健康診断書の管理に課題を感じていませんか? 健康診断書のデータを手動で入力・管理するプロセスは非常に時間がかかり、入力ミスが発生するリスクもありますよね。 このような煩わしい作業を効率化したいと考えている方に、OCRとGoogle スプレッドシートを活用した自動化ソリューションをご提案します!
OCR技術を活用することで、紙の診断書から必要なデータを自動で抽出し、Google スプレッドシートに反映することができます。 これにより、作業時間を大幅に削減し、データの整理や検索も容易になるはずです。 本記事では、ノーコードでこのプロセスを実現する方法を詳しく解説するので、ぜひ試してみてくださいね。
こんな方におすすめ
健康診断書の管理に時間がかかり、効率化を目指している総務担当者や人事部門の方
Google スプレッドシートを活用して業務を簡単にデジタル化したい方
OCR技術を使って手作業によるデータ入力を自動化したい方
プログラミング不要で簡単に業務の仕組みを改善したい方
健康診断書のデータを整理し、スムーズに共有できる環境を作りたい方
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。 難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。 下記のテンプレートから今すぐに始めることもできるので、ぜひお試しください!
健康診断書をOCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
健康診断書をOCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加するフローです。
[Yoomとは]
健康診断書をOCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加するフローの作り方
ここから、Yoomを使って「健康診断書をOCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する」方法を解説していきます。
設定のおおまかな流れは以下の通りです。
YoomとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携
テンプレートのコピー
フローの詳細設定
トリガーをONにしてフローを起動
プログラミングの難しい知識は必要ありません。フローの設定に入る前に、まずは準備をしていきましょう。
なお、AIオペレーション(OCR)は一部プラン のみで利用できます。対象外のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなるので注意してください。 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAIオペレーションを使用することができます。 また、OCRは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので注意してください。
ステップ1:Google スプレッドシートをマイアプリ連携
ステップ1として、Google スプレッドシートとYoomをマイアプリ連携しましょう。 Yoomにログイン後、左側メニューの「マイアプリ」から「+新規接続」をクリックしてください。
「アプリの新規接続」のウィンドウが出てきたら、Google スプレッドシートを検索してください。 検索して出てきたアイコンをクリックすると、Google スプレッドシートYoomの接続を求める画面が出てきます。
「Sign in with Google」をクリックしてください。
Yoomと連携するGoogle アカウントを選択します。
続いて「Yoomにログイン」の画面で選択されているGoogle アカウントに間違いがなければ、「次へ」をクリックしてください。
上記画像の画面でも「続行」をクリックするとYoomとマイアプリ連携ができます。 連携ができると、マイアプリ一覧にアイコンが加わります。
これでマイアプリ連携は完了です。
また、今回のフローの設定でテストを行なうために、あらかじめ健康診断書と情報を反映させるシートを用意してください。 入力されている内容は仮のもので構いませんが、診断書の内容が反映できるように必要な項目をシート上に作成しておきましょう。
ここまで準備ができたら、フローの設定に移りましょう。
下のバナーから「試してみる」をクリックして、テンプレートコピーしておきましょう。
健康診断書をOCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
健康診断書をOCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加するフローです。
ステップ2:フォームトリガーを設定
まずは「健康診断表送信フォーム」の設定です。
健康診断書の提出用フォームなので、必要な項目を設定しておきましょう。入力内容によっては、プルダウンやチェックボックスも活用してください。
入力項目によっては「必須」の項目をONにしておきましょう。 診断書を提出した後に表示される完了画面の内容も設定できます。
ここまで入力できたら「次へ」をクリックしましょう。
次に、フローでテストを行うためのアウトプットの入力を行います。
「取得した値」は、本来であれば提出されたフォームから自動で読み取って反映されるものです。 今回のフローでは、フォームの送信がトリガーとなっているため、手動で入力していきます。
入力ができたら「保存する」でトリガー設定は完了です。
ステップ3:データ抽出の設定
続いて「画像・PDFから文字を読み取る」の設定です。
最初の画面では、タイトルの修正以外で必要な設定はないので「次へ」をクリックしてください。 次のページでは読み取る情報の設定を行います。
フォームから取得した健康診断票から、抽出したい項目を設定します。 入力ができたら「テスト」をクリックしましょう。
フォームの設定で添付した健康診断票の内容が、アウトプットに反映されて取得できました。 ここまで確認できたら「保存する」をクリックして、文字を読み取る設定は完了です。
ステップ4:Google スプレッドシートに追加する設定
最後の設定は「レコードを追加する」です。 1ページ目では、マイアプリ連携をしたGoogle スプレッドシートのアカウント情報が反映されています。
必要であれば、タイトルの修正をしておきましょう。 続いてGoogle スプレッドシートデータベース連携のために、取得した情報を反映させたいシート(タブ)を候補から選択してください。
テーブルの範囲は半角英数字で入力してください。 設定ができたら「次へ」をクリックして、データベースに正しく接続できるか確認しましょう。
次のページでは、指定したシートに反映させる内容を設定します。
アウトプットから各項目に合うものを入力します。
すべて入力ができたら「テスト」をクリックしてましょう。
テストが成功すると、指定したGoogle スプレッドシートにも同じ情報が自動で反映されています。
ここまで確認ができたら、すべての設定が完了なので「保存する」をクリックしてください。
最後にトリガーをONにします。
これで、フォームを通して提出された健康診断票の情報が自動でGoogle スプレッドシートに反映されるようになりました。 今回設定したフローは以下のものです。
健康診断書をOCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
健康診断書をOCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加するフローです。
Google スプレッドシートやAI機能を使ったその他の自動化例
本日ご紹介した連携以外にもGoogle スプレッドシートのAPIやAI機能を活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください!
