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OCR機能とホットプロファイルを連携して、名刺画像がフォームで送信されたらOCRで読み取りホットプロファイルに自動登録する方法
ビジネスシーンで交換する名刺は、貴重な顧客情報となりますが、手入力作業でデータ化するのは非常に手間がかかります。
また、入力ミスによるデータの誤登録などが原因で、トラブルが発生することも少なくありません。
本記事では、OCR機能とホットプロファイルを連携して、フォームで名刺画像が送信されたらOCRで読み取りホットプロファイルに自動登録できる方法をご紹介します。
この仕組みを活用すれば、名刺管理の手間を削減でき、スムーズな情報活用が可能になります。
自動化フローの作成手順と、導入による具体的なメリットや活用シーンを詳しくご紹介します。
業務の自動化に興味がある方は、ぜひ最後までご覧ください！
こんな方におすすめ
- 名刺データを手入力作業で管理しており、作業負担を感じている方
- 名刺情報をすぐにデータ化して管理したいと考えている方
- 名刺のデータ入力時に発生するヒューマンエラーを削減し、正確なデータを活用したい方
ここからは、ノーコードツールYoomを使用して、「入力フォームで送信された名刺画像をOCRで読み取りホットプロファイルに登録する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
OCR機能とホットプロファイルを連携して名刺画像を自動登録する方法
名刺送信フォームに名刺画像が送信されたら、OCR機能を活用し画像情報を読み取り、ホットプロファイルのAPIを活用してホットプロファイルに名刺情報を登録することで実現可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
フローは以下4つのプロセスで作成していきます。
- ホットプロファイルのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- フォームトリガーを設定後、OCR機能とホットプロファイルでアクションを設定
- トリガーをON
Yoomに登録済みの方はログインし、未登録の方はこちらから無料登録をしてから設定を進めてください。
■概要
展示会や商談で交換した名刺の管理は、営業活動の重要な第一歩ですが、手作業でのデータ入力は時間がかかり、入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、専用フォームに名刺画像をアップロードするだけで、AI OCRが自動で文字情報を読み取り、ホットプロファイルに顧客情報として登録します。面倒なデータ入力作業を自動化し、迅速かつ正確な顧客管理を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- ホットプロファイルで顧客管理を行っており、名刺のデータ入力に手間を感じている方
- 展示会やイベントで獲得した大量の名刺情報を効率的にデータ化したいと考えている方
- 手作業による顧客情報の入力ミスをなくし、営業活動の生産性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームに名刺画像を送信するだけでホットプロファイルへの登録が完了するため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮できます。
- AI OCRが情報を自動で読み取り登録するため、手入力による転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、ホットプロファイルをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「名刺送信フォーム」が送信されたらフローが起動するように設定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、フォームから送信された名刺画像の情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでホットプロファイルの「名刺情報を登録」アクションを設定し、抽出した文字情報を基に顧客データを登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI OCR機能で名刺情報を読み取る際、使用するAIエンジンを任意で選択することが可能です。これにより、読み取り精度を重視するか、処理速度を優先するかなど、要件に応じて最適なエンジンに設定を調整できます。
■注意事項
- ホットプロファイルとYoomを連携してください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
■概要
展示会や商談で交換した名刺の管理は、営業活動の重要な第一歩ですが、手作業でのデータ入力は時間がかかり、入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、専用フォームに名刺画像をアップロードするだけで、AI OCRが自動で文字情報を読み取り、ホットプロファイルに顧客情報として登録します。面倒なデータ入力作業を自動化し、迅速かつ正確な顧客管理を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- ホットプロファイルで顧客管理を行っており、名刺のデータ入力に手間を感じている方
- 展示会やイベントで獲得した大量の名刺情報を効率的にデータ化したいと考えている方
- 手作業による顧客情報の入力ミスをなくし、営業活動の生産性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームに名刺画像を送信するだけでホットプロファイルへの登録が完了するため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮できます。
