OCR技術とkintoneを連携して名刺管理を効率化できることをご存じでしょうか？
今回ご紹介するノーコードツールを使用すれば、手書きや画像でのデータをAIが自動で読み込み、テキストデータ化することができます！
普段、保存方法に困っていたり、うまく活用できていなかったりする名刺管理を効率よく管理できるようになりますよ。
今回は、OCR技術とkintone、そしてGmaiを連携することで、名刺データを自動でkintoneに登録し、お礼メールをGmailで送る方法をご紹介します！
驚くほど簡単にできるので、ぜひ試してみてくださいね！
こんな方におすすめ
- OCR機能とkintone、Gmailを使って業務の効率化を考えている方。
- 名刺などの書類の内容をkintoneで管理している方。
- OCR機能とkintoneを連携してデータ入力時のミスを防ぎたい方。
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできるので、ぜひお試しください！
■概要
展示会や商談で受け取った名刺の管理に手間を感じていませんか。一枚ずつ情報を手入力するのは時間がかかるだけでなく、入力ミスが発生するリスクもあります。このワークフローを活用すれば、名刺の画像ファイルをアップロードするだけで、OCR機能が情報を自動で読み取り、kintoneのデータベースへ格納までを完結させることが可能です。面倒な名刺データの入力を自動化し、正確な顧客情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 名刺交換後のデータ入力作業に時間を取られている営業やマーケティング担当者の方
- kintoneを活用した顧客情報管理を、より効率的に行いたいと考えている方
- OCR機能を活用して、紙媒体からのデータ入力業務を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 名刺の画像ファイルをアップロードするだけでkintoneへデータが自動で格納されるため、手入力にかかっていた時間を削減できます。
- 手作業による転記が不要になることで、名前や連絡先などの入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、名刺の画像ファイルをアップロードするためのフォームを作成します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「OCRで文字を抽出」アクションを設定し、フォームから受け取った名刺画像内の文字を抽出します。
- 次に、オペレーションでkintoneの「レコードの登録」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を指定のアプリに登録します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、担当者へ登録完了を通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガー機能では、名刺画像以外にも、担当者名などの情報を入力させる項目を任意で追加・編集できます。
- OCR機能では、名刺から抽出したい項目（会社名、氏名、電話番号など）を任意で設定することが可能です。
- kintoneにレコードを登録する際、OCRで抽出した情報やフォームで入力された情報を、どのフィールドに格納するかを任意で設定できます。
- Gmailでの通知設定では、宛先、件名、本文を自由に設定でき、kintoneに登録された顧客名などの情報を含めることも可能です。
■注意事項
- kintone、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでファイルを使用する際は、「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
[Yoomとは]
「名刺データをOCRで読み取りkintoneに格納する」フローボットの作り方
それでは、「名刺データをOCRで読み取りkintoneに格納する」フローボットの作り方を解説していきます。
Yoomでなら難しいプログラミングは一切不要！ノーコードでできるので、ぜひお試しくださいね。
準備：kintoneとGmailをマイアプリ登録する
まずはkintoneとGmailをYoomと連携するために、マイアプリに登録します。
Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。
続く画面で、kintoneとGmailを検索して選択すると、次の画面に進みます。
＜kintoneの場合＞
・サブドメイン、クライアントID、クライアントシークレットを入力して「追加」をクリックします。
・「許可」を選択すると、マイアプリに登録が完了します。
※マイアプリ登録に必要な各項目の取得方法は、こちらのヘルプページで解説しています。
※マイアプリ登録ができないときは、こちらの対処法を確認してください。
＜Gmailの場合＞
・「Sign in with Google」をクリックします。
・ボックスにチェックを入れて、「続行」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
ステップ1:テンプレートをコピーする
Yoomでご用意しているテンプレートを使って作成していくと、誰でも簡単にフローボットを作成できます。慣れると10分〜20分で連携作業が可能ですよ！
※注意）OCR技術はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
※注意）YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
※注意）チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
まずは、こちらからアカウントを発行してください。
登録が完了したら、下のテンプレートの「試してみる」をクリックしてください。
■概要
展示会や商談で受け取った名刺の管理に手間を感じていませんか。一枚ずつ情報を手入力するのは時間がかかるだけでなく、入力ミスが発生するリスクもあります。このワークフローを活用すれば、名刺の画像ファイルをアップロードするだけで、OCR機能が情報を自動で読み取り、kintoneのデータベースへ格納までを完結させることが可能です。面倒な名刺データの入力を自動化し、正確な顧客情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 名刺交換後のデータ入力作業に時間を取られている営業やマーケティング担当者の方
- kintoneを活用した顧客情報管理を、より効率的に行いたいと考えている方
- OCR機能を活用して、紙媒体からのデータ入力業務を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 名刺の画像ファイルをアップロードするだけでkintoneへデータが自動で格納されるため、手入力にかかっていた時間を削減できます。
- 手作業による転記が不要になることで、名前や連絡先などの入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、名刺の画像ファイルをアップロードするためのフォームを作成します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「OCRで文字を抽出」アクションを設定し、フォームから受け取った名刺画像内の文字を抽出します。
