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「毎回手動でやるの、大変だな」「Notionで顧客のステータスを更新したら、Salesforceにも反映させたい」と思っている方もいらっしゃると思います。
手入力するのは面倒だし、ミスも起こりやすいため、こうした細かな作業に時間を短縮できると作業効率を向上できそうですよね。
そこで、今回は「Notionの顧客ステータスが更新されたら、自動でSalesforceにToDoを登録する」方法をご紹介します。
ノーコードツールYoomを活用すれば簡単に設定できます！
これにより、重要な業務に集中できるようになるはずです。
さっそく、具体的な設定方法を見ていきましょう！
ここからは、ノーコードツールYoomを使って「Notionの顧客ステータスが更新されたら、SalesforceにTodoを登録する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
このフローを取り入れると、手動でSalesforceにTodoを登録する手間を省くことができます。
これにより、手作業による手間やヒューマンエラーを防止できるため、業務を効率的に行うことが期待できます。
今回のフローは大きくわけて以下のプロセスで構成されています。
Yoomのアカウント発行はこちらから。
すでにアカウントをお持ちの方はログインしておきましょう！
■概要
Notionの顧客ステータスが更新されたら、SalesforceにToDoを登録するフローです。
顧客管理と営業タスクの連携を自動化することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
このフローでは、Notionで顧客のステータスが変更されるたびに、Salesforceに自動でToDoが作成されます。
これにより、営業チームは最新の顧客情報に基づいたタスク管理が可能となり、迅速な対応が実現します。
手動でのタスク登録の手間を省くだけでなく、手作業によるヒューマンエラーの防止や情報共有の迅速化などのメリットを得ることもでき、業務効率の向上が期待できます。
まずは、Yoomと各アプリを連携しましょう。
注:Notionのマイアプリ登録前に、使用したいデータベースを作成しておきましょう。
Yoomにログインしましょう。
次にマイアプリ→新規接続の順でクリックし、Notionを選択します。
ページを選択するをクリックしましょう。
アクセスを許可するページにチェックを入れ、「アクセスを許可する」をクリックしましょう。
これでNotionのマイアプリ登録ができました。
次にSalesforceをYoomと連携しましょう。
注:Salesforceは一部有料オプションでのみ利用できます。
ミニプラン以上の有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことができ、無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することが可能です。
それでは、マイアプリ→新規接続→Salesforceの順で選択しましょう。
ユーザー名とパスワードを入力しましょう。
これでSaleforceのマイアプリ登録ができました。
次に使用するテンプレートをコピーします。
下のバナーをクリックしましょう。
■概要
Notionの顧客ステータスが更新されたら、SalesforceにToDoを登録するフローです。
顧客管理と営業タスクの連携を自動化することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
このフローでは、Notionで顧客のステータスが変更されるたびに、Salesforceに自動でToDoが作成されます。
これにより、営業チームは最新の顧客情報に基づいたタスク管理が可能となり、迅速な対応が実現します。
手動でのタスク登録の手間を省くだけでなく、手作業によるヒューマンエラーの防止や情報共有の迅速化などのメリットを得ることもでき、業務効率の向上が期待できます。
「このテンプレートを試す」をクリックすると、コピー完了と表示されるので「OK」を選択しましょう。
これでコピーができました。
コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトに保存されています。
次にフローボットを設定しましょう。
今回はNotionのデータベースに添付画像のページを作成しました。
この情報をSalesforceに追加していきます。
それでは、先ほどコピーしたテンプレートの「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」をクリックしましょう。
タイトルは事前に入力されていますが、変更できます。
Notionと連携するアカウント情報を確認しておきましょう。
トリガーアクションは「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」を選択します。
設定後、「次へ」をクリックしましょう。
トリガーの起動間隔を設定しましょう。起動間隔は、契約プランによって選べる時間が異なります。
データソースIDを設定しましょう。以下の画像のように、入力バークリック後の『候補』から情報を選択することも可能です。
設定後、テストをクリックしてください。
Notionの情報が取得できたら、テスト成功ですので保存しましょう。
なお、ここで得た値は、後続オペレーションで変数として活用できます。
