OCR技術とkintoneを連携して名刺管理を効率化できることをご存じでしょうか？
今回ご紹介するノーコードツールを使用すれば、手書きや画像でのデータをAIが自動で読み込み、テキストデータ化することができます！
普段、保存方法に困っていたり、うまく活用できていなかったりする名刺管理を効率よく管理できるようになりますよ。
今回は、OCR技術とkintone、そしてGmaiを連携することで、名刺データを自動でkintoneに登録し、お礼メールをGmailで送る方法をご紹介します！
驚くほど簡単にできるので、ぜひ試してみてくださいね！
こんな方におすすめ
- OCR機能とkintone、Gmailを使って業務の効率化を考えている方。
- 名刺などの書類の内容をkintoneで管理している方。
- OCR機能とkintoneを連携してデータ入力時のミスを防ぎたい方。
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできるので、ぜひお試しください！
■概要
名刺データをフォームで送信すると、AIが自動で任意の情報を読み取りkintoneに格納し、メールを送信します。
■注意事項
・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
・kintoneの設定情報を任意の値に置き換えてご利用ください。
[Yoomとは]
「名刺データをOCRで読み取りkintoneに格納する」フローボットの作り方
それでは、「名刺データをOCRで読み取りkintoneに格納する」フローボットの作り方を解説していきます。
Yoomでなら難しいプログラミングは一切不要！ノーコードでできるので、ぜひお試しくださいね。
準備：kintoneとGmailをマイアプリ登録する
まずはkintoneとGmailをYoomと連携するために、マイアプリに登録します。
Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。
続く画面で、kintoneとGmailを検索して選択すると、次の画面に進みます。
＜kintoneの場合＞
・サブドメイン、クライアントID、クライアントシークレットを入力して「追加」をクリックします。
・「許可」を選択すると、マイアプリに登録が完了します。
※マイアプリ登録に必要な各項目の取得方法は、こちらのヘルプページで解説しています。
※マイアプリ登録ができないときは、こちらの対処法を確認してください。
＜Gmailの場合＞
・「Sign in with Google」をクリックします。
・ボックスにチェックを入れて、「続行」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
ステップ1:テンプレートをコピーする
Yoomでご用意しているテンプレートを使って作成していくと、誰でも簡単にフローボットを作成できます。慣れると10分〜20分で連携作業が可能ですよ！
※注意）OCR技術はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
※注意）YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
※注意）チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
まずは、こちらからアカウントを発行してください。
登録が完了したら、下のテンプレートの「試してみる」をクリックしてください。
■概要
名刺データをフォームで送信すると、AIが自動で任意の情報を読み取りkintoneに格納し、メールを送信します。
■注意事項
・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
・kintoneの設定情報を任意の値に置き換えてご利用ください。
フローボットの右上の「編集する」をクリックしてください。
ステップ2:フォームトリガーの設定
「名刺データをアップロード」をクリックします。
名刺データアップロードのフォームは、何も変更せずに「次へ」をクリックし進みます。
フォームの表示確認と詳細設定をします。
取得した値にサンプルの名刺データを添付します。
※解説）ここで添付した名刺データを他のオペレーションで利用することができます。
テストを行い、成功したら保存してください。
ステップ3:画像・PDFから文字を読み取る
「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックします。
タイトル・アクションはは変更不要なので、そのまま「次へ」をクリックします。
続いて詳細を設定します。
ファイルの添付方法：プルダウンで「取得した値を使用」「名刺データ」を選択します。
追加で抽出したい項目：デフォルトで「会社名」「氏名」「部署・役職」「住所」「電話番号」「FAX番号」「メールアドレス」を読み取ります。追加で抽出したい項目をカンマ（,）区切りで指定してください。
ステップ4:kintoneにレコードの登録をする
「レコードの登録」をクリックします。
連携するアカウントを確認して「次へ」をクリックしてください。
続いて、API接続設定をします。
サブドメイン名：URL内の「https://●●●●●●●.cybozu.com/」の部分を取得して入力してください。
アプリID：URL内の「/k/●●/」の部分がアプリIDです。（例：3）
値：下記画像のように設定する必要があります。アウトプットの中にある「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックし、「会社名」を選択します。