- 次に、オペレーションでkintoneの「レコードの登録」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を指定のアプリに登録します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、担当者へ登録完了を通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガー機能では、名刺画像以外にも、担当者名などの情報を入力させる項目を任意で追加・編集できます。
- OCR機能では、名刺から抽出したい項目（会社名、氏名、電話番号など）を任意で設定することが可能です。
- kintoneにレコードを登録する際、OCRで抽出した情報やフォームで入力された情報を、どのフィールドに格納するかを任意で設定できます。
- Gmailでの通知設定では、宛先、件名、本文を自由に設定でき、kintoneに登録された顧客名などの情報を含めることも可能です。
■注意事項
- kintone、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでファイルを使用する際は、「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
フローボットの右上の「編集する」をクリックしてください。
ステップ2:フォームトリガーの設定
「名刺データをアップロード」をクリックします。
名刺データアップロードのフォームは、何も変更せずに「次へ」をクリックし進みます。
フォームの表示確認と詳細設定をします。
取得した値にサンプルの名刺データを添付します。
※解説）ここで添付した名刺データを他のオペレーションで利用することができます。
テストを行い、成功したら保存してください。
ステップ3:画像・PDFから文字を読み取る
「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックします。
タイトル・アクションはは変更不要なので、そのまま「次へ」をクリックします。
続いて詳細を設定します。
ファイルの添付方法：プルダウンで「取得した値を使用」「名刺データ」を選択します。
追加で抽出したい項目：デフォルトで「会社名」「氏名」「部署・役職」「住所」「電話番号」「FAX番号」「メールアドレス」を読み取ります。追加で抽出したい項目をカンマ（,）区切りで指定してください。
ステップ4:kintoneにレコードの登録をする
「レコードの登録」をクリックします。
連携するアカウントを確認して「次へ」をクリックしてください。
続いて、API接続設定をします。
サブドメイン名：URL内の「https://●●●●●●●.cybozu.com/」の部分を取得して入力してください。
アプリID：URL内の「/k/●●/」の部分がアプリIDです。（例：3）
値：下記画像のように設定する必要があります。アウトプットの中にある「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックし、「会社名」を選択します。
解説）このように設定することで、フォームにアップロードされた名刺情報を、自動で引用することができます。
追加する項目も、同様に設定してください。
全て設定が完了したら、テストを行い、保存してください。
ステップ4:お礼メールを送る
※補足）こちらの工程が不要の場合は、赤枠内の×をクリックすると、kintoneレコード登録までの工程のフローボットにすることもできます！
「お礼メールを送る」をクリックします。
連携アカウントを確認して進みます。
差出人の名前や件名、メールの文面などを使用目的に合わせ変更し、「次へ」をクリックします。
テストを行い、成功したら保存してください。
お疲れ様です！これで「名刺データをOCRで読み取りkintoneに格納する」フローの完成です！！
■概要
展示会や商談で受け取った名刺の管理に手間を感じていませんか。一枚ずつ情報を手入力するのは時間がかかるだけでなく、入力ミスが発生するリスクもあります。このワークフローを活用すれば、名刺の画像ファイルをアップロードするだけで、OCR機能が情報を自動で読み取り、kintoneのデータベースへ格納までを完結させることが可能です。面倒な名刺データの入力を自動化し、正確な顧客情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 名刺交換後のデータ入力作業に時間を取られている営業やマーケティング担当者の方
- kintoneを活用した顧客情報管理を、より効率的に行いたいと考えている方
- OCR機能を活用して、紙媒体からのデータ入力業務を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 名刺の画像ファイルをアップロードするだけでkintoneへデータが自動で格納されるため、手入力にかかっていた時間を削減できます。
- 手作業による転記が不要になることで、名前や連絡先などの入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、名刺の画像ファイルをアップロードするためのフォームを作成します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「OCRで文字を抽出」アクションを設定し、フォームから受け取った名刺画像内の文字を抽出します。
- 次に、オペレーションでkintoneの「レコードの登録」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を指定のアプリに登録します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、担当者へ登録完了を通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガー機能では、名刺画像以外にも、担当者名などの情報を入力させる項目を任意で追加・編集できます。
- OCR機能では、名刺から抽出したい項目（会社名、氏名、電話番号など）を任意で設定することが可能です。
- kintoneにレコードを登録する際、OCRで抽出した情報やフォームで入力された情報を、どのフィールドに格納するかを任意で設定できます。
- Gmailでの通知設定では、宛先、件名、本文を自由に設定でき、kintoneに登録された顧客名などの情報を含めることも可能です。
■注意事項
- kintone、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでファイルを使用する際は、「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
AI機能,kintone,Gmailを使ったその他の自動化例
本日ご紹介した連携以外にもkintoneやGmailのAPI、AI機能を活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！
OCR機能とkintoneを連携した自動化例
OneDriveに格納されたファイルをOCRしてkintoneに追加したり、Googleフォームで送信された領収書をOCRで読み取りkintoneへ追加したりすることもできます。
また、Gmailで受信した名刺画像をOCRで読み取り、kintoneにデータを追加しGmailでお礼メールを送信する連携も可能です。