次に「レコードを取得する」をクリックして設定しましょう。
タイトルは変更できます。
Notionと連携するアカウント情報を確認しましょう。
アクションは「レコードを取得する」を選択します。
データベースIDを候補から選択するか、入力して「次へ」をクリックしましょう。
取得したいレコードの条件は、「レコードID」「等しい」に設定し、『取得した値』から「ID」を設定しましょう。
Notionのレコード情報が取得できたら、テスト成功です！
ここまでできたら、保存しましょう。
次に「コマンドオペレーション」をクリックしましょう。
注:分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）です。
この設定を行うことで、ステータスが更新されたかどうかを判断します。
タイトルは変更できます。
オペレーションは「レコードを取得する」に設定します。
取得した値は、今回ステータスの変更があったかどうかを判断基準としているため、「ステータス」を選択しましょう。
分岐条件は、「値と等しい」を選択し、進行中など分岐したい条件を入力しましょう。
設定したら、保存してください。
最後の設定ステップです！
「リードオブジェクトにToDoを登録」をクリックしてください。
タイトルは変更可能です。
Salesforceと連携するアカウント情報が正しいか確認します。
アクションは「リードオブジェクトにToDoを登録」を選択しましょう。
設定後、「次へ」をクリックしてください。
マイドメインURLを設定しましょう。
リードID、件名、期日は『取得した値』を活用します。
コメントにはNotionの「詳細」を設定しておくと、内容がわかりやすいですね！
ここまでできたら、テストを実行し、Saleforceに情報が追加できたら、保存しましょう。
保存後、トリガーをONにして動作チェックを行ってください。
これで設定が完成しました！
Yoomの機能を活用すると、もっと業務の効率化向上が期待できます。
2つご紹介するので、ぜひ試してみましょう！
テンプレート作成ページの右上をクリックして、ワークフロー通知をONにすることができます。
こちらをONにしておけば、フローボットが起動したことを通知してくれるため、確認する手間が省けます。
SalesforceのTodoリストが登録できたことを通知できるため、スムーズに業務を進められるでしょう！
Slackなどのチャットツールと連携すると、SalesforceのTodoリストが登録されたことをチームで簡単に共有できるようになりますね。
これにより、スピーディーにTodoリストに登録されたタスクの対応ができそうです。
Trelloなどのタスク管理ツールと連携し、フローボットを作成することも可能です。
マイアプリをすると、自由にフローボットをカスタマイズできます。
ここからは「Trelloでカードが登録されたらNotionに追加する」方法をご説明します。
Notionのマイアプリ登録や設定方法を1つ目と同じ手順ですので、Trelloの設定を解説します。
まずはマイアプリ登録を行います。
Yoomのワークスペースからマイアプリ→新規接続→Trelloの順でクリックしましょう。
アカウント名、アクセストークン、APIキーを設定してください。
Trelloの詳しいマイアプリ登録方法
これでマイアプリ登録ができました。
次にテンプレートをコピーしましょう。
下のバナーをクリックしてください。
■概要
Trelloでカードが登録されたらNotionに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Trelloでタスク管理を行う企業
・チーム内でのタスク管理に活用している方
・プロジェクトに関するタスクの進捗を可視化している方
2.Notionを情報の一元管理場所として使用している企業
・タスクに関連するドキュメント作成や情報の蓄積を行う方
・データベースを活用して情報の可視化を行う方
■このテンプレートを使うメリット
Trelloは進捗状況を可視化できるため、タスク進行をスムーズに行うために有益なツールです。
さらに Notionを使用することで、タスクに関連する情報と合わせて管理ができ、より業務進行を円滑にします。
しかしTrelloの登録情報を毎回 Notionに手入力するのは手間がかかり、本来注力すべき業務への時間を奪うことになります。
このフローを使うことで、自動でTrelloの情報をNotionに追加する事ができるため、手入力の時間を省き、他の業務に時間を充てる事ができます。
また手入力によるミスを防ぐことで、情報の正確性を高く保つ事ができます。
■注意事項
・Trello、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
クリック後の手順は、1つ目と同様に進めましょう。
次にコピーしたテンプレートの「カードが新たに作成されたら」をクリックします。
タイトルは変更できます。
Trelloと連携するアカウントやアクションを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
APIキー、APIトークン、ユーザー名、ボードIDを設定し、「次へ」をクリックします。
テストをクリックし、値が取得できたら保存します。
次にNotionの設定を行い、完成したらトリガーをONにして動作をチェックしましょう。
TrelloをBacklogに変更するだけで、同様のフローボットを作成できます。
お使いのアプリで簡単に自動化できるフローを設定できるので、試してみてください！
まずは、Backlogマイアプリ登録を行います。
