「Notionにリード情報を追加した後に、再度同じデータをSalesforceに登録するのは面倒だな」
こんなお悩みを抱えていませんか？
リード登録が少なければ、手動登録でも構いませんが、リード登録が多いほど業務が追いつかないといった事態になるでしょう。
特に、営業やマーケティングチームでは他の業務を進めながら処理する必要があるため、負担が大きくなる可能性があります。
そこで今回は、Notionにリード情報が追加されたら、Salesforceに自動的に反映される方法を解説します。
Yoomの自動化はノーコードで簡単に設定できるので、この機会に一緒に登録してみましょう！
それでは、「Notionにリード情報が追加されたら、Salesforceにも追加する」方法を解説します。
[Yoomとは]
Notionにリード情報が追加されたら、Salesforceにも追加する方法
最初に、「Notionにリード情報が追加されたら、Salesforceにも追加する」方法をご説明します。
Notionにリード情報が追加されたら、Salesforceにも追加する
試してみる
■概要
Notionで管理しているリード情報を、営業活動のためにSalesforceへ一つひとつ手作業で入力していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、Notionのデータベースに新しいリード情報が追加されると、自動でSalesforceにも情報が連携されるため、こうしたリード管理の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionで取得したリード情報を手作業でSalesforceに転記している方
- リード情報の入力ミスや反映漏れを防ぎ、データ精度を高めたいと考えている方
- マーケティング部門とセールス部門間のスムーズな情報連携を実現したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionに情報が追加されると自動でSalesforceにリードが作成されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮できます
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力ミスや反映漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとSalesforceをYoomと連携します
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、新規ページかどうかで後続の処理を分岐させます
- 続いて、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、トリガーで検知したページの情報を取得します
- 最後に、オペレーションでSalesforceの「リードオブジェクトのレコードを作成」アクションを設定し、Notionから取得した情報を紐付けてリードを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガー設定では、リード情報を管理している任意のデータベースを監視対象として選択できます
- Salesforceにリードを作成する際、各項目に登録する内容は、Notionから取得した情報を紐付けるだけでなく、固定のテキストを入力するなど自由にカスタマイズが可能です
■注意事項
- Notion、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプラン、ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Notionのリード登録をAPIを介して受け取り、SalesforceのAPIを通じてリードを登録することで自動化を実現できます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現可能です！
今回は、以下のプロセスでフローボットの設定を進めていきます。
- NotionとSalesforceをマイアプリ登録
- テンプレートをコピー
- フローの起点となるNotionのトリガー設定とその後に続くSalesforceのアクション設定
- トリガーボタンをONにして、フローボットを起動
すでにYoomを利用している方はログインし、まだYoomを利用していない方は、こちらから無料登録行ってください。
ステップ1:NotionとSalesforceをマイアプリ登録
NotionとSalesforceをYoomに接続するマイアプリ登録を最初に行います。
マイアプリ登録を事前に済ませておくと、自動化設定が進めやすくなります。
それでは設定を行いましょう！
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
Notionの連携方法
アプリ一覧が表示されるので、そこからNotionを探すか、検索機能を活用しましょう。
以下の画面が表示されたら、「ページを選択する」をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、リード情報が登録されているページにチェックを入れ、「アクセスを許可する」をクリックしましょう。
Salesforceの連携方法
先ほどと同様に、一覧からSalesforceを探すか、検索機能を活用してください。
以下の画面が表示されるので、赤枠内の設定を行いましょう。
自身のマイアプリ欄に、NotionとSalesforceが表示されていれば登録は完了しています。
- Salesforceは、チームプラン・サクセスプランをご利用の方向けのアプリです。フリープランやミニプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。
- 有料プラン（チームプラン・サクセスプラン）には2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中なら、普段は制限されているSalesforceも問題なくお試しいただけます。ぜひこの機会にいろいろと体験してみてくださいね。
ステップ2:テンプレートをコピー
それでは自動化の設定を行っていきましょう！
以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