Google スプレッドシートとOCRを連携した自動化例
Googleフォームで送信されたファイルやメールの添付ファイルをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加することもできます。 また、Google Driveにファイルがアップロードされたら、OCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する連携も可能です。
Googleフォームで送信された名刺画像をOCRで読み取り、Google スプレッドシートにデータを追加する
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■概要 イベントなどで受け取った名刺をGoogleフォームで管理しているものの、画像から情報を手入力でGoogle スプレッドシートに転記する作業に手間を感じていませんか。一件ずつ情報を確認しながら転記する作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの送信をきっかけにOCR機能が名刺情報を自動で読み取り、Google スプレッドシートにデータを追加するため、こうした課題を解消できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ・GoogleフォームとGoogle スプレッドシートで名刺情報を手入力で管理している方 ・展示会などで獲得した大量の名刺を効率的にデータ化したいと考えている方 ・名刺情報の入力ミスをなくし、顧客データベースの正確性を向上させたい方 ■注意事項 ・Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 ・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133 ・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 ・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 ・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 ・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能(オペレーション)を使用することができます。 ・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
メールが届いたら、添付された写真をOCR機能で内容を読み取り、Googleスプレッドシートに格納する
試してみる
メールが届いたら、AIを用いて添付された写真をOCR機能で読み取り、抽出した内容をGoogleスプレッドシートに格納するフローです。
Google Driveで名刺がアップされたら、名刺情報を読み取りGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
Google Driveで名刺がアップされたら、名刺情報を読み取りGoogleスプレッドシートのデータベースに追加するフローです。
Google スプレッドシートを活用した自動化例
Google スプレッドシートで行が追加されたらデータベースにも追加する
Google スプレッドシートで行が追加されたら、NotionやAirtableなどに自動で登録します。
Google スプレッドシートで行を追加したらNotionのレコードを追加する
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■概要 このワークフローでは、Googleスプレッドシートで新しい行を追加するだけで、自動的にNotionに対応するレコードが作成することが可能です。この自動化により、手動でのデータ入力や二重管理の手間を省き、情報の一貫性を保つことができます。 Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ・GoogleスプレッドシートとNotionを日常的に使用しており、データの手動入力に時間を取られている方 ・チームでの情報共有を効率化し、漏れなくデータを更新したいプロジェクトマネージャー ・データの二重管理によるミスを防ぎ、業務の正確性を向上させたいビジネスオーナー ・ITツールの連携による業務自動化に興味があり、導入を検討している企業のIT担当者 ・定期的にデータをNotionに反映させる必要があり、手間を省きたいフリーランスや個人事業主 ・現在の業務フローを見直し、効率化を図りたいと考えている全てのビジネスプロフェッショナル ■注意事項 ・Google スプレッドシートとNotionをYoomに連携させる必要があります。 ・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 ・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google スプレッドシートで行が追加されたらAirtableのレコードを作成する
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■概要 「Google スプレッドシートで行が追加されたらAirtableのレコードを作成する」フローは、日々のデータ管理作業をスムーズに進める業務ワークフローです。 例えば、営業チームがスプレッドシートに新しい顧客情報を追加すると、自動的にAirtableにそのデータが反映されます。 この連携により、手動でのデータ入力の手間やミスを削減し正確な情報共有が可能になります。 結果としてGoogle スプレッドシートとAirtable間のデータフローを自動化し、業務効率を大幅に向上させることができます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ・Google スプレッドシートとAirtableを日常的に使用しているチームや個人 ・データ入力の手間を減らし、作業効率を向上させたいビジネスパーソン ・手動でのデータ連携に伴うヒューマンエラーを防ぎたい管理者 ・複数のツール間で情報を一元管理し、業務プロセスを自動化したい方 ・Yoomを活用して業務ワークフローの自動化に興味がある方 ■注意事項 ・Google スプレッドシート、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。 ・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 ・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleスプレッドシートで行が追加されたらSPIRALにレコードを追加する
