Notionの顧客管理をもっと楽に！Salesforceへのリード登録を自動化する方法

Notionのリード登録をAPIを介して受け取り、SalesforceのAPIを通じてリードを登録することで自動化を実現できます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現可能です！

今回は、以下のプロセスでフローボットの設定を進めていきます。

• NotionとSalesforceをマイアプリ登録
• テンプレートをコピー
• フローの起点となるNotionのトリガー設定とその後に続くSalesforceのアクション設定
• トリガーボタンをONにして、フローボットを起動

すでにYoomを利用している方はログインし、まだYoomを利用していない方は、こちらから無料登録行ってください。

ステップ1:NotionとSalesforceをマイアプリ登録

NotionとSalesforceをYoomに接続するマイアプリ登録を最初に行います。
マイアプリ登録を事前に済ませておくと、自動化設定が進めやすくなります。

それでは設定を行いましょう！
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。

Notionの連携方法

アプリ一覧が表示されるので、そこからNotionを探すか、検索機能を活用しましょう。
以下の画面が表示されたら、「ページを選択する」をクリックしてください。

以下の画面が表示されるので、リード情報が登録されているページにチェックを入れ、「アクセスを許可する」をクリックしましょう。

Salesforceの連携方法

先ほどと同様に、一覧からSalesforceを探すか、検索機能を活用してください。
以下の画面が表示されるので、赤枠内の設定を行いましょう。

自身のマイアプリ欄に、NotionとSalesforceが表示されていれば登録は完了しています。

ステップ2:テンプレートをコピー

それでは自動化の設定を行っていきましょう！
以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。
テンプレートはマイプロジェクトというプロジェクトに自動的に格納されるので、確認したい場合はそこから確認してください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、「タイトル」を確認してください。
使いやすいようにタイトルを変更することも可能です。
最初に、Notionで特定のデータベースのページが作成されたらフローボットを起動する設定を行うため、「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」をクリックします。

ステップ3:フローの起点となるNotionのトリガーを設定

以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
問題なければ、「次へ」をクリックしましょう。

以下の設定方法を確認してください。
データベースIDの確認方法は、こちらです。

スクロールし、「トリガーの起動間隔」を設定しましょう。
5分、10分、15分、30分、60分から選択できます。
※トリガーの起動間隔はプランによって異なるため、注意してください。

次に、「データベースID」を設定します。
Notionのリード情報が登録されているデータベースのURLから説明の通りに設定を行ってください。
設定が完了したら、「テスト」をクリックしましょう。

テストが成功すると「テスト成功」と表示され、「アウトプット」に値が追加されます。
こちらのアウトプットを活用してこの後の設定を行います。
確認できたら、「保存する」をクリックしてください。

ステップ4：Notionでレコードを取得する設定

続いて、Notionの指定したテーブルから条件に合うレコードを1行取得する設定を行うため、「レコードを取得する（ID検索）」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。
問題なければ、「次へ」をクリックしましょう。

Notionの画面に移動し、以下のようなリード情報をテスト用に設定してください。
以下は例ですので、お好みで設定しましょう。
※必ずテーブルビューを使用してください。
氏名は姓名別々に設定しましょう。

Yoom画面に戻り、「データベースの連携」を設定します。
先ほどと同じようにIDを手入力しても構いませんが、候補から選択することもできます。
候補は枠内をクリックすると表示されます。
※Notionのマイアプリ登録後に新しいデータベースを作成するとYoomと連携されないため、その場合はコネクトを確認し、Yoomを追加してください。
コネクトの設定方法は、こちらから確認できます。

次に、「取得したいレコードの条件」を設定します。
「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」のアウトプットを活用して、以下のように設定しましょう。
赤枠内の矢印をクリックするとアウトプットが表示されます。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存する」をクリックしてください。

ステップ5：Salesforceでレコードを作成する設定

続いて、Salesforceにリード情報を追加する設定を行うため、「リードオブジェクトのレコードを作成」をクリックしてください。
※Salesforceは一部有料プランのみご利用いただけるアプリとなっております。
他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができますので、ぜひお試しください。

以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
問題なければ、「次へ」をクリックしましょう。

次に、リード情報を「レコードを取得する（ID検索）」のアウトプットを使用して、設定します。
アウトプットには、Notionで設定した値が表示されます。
該当する項目にアウトプットを入力してください。
他の項目も同様に設定を行いましょう。
役職や住所など他にも細かく設定したい場合は、Notionのデータベースに追加することで設定できます。

スクロールし、「リード所有者ID」を設定しましょう。
以下は例ですので、任意の値を入力してください。

最後に、「マイドメインURL」を設定します。
説明に従って設定してください。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存する」をクリックしましょう。

