2024/11/20
AIオペレーションの活用方法

OCRとGoogleスプレッドシートを連携して、健康診断書をOCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する方法

n.watanabe
Google スプレッドシートとYoomの連携イメージ

目次

健康診断書の管理に課題を感じていませんか?特に従業員数が多い企業では、健康診断書を手動で入力・管理するプロセスは非常に時間がかかりヒューマンエラーのリスクも伴います。

このような煩雑な作業を効率化したいと考えている方に、YoomとGoogleスプレッドシートを活用した自動化ソリューションをご提案します。
OCR技術を活用することで、紙の診断書から必要なデータを抽出し、スプレッドシートに自動反映させることが可能です。これにより、作業時間を大幅に削減し、データの整理や検索も容易になります。

さらに、ペーパーレス化による管理の効率化や関係者間でのデータ共有が進むことで、健康診断後のフォローアップがスムーズになる効果が期待できます。本記事では、このプロセスの詳細と設定方法をご紹介します。

こんな方におすすめ

  • 健康診断書の管理に時間がかかり、効率化を目指している総務担当者や人事部門の方
  • Googleスプレッドシートを活用して業務を簡単にデジタル化したい方
  • OCR技術を使って手作業によるデータ入力を自動化したい方
  • プログラミング不要で簡単に業務の仕組みを改善したい方
  • 健康診断書のデータを整理し、スムーズに共有できる環境を作りたい方

健康診断書をOCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加するメリットと具体例

メリット1: 作業時間の短縮とコスト削減

例えば、年次健康診断後に数百名分の診断書を手動でデータベースへ入力する作業は、膨大な時間と労力がかかります。このプロセスをOCR技術とGoogle スプレッドシートを活用して自動化することで、スキャンした診断書から必要なデータを<span class="mark-yellow">即座に反映</span>させることが可能です。

総務担当者は従来数日かかっていた作業を数時間で完了でき、空いた時間を他の業務に充てることで業務効率の向上が見込まれます。入力ミスがなくなることで、データの再確認作業も減少し、さらなるコスト削減につながるでしょう。

メリット2: データ検索性と分析の向上

例えば、従業員が健康診断結果を基に個別相談を希望した際、紙ベースの書類から過去のデータを探すのは非常に手間がかかります。この自動化フローを導入すれば、Google スプレッドシート内で<span class="mark-yellow">名前や社員番号を検索するだけ</span>で該当データを瞬時に見つけられます。

また、複数年分の健康診断結果を簡単に集計し、傾向を分析することも可能です。
管理者は迅速な対応ができるだけでなく、従業員の健康維持やリスク予測に基づいた戦略的な対応が期待されます。

メリット3: デジタル化によるスムーズな共有

例えば、従業員の健康診断結果を人事部、産業医、保健スタッフが確認する必要がある場合、紙の書類では更新の遅れや情報の抜け漏れが起こりがちです。このフローを利用することで、Google スプレッドシートに<span class="mark-yellow">リアルタイムで情報が更新・共有</span>され、関係者全員が最新データにアクセスできます。

これにより、ペーパーレス化により、迅速かつ正確な連携が見込まれます。特にリモートワーク環境でもスムーズなデータ管理が可能となり、業務全体のデジタル化推進にも寄与します。

健康診断書をOCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加するフローの作り方

ここからは、Yoomを使って健康診断の情報取得を効率化する設定をしていきます。
今回のフローは「健康診断書をOCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する」というものです。

設定のおおまかな流れは以下の通りです。

  • YoomとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携
  • テンプレートのコピー
  • フローの詳細設定
  • トリガーをONにしてフローを起動

プログラミングの難しい知識は必要ありません。フローの設定に入る前に、まずは準備をしていきましょう。

なお、AIオペレーション(OCR)は一部プランのみで利用できます。対象外のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなるので注意してください。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAIオペレーションを使用することができます。

[Yoomとは]

ステップ1:Googleスプレッドシートをマイアプリ連携

ステップ1として、Google スプレッドシートとYoomをマイアプリ連携しましょう。
Yoomにログイン後、左側メニューの「マイアプリ」から「+新規接続」をクリックしてください。

「アプリの新規接続」のウィンドウが出てきたら、Google スプレッドシートを検索してください。
検索して出てきたアイコンをクリックすると、Google スプレッドシートYoomの接続を求める画面が出てきます。

「Sign in with Google」をクリックしてください。

Yoomと連携するGoogle アカウントを選択します。

続いて「Yoomにログイン」の画面で選択されているGoogle アカウントに間違いがなければ、「次へ」をクリックしてください。

上記画像の画面でも「続行」をクリックするとYoomとマイアプリ連携ができます。
連携ができると、マイアプリ一覧にアイコンが加わります。

これでマイアプリ連携は完了です。

また、今回のフローの設定でテストを行なうために、あらかじめ健康診断書と情報を反映させるシートを用意してください。
入力されている内容は仮のもので構いませんが、<span class="mark-yellow">診断書の内容が反映できるように必要な項目をシート上に作成しておきましょう。</span>