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Googleスプレッドシートで行が追加されたらSPIRALにレコードを追加するフローです。
Google スプレッドシートで行が追加されたら顧客管理アプリにリード情報を追加する
Google スプレッドシートにリード情報が追加されたら、SalesforceやHubSpotなどに自動で追加します。
Google スプレッドシートで行が追加されたら、SendGridのコンタクトリストに追加する
試してみる
Google スプレッドシートで行が追加されたら、SendGridのコンタクトリストに追加するフローです。
Google スプレッドシートで行が追加されたら、HubSpotにコンタクトを作成する
試してみる
Google スプレッドシートで行が追加されたら、HubSpotにコンタクトを作成するフローです。
Googleスプレッドシートで行が追加されたらSalesforceにレコードを追加する
試してみる
Google スプレッドシートで行が追加されたらSalesforceにレコードを追加するフローです。
Google スプレッドシートで行が追加されたらクラウドストレージにフォルダを作成する
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Google DriveやOneDriveなどにフォルダを自動で作成します。
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Google Driveにフォルダを作成する
試してみる
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Google Driveにフォルダを作成するフローです。
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Boxにフォルダを作成する
試してみる
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Boxにフォルダを作成するフローです。
Google スプレッドシートで行が追加されたら、OneDriveにフォルダを作成する
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■概要 Google スプレッドシートで管理している情報に基づき、都度OneDriveにフォルダを手動で作成する作業は、手間がかかるだけでなく、作成漏れや命名ミスなどの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに新しい行が追加されるだけで、OneDriveに指定のフォルダが自動で作成されるため、ファイル管理の正確性を保ちながら業務の効率化を実現できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ・Google スプレッドシートとOneDriveを用いて、案件や顧客情報を管理している方 ・手作業によるフォルダ作成の手間や、作成漏れなどのミスをなくしたいと考えている方 ・ファイル管理業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたいと考えている方 ■注意事項 ・Google スプレッドシート、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。 ・Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 ・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
AI機能を活用した自動化例
音声データを文字起こしして追加する
Web会議終了後やGoogle Driveに音声データがアップロードされたときに、AIで文字起こししてGoogle スプレッドシートに追加したり、Slackに通知したりします。
Google Meetで会議終了後、音声文字起こししてGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要 オンライン会議後の議事録作成は、重要な業務でありながらも、録画データの文字起こしや内容の転記に多くの時間を要する作業ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google Meetの会議が終了すると、録画データを自動で文字起こしし、その結果をGoogle スプレッドシートに記録できます。議事録作成の手間を省き、コア業務に集中できる環境を整えます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ・Google Meetでの会議が多く、議事録作成の工数に課題を感じている方 ・会議内容の記録や共有を効率化し、チームの生産性を高めたいマネージャーの方 ・手作業での文字起こしによる抜け漏れを防ぎ、正確な議事録を残したい担当者の方 ■注意事項 ・Google Meet、Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれをYoomに連携してください。 ・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 ・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ・「待機する」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。 ・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 ・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 ・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能(オペレーション)を使用することができます。
Google Driveに音声ファイルがアップロードされたら、文字起こししてSlackに通知する
試してみる
■概要 Google Driveに音声ファイルがアップロードされたら、文字起こししてSlackに通知するフローです。 Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.音声ファイルの管理を行っている方 ・業務で音声ファイルを多く取り扱い、内容の確認に煩わしさを感じている方 ・音声ファイルの文字起こしに手間を感じており、自動化したいと考えている方 2.Slackを主なコミュニケーションツールとしている方 ・チーム内への情報共有に手間を感じている方 ・文字起こしの結果を効率的にチーム共有したいと考えている方 ■注意事項 ・Google DriveとSlackのそれぞれをYoomに連携してください。 ・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能(オペレーション)を使用することができます。
