健康診断書管理を効率化！OCRとGoogleスプレッドシート連携で簡単自動化

設定のおおまかな流れは以下の通りです。

• YoomとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携
• テンプレートのコピー
• フローの詳細設定
• トリガーをONにしてフローを起動

プログラミングの難しい知識は必要ありません。フローの設定に入る前に、まずは準備をしていきましょう。

なお、AIオペレーション(OCR)は一部プランのみで利用できます。対象外のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなるので注意してください。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAIオペレーションを使用することができます。

[Yoomとは]

ステップ1：Googleスプレッドシートをマイアプリ連携

ステップ1として、Google スプレッドシートとYoomをマイアプリ連携しましょう。
Yoomにログイン後、左側メニューの「マイアプリ」から「＋新規接続」をクリックしてください。

「アプリの新規接続」のウィンドウが出てきたら、Google スプレッドシートを検索してください。
検索して出てきたアイコンをクリックすると、Google スプレッドシートYoomの接続を求める画面が出てきます。

「Sign in with Google」をクリックしてください。

Yoomと連携するGoogle アカウントを選択します。

続いて「Yoomにログイン」の画面で選択されているGoogle アカウントに間違いがなければ、「次へ」をクリックしてください。

上記画像の画面でも「続行」をクリックするとYoomとマイアプリ連携ができます。
連携ができると、マイアプリ一覧にアイコンが加わります。

これでマイアプリ連携は完了です。

また、今回のフローの設定でテストを行なうために、あらかじめ健康診断書と情報を反映させるシートを用意してください。
入力されている内容は仮のもので構いませんが、<span class="mark-yellow">診断書の内容が反映できるように必要な項目をシート上に作成しておきましょう。</span>

ここまで準備ができたら、フローの設定に移りましょう。

下のバナーから「試してみる」をクリックして、テンプレートコピーしておきましょう

ステップ2：フォームトリガーを設定

まずは「健康診断表送信フォーム」の設定です。

健康診断書の提出用フォームなので、必要な項目を設定しておきましょう。
入力内容によっては、プルダウンやチェックボックスも活用してください。

入力項目によっては「必須」の項目をONにしておきましょう。
診断書を提出した後に表示される完了画面の内容も設定できます。

ここまで入力できたら「次へ」をクリックしましょう。

次に、フローでテストを行うためのアウトプットの入力を行います。

「取得した値」は、本来であれば提出されたフォームから自動で読み取って反映されるものです。
今回のフローでは、フォームの送信がトリガーとなっているため、手動で入力していきます。

入力ができたら「保存する」でトリガー設定は完了です。

ステップ3：データ抽出の設定

続いて「画像・PDFから文字を読み取る」の設定です。

最初の画面では、タイトルの修正以外で必要な設定はないので「次へ」をクリックしてください。
次のページでは読み取る情報の設定を行います。

フォームから取得した健康診断票から、抽出したい項目を設定します。
入力ができたら「テスト」をクリックしましょう。

フォームの設定で添付した健康診断票の内容が、アウトプットに反映されて取得できました。
ここまで確認できたら「保存する」をクリックして、文字を読み取る設定は完了です。

ステップ4：Google スプレッドシートに追加する設定

最後の設定は「レコードを追加する」です。
1ページ目では、マイアプリ連携をしたGoogle スプレッドシートのアカウント情報が反映されています。

必要であれば、タイトルの修正をしておきましょう。
続いてGoogle スプレッドシートデータベース連携のために、取得した情報を反映させたいシート(タブ)を候補から選択してください。

テーブルの範囲は半角英数字で入力してください。
設定ができたら「次へ」をクリックして、データベースに正しく接続できるか確認しましょう。

次のページでは、指定したシートに反映させる内容を設定します。

アウトプットから各項目に合うものを入力します。

すべて入力ができたら「テスト」をクリックしてましょう。

テストが成功すると、指定したGoogle スプレッドシートにも同じ情報が自動で反映されています。

ここまで確認ができたら、すべての設定が完了なので「保存する」をクリックしてください。

最後にトリガーをONにします。

これで、フォームを通して提出された健康診断票の情報が自動でGoogle スプレッドシートに反映されるようになりました。
今回設定したフローは以下のものです。

GoogleスプレッドシートとOCR機能を使ったその他の自動化例

GMOサインで契約が完了したらGoogle スプレッドシートの情報を更新

契約完了後にGoogle スプレッドシートが自動で更新されるフローにより、業務効率化を図ることが期待できます。手動更新の手間を省き、最新の契約情報を常に確認可能にすることで、ミスの軽減や迅速な意思決定が見込まれます。

契約管理における正確性を高めたい方に最適です。

Google スプレッドシートで行が追加されたら、Trelloにタスクを追加

Google スプレッドシートの更新に応じて、Trelloにタスクが自動作成されるフローです。タスクの漏れを防ぎ、チーム全体で情報を共有しやすくなる効果が期待できます。

プロジェクト管理を効率化したい方や、Google プレッドシートを活用しているチームにおすすめです。

Google スプレッドシートで行が追加されたら、GitHubにIssueを追加

Google スプレッドシートのデータを基に、GitHub上にIssueを自動生成するフローです。開発タスクの作成が効率化され、開発者間の連携をスムーズにする効果が期待されます。

タスクの重複や見落としを減らしたい開発チームに役立つでしょう。

まとめ

健康診断書の管理を効率化する方法を探している方に、YoomとGoogleスプレッドシートを活用した自動化ソリューションは理想的な選択肢です。手動作業の負担を軽減し、スキャンしたデータをスムーズに管理できるため、業務全体の効率向上が期待されます。

また、この仕組みはプログラミングの知識が不要で、簡単な操作だけで設定可能です。手間のかかるデータ入力や書類整理を見直し、より重要な業務に時間を割けるようになるでしょう。今すぐYoomに無料登録して、健康診断書の管理をスマートに進化させてみませんか？

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