OneDriveに格納されたファイルをOCRしてkintoneに追加する
試してみる
■概要
請求書や申込書といった書類をOneDriveで管理しているものの、その内容をkintoneへ一件ずつ手入力する作業に手間を感じていませんか。目視での確認や転記作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、OneDriveの特定フォルダにファイルが保存されるだけで、OCR機能がファイル内容を自動で読み取り、kintoneへレコードとして追加するため、データ入力に関する一連の業務の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveに保存した書類の内容を目視で確認し、kintoneに手入力している方
- 書類データの入力作業における、転記ミスや入力漏れなどの課題を解消したい方
- 定型的なデータ入力業務を自動化し、より付加価値の高いコア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveにファイルが格納されるとkintoneへ自動でデータが追加されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- OCRによるテキストの自動抽出とデータ登録により、目視での確認や手入力に起因する間違いや漏れといったヒューマンエラーを防止します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveとkintoneをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」アクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロード」アクションを追加し、トリガーで検知したファイルを対象として設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を元にレコードを追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveのトリガー設定では、自動化の起点としたい監視対象のフォルダを指定してください。
- OCR機能では、読み取りたい書類のフォーマットに合わせて、抽出したい項目（例：会社名、金額、日付など）を自由にカスタマイズできます。
- kintoneへのレコード追加では、アプリのどのフィールドにOCRで抽出したどの情報を登録するか、細かくマッピング設定を行うことが可能です。
■注意事項
- kintoneとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Googleフォームで送信された領収書をOCRで読み取りkintoneへ追加する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け取った領収書の処理に、手間を感じていませんか。
画像を目で見て確認し、内容をkintoneへ手入力する作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスの原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、添付された領収書をOCRで自動で読み取り、kintoneへデータを追加することが可能です。
面倒な転記作業を自動化し、経費精算などの業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け取った領収書の情報をkintoneへ手入力している経理担当者の方
- OCRを活用したデータ入力の自動化に興味があり、具体的な方法を探している業務改善担当者の方
- 申請書類の受付からデータ登録までの一連の流れを効率化し、正確性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの回答送信からkintoneへのレコード追加までが自動化されるため、手作業での転記にかかっていた時間を短縮します。
- 手作業によるデータの転記が不要になるため、金額や日付などの入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、kintone、Google DriveをYoomと連携します。
- トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームの回答に含まれる領収書ファイルを指定します。
- 続いて、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルを読み取ります。
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出したデータをkintoneのレコードに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveでファイルをダウンロードするアクションで、フォーム回答から取得したどのファイルのIDを指定するかを任意で設定してください。
- OCR機能のアクションで、領収書の画像から抽出したい項目（例：合計金額、発行日など）や、ファイルの添付方法を任意で設定してください。
- kintoneにレコードを追加するアクションで、データを追加したいアプリや、OCRで読み取った情報をどのフィールドに登録するかを任意で設定してください。
■注意事項
- Googleフォーム、Google Drive、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Gmailで受信した名刺画像をOCRで読み取り、kintoneにデータを追加しGmailでお礼メールを送信する
試してみる
■概要
Gmailで受信した名刺画像をOCRで読み取り、kintoneにデータを追加しGmailでお礼メールを送信するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 日常的に名刺交換を行っており、顧客データの管理に多くの時間を費やしているセールスマネージャーや営業担当者
- 展示会やイベントで大量の名刺を受け取り、それらの情報をデータベース化する必要がある方
- 複数の部署や支店・支所の名刺情報を一元管理する必要がある方
- kintoneへの名刺情報の登録やお礼メールの送信を手動で行っており、作業負担を軽減したい方
- 名刺管理の属人化を防ぎ、チーム全体でスムーズに情報を共有したい方
■このテンプレートを使うメリット
このフローを導入すれば、Gmailの受信メールに添付された名刺画像をもとに、kintoneへの登録とGmailでのお礼メール送信を自動的に行うことができます。
画像の撮影やスキャンとメール送信だけで名刺情報がデジタル化されるため、担当者の作業負担が軽減されます。
名刺情報のスムーズな共有が可能になるため、リードへのアプローチやマーケティング分析、顧客へのフォローアップの迅速化につながります。
AI機能を活用した自動化例
音声データを文字起こしして追加する
Web会議終了後やGoogle Driveに音声データがアップロードされたときに、AIで文字起こししてGoogle スプレッドシートに追加したり、Slackに通知したりします。
Google Meetで会議終了後、音声文字起こししてGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
