刻するフローです。
KING OF TIMEを開かなくても、Slackでワード投稿するだけで勤怠打刻ができます。
Slackでは勤怠報告したけど打刻を忘れた、といったことが防げます。
今回は「Notionで従業員情報が登録されたらKING OF TIMEにも追加する」フローボットを紹介しました。
NotionとKING OF TIMEを連携することで、従業員登録の効率化が期待できます。
また、このフローを利用することで、手動で従業員登録することによる入力ミスが防げます。
特に、規模の大きな企業においては、この連携がもたらす効果は大きいと考えられます。
ぜひ、Yoomを活用して、業務の自動化を進めてみてください。
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