解説）このように設定することで、フォームにアップロードされた名刺情報を、自動で引用することができます。
追加する項目も、同様に設定してください。
全て設定が完了したら、テストを行い、保存してください。
ステップ4:お礼メールを送る
※補足）こちらの工程が不要の場合は、赤枠内の×をクリックすると、kintoneレコード登録までの工程のフローボットにすることもできます！
「お礼メールを送る」をクリックします。
連携アカウントを確認して進みます。
差出人の名前や件名、メールの文面などを使用目的に合わせ変更し、「次へ」をクリックします。
テストを行い、成功したら保存してください。
お疲れ様です！これで「名刺データをOCRで読み取りkintoneに格納する」フローの完成です！！
■概要
名刺データをフォームで送信すると、AIが自動で任意の情報を読み取りkintoneに格納し、メールを送信します。
■注意事項
・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
・kintoneの設定情報を任意の値に置き換えてご利用ください。
AI機能,kintone,Gmailを使ったその他の自動化例
本日ご紹介した連携以外にもkintoneやGmailのAPI、AI機能を活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！
OCR機能とkintoneを連携した自動化例
OneDriveに格納されたファイルをOCRしてkintoneに追加したり、Googleフォームで送信された領収書をOCRで読み取りkintoneへ追加したりすることもできます。
また、Gmailで受信した名刺画像をOCRで読み取り、kintoneにデータを追加しGmailでお礼メールを送信する連携も可能です。
Gmailで受信した名刺画像をOCRで読み取り、kintoneにデータを追加しGmailでお礼メールを送信する
試してみる
Gmailで受信した名刺画像をOCRで読み取り、kintoneにデータを追加しGmailでお礼メールを送信するフローです。
■注意事項
・Gmail、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上、AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランでは設定したフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Googleフォームで送信された領収書をOCRで読み取りkintoneへ追加する
試してみる
■概要
Googleフォームで送信された領収書をOCRで読み取りkintoneへ追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・領収書の処理や経費精算業務に多くの時間を費やしている経理担当者や管理部門のスタッフ
・複数の支店や営業所から頻繁に領収書が送られてくる企業の経理チームメンバー
・紙の領収書をデジタル化してペーパーレス化を推進したい企業の経営者や管理職
・領収書データをkintoneで一元管理したい方
・領収書の手入力作業によるミスを減らしたいバックオフィス担当者
■注意事項
・Googleフォーム、Google Drive、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
OneDriveに格納されたファイルをOCRしてkintoneに追加する
試してみる
■概要
「OneDriveに格納されたファイルをOCRしてkintoneに追加する」ワークフローは、ファイル情報の管理の手間を削減します。
格納されたファイルをOCRで読み取り、情報を自動で格納できるので作業効率が向上するでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
・OneDriveを利用してファイル管理を行っている方
・OneDrive内のファイルを迅速に処理したいと考えている方
・手動でのファイル管理に時間を取られたくない方
・kintoneを利用してデータベースを管理している方
・kintoneにスピーディにデータを追加したいと考えている方
・業務効率化を図り、作業時間を短縮したい企業
■注意事項
・kintoneとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
AI機能を活用した自動化例
音声データを文字起こしして追加する
Web会議終了後やGoogle Driveに音声データがアップロードされたときに、AIで文字起こししてGoogle スプレッドシートに追加したり、Slackに通知したりします。
Google Meetで会議終了後、音声文字起こししてGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
オンライン会議後の議事録作成は、重要な業務でありながらも、録画データの文字起こしや内容の転記に多くの時間を要する作業ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google Meetの会議が終了すると、録画データを自動で文字起こしし、その結果をGoogle スプレッドシートに記録できます。議事録作成の手間を省き、コア業務に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Meetでの会議が多く、議事録作成の工数に課題を感じている方
・会議内容の記録や共有を効率化し、チームの生産性を高めたいマネージャーの方