- AI OCRが情報を自動で読み取り登録するため、手入力による転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、ホットプロファイルをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「名刺送信フォーム」が送信されたらフローが起動するように設定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、フォームから送信された名刺画像の情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでホットプロファイルの「名刺情報を登録」アクションを設定し、抽出した文字情報を基に顧客データを登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI OCR機能で名刺情報を読み取る際、使用するAIエンジンを任意で選択することが可能です。これにより、読み取り精度を重視するか、処理速度を優先するかなど、要件に応じて最適なエンジンに設定を調整できます。
■注意事項
- ホットプロファイルとYoomを連携してください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
ステップ1:ホットプロファイルのマイアプリ連携
1.ホットプロファイルの登録方法
「マイアプリ」をクリックし、「+新規接続」からホットプロファイルを検索してください。
上記画面の注釈を参考に、アカウント名・アクセストークン・ドメインを入力し「追加」をクリックしてください。
ステップ2:テンプレートのコピー
以下のテンプレートページを開き、「このテンプレートを試してみる」をクリックしてください。
■概要
展示会や商談で交換した名刺の管理は、営業活動の重要な第一歩ですが、手作業でのデータ入力は時間がかかり、入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、専用フォームに名刺画像をアップロードするだけで、AI OCRが自動で文字情報を読み取り、ホットプロファイルに顧客情報として登録します。面倒なデータ入力作業を自動化し、迅速かつ正確な顧客管理を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- ホットプロファイルで顧客管理を行っており、名刺のデータ入力に手間を感じている方
- 展示会やイベントで獲得した大量の名刺情報を効率的にデータ化したいと考えている方
- 手作業による顧客情報の入力ミスをなくし、営業活動の生産性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームに名刺画像を送信するだけでホットプロファイルへの登録が完了するため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮できます。
- AI OCRが情報を自動で読み取り登録するため、手入力による転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、ホットプロファイルをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「名刺送信フォーム」が送信されたらフローが起動するように設定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、フォームから送信された名刺画像の情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでホットプロファイルの「名刺情報を登録」アクションを設定し、抽出した文字情報を基に顧客データを登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI OCR機能で名刺情報を読み取る際、使用するAIエンジンを任意で選択することが可能です。これにより、読み取り精度を重視するか、処理速度を優先するかなど、要件に応じて最適なエンジンに設定を調整できます。
■注意事項
- ホットプロファイルとYoomを連携してください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
■概要
展示会や商談で交換した名刺の管理は、営業活動の重要な第一歩ですが、手作業でのデータ入力は時間がかかり、入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、専用フォームに名刺画像をアップロードするだけで、AI OCRが自動で文字情報を読み取り、ホットプロファイルに顧客情報として登録します。面倒なデータ入力作業を自動化し、迅速かつ正確な顧客管理を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- ホットプロファイルで顧客管理を行っており、名刺のデータ入力に手間を感じている方
- 展示会やイベントで獲得した大量の名刺情報を効率的にデータ化したいと考えている方
- 手作業による顧客情報の入力ミスをなくし、営業活動の生産性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームに名刺画像を送信するだけでホットプロファイルへの登録が完了するため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮できます。
- AI OCRが情報を自動で読み取り登録するため、手入力による転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、ホットプロファイルをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「名刺送信フォーム」が送信されたらフローが起動するように設定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、フォームから送信された名刺画像の情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでホットプロファイルの「名刺情報を登録」アクションを設定し、抽出した文字情報を基に顧客データを登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI OCR機能で名刺情報を読み取る際、使用するAIエンジンを任意で選択することが可能です。これにより、読み取り精度を重視するか、処理速度を優先するかなど、要件に応じて最適なエンジンに設定を調整できます。