ここまで準備ができたら、フローの設定に移りましょう。

下のバナーから「試してみる」をクリックして、テンプレートコピーしておきましょう

ステップ2:フォームトリガーを設定

まずは「健康診断表送信フォーム」の設定です。

健康診断書の提出用フォームなので、必要な項目を設定しておきましょう。
入力内容によっては、プルダウンやチェックボックスも活用してください。

入力項目によっては「必須」の項目をONにしておきましょう。
診断書を提出した後に表示される完了画面の内容も設定できます。

ここまで入力できたら「次へ」をクリックしましょう。

次に、フローでテストを行うためのアウトプットの入力を行います。

「取得した値」は、本来であれば提出されたフォームから自動で読み取って反映されるものです。
今回のフローでは、フォームの送信がトリガーとなっているため、手動で入力していきます。

入力ができたら「保存する」でトリガー設定は完了です。

ステップ3:データ抽出の設定

続いて「画像・PDFから文字を読み取る」の設定です。

最初の画面では、タイトルの修正以外で必要な設定はないので「次へ」をクリックしてください。
次のページでは読み取る情報の設定を行います。

フォームから取得した健康診断票から、抽出したい項目を設定します。
入力ができたら「テスト」をクリックしましょう。

フォームの設定で添付した健康診断票の内容が、アウトプットに反映されて取得できました。
ここまで確認できたら「保存する」をクリックして、文字を読み取る設定は完了です。

ステップ4:Google スプレッドシートに追加する設定

最後の設定は「レコードを追加する」です。
1ページ目では、マイアプリ連携をしたGoogle スプレッドシートのアカウント情報が反映されています。

必要であれば、タイトルの修正をしておきましょう。
続いてGoogle スプレッドシートデータベース連携のために、取得した情報を反映させたいシート(タブ)を候補から選択してください。

テーブルの範囲は半角英数字で入力してください。
設定ができたら「次へ」をクリックして、データベースに正しく接続できるか確認しましょう。

次のページでは、指定したシートに反映させる内容を設定します。

アウトプットから各項目に合うものを入力します。

すべて入力ができたら「テスト」をクリックしてましょう。

テストが成功すると、指定したGoogle スプレッドシートにも同じ情報が自動で反映されています。

ここまで確認ができたら、すべての設定が完了なので「保存する」をクリックしてください。

最後にトリガーをONにします。

これで、フォームを通して提出された健康診断票の情報が自動でGoogle スプレッドシートに反映されるようになりました。
今回設定したフローは以下のものです。

GoogleスプレッドシートとOCR機能を使ったその他の自動化例

GMOサインで契約が完了したらGoogle スプレッドシートの情報を更新

契約完了後にGoogle スプレッドシートが自動で更新されるフローにより、業務効率化を図ることが期待できます。手動更新の手間を省き、最新の契約情報を常に確認可能にすることで、ミスの軽減や迅速な意思決定が見込まれます。

契約管理における正確性を高めたい方に最適です。

Google スプレッドシートで行が追加されたら、Trelloにタスクを追加

Google スプレッドシートの更新に応じて、Trelloにタスクが自動作成されるフローです。タスクの漏れを防ぎ、チーム全体で情報を共有しやすくなる効果が期待できます。

プロジェクト管理を効率化したい方や、Google プレッドシートを活用しているチームにおすすめです。

Google スプレッドシートで行が追加されたら、GitHubにIssueを追加

Google スプレッドシートのデータを基に、GitHub上にIssueを自動生成するフローです。開発タスクの作成が効率化され、開発者間の連携をスムーズにする効果が期待されます。

タスクの重複や見落としを減らしたい開発チームに役立つでしょう。

まとめ

健康診断書の管理を効率化する方法を探している方に、YoomとGoogleスプレッドシートを活用した自動化ソリューションは理想的な選択肢です。手動作業の負担を軽減し、スキャンしたデータをスムーズに管理できるため、業務全体の効率向上が期待されます。

また、この仕組みはプログラミングの知識が不要で、簡単な操作だけで設定可能です。手間のかかるデータ入力や書類整理を見直し、より重要な業務に時間を割けるようになるでしょう。今すぐYoomに無料登録して、健康診断書の管理をスマートに進化させてみませんか?

この記事を書いた人
n.watanabe
SEOライター歴5年「読みやすく」「伝わりやすい」をモットーに執筆を続けています。 プログラミングの知識がなくてもアプリ連携できるYoomの便利さをたくさんの人に届けたい!
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自動化
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従来のRPAでは単純な繰り返し作業しか自動化できず、その設定作業はとても複雑なものでした。
AI・API・RPA・OCRなど様々な技術を組み合わせた「ハイパーオートメーション」なら、これまでは実現できなかった多くの作業を、これまでよりも簡単に自動化することが可能です。
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