・手作業での文字起こしによる抜け漏れを防ぎ、正確な議事録を残したい担当者の方
■注意事項
・Google Meet、Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれをYoomに連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・「待機する」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Google Driveに音声ファイルがアップロードされたら、文字起こししてSlackに通知する
試してみる
■概要
Google Driveに音声ファイルがアップロードされたら、文字起こししてSlackに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.音声ファイルの管理を行っている方
・業務で音声ファイルを多く取り扱い、内容の確認に煩わしさを感じている方
・音声ファイルの文字起こしに手間を感じており、自動化したいと考えている方
2.Slackを主なコミュニケーションツールとしている方
・チーム内への情報共有に手間を感じている方
・文字起こしの結果を効率的にチーム共有したいと考えている方
■注意事項
・Google DriveとSlackのそれぞれをYoomに連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Zoomが終了したら要約してGoogle スプレットシートに追加する
試してみる
Zoomが終了したら要約してGoogle スプレットシートに追加するフローです
テキストを抽出してアプリやデータベースに追加する
チャットツールに投稿されたメッセージから特定の内容をAIで抽出してTrelloやGoogle スプレッドシートなどに自動で追加します。
Slackでメッセージが投稿されたらTrelloにカードを登録する
試してみる
Slackでメッセージが投稿されたらTrelloにカードを登録するフローです。
Microsoft Teamsでメッセージが投稿されたらNotionにページを作成する
試してみる
■概要
「Microsoft Teamsでメッセージが投稿されたらNotionにページを作成する」ワークフローは、チーム内のコミュニケーションを効率化し、情報を一元管理するための業務ワークフローです。Microsoft Teamsで重要なメッセージが投稿された際に、自動的にNotionに詳細なページを生成することで、情報の漏れや重複を防ぎ、チーム全体での情報共有をスムーズに行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft TeamsとNotionを日常的に利用しており、情報管理に課題を感じているチームリーダーの方
・チーム内の重要な会話やメッセージを自動的に記録・整理したいと考えている業務担当者の方
・手動で情報を転記する手間を省き、業務効率を向上させたいと考えている経営者の方
■注意事項
・Microsoft Teams、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Google Chatで特定のルームに投稿した内容をGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
Google Chatで特定のルームに投稿した内容をGoogleスプレッドシートに追加するフローです。
kintoneを活用した自動化例
kintoneにレコードが登録されたらチャットツールに通知する
kintoneにレコードが追加されたことをMicrosoft TeamsやSlackなどに自動で通知します。
kintoneにレコードが登録されたらSlackに通知
試してみる
kintoneにレコードが登録されたら、Slackの特定のチャンネルに通知をします。
kintoneにレコードが登録されたらChatworkに通知
試してみる
kintoneにレコードが登録されたら、Microsoft Teamsに通知する
試してみる
kintoneに新しくレコードに登録されたら、Microsoft Teamsに通知するフローです。
Web会議が終了したら文字起こししてkintoneに追加する
Google MeetやZoomでミーティングが終了したら、文字起こししてkintoneに自動で追加します。
Google Meetで会議が終了したら、文字起こししてkintoneに自動追加する
試してみる
■概要
Google Meetで会議が終了したら、文字起こししてkintoneに自動追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Meetでの会議の議事録を手動で作成している方
・複数のプロジェクトを並行して進めており、重要な会議の発言を効率的に記録し共有したい方
・kintoneで管理する案件や業務進捗の情報に会議内容を統合したい方
・遠隔チームやリモートワークのメンバーとも会議情報の共有をスムーズにしたい方
・顧客との打ち合わせ内容をkintoneで共有し、フォローアップの質を向上させたい方
■注意事項
・Google Meet、Google Drive、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・「待機する」オペレーションおよび音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Zoomミーティングが終了したら会議の文字起こし・要約してkintoneに格納する
試してみる