■注意事項
- ホットプロファイルとYoomを連携してください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
ステップ3:名刺送信フォームに名刺画像が送信されたら起動するトリガーの設定
まずは、「名刺送信フォーム」をクリックし設定しましょう。
名刺送信フォームはデフォルトで設定されています。
このページは、変更不要です。
「次へ」ボタンは画面下部にあります。
クリックして進みましょう。
赤枠部分をクリックしたら、テストに使用するための名刺画像を設定しましょう。
設定できたら「保存する」をクリックしてください。
ステップ4:OCR機能で画像・PDFから文字を読み取る
次に、「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックし設定します。
※注意事項：OCR機能は一部有料プランでのみご利用いただける機能で、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
今回は名刺画像を読み取るフローのため、アクションは「名刺を読み取る」を選択してください。
タイトル部分は変更可能です。
ファイルの添付方法は、上記画面の通り「取得した値を使用」「名刺」を選択します。
このように設定することで、名刺画像がフォームで送信されたらOCRで必要項目を自動抽出できます。
追加で抽出したい項目は、用途に合わせて変更可能です。
使用するAIは、プルダウンより選択してください。
設定が完了したら、「テスト」をクリックしアウトプットが正しく取得できているか確認してください。
問題無ければ設定を保存します。
ステップ5:ホットプロファイルで名刺情報を登録する
続いて、「名刺情報を登録」をクリックして設定します。
こちらの項目は初期設定済みです。
上記画像の通り、誤りが無いか確認したら「次へ」をクリックしましょう。
姓は上記画像のように設定されています。
このように設定することで、先ほど名刺画像からOCR機能で抽出した「姓（氏名左側の空白まで）」を自動でホットプロファイル登録できます。
名と住所も同様に、設定済みです。
ステータスは、枠内をクリックし表示される候補より選択してください。
公開ステータスは、プルダウンより選択します。
設定が完了したら「テスト」をクリックし、「テスト成功」と表示されたら保存してください。
ステップ6:トリガーをONにする
「トリガーをON」ボタンをクリックし、フローボットを起動させましょう。
これで「フォームに回答されたウェビナー動画を文字起こし・翻訳しLINE WORKSに通知する」フローの完成です！
実際に使用して、動作の確認をしましょう。
■概要
展示会や商談で交換した名刺の管理は、営業活動の重要な第一歩ですが、手作業でのデータ入力は時間がかかり、入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、専用フォームに名刺画像をアップロードするだけで、AI OCRが自動で文字情報を読み取り、ホットプロファイルに顧客情報として登録します。面倒なデータ入力作業を自動化し、迅速かつ正確な顧客管理を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- ホットプロファイルで顧客管理を行っており、名刺のデータ入力に手間を感じている方
- 展示会やイベントで獲得した大量の名刺情報を効率的にデータ化したいと考えている方
- 手作業による顧客情報の入力ミスをなくし、営業活動の生産性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームに名刺画像を送信するだけでホットプロファイルへの登録が完了するため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮できます。
- AI OCRが情報を自動で読み取り登録するため、手入力による転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、ホットプロファイルをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「名刺送信フォーム」が送信されたらフローが起動するように設定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、フォームから送信された名刺画像の情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでホットプロファイルの「名刺情報を登録」アクションを設定し、抽出した文字情報を基に顧客データを登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI OCR機能で名刺情報を読み取る際、使用するAIエンジンを任意で選択することが可能です。これにより、読み取り精度を重視するか、処理速度を優先するかなど、要件に応じて最適なエンジンに設定を調整できます。
■注意事項
- ホットプロファイルとYoomを連携してください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
■概要