オンライン会議後の議事録作成は、重要な業務でありながらも、録画データの文字起こしや内容の転記に多くの時間を要する作業ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google Meetの会議が終了すると、録画データを自動で文字起こしし、その結果をGoogle スプレッドシートに記録できます。議事録作成の手間を省き、コア業務に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Meetでの会議が多く、議事録作成の工数に課題を感じている方
- 会議内容の記録や共有を効率化し、チームの生産性を高めたいマネージャーの方
- 手作業での文字起こしによる抜け漏れを防ぎ、正確な議事録を残したい担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- 会議終了後の文字起こしから転記までが自動処理されるため、議事録作成にかかる時間を短縮し、他の業務に時間を充てられます。
- 手作業での転記ミスや記録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、会議での決定事項や議論の内容を正確に蓄積することができます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google Meet、Google Drive、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- トリガーでGoogle Meetを選択し、「会議が終了したら」というアクションを設定して、フローが起動するきっかけを作ります。
- 次に、オペレーションでGoogle Meetの「レコーディング情報を取得」アクションを設定し、終了した会議の録画データを特定します。
- 続いて、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションで、取得したレコーディングデータをYoom内に取り込みます。
- その後、AI機能の「音声データを文字起こしする」アクションを設定し、ダウンロードした音声データをテキストに変換します。
- 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションで、文字起こしされたテキストを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Meetのトリガー設定では、フローをチェックする起動間隔を任意で指定できます。
- Google Meetの「レコーディング情報を取得」では、特定の会議IDを指定して、対象の会議のみを処理するように設定できます。
- Google Driveの「ファイルをダウンロードする」では、前のステップで取得したレコーディング情報のファイルIDをアウトプットから選択して指定します。
- AI機能の「音声データを文字起こしする」では、文字起こしする音声ファイルの添付方法や、日本語や英語などの言語を任意で設定できます。
- Google スプレッドシートの「レコードを追加する」では、記録先のシートIDやタブ名、テーブル範囲を自由に設定し、どのセルにどの情報を記録するかを指定できます。
■注意事項
- Google Meet、Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれをYoomに連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Zoomが終了したら要約してGoogle スプレットシートに追加する
試してみる
◼️概要
Zoomで会話した内容を自動的に要約して文字起こしし、Google スプレットシートに記載します。
会話の聞き逃しを回避でき、Google スプレットシートにて管理できるので仕事の効率を上げることができます。
◼️注意事項
・ZoomとGoogle スプレットシートそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
・フリープラン、ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使
用することができます。
Google Driveに音声ファイルがアップロードされたら、文字起こししてSlackに通知する
試してみる
■概要
会議の録音データやインタビュー音声など、重要な音声ファイルを文字起こしして関係者に共有する作業は、時間と手間がかかる業務ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダに音声ファイルをアップロードするだけで、AIが自動で文字起こしを行い、その結果をSlackに通知するため、こうした手作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google DriveとSlackを利用し、議事録作成の効率化を目指している方
- インタビューや商談の音声データを手作業で文字起こししている方
- 音声ファイルの共有や内容の確認に手間を感じているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- 音声ファイルをアップロードするだけで自動で文字起こしから通知までが完了し、手作業の時間を削減できます。
- 手作業による文字起こしの手間や、Slackへの共有漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルを指定します。
- その後、オペレーションでAI機能の「音声データを文字起こしする」アクションを設定し、ダウンロードした音声ファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、文字起こし結果を特定のチャンネルに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、フローを起動する間隔と対象のフォルダIDを任意で指定してください。
- Google Driveでファイルをダウンロードする際は、前のステップで取得したアウトプット情報からファイルIDを指定します。
- AI機能で音声データを文字起こしする際は、処理対象となるファイルの添付方法や、音声の言語（日本語、英語など）を選択できます。
- Slackでメッセージを送るアクションでは、通知先のチャンネルIDや、送信するメッセージ内容を自由にカスタマイズしてください。
■注意事項
- Google DriveとSlackのそれぞれをYoomに連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
テキストを抽出してアプリやデータベースに追加する
チャットツールに投稿されたメッセージから特定の内容をAIで抽出してTrelloやGoogle スプレッドシートなどに自動で追加します。
Slackでメッセージが投稿されたらTrelloにカードを登録する
試してみる
■概要
Slackでメッセージが投稿されたらTrelloにカードを登録するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Slackを日常的に利用している企業
・チームでのコミュニケーションにSlackを使っており、メッセージ内容から直接タスクを追加したい方
