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「毎回手動でやるの、大変だな」「Notionで顧客のステータスを更新したら、Salesforceにも反映させたい」と思っている方もいらっしゃると思います。
手入力するのは面倒だし、ミスも起こりやすいため、こうした細かな作業に時間を短縮できると作業効率を向上できそうですよね。
そこで、今回は「Notionの顧客ステータスが更新されたら、自動でSalesforceにToDoを登録する」方法をご紹介します。
ノーコードツールYoomを活用すれば簡単に設定できます！
これにより、重要な業務に集中できるようになるはずです。
さっそく、具体的な設定方法を見ていきましょう！
ここからは、ノーコードツールYoomを使って「Notionの顧客ステータスが更新されたら、SalesforceにTodoを登録する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
このフローを取り入れると、手動でSalesforceにTodoを登録する手間を省くことができます。
これにより、手作業による手間やヒューマンエラーを防止できるため、業務を効率的に行うことが期待できます。
今回のフローは大きくわけて以下のプロセスで構成されています。
Yoomのアカウント発行はこちらから。
すでにアカウントをお持ちの方はログインしておきましょう！
まずは、Yoomと各アプリを連携しましょう。
注:Notionのマイアプリ登録前に、使用したいデータベースを作成しておきましょう。
Yoomにログインしましょう。
次にマイアプリ→新規接続の順でクリックし、Notionを選択します。
ページを選択するをクリックしましょう。
アクセスを許可するページにチェックを入れ、「アクセスを許可する」をクリックしましょう。
これでNotionのマイアプリ登録ができました。
次にSalesforceをYoomと連携しましょう。
注:Salesforceは一部有料オプションでのみ利用できます。
ミニプラン以上の有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことができ、無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することが可能です。
それでは、マイアプリ→新規接続→Salesforceの順で選択しましょう。
ユーザー名とパスワードを入力しましょう。
これでSaleforceのマイアプリ登録ができました。
次に使用するテンプレートをコピーします。
下のバナーをクリックしましょう。
「このテンプレートを試す」をクリックすると、コピー完了と表示されるので「OK」を選択しましょう。
これでコピーができました。
コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトに保存されています。
次にフローボットを設定しましょう。
今回はNotionのデータベースに添付画像のページを作成しました。
この情報をSalesforceに追加していきます。
それでは、先ほどコピーしたテンプレートの「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」をクリックしましょう。
タイトルは事前に入力されていますが、変更できます。
Notionと連携するアカウント情報を確認しておきましょう。
トリガーアクションは「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」を選択します。
設定後、「次へ」をクリックしましょう。
トリガーの起動間隔を設定しましょう。起動間隔は、契約プランによって選べる時間が異なります。
データソースIDを設定しましょう。以下の画像のように、入力バークリック後の『候補』から情報を選択することも可能です。
設定後、テストをクリックしてください。
Notionの情報が取得できたら、テスト成功ですので保存しましょう。
なお、ここで得た値は、後続オペレーションで変数として活用できます。
次に「レコードを取得する」をクリックして設定しましょう。
タイトルは変更できます。
Notionと連携するアカウント情報を確認しましょう。
アクションは「レコードを取得する」を選択します。
データベースIDを候補から選択するか、入力して「次へ」をクリックしましょう。
取得したいレコードの条件は、「レコードID」「等しい」に設定し、『取得した値』から「ID」を設定しましょう。
Notionのレコード情報が取得できたら、テスト成功です！
ここまでできたら、保存しましょう。
次に「コマンドオペレーション」をクリックしましょう。
注:分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）です。
この設定を行うことで、ステータスが更新されたかどうかを判断します。
タイトルは変更できます。
オペレーションは「レコードを取得する」に設定します。
取得した値は、今回ステータスの変更があったかどうかを判断基準としているため、「ステータス」を選択しましょう。
分岐条件は、「値と等しい」を選択し、進行中など分岐したい条件を入力しましょう。
設定したら、保存してください。
最後の設定ステップです！
「リードオブジェクトにToDoを登録」をクリックしてください。
タイトルは変更可能です。
Salesforceと連携するアカウント情報が正しいか確認します。
アクションは「リードオブジェクトにToDoを登録」を選択しましょう。
設定後、「次へ」をクリックしてください。