展示会や商談で交換した名刺の管理は、営業活動の重要な第一歩ですが、手作業でのデータ入力は時間がかかり、入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、専用フォームに名刺画像をアップロードするだけで、AI OCRが自動で文字情報を読み取り、ホットプロファイルに顧客情報として登録します。面倒なデータ入力作業を自動化し、迅速かつ正確な顧客管理を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- ホットプロファイルで顧客管理を行っており、名刺のデータ入力に手間を感じている方
- 展示会やイベントで獲得した大量の名刺情報を効率的にデータ化したいと考えている方
- 手作業による顧客情報の入力ミスをなくし、営業活動の生産性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームに名刺画像を送信するだけでホットプロファイルへの登録が完了するため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮できます。
- AI OCRが情報を自動で読み取り登録するため、手入力による転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、ホットプロファイルをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「名刺送信フォーム」が送信されたらフローが起動するように設定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、フォームから送信された名刺画像の情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでホットプロファイルの「名刺情報を登録」アクションを設定し、抽出した文字情報を基に顧客データを登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI OCR機能で名刺情報を読み取る際、使用するAIエンジンを任意で選択することが可能です。これにより、読み取り精度を重視するか、処理速度を優先するかなど、要件に応じて最適なエンジンに設定を調整できます。
■注意事項
- ホットプロファイルとYoomを連携してください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
さらに自動化するには
ここからは、先ほど作成したフローの応用例を2つご紹介します！
1 :Microsoft Excelにレコードを追加する
「名刺情報を登録」の下にある「+」をクリックすることで、アクションを追加することができます。
アプリ一覧からMicrosoft Excelを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定すると、OCRで読み取った名刺情報をMicrosoft Excelでデータ化できるため、顧客対応や進捗管理に活用することができますよ。
2 :Yoomの完了通知機能を活用する
ホットプロファイルへの転記が完了したら登録されているメールアドレスに通知することが可能です。
名刺を交換した方に対し、お礼や確認の連絡を漏れなく迅速に実施したい場合に便利です。
この機能はフローボット作成ページの右上３点リーダより「ワークフローの完了を通知」をONにすることで設定できます。
続いて「テキストを翻訳」の下にある「+」ボタンをクリックし、アプリ一覧からSlackを選択したら、「チャンネルにメッセージを送る」アクションの設定を行いましょう。
その他のホットプロファイルを使った自動化例のご紹介
ここからは、ホットプロファイルを使用した連携フローを3つご紹介します。
1. メールの署名情報をAIで抽出し、リード登録するかを担当者に確認したらホットプロファイルのリードに自動で登録するフローです。
このフローを活用することで、手入力作業が不要になるため、業務効率の向上が期待できます。
またヒューマンエラーのリスクも軽減できるため、より正確なリード管理が可能になります。
■概要
メールの署名情報をAIで抽出し、リード登録するかを担当者に確認後にホットプロファイルのリードに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.営業・マーケティング担当者
・顧客や見込み客から届くメールから、手作業で署名情報を抽出・登録する手間を省きたい方
・署名情報の入力ミスを減らして顧客データベースの精度を高めたい方
・ホットプロファイルで顧客情報や活動履歴を一元管理している方
2.メールによる顧客コミュニケーションが多い企業
・顧客からのメールから自動で情報を収集して顧客理解を深めたい方
・収集した情報をもとに、顧客セグメントを作成したり、ターゲティングメールを送信したりするなどマーケティング活動に活用したい方
■このテンプレートを使うメリット
メールの署名から手作業でリード情報を抽出してホットプロファイルに登録するのは、非常に労力を要して入力ミスや情報漏れの原因にもなりかねません。
このフローを活用することによって、メールを受信した際にAIが自動的に署名情報を読み取ってホットプロファイルのリードに必要な情報を登録して手作業での入力作業が不要になることで、業務効率が大幅に向上します。またヒューマンエラーのリスクも軽減されて、より正確なリード管理が可能になります。
例えば、[資料請求が件名にあるメールによって起動する]など自由にカスタマイズすることができます。
■注意事項
・ホットプロファイルのそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
メールの署名情報をAIで抽出し、リード登録するかを担当者に確認後にホットプロファイルのリードに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.営業・マーケティング担当者
・顧客や見込み客から届くメールから、手作業で署名情報を抽出・登録する手間を省きたい方
・署名情報の入力ミスを減らして顧客データベースの精度を高めたい方
・ホットプロファイルで顧客情報や活動履歴を一元管理している方
2.メールによる顧客コミュニケーションが多い企業