2. Trelloを活用してタスク管理を行っている企業
・手動でカードを作成する手間を減らしたい方
■このテンプレートを使うメリット
このフローを利用すると、Slackの通知内容をもとにTrelloにカードが自動作成されます。
これまで、手動でカードを作成していた方は手作業の手間が削減されるため、業務の効率が向上します。
節約できた作業時間を他の業務に充てることで、生産性向上も見込めます。
また、自動でタスクが追加されることで、対応漏れの防止にもつながります。
チャット上でタスク情報を確認するだけでは、他の通知で埋もれてしまい、確認が漏れてしまう可能性がありますが、Trelloに追加されることで、そのリスクが軽減されます。
■注意事項
・SlackとTrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Google Chatで特定のルームに投稿した内容をGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Google Chatで特定のルームに投稿した内容をGoogle スプレッドシートに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.チームメンバーとの連絡手段としてGoogle Chatを使用している方
・Google Chatを主要なコミュニケーションツールとして活用しているプロジェクト
・タスクの進捗報告をGoogle Chatで行っているメンバー
2.チームでGoogle スプレッドシートを使用している方
・タスクの進捗をGoogle スプレッドシートで管理している方
・Google スプレッドシートへの転記作業を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
チャットツールで進捗報告をしていると、情報が埋もれてしまい検索するのに手間がかかってしまいます。
Google スプレッドシートで進捗内容を管理する場合、Google Chatの投稿内容を都度転記する必要があり、非効率的で時間がかかります。
Google Chatの投稿内容をGoogle スプレッドシートに転記して管理したいと考えている方に、このテンプレートは適しています。
このテンプレートを使用することで、手動で投稿内容の転記をする必要がなくなり、進捗管理が楽になります。
Google スプレッドシートはレポートの作成もできるため、プロジェクトの進捗状況をメンバー向けに可視化することも可能です。
■注意事項
・Google Chat、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
Microsoft Teamsでメッセージが投稿されたらNotionにページを作成する
試してみる
■概要
「Microsoft Teamsでメッセージが投稿されたらNotionにページを作成する」ワークフローは、チーム内のコミュニケーションを効率化し、情報を一元管理するための業務ワークフローです。Microsoft Teamsで重要なメッセージが投稿された際に、自動的にNotionに詳細なページを生成することで、情報の漏れや重複を防ぎ、チーム全体での情報共有をスムーズに行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft TeamsとNotionを日常的に利用しており、情報管理に課題を感じているチームリーダーの方
- チーム内の重要な会話やメッセージを自動的に記録・整理したいと考えている業務担当者の方
- 手動で情報を転記する手間を省き、業務効率を向上させたいと考えている経営者の方
■このテンプレートを使うメリット
- 情報の一元管理：Teamsのメッセージが自動でNotionに反映されるため、重要な情報を一箇所で確認できます。
- 作業時間の短縮：手動での転記作業が不要になり、他の重要な業務に時間を割けます。
- 情報の見逃し防止：自動化により重要なメッセージの見逃しや漏れを防ぎ、チームの連携を強化します。
kintoneを活用した自動化例
kintoneにレコードが登録されたらチャットツールに通知する
kintoneにレコードが追加されたことをMicrosoft TeamsやSlackなどに自動で通知します。
kintoneにレコードが登録されたら、Microsoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
kintoneに新しくレコードが登録されたら、Microsoft Teamsに通知するフローです。
kintoneとMicrosoft Teamsを連携することで、個々のアプリを操作したり繰り返しデータを入力する手間が省けて、業務をスムーズに進めることができ、自動的にMicrosoft Teamsに通知されるので情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
■注意事項
・kintone、Microsoft TeamsそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
kintoneにレコードが登録されたらSlackに通知する
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■概要
kintoneで管理している顧客情報や案件情報が更新された際に、Slackへの通知が漏れてしまったり、手作業での共有に手間を感じたりしていないでしょうか。 重要な情報の共有が遅れると、ビジネス機会の損失に繋がることもあります。 このワークフローを活用すれば、kintoneに新しいレコードが登録されると、その内容が自動でSlackに通知されるため、スムーズな情報共有を実現し、チームの連携を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneとSlackを連携させ、情報共有のスピードを向上させたいと考えている方
- 手作業によるkintoneの更新通知に時間がかかり、非効率を感じている業務担当者の方
- チーム内での情報伝達漏れを防ぎ、対応の迅速化を図りたいプロジェクトマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneにレコードが登録されると自動でSlackに通知されるため、手作業で共有していた時間を短縮し、コア業務に集中できます。
- システムが自動で通知を行うので、手作業による通知漏れやコピー＆ペーストのミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで検知したレコードの詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、取得したレコード情報を指定のチャンネルに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneのトリガー設定では、通知を検知したいアプリ（データベース）を任意で設定することが可能です。
- Slackにメッセージを送るオペレーションでは、通知先のチャンネルやメッセージ本文を自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- kintone、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
kintoneにレコードが登録されたらChatworkに通知
試してみる
■概要