ステップ7:トリガーボタンをONにして、フローボットを起動

こちらで全ての項目の設定が完了しました！
以下の画面が表示されるので、「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了します。
設定したフローボットが正常に起動するかチェックしてみましょう！

今回使用したテンプレートはこちらです。

Notionに顧客情報が追加されたらHubSpotにも追加する方法

続いて、「Notionに顧客情報が追加されたらHubSpotにも追加する」方法をご説明します。
先ほど設定したテンプレートから派生して、こちらはHubSpotにリードを登録するフローとなっています。
設定を行うので、先ほどと同様に以下のバナーの「試してみる」をクリックしましょう。

ステップ1～4までは同じ設定になるため、先ほどの画面を参照して設定を行ってください。
HubSpotのマイアプリ登録を忘れずに行いましょう！

HubSpotにコンタクト情報を追加する設定を行うため、「コンタクトの作成」をクリックします。

以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。
問題なければ、「次へ」をクリックしてください。

以下の注意事項を確認してください。

スクロールし、アウトプットを活用してリード情報を設定しましょう。
他の項目も同様に設定してください。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存する」をクリックします。

Airtableに顧客情報が追加されたらNotionにも追加する方法

続いて、「Airtableに顧客情報が追加されたらNotionにも追加する」方法をご説明します。
こちらは、Airtableに追加した顧客情報をNotionに同期するフローとなっています。
設定を行うので、先ほどと同様に以下のバナーの「試してみる」をクリックしましょう。

Airtable(OAuth)のマイアプリ登録を忘れずに行いましょう！

Airtableに顧客情報を追加した際にフローボットを起動する設定を行うため、「レコードが登録されたら」をクリックします。

以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
問題なければ、「次へ」をクリックしてください。

以下の設定方法を確認しましょう。

スクロールし、以下の設定を行ってください。
事前にAirtableに顧客情報を登録しておきましょう。

• 「トリガーの起動間隔」→5分、10分、15分、30分、60分から選択
  ※トリガーの起動間隔はプランによって異なるため、注意しましょう。
• 「ベースID」、「テーブルID」、「Created Timeのフィールド名」→説明に従って設定

設定が完了したら、「テスト」をクリックし、アウトプットを確認してください。
取得したい値が含まれていない場合は、こちらを参照して登録しましょう。
「テスト成功」→「保存する」をクリックします。

続いて、Notionに顧客情報を追加する設定を行うため、「レコードを追加する」をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
問題なければ、「次へ」をクリックしてください。

Notion画面に移動し、Airtableからの顧客情報を追加できるように以下のようなデータベースを準備しましょう。

Yoom画面に戻り、「データベースID」を候補から選択するか、説明に従って設定してください。

以下の画面が表示されるので、「追加するレコードの値」を設定してください。
こちらには、Notionで設定した項目名が表示されます。
該当する項目名にAirtableのアウトプットを活用して設定してください。
他の項目も同様に設定しましょう。

全ての設定が完了したら、以下のように表示されます。
間違いがないか確認し、「テスト」→「テスト成功」→「保存する」をクリックしてください。

その他のNotionを使った自動化の例

その他にもNotionを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Notionの顧客ステータスが更新されたら、SalesforceにTodoを自動登録するフローです。
Notionの顧客ステータスが「完了」などに更新されると、Salesforceにタスクが追加されるため、顧客に関する作業がスムーズに行えるでしょう。
手作業でタスクを追加する手間が省けます。

2.Notionで顧客情報に関するページが作成されたら、自動的にChatworkに通知するフローです。
Notionに追加された顧客情報がChatworkに通知されるため、顧客情報の確認がしやすくなるでしょう。
Chatwork上で顧客情報を確認できるため、Notionを立ち上げる必要がなくなります。

3.Notionで取引先が登録されたら、OneDriveにフォルダを自動作成するフローです。
OneDriveに取引先のフォルダが作成されるため、取引先に関するデータ管理に便利です。
フォルダの作成漏れやミスがなくなるため、正確に管理できるでしょう。

まとめ

Notionにリード情報を登録した後に、Salesforceに自動反映できると、手入力が削減され、ヒューマンエラーを防止できるでしょう。
本記事では、NotionとSalesforceの連携から自動化設定までをご紹介しました。
この自動化を導入すれば、営業やマーケティングチームの業務負担を削減し、作業効率の向上が期待できます。
リード登録を1度行うだけで自動的にSalesforceに反映されるため、何度も同じデータを追加する手間も省けます。
また、Salesforceだけでなく、HubSpotにリード情報を登録することも可能ですので、ぜひ試してみてください。
この自動化を導入し、リード情報の管理精度を高めましょう。