・顧客からのメールから自動で情報を収集して顧客理解を深めたい方
・収集した情報をもとに、顧客セグメントを作成したり、ターゲティングメールを送信したりするなどマーケティング活動に活用したい方
■このテンプレートを使うメリット
メールの署名から手作業でリード情報を抽出してホットプロファイルに登録するのは、非常に労力を要して入力ミスや情報漏れの原因にもなりかねません。
このフローを活用することによって、メールを受信した際にAIが自動的に署名情報を読み取ってホットプロファイルのリードに必要な情報を登録して手作業での入力作業が不要になることで、業務効率が大幅に向上します。またヒューマンエラーのリスクも軽減されて、より正確なリード管理が可能になります。
例えば、[資料請求が件名にあるメールによって起動する]など自由にカスタマイズすることができます。
■注意事項
・ホットプロファイルのそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
2. Zoomミーティングが終わったら、内容を文字起こし後要約して、ホットプロファイルの報告管理に自動で登録できるフローです。
このフローを活用すれば、会議参加者は議事録を作成する必要がなくなり、業務効率が向上し、次のアクションに集中できます。
■概要
Zoomでミーティングが終了したら内容を文字起こしかつ要約して、ホットプロファイルの報告管理に登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Zoom ミーティングを頻繁に利用するビジネスパーソン
・ミーティングの内容を記録・共有する手間を省きたい方
・議事録作成の時間を短縮して他の業務に時間を割きたい方
・ホットプロファイルで顧客情報や活動履歴を一元管理している方
2.チームリーダー・マネージャー
・チームメンバーのミーティング内容を把握して進捗管理や評価に役立てたい方
・重要なミーティングの内容を自動で記録して情報共有を促進したい方
3.議事録作成担当者
・文字起こしや要約作成の負担を軽減したい方
・ミーティング後すぐに議事録を共有してアクションを促進したい方
■このテンプレートを使うメリット
Zoomはオンライン会議を効率的に行うための優れたツールですが、会議終了後に議事録を作成してホットプロファイルに手動で登録するのは、情報共有の遅れや入力ミスに繋がる可能性があります。
このフローを活用することにより、Zoomミーティングが終了後に自動的に内容を文字起こしと要約してホットプロファイルの報告管理に登録され、会議参加者は議事録作成を行うことがなくなり会議内容の振り返りや次のアクションに集中することができます。
■注意事項
・Zoom、ホットプロファイルのそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Zoomでミーティングが終了したら内容を文字起こしかつ要約して、ホットプロファイルの報告管理に登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Zoom ミーティングを頻繁に利用するビジネスパーソン
・ミーティングの内容を記録・共有する手間を省きたい方
・議事録作成の時間を短縮して他の業務に時間を割きたい方
・ホットプロファイルで顧客情報や活動履歴を一元管理している方
2.チームリーダー・マネージャー
・チームメンバーのミーティング内容を把握して進捗管理や評価に役立てたい方
・重要なミーティングの内容を自動で記録して情報共有を促進したい方
3.議事録作成担当者
・文字起こしや要約作成の負担を軽減したい方
・ミーティング後すぐに議事録を共有してアクションを促進したい方
■このテンプレートを使うメリット
Zoomはオンライン会議を効率的に行うための優れたツールですが、会議終了後に議事録を作成してホットプロファイルに手動で登録するのは、情報共有の遅れや入力ミスに繋がる可能性があります。
このフローを活用することにより、Zoomミーティングが終了後に自動的に内容を文字起こしと要約してホットプロファイルの報告管理に登録され、会議参加者は議事録作成を行うことがなくなり会議内容の振り返りや次のアクションに集中することができます。
■注意事項
・Zoom、ホットプロファイルのそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
3.Google スプレッドシートで行が更新されたら、ホットプロファイルの商談を自動で更新できるフローです。
このフローを活用することで、取引内容の変更や商談の進捗情報が自動でホットプロファイルに反映できます。
これにより、転記作業の負担を減らし、入力ミスや登録漏れを防げるため、スムーズに情報共有することが可能になります。
■概要
Google スプレッドシートで商談リストを管理しているものの、ホットプロファイルへの情報反映に手間を感じていませんか？手作業での二重入力は時間がかかるだけでなく、入力ミスや更新漏れの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行情報が更新されるだけで、ホットプロファイルの商談情報が自動で更新されるため、こうした課題を解消して営業活動の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートで管理する商談情報をホットプロファイルへ手作業で転記している方
- 商談情報の更新漏れや入力ミスを防ぎ、営業活動の精度を高めたいと考えている営業担当者の方