kintoneで顧客情報や案件情報を管理しているものの、新しいレコードが登録されるたびに関係者へ手動で通知するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。また、手作業での連絡は通知の遅れや共有漏れといったミスにつながる可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、kintoneにレコードが登録されたタイミングを検知して、Chatworkへ自動で通知を送信できるため、こうした情報共有に関する課題を円滑に削減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneの更新情報を、手作業でChatworkに都度転記している方
- チーム内での情報共有のスピードを上げ、対応の迅速化を図りたいと考えている方
- 手作業による通知の遅れや連絡漏れを防ぎ、確実な情報伝達を実現したい方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneへのレコード登録と同時にChatworkへ通知が送信されるため、これまで手作業での連絡に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による連絡漏れや共有の遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、重要情報の伝達を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとChatworkをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら（即時起動）」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、登録されたレコード情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでChatworkの「メッセージを送る」アクションを設定し、取得したレコード情報を指定のチャットに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneのトリガー設定では、通知の検知対象としたいアプリ（データベース）を任意で設定できます。
- Chatworkに通知するメッセージには、kintoneから取得したレコード情報の中から、案件名や担当者名など、共有したい項目を自由に組み込んで設定できます。
■注意事項
- kintone、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
Web会議が終了したら文字起こししてkintoneに追加する
Google MeetやZoomでミーティングが終了したら、文字起こししてkintoneに自動で追加します。
Google Meetで会議が終了したら、文字起こししてkintoneに自動追加する
試してみる
■概要
Google Meetで会議が終了したら、文字起こししてkintoneに自動追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Meetでの会議の議事録を手動で作成している方
- 複数のプロジェクトを並行して進めており、重要な会議の発言を効率的に記録し共有したい方
- kintoneで管理する案件や業務進捗の情報に会議内容を統合したい方
- 遠隔チームやリモートワークのメンバーとも会議情報の共有をスムーズにしたい方
- 顧客との打ち合わせ内容をkintoneで共有し、フォローアップの質を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
このフローにより、Google Meetの録画からの文字起こしとkintoneへの登録が自動的に行われます。
手動で議事録の作成が不要となることで会議後の作業時間が削減され、その時間を他の価値創造的な業務に充てることが可能です。
文字起こし情報がkintoneへ自動登録されるため、チーム間での情報共有がスムーズになり、コミュニケーションの質が向上します。
また、会議記録の形式が統一されることで、重要な決定事項の追跡が容易になります。
Zoomミーティングが終了したら会議の文字起こし・要約してkintoneに格納する
試してみる
■概要
Zoomでのオンラインミーティング後、録画データから議事録を作成する作業に時間がかかっていませんか？録画内容の文字起こしや要約、そしてkintoneへの転記といった一連の作業は、手間がかかるだけでなく他の業務を圧迫する一因にもなります。このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングの終了をきっかけに、文字起こしから要約、kintoneへの格納までが自動で実行されるため、議事録作成に関する課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomでの会議後、手作業で文字起こしや要約を行いkintoneに記録している方
- 議事録作成にかかる時間を短縮し、より重要な業務に集中したいと考えている方
- 会議の決定事項や内容の共有漏れを防ぎ、ナレッジを効率的に蓄積したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomミーティング終了後の一連の作業が自動化されるため、議事録作成に費やしていた時間を短縮し、コア業務に集中できます。
- 手作業による転記ミスや要約の質のばらつきを防ぎ、kintone上で均質な会議情報を一元管理できるようになります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとkintoneをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得」アクションを設定し、終了したミーティングの情報を取得します。
- 次に、取得した情報をもとに、Zoomの「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」アクションを設定します。
- ダウンロードした音声ファイルを、オペレーションのAI機能「音声データを文字起こしする」でテキスト化します。
- テキスト化された会議内容を、オペレーションのAI機能「要約する」で要約します。
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、要約内容などを指定のアプリに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomのトリガー設定では、フローを起動する間隔や、対象とするユーザーのメールアドレスを指定できます。
- Zoomでレコーディング情報を取得する際は、前のステップで取得したアウトプット（動的な値）を活用してミーティングIDを指定します。
- AI機能の文字起こしでは、日本語や英語など、ミーティングで話されている言語を任意で設定できます。
- AI機能の要約では、要約後の文字数や「箇条書きで」といった形式、言語などを細かく指定することが可能です。
- kintoneにレコードを追加するアクションでは、格納先のアプリIDや、どのフィールドに何の情報を格納するかを自由に設定できます。
◼️注意事項
- Zoom、kintoneそれぞれとYoomのアカウント連携が必要です。
