OCRとkintoneをノーコードで連携して、名刺管理を効率化してみた！

フローボットの右上の「編集する」をクリックしてください。

ステップ2:フォームトリガーの設定

「名刺データをアップロード」をクリックします。

名刺データアップロードのフォームは、何も変更せずに「次へ」をクリックし進みます。
フォームの表示確認と詳細設定をします。
取得した値にサンプルの名刺データを添付します。
※解説）ここで添付した名刺データを他のオペレーションで利用することができます。
テストを行い、成功したら保存してください。

ステップ3:画像・PDFから文字を読み取る

「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックします。
タイトル・アクションはは変更不要なので、そのまま「次へ」をクリックします。

続いて詳細を設定します。

ファイルの添付方法：プルダウンで「取得した値を使用」「名刺データ」を選択します。
追加で抽出したい項目：デフォルトで「会社名」「氏名」「部署・役職」「住所」「電話番号」「FAX番号」「メールアドレス」を読み取ります。追加で抽出したい項目をカンマ（,）区切りで指定してください。

ステップ4:kintoneにレコードの登録をする

「レコードの登録」をクリックします。
連携するアカウントを確認して「次へ」をクリックしてください。

続いて、API接続設定をします。
サブドメイン名：URL内の「https://●●●●●●●.cybozu.com/」の部分を取得して入力してください。
アプリID：URL内の「/k/●●/」の部分がアプリIDです。（例：3）
値：下記画像のように設定する必要があります。アウトプットの中にある「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックし、「会社名」を選択します。
解説）このように設定することで、フォームにアップロードされた名刺情報を、自動で引用することができます。

‍

追加する項目も、同様に設定してください。

全て設定が完了したら、テストを行い、保存してください。

ステップ4:お礼メールを送る

※補足）こちらの工程が不要の場合は、赤枠内の×をクリックすると、kintoneレコード登録までの工程のフローボットにすることもできます！

「お礼メールを送る」をクリックします。
連携アカウントを確認して進みます。
差出人の名前や件名、メールの文面などを使用目的に合わせ変更し、「次へ」をクリックします。
テストを行い、成功したら保存してください。

お疲れ様です！これで「名刺データをOCRで読み取りkintoneに格納する」フローの完成です！！

AI機能,kintone,Gmailを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもkintoneやGmailのAPI、AI機能を活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

OCR機能とkintoneを連携した自動化例

OneDriveに格納されたファイルをOCRしてkintoneに追加したり、Googleフォームで送信された領収書をOCRで読み取りkintoneへ追加したりすることもできます。
また、Gmailで受信した名刺画像をOCRで読み取り、kintoneにデータを追加しGmailでお礼メールを送信する連携も可能です。

AI機能を活用した自動化例

音声データを文字起こしして追加する

Web会議終了後やGoogle Driveに音声データがアップロードされたときに、AIで文字起こししてGoogle スプレッドシートに追加したり、Slackに通知したりします。

テキストを抽出してアプリやデータベースに追加する

チャットツールに投稿されたメッセージから特定の内容をAIで抽出してTrelloやGoogle スプレッドシートなどに自動で追加します。

kintoneを活用した自動化例

kintoneにレコードが登録されたらチャットツールに通知する

kintoneにレコードが追加されたことをMicrosoft TeamsやSlackなどに自動で通知します。

Web会議が終了したら文字起こししてkintoneに追加する

Google MeetやZoomでミーティングが終了したら、文字起こししてkintoneに自動で追加します。

Gmailを活用した自動化例

カレンダーの予定やタスクの期限をGmailにリマインドする

Googleカレンダーの予定やAsanaで期限が近いタスクなどをGmailで自動リマインドします。

リード詳細ページからGmailで定型メールを送信する

SalesforceやHubSpotなどの顧客管理ページから、定型メールを送信します。

kintoneとOCRを連携するメリットと自動化例

次に、OCR技術とkintoneを連携することにより、どのようなメリットがあるのか解説します！

1: 名刺管理の効率化

メリット: OCR技術とkintoneを連携することで、手書きの書類や名刺をスキャンするだけで、データを自動的にkintoneに保存できます。

自動化例:名刺をYoomのフォームにアップロードすると、OCR技術でテキストデータ化され、kintoneに自動で入力されます。これにより、名刺の管理が効率化しそうですよね。また、名刺を頂いた方に、自動でお礼のメールを送信することもできます。これにより、メールの送信漏れも防ぐことができるので便利ではないでしょうか。

2: データ一元管理による検索性の向上‍

メリット:OCR技術により、テキスト化されたデータが自動的にkintoneに取り込まれるので、情報を簡単に一元管理できるようになります。

自動化例: 名刺画像をYoomのフォームにアップロードすると、自動でテキストデータ化され、kintone上で一元管理することができます。これにより、必要な名刺情報をすぐに検索することができ、探す時間が大幅に減るかもしれませんね。

3: 承認フローの自動化

メリット:kintoneとOCR技術の連携により、データ取り込み後の承認フローを自動化できます。‍

自動化例:ワークフローアプリとの連携も利用すれば、契約書や請求書をYoomのフォームにアップロードしてテキストデータ化された情報をkintoneに登録後、自動的に承認フローを開始することもできます。これにより、漏れなくスムーズに承認を依頼することができ、効率化につながるはずです。

まとめ

今回は、OCR技術とkintoneを連携して名刺データの処理を効率化する方法をご紹介しました！この自動化を使用することで、名刺や手書きなどのデータを迅速かつ正確にテキストデータ化することができますよ。また、Gmailでお礼メールを送ったり、上司に報告メールを送信したりすることもできます。Yoomでは2週間の無料体験を実施しているので、自動化の導入を検討されている方は、ぜひ試してみてくださいね！