Notionにリード情報が追加されたら、Salesforceにも追加する
試してみる
■概要
Notionで管理しているリード情報を、営業活動のためにSalesforceへ一つひとつ手作業で入力していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、Notionのデータベースに新しいリード情報が追加されると、自動でSalesforceにも情報が連携されるため、こうしたリード管理の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionで取得したリード情報を手作業でSalesforceに転記している方
- リード情報の入力ミスや反映漏れを防ぎ、データ精度を高めたいと考えている方
- マーケティング部門とセールス部門間のスムーズな情報連携を実現したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionに情報が追加されると自動でSalesforceにリードが作成されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮できます
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力ミスや反映漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとSalesforceをYoomと連携します
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、新規ページかどうかで後続の処理を分岐させます
- 続いて、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、トリガーで検知したページの情報を取得します
- 最後に、オペレーションでSalesforceの「リードオブジェクトのレコードを作成」アクションを設定し、Notionから取得した情報を紐付けてリードを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガー設定では、リード情報を管理している任意のデータベースを監視対象として選択できます
- Salesforceにリードを作成する際、各項目に登録する内容は、Notionから取得した情報を紐付けるだけでなく、固定のテキストを入力するなど自由にカスタマイズが可能です
■注意事項
- Notion、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプラン、ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。
テンプレートはマイプロジェクトというプロジェクトに自動的に格納されるので、確認したい場合はそこから確認してください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、「タイトル」を確認してください。
使いやすいようにタイトルを変更することも可能です。
最初に、Notionで特定のデータソースのページが作成されたらフローボットを起動する設定を行うため、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」をクリックします。
ステップ3:フローの起点となるNotionのトリガーを設定
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
問題なければ、「次へ」をクリックしましょう。
スクロールし、「トリガーの起動間隔」を設定しましょう。
5分、10分、15分、30分、60分から選択できます。
※トリガーの起動間隔はプランによって異なるため、注意してください。
次に、「データソースID」を設定します。
Notionのリード情報が登録されているデータソースのURLから説明の通りに設定を行ってください。
データソースIDの確認方法
以下の画像のように、入力バークリック後の『候補』から情報を選択することも可能です。
設定が完了したら、「テスト」をクリックしましょう。
テストが成功すると「テスト成功」と表示され、「取得した値」に値が追加されます。
こちらを活用してこの後の設定を行います。
※取得した値とは？
確認できたら、「保存する」をクリックしてください。
ステップ4：分岐設定
次に、条件に応じて分岐する設定を行います。
- 「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
今回、作成した日時と最終更新日時の値が等しい場合にフローボットが進むように設定しました。
分岐条件は運用状況に応じて自由にカスタムできます。
ステップ5：Notionでレコードを取得する設定
続いて、Notionの指定したテーブルから条件に合うレコードを1行取得する設定を行うため、「レコードを取得する（ID検索）」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。
Notionの画面に移動し、以下のようなリード情報をテスト用に設定してください。
以下は例ですので、お好みで設定しましょう。
※必ずテーブルビューを使用してください。
氏名は姓名別々に設定しましょう。
Yoom画面に戻り、「データベースの連携」を設定します。
データベースIDを『候補』から選択・設定して、「次へ」をクリックしましょう。
※基本的にトリガーアクションで設定したIDと同じものを選択してください。
※Notionのマイアプリ登録後に新しいデータベースを作成するとYoomと連携されないため、その場合はコネクトを確認し、Yoomを追加してください。
コネクトの設定方法は、こちらから確認できます。
次に、「取得したいレコードの条件」を設定します。
「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」の値を活用して、以下のように設定しましょう。
入力バーをクリックすると『取得した値』が表示されます。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存する」をクリックしてください。
ステップ6：Salesforceでレコードを作成する設定
続いて、Salesforceにリード情報を追加する設定を行うため、「リードオブジェクトのレコードを作成」をクリックしてください。