- レコーディングを実施しなかった会議の場合、エラーになるためご注意ください。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Gmailを活用した自動化例
カレンダーの予定やタスクの期限をGmailにリマインドする
Googleカレンダーの予定やAsanaで期限が近いタスクなどをGmailで自動リマインドします。
毎朝決まった時間に当日のGoogleカレンダーの予定をまとめてメール送信する
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■概要
毎朝のスケジュール確認のために、都度Googleカレンダーを開く作業を面倒に感じていませんか。忙しい朝に、その日の予定を素早く一覧で把握したいと思うこともあるかもしれません。このワークフローを活用すれば、毎朝指定した時間にその日のGoogleカレンダーの予定をAIが要約し、Gmailで自動送信します。手動での確認作業をなくし、1日のスタートをよりスムーズにすることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- 毎朝のスケジュール確認を手間に感じている、すべてのビジネスパーソンの方
- その日のタスクやアポイントメントを、抜け漏れなく把握したいと考えている方
- 日々のルーティン業務を自動化し、生産性の向上を目指しているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎朝決まった時間にその日の予定がメールで届くため、カレンダーを開いて確認する時間を短縮し、すぐに業務に取りかかることができます。
- 予定の確認漏れや見落としといったヒューマンエラーを防ぎ、重要なアポイントメントを確実に把握できるようになります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleカレンダーとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「指定したスケジュールになったら」アクションで、毎朝メールを送信したい時刻を設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogleカレンダーを選択し、「予定の一覧を取得する」アクションで、当日の予定情報を取得するように設定します。
- さらに、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストを生成する」アクションで、取得した予定情報を見やすいように要約させます。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、AIが生成した予定の要約を指定のアドレスに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、フローボットを起動させたい時刻に加え、平日のみ実行するなど特定の曜日を自由に設定できます。
- Googleカレンダーから予定を取得する際に、対象となるカレンダーIDを任意で設定できるため、個人の予定だけでなくチームの共有カレンダーなども指定可能です。
- AI機能でテキストを生成する際に、プロンプトを自由にカスタマイズすることで、箇条書きにするなど、好みのフォーマットで予定を要約させることができます。
- Gmailで送信するメールの件名や本文は自由に編集が可能です。AIが要約したテキストを本文に含めるなど、アウトプットを活用して柔軟な設定ができます。
■注意事項
- Googleカレンダー、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
Asanaの期限が近いタスクのリマインドをGmailで送信する
試してみる
■概要
Asanaで多くのタスクを管理していると、期限が迫ったタスクを見落としたり、関係者へのリマインドが漏れてしまったりすることはないでしょうか。毎日の確認と連絡を手作業で行うのは手間がかかり、ミスが発生する原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、指定した時間にAsanaの未完了タスクを自動で取得し、Gmailでリマインド通知を送信できるため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Asanaで管理しているタスクのリマインドを手作業で行っている方
- タスクの対応漏れを防ぎ、プロジェクトを円滑に進行させたいチームリーダーの方
- 定期的なリマインド業務から解放され、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎日決まった時間に自動でリマインドメールが送信されるため、これまで手作業での確認や連絡に費やしていた時間を短縮できます。
- システムが自動で処理を行うことで、リマインドの送り忘れやタスクの見落としといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションを設定して、リマインドを行いたい日時（例：毎朝9時）を指定します。
- 次に、オペレーションでAsanaを選択し、「指定プロジェクトの特定の期日までの未完了タスクの一覧を取得」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションで「テキストを生成する」アクションを設定し、取得したタスク情報をもとにリマインドメールの本文を生成します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、生成したテキストを本文に含めてメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaのオペレーション設定で、通知の対象としたいプロジェクトのIDを任意で設定してください。
- テキストを生成するオペレーションでは、リマインドメールの文面を任意の内容で生成できるよう、指示（プロンプト）を自由に編集してください。
- Gmailのオペレーション設定では、リマインドメールの宛先（To, Cc, Bcc）や件名、署名などの定型文を任意で設定してください。
■注意事項
- Asana、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
リード詳細ページからGmailで定型メールを送信する
SalesforceやHubSpotなどの顧客管理ページから、定型メールを送信します。
Salesforceのリード詳細ページからGmailで定型メールを送信する
試してみる
■概要
Salesforceで管理しているリード情報を確認した後、都度Gmailを開いて定型メールを作成・送信する作業に手間を感じていませんか？ 特に、対応件数が多い場合には作業が煩雑になり、送信ミスが発生する可能性もあります。 このワークフローを活用すれば、Salesforceのリード詳細ページからワンクリックでGmailの定型メールを自動で送信できるため、こうした日々のルーティンワークを円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Salesforceで管理するリードに対し、Gmailで定型メールを手作業で送信している営業担当者の方
- 日々のメール送信業務に時間を要しており、本来注力すべきコア業務の時間を確保したいと考えている方
