Google スプレッドシートとYoomの連携イメージ
AIオペレーションの活用方法

2024/11/20

健康診断書をOCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する方法

n.watanabe

健康診断書の管理に課題を感じていませんか?
健康診断書のデータを手動で入力・管理するプロセスは非常に時間がかかり、入力ミスが発生するリスクもありますよね。
このような煩わしい作業を効率化したいと考えている方に、OCRとGoogle スプレッドシートを活用した自動化ソリューションをご提案します!

OCR技術を活用することで、紙の診断書から必要なデータを自動で抽出し、Google スプレッドシートに反映することができます。
これにより、作業時間を大幅に削減し、データの整理や検索も容易になるはずです。
本記事では、ノーコードでこのプロセスを実現する方法を詳しく解説するので、ぜひ試してみてくださいね。

こんな方におすすめ

  • 健康診断書の管理に時間がかかり、効率化を目指している総務担当者や人事部門の方
  • Google スプレッドシートを活用して業務を簡単にデジタル化したい方
  • OCR技術を使って手作業によるデータ入力を自動化したい方
  • プログラミング不要で簡単に業務の仕組みを改善したい方
  • 健康診断書のデータを整理し、スムーズに共有できる環境を作りたい方

今すぐに試したい方へ

本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできるので、ぜひお試しください!

[Yoomとは]

健康診断書をOCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加するフローの作り方

ここから、Yoomを使って「健康診断書をOCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する」方法を解説していきます。

設定のおおまかな流れは以下の通りです。

  • YoomとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携
  • テンプレートのコピー
  • フローの詳細設定
  • トリガーをONにしてフローを起動

プログラミングの難しい知識は必要ありません。フローの設定に入る前に、まずは準備をしていきましょう。

なお、AIオペレーション(OCR)は一部プランのみで利用できます。対象外のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなるので注意してください。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAIオペレーションを使用することができます。
また、OCRは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので注意してください。

ステップ1:Google スプレッドシートをマイアプリ連携

ステップ1として、Google スプレッドシートとYoomをマイアプリ連携しましょう。
Yoomにログイン後、左側メニューの「マイアプリ」から「+新規接続」をクリックしてください。

「アプリの新規接続」のウィンドウが出てきたら、Google スプレッドシートを検索してください。
検索して出てきたアイコンをクリックすると、Google スプレッドシートYoomの接続を求める画面が出てきます。

「Sign in with Google」をクリックしてください。

Yoomと連携するGoogle アカウントを選択します。

続いて「Yoomにログイン」の画面で選択されているGoogle アカウントに間違いがなければ、「次へ」をクリックしてください。

上記画像の画面でも「続行」をクリックするとYoomとマイアプリ連携ができます。
連携ができると、マイアプリ一覧にアイコンが加わります。

これでマイアプリ連携は完了です。

また、今回のフローの設定でテストを行なうために、あらかじめ健康診断書と情報を反映させるシートを用意してください。
入力されている内容は仮のもので構いませんが、<span class="mark-yellow">診断書の内容が反映できるように必要な項目をシート上に作成しておきましょう。</span>

ここまで準備ができたら、フローの設定に移りましょう。

下のバナーから「試してみる」をクリックして、テンプレートコピーしておきましょう。

ステップ2:フォームトリガーを設定

まずは「健康診断表送信フォーム」の設定です。

健康診断書の提出用フォームなので、必要な項目を設定しておきましょう。
入力内容によっては、プルダウンやチェックボックスも活用してください。

入力項目によっては「必須」の項目をONにしておきましょう。
診断書を提出した後に表示される完了画面の内容も設定できます。

ここまで入力できたら「次へ」をクリックしましょう。

次に、フローでテストを行うためのアウトプットの入力を行います。

「取得した値」は、本来であれば提出されたフォームから自動で読み取って反映されるものです。
今回のフローでは、フォームの送信がトリガーとなっているため、手動で入力していきます。

入力ができたら「保存する」でトリガー設定は完了です。

ステップ3:データ抽出の設定

続いて「画像・PDFから文字を読み取る」の設定です。

最初の画面では、タイトルの修正以外で必要な設定はないので「次へ」をクリックしてください。
次のページでは読み取る情報の設定を行います。

フォームから取得した健康診断票から、抽出したい項目を設定します。
入力ができたら「テスト」をクリックしましょう。

フォームの設定で添付した健康診断票の内容が、アウトプットに反映されて取得できました。
ここまで確認できたら「保存する」をクリックして、文字を読み取る設定は完了です。

ステップ4:Google スプレッドシートに追加する設定

最後の設定は「レコードを追加する」です。
1ページ目では、マイアプリ連携をしたGoogle スプレッドシートのアカウント情報が反映されています。

必要であれば、タイトルの修正をしておきましょう。
続いてGoogle スプレッドシートデータベース連携のために、取得した情報を反映させたいシート(タブ)を候補から選択してください。