Zoomが終了したら要約してGoogle スプレットシートに追加する
試してみる
Zoomが終了したら要約してGoogle スプレットシートに追加するフローです
テキストを抽出してアプリやデータベースに追加する
チャットツールに投稿されたメッセージから特定の内容をAIで抽出してTrelloやGoogle スプレッドシートなどに自動で追加します。
Slackでメッセージが投稿されたらTrelloにカードを登録する
試してみる
Slackでメッセージが投稿されたらTrelloにカードを登録するフローです。
Microsoft Teamsでメッセージが投稿されたらNotionにページを作成する
試してみる
■概要 「Microsoft Teamsでメッセージが投稿されたらNotionにページを作成する」ワークフローは、チーム内のコミュニケーションを効率化し、情報を一元管理するための業務ワークフローです。Microsoft Teamsで重要なメッセージが投稿された際に、自動的にNotionに詳細なページを生成することで、情報の漏れや重複を防ぎ、チーム全体での情報共有をスムーズに行えます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ・Microsoft TeamsとNotionを日常的に利用しており、情報管理に課題を感じているチームリーダーの方 ・チーム内の重要な会話やメッセージを自動的に記録・整理したいと考えている業務担当者の方 ・手動で情報を転記する手間を省き、業務効率を向上させたいと考えている経営者の方 ■注意事項 ・Microsoft Teams、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。 ・Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Google Chatで特定のルームに投稿した内容をGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
Google Chatで特定のルームに投稿した内容をGoogleスプレッドシートに追加するフローです。
文章を要約する
メッセージツールで受信した内容を自動で要約して再度通知したり、データベースに登録した内容を要約したりします。
Discordの投稿メッセージを要約してSlackに通知する
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■概要 「Discordの投稿メッセージを要約してSlackに通知する」ワークフローは、情報共有の迅速化に寄与します。 Discord上での内容を要約した上で通知できるので、情報の可読性が向上します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ・Discordを使ってチーム内のコミュニケーションをとっている方 ・Discordでのやり取りが多く、重要なメッセージを見逃してしまうことがある方 ・複数のチャンネルが活発に動いており、必要な情報を効率的に追いたいと考える方 ・Slackを日常的に利用している企業やチーム ・重要なDiscordメッセージを素早くSlackで確認したいと考える方 ■注意事項 ・DiscordとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。 ・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 ・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailでメールを受信したらYoomメールに転送して、Google Chatに通知する
試してみる
Gmailでメールを受信したら、メール文からAIで内容を取得・要約して、Google Chatに通知するフローです。
Notionデータベースに登録された議事録の内容を要約してMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
Notionデータベースに登録された議事録の内容を要約してMicrosoft Teamsに通知するフローです。
健康診断書をOCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加するメリットと具体例
メリット1: 作業時間の短縮とコスト削減
例えば、年次健康診断後に数百名分の診断書を手動でデータベースへ入力する作業は、膨大な時間と労力がかかりますよね。このプロセスをOCR技術とGoogle スプレッドシートを連携して自動化することで、スキャンした診断書から必要なデータを即座に反映 させることが可能です。
総務担当者は、従来数日かかっていた作業を数時間で完了でき、空いた時間を他の業務に充てれば業務効率が向上しますね。また、入力ミスがなくなることで、データの再確認作業も減少し、さらなるコスト削減につながるのではないでしょうか。
メリット2: データ検索性と分析の向上
例えば、従業員が健康診断結果を基に個別相談を希望した際、紙ベースの書類から過去のデータを探すのは手間がかかりますよね。この自動化フローを導入すれば、Google スプレッドシート内で名前や社員番号を検索するだけ で該当データを瞬時に見つけられるはずです。
また、複数年分の健康診断結果を簡単に集計し、傾向を分析することもできます。 管理者は迅速な対応ができるだけでなく、従業員の健康維持やリスク予測に基づいた戦略的な対応も可能になるのではないでしょうか。
メリット3: デジタル化によるスムーズな共有
例えば、従業員の健康診断結果を人事部、産業医、保健スタッフが確認する必要がある場合、紙の書類では更新の遅れや情報の抜け漏れが起こりがちですよね。このフローを利用することで、Google スプレッドシートに自動で情報が更新・共有 され、関係者全員が最新データにスムーズにアクセスできます。
このペーパーレス化により、迅速かつ正確な連携が可能になるのではないでしょうか。特にリモートワーク環境でもスムーズなデータ管理が可能となり、業務全体のデジタル化推進にも寄与しそうですね。
まとめ
健康診断書の管理を効率化する方法を探している方に、YoomとGoogle スプレッドシートを活用した自動化ソリューションは理想的な選択肢ではないでしょうか。手動作業の負担を軽減し、スキャンしたデータをスムーズに管理できるため、業務全体の効率が向上するはずです。
また、この仕組みはプログラミングの知識が不要で、簡単な操作だけで設定できます。手間のかかるデータ入力や書類整理を見直し、より重要な業務に時間を割けるようにするためにも、今すぐYoomに無料登録して、健康診断書の管理をスマートに進化させてみませんか?