- メールの宛先間違いや本文の記載ミスといった、手作業によるヒューマンエラーを防ぎたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceの画面から直接Gmailのメール送信が実行されるため、アプリ間の画面遷移や手入力の手間を省き、作業時間を短縮できます。
- 宛先や本文をあらかじめテンプレートとして設定しておくことで、手作業による宛先間違いや内容の記載漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、ご利用のSalesforceとGmailのアカウントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「リード詳細ページから起動」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、送信先のメールアドレスや件名、本文などを指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceの設定では、ご利用の環境に合わせてマイドメインURLを任意で設定してください。
- Gmailのメール送信アクションでは、送信先のメールアドレスや件名、本文を自由にカスタマイズすることが可能です。
- 本文には、Salesforceから取得したリードの会社名やお名前といった情報を変数として埋め込むことで、個別の内容を含むメールを自動で送信できます。
■注意事項
- Salesforce、GmailそれぞれをYoomと連携してください。
- Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Salesforce上から直接トリガーを起動させることができます。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
HubSpotのコンタクトに登録されたリード宛にGmailで定型メールを送信する
試してみる
■概要
HubSpotのコンタクトに登録されたリード宛にGmailで定型メールを送信するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、HubSpot上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.HubSpotでリード管理を行っている方
・HubSpotを利用して新規リードを管理しているが、追跡やフォローアップの手間を感じている方
・リードに対して迅速に定型メールを送信し、スムーズなコミュニケーションを図りたい方
2.Gmailを日常的に利用している方
・定型メールの自動送信により、業務効率を向上させたいと考える方
■このテンプレートを使うメリット
HubSpotのコンタクトに登録されたリードに対してGmailで定型メールを送信することで、リードへのタイムリーなフォローが可能になります。
このフローを活用することで、手作業でメールを送る手間が省け、業務の効率化が図れます。
また、定型メールを使うことで、メールの内容が統一され、プロフェッショナルな印象を与えることができます。
これにより、リードナーチャリングが効果的に行われ、最終的には売上の向上につながるでしょう。
■注意事項
・HubSpotとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
Notionデータベースの情報を用いて、Gmailでメールを自動で送付する
試してみる
■概要
Notionデータベースの情報を用いて、Gmailでメールを自動で送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Notionで顧客情報やタスク管理を行っている方
・Notionのデータベースに登録されている情報をもとに、顧客への定期的な連絡やタスクの期限通知などのメールをGmailで自動送信したい方
・手動でのメール作成・送信の手間を省いて業務効率を向上させたい方
・顧客情報やタスクの進捗状況に応じてパーソナライズされたメールをGmailで送信したい方
2.マーケティング担当者
・Notionで管理している顧客情報をもとにセグメント化されたメールマーケティングを自動化したい方
・イベントやキャンペーンのお知らせなどを対象となる顧客に自動で送信したい方
3.プロジェクトマネージャー
・Notionで管理しているタスクの期限が近づいたら担当者にリマインダーメールをGmailで自動送信したい方
・プロジェクトの進捗状況を関係者に定期的にメールで報告したい方
■このテンプレートを使うメリット
Notionはプロジェクト管理や情報共有に役立つツールですが、データベースに登録された情報を基にGmailを手動で作成・送信するのは、非効率的で時間がかかる作業です。特に、定期的な連絡や大量のデータに基づくメール送信が必要な場合は手作業ではミスが発生しやすく業務のボトルネックになる可能性があります。
このフローを導入することで、Notionデータベースの情報をトリガーとしてGmailが作成・送信され、手作業によるメール作成・送信作業を行うことなく、貴重な時間を他の業務に充てることができます。また、自動化によって送信ミスや情報漏洩のリスクも軽減されて、正確かつ効率的な情報共有が可能となります。
■注意事項
・NotionとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
kintoneとOCRを連携するメリットと自動化例
次に、OCR技術とkintoneを連携することにより、どのようなメリットがあるのか解説します！
1: 名刺管理の効率化
メリット: OCR技術とkintoneを連携することで、手書きの書類や名刺をスキャンするだけで、データを自動的にkintoneに保存できます。
自動化例:名刺をYoomのフォームにアップロードすると、OCR技術でテキストデータ化され、kintoneに自動で入力されます。これにより、名刺の管理が効率化しそうですよね。また、名刺を頂いた方に、自動でお礼のメールを送信することもできます。これにより、メールの送信漏れも防ぐことができるので便利ではないでしょうか。
2: データ一元管理による検索性の向上
メリット:OCR技術により、テキスト化されたデータが自動的にkintoneに取り込まれるので、情報を簡単に一元管理できるようになります。
自動化例: 名刺画像をYoomのフォームにアップロードすると、自動でテキストデータ化され、kintone上で一元管理することができます。これにより、必要な名刺情報をすぐに検索することができ、探す時間が大幅に減るかもしれませんね。
3: 承認フローの自動化
メリット:kintoneとOCR技術の連携により、データ取り込み後の承認フローを自動化できます。
自動化例:ワークフローアプリとの連携も利用すれば、契約書や請求書をYoomのフォームにアップロードしてテキストデータ化された情報をkintoneに登録後、自動的に承認フローを開始することもできます。これにより、漏れなくスムーズに承認を依頼することができ、効率化につながるはずです。
まとめ
今回は、OCR技術とkintoneを連携して名刺データの処理を効率化する方法をご紹介しました！この自動化を使用することで、名刺や手書きなどのデータを迅速かつ正確にテキストデータ化することができますよ。また、Gmailでお礼メールを送ったり、上司に報告メールを送信したりすることもできます。Yoomでは2週間の無料体験を実施しているので、自動化の導入を検討されている方は、ぜひ試してみてくださいね！