Notionのマイアプリ登録や設定は1つ目と同じですので、ここではBacklogの設定を行います。
Yoomのワークスペースからマイアプリ→新規接続→Backlogの順でクリックしましょう。
ドメインを設定してください。
これでBacklogのマイアプリ登録ができました。
次にテンプレートをコピーします。
下のバナーをクリックしましょう。
■概要
プロジェクト管理ツールBacklogに新しい課題が追加されるたびに、手作業でNotionのデータベースにも同じ内容を転記していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、転記漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Backlogに課題が追加された際に、その内容を自動でNotionのデータベースに登録することが可能になり、プロジェクト管理における情報連携を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
クリック後の手順は1つ目の設定を確認してください。
それではBacklogのトリガーを設定しますので、コピーしたテンプレートの「Backlogに課題が追加されたら」をクリックしましょう。
タイトルは変更できます。
Backlogと連携するアカウントやアクションを確認し、「次へ」をクリックしてください。
トリガー起動間隔を設定しましょう。
起動間隔は、契約プランによって選べる時間が異なります。
ドメインやプロジェクトIDを設定し、テストを実行しましょう。
Backlogの値が取得できたら、テスト成功です！
Notionのアクションは1つ目のフローボット説明を確認し、設定しましょう。
すべて設定できたら、トリガーをONにして動作をチェックしてください。
他にもNotionを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.Notionで作成した議事録をGeminiで整理・要約して更新する
Geminiを活用し、議事録を自動要約してくれるため、会議の内容を素早く確認できるでしょう。
これにより、議事録の内容をすべて読む手間を省き、他の重要な業務に時間を活用できます。
■概要
「Notionで作成した議事録をGeminiで整理・要約して更新する」ワークフローは、会議後の議事録作成と共有をスムーズにする自動化プロセスです。
Notionで記録した詳細な議事内容をGeminiが効率的に整理・要約し、最新の情報に自動更新することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
手動におけるNotionでの整理や要約作業が不要となり、作業時間の短縮を図ることができます。
Notionにおける議事録の内容が自動で更新されることで、常に最新の議事録をチーム全体で共有することが可能です。
議事録作成における作業の効率化に寄与するため、他の重要な業務に集中することができます。
2.Googleフォームが送信されたら、重複チェックを行いNotionに顧客情報を追加する
重複チェックを行うことで、情報のダブりを防ぐことが可能です。
手動でNotionに情報を追加する時間を短縮できるため、スムーズに顧客対応ができる環境が整います。
■概要
「Googleフォームが送信されたら、重複チェックを行いNotionに顧客情報を追加する」フローは、顧客データ管理をスムーズにする業務ワークフローです。
Googleフォームで集めた情報を自動的にNotionに登録する際、重複チェックを実施することでデータの一貫性を保ちます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームから送信された情報をNotionへ自動連携することで、手動入力の時間を削減することができます。
また、Googleフォームから送信された情報とNotionの情報を元に重複チェックを行うことで、顧客情報の一貫性を確保できます。
Notionへの入力作業が自動化されることにより、ヒューマンエラーの発生を防止し、信頼性の高いデータ管理が可能になります。
3.Notionで進捗が更新されたらMicrosoft Teamsに通知する
進捗の更新がされたら、Microsoft Teamsに自動通知されるため、都度Notionを確認する手間を省けます。
これによりツール間の移動の手間を軽減でき、業務に集中することが期待できます。
■概要
このフローでは、Notionでのタスク進捗を漏れなくMicrosoft Teamsに自動通知することが可能です。この自動化により、チームメンバー全員が最新の進行状況を正確に把握でき、情報共有がスムーズに行うことができます。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
Notionの顧客ステータスが更新されたら、SalesforceにToDoを自動登録するフローの作成手順を解説しました。
手作業による入力ミスや業務の抜け漏れを防ぎ、よりスムーズな顧客対応が可能になります。
さらに、Slackなどのチャットツールと連携すれば、チーム全体でタスクの進捗を共有しやすくなり、対応スピードも向上。
今回のフローをベースに、TrelloやBacklogとの連携など、他のツールとの自動化も応用可能です。
まずは基本の設定を試してみて、業務にフィットする形へとカスタマイズしてみましょう！
日々の業務をもっと効率的に、スマートに進めるために、ぜひこの自動化をお試しください。