- 営業チーム内のデータ連携をスムーズにし、リアルタイムな情報共有を実現したいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートの情報が更新されるとホットプロファイルへ自動で反映されるため、これまで転記作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記がなくなることで、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を維持します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとホットプロファイルをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し「行が更新されたら」というトリガーアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでホットプロファイルの「商談を更新」アクションを設定して、スプレッドシートの更新された情報を紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、自動化の対象としたいファイルやシート名、更新を検知したい列などを任意で指定してください。
- ホットプロファイルのオペレーション設定では、スプレッドシートのどの列の情報を、ホットプロファイルのどの項目に更新反映させるか、自由にマッピングできます。
■注意事項
- Google スプレッドシート、ホットプロファイルのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Google スプレッドシートで商談リストを管理しているものの、ホットプロファイルへの情報反映に手間を感じていませんか？手作業での二重入力は時間がかかるだけでなく、入力ミスや更新漏れの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行情報が更新されるだけで、ホットプロファイルの商談情報が自動で更新されるため、こうした課題を解消して営業活動の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートで管理する商談情報をホットプロファイルへ手作業で転記している方
- 商談情報の更新漏れや入力ミスを防ぎ、営業活動の精度を高めたいと考えている営業担当者の方
- 営業チーム内のデータ連携をスムーズにし、リアルタイムな情報共有を実現したいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートの情報が更新されるとホットプロファイルへ自動で反映されるため、これまで転記作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記がなくなることで、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を維持します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとホットプロファイルをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し「行が更新されたら」というトリガーアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでホットプロファイルの「商談を更新」アクションを設定して、スプレッドシートの更新された情報を紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、自動化の対象としたいファイルやシート名、更新を検知したい列などを任意で指定してください。
- ホットプロファイルのオペレーション設定では、スプレッドシートのどの列の情報を、ホットプロファイルのどの項目に更新反映させるか、自由にマッピングできます。
■注意事項
- Google スプレッドシート、ホットプロファイルのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ホットプロファイルとOCR機能の連携メリットと具体例
メリット1: 業務効率の向上
営業担当者が名刺情報を手入力でデータベースに登録する場合、その都度登録する必要があったり、登録枚数が多いと非常に手間がかかり、時間のロスにつながります。
ホットプロファイルとOCR機能を連携することで、名刺画像をOCR機能で解析し、その情報を基にホットプロファイルに自動登録されるため、業務効率の向上が期待できます。
これにより、営業担当者は顧客対応や戦略立案などといったより重要な業務に集中できるようになるかもしれません。
メリット2: ヒューマンエラーの削減
手作業で名刺情報をホットプロファイルに入力する場合、入力ミスやデータの誤登録が発生する可能性があります。
例えば、氏名や住所の打ち間違いは、後の業務に支障をきたしトラブルにつながってしまうかもしれません。
ホットプロファイルとOCR機能を連携することで、こうしたミスを防ぐことができ、正確な情報をデータベースに登録できます。
この結果、誤入力による修正作業の手間を減らせることで、業務全体の円滑な運用につながる可能性があります。
メリット3: 情報の即時活用が可能に
名刺情報を手作業でホットプロファイルに入力すると、登録までに時間がかかってしまい、その後の業務に遅れが生じる可能性があります。
その結果、顧客との関係性が薄れてしまうかもしれません。
しかし、ホットプロファイルとOCR機能を連携することで、フォームに名刺画像を送信したら、即座にホットプロファイルに登録できるため、営業活動に素早く活用できる可能性があります。
これにより、迅速な情報活用を実現できるため、ビジネスチャンスの損失を防ぎ、スムーズな商談の流れを作ることが期待できます。
まとめ
本記事では、OCR機能とホットプロファイルを連携することで、フォームに名刺画像が送信されたらOCRで読み取りホットプロファイルに自動登録する方法をご紹介しました。いかがでしたか？
今回ご紹介したフローを活用すると、入力作業を削減できるため、業務効率を向上させ、迅速な情報活用が可能になります。
また、データの正確性が向上しチームメンバーへの情報共有の円滑化が期待できます。
Yoomを使用すれば難しい専門知識不要で、簡単に業務を自動化できます！
ぜひこの仕組みを活用し、業務の効率化を実現してみてください。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
