OCR機能とホットプロファイルを連携して、名刺画像がフォームで送信されたらOCRで読み取りホットプロファイルに自動登録する方法

ステップ1:ホットプロファイルのマイアプリ連携

1.ホットプロファイルの登録方法

「マイアプリ」をクリックし、「+新規接続」からホットプロファイルを検索してください。

上記画面の注釈を参考に、アカウント名・アクセストークン・ドメインを入力し「追加」をクリックしてください。

ステップ2:テンプレートのコピー

以下のテンプレートページを開き、「このテンプレートを試してみる」をクリックしてください。

ステップ3:名刺送信フォームに名刺画像が送信されたら起動するトリガーの設定

まずは、「名刺送信フォーム」をクリックし設定しましょう。

名刺送信フォームはデフォルトで設定されています。
このページは、変更不要です。

「次へ」ボタンは画面下部にあります。
クリックして進みましょう。

赤枠部分をクリックしたら、テストに使用するための名刺画像を設定しましょう。
設定できたら「保存する」をクリックしてください。

ステップ4:OCR機能で画像・PDFから文字を読み取る

次に、「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックし設定します。
※注意事項：OCR機能は一部有料プランでのみご利用いただける機能で、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。

今回は名刺画像を読み取るフローのため、アクションは「名刺を読み取る」を選択してください。
タイトル部分は変更可能です。

ファイルの添付方法は、上記画面の通り「取得した値を使用」「名刺」を選択します。
このように設定することで、名刺画像がフォームで送信されたらOCRで必要項目を自動抽出できます。
追加で抽出したい項目は、用途に合わせて変更可能です。
使用するAIは、プルダウンより選択してください。

設定が完了したら、「テスト」をクリックしアウトプットが正しく取得できているか確認してください。
問題無ければ設定を保存します。

ステップ5:ホットプロファイルで名刺情報を登録する

続いて、「名刺情報を登録」をクリックして設定します。

こちらの項目は初期設定済みです。
上記画像の通り、誤りが無いか確認したら「次へ」をクリックしましょう。

姓は上記画像のように設定されています。
このように設定することで、先ほど名刺画像からOCR機能で抽出した「姓（氏名左側の空白まで）」を自動でホットプロファイル登録できます。

名と住所も同様に、設定済みです。

ステータスは、枠内をクリックし表示される候補より選択してください。
公開ステータスは、プルダウンより選択します。

設定が完了したら「テスト」をクリックし、「テスト成功」と表示されたら保存してください。

ステップ6:トリガーをONにする

「トリガーをON」ボタンをクリックし、フローボットを起動させましょう。
これで「フォームに回答されたウェビナー動画を文字起こし・翻訳しLINE WORKSに通知する」フローの完成です！
実際に使用して、動作の確認をしましょう。

さらに自動化するには

ここからは、先ほど作成したフローの応用例を2つご紹介します！‍

1 :Microsoft Excelにレコードを追加する

「名刺情報を登録」の下にある「+」をクリックすることで、アクションを追加することができます。

アプリ一覧からMicrosoft Excelを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定すると、OCRで読み取った名刺情報をMicrosoft Excelでデータ化できるため、顧客対応や進捗管理に活用することができますよ。

2 :Yoomの完了通知機能を活用する

ホットプロファイルへの転記が完了したら登録されているメールアドレスに通知することが可能です。
名刺を交換した方に対し、お礼や確認の連絡を漏れなく迅速に実施したい場合に便利です。

この機能はフローボット作成ページの右上３点リーダより「ワークフローの完了を通知」をONにすることで設定できます。

続いて「テキストを翻訳」の下にある「+」ボタンをクリックし、アプリ一覧からSlackを選択したら、「チャンネルにメッセージを送る」アクションの設定を行いましょう。

その他のホットプロファイルを使った自動化例のご紹介

ここからは、ホットプロファイルを使用した連携フローを3つご紹介します。

1. メールの署名情報をAIで抽出し、リード登録するかを担当者に確認したらホットプロファイルのリードに自動で登録するフローです。
このフローを活用することで、手入力作業が不要になるため、業務効率の向上が期待できます。
またヒューマンエラーのリスクも軽減できるため、より正確なリード管理が可能になります。

2. Zoomミーティングが終わったら、内容を文字起こし後要約して、ホットプロファイルの報告管理に自動で登録できるフローです。
このフローを活用すれば、会議参加者は議事録を作成する必要がなくなり、業務効率が向上し、次のアクションに集中できます。

3.Google スプレッドシートで行が更新されたら、ホットプロファイルの商談を自動で更新できるフローです。
このフローを活用することで、取引内容の変更や商談の進捗情報が自動でホットプロファイルに反映できます。
これにより、転記作業の負担を減らし、入力ミスや登録漏れを防げるため、スムーズに情報共有することが可能になります。

ホットプロファイルとOCR機能の連携メリットと具体例

メリット1: 業務効率の向上

営業担当者が名刺情報を手入力でデータベースに登録する場合、その都度登録する必要があったり、登録枚数が多いと非常に手間がかかり、時間のロスにつながります。
ホットプロファイルとOCR機能を連携することで、名刺画像をOCR機能で解析し、その情報を基にホットプロファイルに自動登録されるため、業務効率の向上が期待できます。
これにより、営業担当者は顧客対応や戦略立案などといったより重要な業務に集中できるようになるかもしれません。

メリット2: ヒューマンエラーの削減

手作業で名刺情報をホットプロファイルに入力する場合、入力ミスやデータの誤登録が発生する可能性があります。
例えば、氏名や住所の打ち間違いは、後の業務に支障をきたしトラブルにつながってしまうかもしれません。
ホットプロファイルとOCR機能を連携することで、こうしたミスを防ぐことができ、正確な情報をデータベースに登録できます。
この結果、誤入力による修正作業の手間を減らせることで、業務全体の円滑な運用につながる可能性があります。

メリット3: 情報の即時活用が可能に

名刺情報を手作業でホットプロファイルに入力すると、登録までに時間がかかってしまい、その後の業務に遅れが生じる可能性があります。
その結果、顧客との関係性が薄れてしまうかもしれません。
しかし、ホットプロファイルとOCR機能を連携することで、フォームに名刺画像を送信したら、即座にホットプロファイルに登録できるため、営業活動に素早く活用できる可能性があります。
これにより、迅速な情報活用を実現できるため、ビジネスチャンスの損失を防ぎ、スムーズな商談の流れを作ることが期待できます。

まとめ

本記事では、OCR機能とホットプロファイルを連携することで、フォームに名刺画像が送信されたらOCRで読み取りホットプロファイルに自動登録する方法をご紹介しました。いかがでしたか？
今回ご紹介したフローを活用すると、入力作業を削減できるため、業務効率を向上させ、迅速な情報活用が可能になります。
また、データの正確性が向上しチームメンバーへの情報共有の円滑化が期待できます。
Yoomを使用すれば難しい専門知識不要で、簡単に業務を自動化できます！
ぜひこの仕組みを活用し、業務の効率化を実現してみてください。