マイドメインURLを設定しましょう。
リードID、件名、期日は『取得した値』を活用します。
コメントにはNotionの「詳細」を設定しておくと、内容がわかりやすいですね！
ここまでできたら、テストを実行し、Saleforceに情報が追加できたら、保存しましょう。
保存後、トリガーをONにして動作チェックを行ってください。
これで設定が完成しました！
Yoomの機能を活用すると、もっと業務の効率化向上が期待できます。
2つご紹介するので、ぜひ試してみましょう！
テンプレート作成ページの右上をクリックして、ワークフロー通知をONにすることができます。
こちらをONにしておけば、フローボットが起動したことを通知してくれるため、確認する手間が省けます。
SalesforceのTodoリストが登録できたことを通知できるため、スムーズに業務を進められるでしょう！
Slackなどのチャットツールと連携すると、SalesforceのTodoリストが登録されたことをチームで簡単に共有できるようになりますね。
これにより、スピーディーにTodoリストに登録されたタスクの対応ができそうです。
Trelloなどのタスク管理ツールと連携し、フローボットを作成することも可能です。
マイアプリをすると、自由にフローボットをカスタマイズできます。
ここからは「Trelloでカードが登録されたらNotionに追加する」方法をご説明します。
Notionのマイアプリ登録や設定方法を1つ目と同じ手順ですので、Trelloの設定を解説します。
まずはマイアプリ登録を行います。
Yoomのワークスペースからマイアプリ→新規接続→Trelloの順でクリックしましょう。
アカウント名、アクセストークン、APIキーを設定してください。
Trelloの詳しいマイアプリ登録方法
これでマイアプリ登録ができました。
次にテンプレートをコピーしましょう。
下のバナーをクリックしてください。
クリック後の手順は、1つ目と同様に進めましょう。
次にコピーしたテンプレートの「カードが新たに作成されたら」をクリックします。
タイトルは変更できます。
Trelloと連携するアカウントやアクションを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
APIキー、APIトークン、ユーザー名、ボードIDを設定し、「次へ」をクリックします。
テストをクリックし、値が取得できたら保存します。
次にNotionの設定を行い、完成したらトリガーをONにして動作をチェックしましょう。
TrelloをBacklogに変更するだけで、同様のフローボットを作成できます。
お使いのアプリで簡単に自動化できるフローを設定できるので、試してみてください！
まずは、Backlogマイアプリ登録を行います。
Notionのマイアプリ登録や設定は1つ目と同じですので、ここではBacklogの設定を行います。
Yoomのワークスペースからマイアプリ→新規接続→Backlogの順でクリックしましょう。
ドメインを設定してください。
これでBacklogのマイアプリ登録ができました。
次にテンプレートをコピーします。
下のバナーをクリックしましょう。
クリック後の手順は1つ目の設定を確認してください。
それではBacklogのトリガーを設定しますので、コピーしたテンプレートの「Backlogに課題が追加されたら」をクリックしましょう。
タイトルは変更できます。
Backlogと連携するアカウントやアクションを確認し、「次へ」をクリックしてください。
トリガー起動間隔を設定しましょう。
起動間隔は、契約プランによって選べる時間が異なります。
ドメインやプロジェクトIDを設定し、テストを実行しましょう。
Backlogの値が取得できたら、テスト成功です！
Notionのアクションは1つ目のフローボット説明を確認し、設定しましょう。
すべて設定できたら、トリガーをONにして動作をチェックしてください。
他にもNotionを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.Notionで作成した議事録をGeminiで整理・要約して更新する
Geminiを活用し、議事録を自動要約してくれるため、会議の内容を素早く確認できるでしょう。
これにより、議事録の内容をすべて読む手間を省き、他の重要な業務に時間を活用できます。
2.Googleフォームが送信されたら、重複チェックを行いNotionに顧客情報を追加する
重複チェックを行うことで、情報のダブりを防ぐことが可能です。
手動でNotionに情報を追加する時間を短縮できるため、スムーズに顧客対応ができる環境が整います。
3.Notionで進捗が更新されたらMicrosoft Teamsに通知する
進捗の更新がされたら、Microsoft Teamsに自動通知されるため、都度Notionを確認する手間を省けます。
これによりツール間の移動の手間を軽減でき、業務に集中することが期待できます。
Notionの顧客ステータスが更新されたら、SalesforceにToDoを自動登録するフローの作成手順を解説しました。
手作業による入力ミスや業務の抜け漏れを防ぎ、よりスムーズな顧客対応が可能になります。
さらに、Slackなどのチャットツールと連携すれば、チーム全体でタスクの進捗を共有しやすくなり、対応スピードも向上。
今回のフローをベースに、TrelloやBacklogとの連携など、他のツールとの自動化も応用可能です。
まずは基本の設定を試してみて、業務にフィットする形へとカスタマイズしてみましょう！
日々の業務をもっと効率的に、スマートに進めるために、ぜひこの自動化をお試しください。