テーブルの範囲は半角英数字で入力してください。
設定ができたら「次へ」をクリックして、データベースに正しく接続できるか確認しましょう。

次のページでは、指定したシートに反映させる内容を設定します。

アウトプットから各項目に合うものを入力します。

すべて入力ができたら「テスト」をクリックしてましょう。

テストが成功すると、指定したGoogle スプレッドシートにも同じ情報が自動で反映されています。

ここまで確認ができたら、すべての設定が完了なので「保存する」をクリックしてください。

最後にトリガーをONにします。

これで、フォームを通して提出された健康診断票の情報が自動でGoogle スプレッドシートに反映されるようになりました。
今回設定したフローは以下のものです。

Google スプレッドシートやAI機能を使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもGoogle スプレッドシートのAPIやAI機能を活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください!

Google スプレッドシートとOCRを連携した自動化例

Googleフォームで送信されたファイルやメールの添付ファイルをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加することもできます。
また、Google Driveにファイルがアップロードされたら、OCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する連携も可能です。

Google スプレッドシートを活用した自動化例

Google スプレッドシートで行が追加されたらデータベースにも追加する

Google スプレッドシートで行が追加されたら、NotionやAirtableなどに自動で登録します。

Google スプレッドシートで行が追加されたら顧客管理アプリにリード情報を追加する

Google スプレッドシートにリード情報が追加されたら、SalesforceやHubSpotなどに自動で追加します。

Google スプレッドシートで行が追加されたらクラウドストレージにフォルダを作成する

Google スプレッドシートで行が追加されたら、Google DriveやOneDriveなどにフォルダを自動で作成します。

AI機能を活用した自動化例

音声データを文字起こしして追加する

Web会議終了後やGoogle Driveに音声データがアップロードされたときに、AIで文字起こししてGoogle スプレッドシートに追加したり、Slackに通知したりします。

テキストを抽出してアプリやデータベースに追加する

チャットツールに投稿されたメッセージから特定の内容をAIで抽出してTrelloやGoogle スプレッドシートなどに自動で追加します。

文章を要約する

メッセージツールで受信した内容を自動で要約して再度通知したり、データベースに登録した内容を要約したりします。

健康診断書をOCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加するメリットと具体例

メリット1: 作業時間の短縮とコスト削減

例えば、年次健康診断後に数百名分の診断書を手動でデータベースへ入力する作業は、膨大な時間と労力がかかりますよね。このプロセスをOCR技術とGoogle スプレッドシートを連携して自動化することで、スキャンした診断書から必要なデータを<span class="mark-yellow">即座に反映</span>させることが可能です。

総務担当者は、従来数日かかっていた作業を数時間で完了でき、空いた時間を他の業務に充てれば業務効率が向上しますね。また、入力ミスがなくなることで、データの再確認作業も減少し、さらなるコスト削減につながるのではないでしょうか。

メリット2: データ検索性と分析の向上

例えば、従業員が健康診断結果を基に個別相談を希望した際、紙ベースの書類から過去のデータを探すのは手間がかかりますよね。この自動化フローを導入すれば、Google スプレッドシート内で<span class="mark-yellow">名前や社員番号を検索するだけ</span>で該当データを瞬時に見つけられるはずです。

また、複数年分の健康診断結果を簡単に集計し、傾向を分析することもできます。
管理者は迅速な対応ができるだけでなく、従業員の健康維持やリスク予測に基づいた戦略的な対応も可能になるのではないでしょうか。

メリット3: デジタル化によるスムーズな共有

例えば、従業員の健康診断結果を人事部、産業医、保健スタッフが確認する必要がある場合、紙の書類では更新の遅れや情報の抜け漏れが起こりがちですよね。このフローを利用することで、Google スプレッドシートに<span class="mark-yellow">自動で情報が更新・共有</span>され、関係者全員が最新データにスムーズにアクセスできます。

このペーパーレス化により、迅速かつ正確な連携が可能になるのではないでしょうか。特にリモートワーク環境でもスムーズなデータ管理が可能となり、業務全体のデジタル化推進にも寄与しそうですね。

まとめ

健康診断書の管理を効率化する方法を探している方に、YoomとGoogle スプレッドシートを活用した自動化ソリューションは理想的な選択肢ではないでしょうか。手動作業の負担を軽減し、スキャンしたデータをスムーズに管理できるため、業務全体の効率が向上するはずです。

また、この仕組みはプログラミングの知識が不要で、簡単な操作だけで設定できます。手間のかかるデータ入力や書類整理を見直し、より重要な業務に時間を割けるようにするためにも、今すぐYoomに無料登録して、健康診断書の管理をスマートに進化させてみませんか?

この記事を書いた人
n.watanabe
SEOライター歴5年「読みやすく」「伝わりやすい」をモットーに執筆を続けています。 プログラミングの知識がなくてもアプリ連携できるYoomの便利さをたくさんの人に届けたい!
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