Zoomミーティングが終了したら、自動的に会議内容を自動で文字起こしと要約をして、要約内容をkintoneのデータベースに格納するフローです。
Gmailを活用した自動化例
カレンダーの予定やタスクの期限をGmailにリマインドする
Googleカレンダーの予定やAsanaで期限が近いタスクなどをGmailで自動リマインドします。
毎朝決まった時間に当日のGoogleカレンダーの予定をまとめてメール送信する
試してみる
■概要
「Googleカレンダーから予定を取得してGmailでリマインドを送信する」フローは、Googleカレンダーの予定を自動的にチェックし、Gmailを通じてリマインドメールを送信する業務ワークフローです。
Yoomを活用することで、GoogleカレンダーとGmailの連携をスムーズに行い、リマインドの自動化が実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleカレンダーを日常的に利用しており、予定管理をもっと効率化したい方
毎日のスケジュールが多岐にわたり、手動でのリマインド設定を煩雑だと感じている方
・Gmailを主要なコミュニケーションツールとして活用しているビジネスパーソン
重要なメール通知を見逃さないために、Gmailでのリマインドを行いたい方
・業務の自動化を進めて効率アップを図りたい企業やチーム
手動でのリマインド設定や予定確認に時間を取られることなく、他の重要な業務にリソースを集中させたい方
■注意事項
・Googleカレンダー、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
Asanaの期限が近いタスクのリマインドをGmailで送信する
試してみる
■概要
「Asanaの期限が近いタスクのリマインドメールを自動送信する」ワークフローは、プロジェクト管理を効率化し、タスクの期限遵守をサポートする業務ワークフローです。
AsanaとGmailの連携を活用し、期限が近づいたタスクを自動的にリマインドメールで通知します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Asanaを活用してプロジェクト管理を行っており、タスクの期限管理に課題を感じているプロジェクトマネージャーの方
・Gmailを日常的に使用しており、チームメンバーへの効果的なコミュニケーションを図りたい方
・タスクのリマインドを手動で行う時間を削減し、業務の効率化を目指しているチームリーダーの方
・プロジェクトの進行状況を常に把握し、期限遵守を促進したい経営者や管理職の方
■注意事項
・Asana、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
リード詳細ページからGmailで定型メールを送信する
SalesforceやHubSpotなどの顧客管理ページから、定型メールを送信します。
HubSpotのコンタクトに登録されたリード宛にGmailで定型メールを送信する
試してみる
HubSpotのコンタクトに登録されたリード宛にGmailで定型メールを送信するフローです。
Salesforceのリード詳細ページからGmailで定型メールを送信
試してみる
Salesforceのリード詳細ページから、Gmailで定型メールを送信します。メールの文面などは任意の値に変更してご利用ください。
Notionデータベースの情報を用いて、Gmailでメールを自動で送付する
試してみる
Notionデータベースの情報を用いて、Gmailでメールを自動で送付するフローです。
kintoneとOCRを連携するメリットと自動化例
次に、OCR技術とkintoneを連携することにより、どのようなメリットがあるのか解説します！
1: 名刺管理の効率化
メリット: OCR技術とkintoneを連携することで、手書きの書類や名刺をスキャンするだけで、データを自動的にkintoneに保存できます。
自動化例:名刺をYoomのフォームにアップロードすると、OCR技術でテキストデータ化され、kintoneに自動で入力されます。これにより、名刺の管理が効率化しそうですよね。また、名刺を頂いた方に、自動でお礼のメールを送信することもできます。これにより、メールの送信漏れも防ぐことができるので便利ではないでしょうか。
2: データ一元管理による検索性の向上
メリット:OCR技術により、テキスト化されたデータが自動的にkintoneに取り込まれるので、情報を簡単に一元管理できるようになります。
自動化例: 名刺画像をYoomのフォームにアップロードすると、自動でテキストデータ化され、kintone上で一元管理することができます。これにより、必要な名刺情報をすぐに検索することができ、探す時間が大幅に減るかもしれませんね。
3: 承認フローの自動化
メリット:kintoneとOCR技術の連携により、データ取り込み後の承認フローを自動化できます。
自動化例:ワークフローアプリとの連携も利用すれば、契約書や請求書をYoomのフォームにアップロードしてテキストデータ化された情報をkintoneに登録後、自動的に承認フローを開始することもできます。これにより、漏れなくスムーズに承認を依頼することができ、効率化につながるはずです。
まとめ
今回は、OCR技術とkintoneを連携して名刺データの処理を効率化する方法をご紹介しました！この自動化を使用することで、名刺や手書きなどのデータを迅速かつ正確にテキストデータ化することができますよ。また、Gmailでお礼メールを送ったり、上司に報告メールを送信したりすることもできます。Yoomでは2週間の無料体験を実施しているので、自動化の導入を検討されている方は、ぜひ試してみてくださいね！
