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月ごとに入れ替わる資料や、毎月送られてくる請求書や領収書などがある場合、OneDriveなどのクラウドストレージがごちゃついてしまうことってありませんか？
そうならないようにするためには専用フォルダを作成して整理を行うのが一番ですが、特定のスケジュールに合わせてその都度フォルダを作成しておくのって、なんだか少々手間ですよね。
そこで今回はYoomのスケジュールトリガー・OneDrive・Slackを連携して、指定した日時になったらOneDriveにフォルダを自動作成できるアプリ連携をご紹介しましょう。
連携をすることでフォルダが作成された旨をSlackに通知可能となります。事務作業の手間を少しでも省きたい方はぜひご覧ください。
それではここからノーコードツールYoomを使って、「特定のスケジュールになったらOneDriveにフォルダを作成し、Slackに連携してメッセージを送付する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
まず、Yoomのスケジュールトリガーで指定した日時をOneDriveのAPIを用いて検知し、新規フォルダを作成します。
その後、SlackのAPIを用いて新規作成したフォルダデータを受け取り、特定のルームにメッセージを送信可能です。
このような連携の実現には、一般的にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。今回の連携フローは大きく分けて以下のプロセスの通りです。
まずはじめに、Yoomの登録を行いましょう。
Yoomは2週間のトライアルが可能です。実際に操作をして使用感を確かめることができます。
Yoomの登録完了後、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。
次に、右上の新規接続ボタンをクリックします。
1.ログインする
Microsoft365にログインしましょう。Microsoft365にログインしておくことで、マイアプリ連携が素早く完了します。
※Microsoft365（旧Office365）につきまして、一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）に加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
2.検索する
OneDriveのアイコンをクリックします。
3.連携完了
すぐに画面が切り替わります。上記の表示がされれば連携完了です。
1.検索する
Slackのアイコンをクリックします。
2.必須項目の入力
上記のような画面が表示されるので、Jira Softwareと連携したいチャンネルをプルダウンから選択します。
その後、「許可する」を押しましょう。
Yoomの画面に自動で切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。
次に、今回使用するテンプレートをコピーしてください。
1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、上記の表示がされます。
画像のようなページに移行するので、詳細な設定を行っていきましょう。
1.マイプロジェクトを開く
画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。
2.コピーしたテンプレートを開く
「【コピー】特定のスケジュールになったらOneDriveにフォルダを作成し、Slackに連携してメッセージを送付する」をクリックします。
3.スケジュールトリガー
「指定したスケジュールになったら」を選択してください。
4.必須項目の入力
赤枠の必須項目を入力します。
画像の設定では、毎月1日の朝8時にフローが起動する設定になっています。希望がある場合は数字を変更し、任意で修正しましょう。
また、赤枠のタブを変更することで、週単位での起動も可能です。
この場合は希望の曜日にチェックを入れ、時刻を記入することで設定できます。
5.保存する
設定ができたら保存するを押しましょう。
続けて、OneDriveにフォルダを作成する設定を行います。
1.アプリと連携する
OneDriveのアイコンの「フォルダを作成」をクリックします。
次へを押してください。
2.必須項目の入力
画像のページに移行します。必須項目の入力を行いましょう。
各IDはボックスをクリックすることで表示されます。
表示されたものの中からクリックで挿入しましょう。
親フォルダ名は任意のタイトルを記入しましょう。
その下にあるフォルダ名に関しては、例としてフォルダ作成月をタイトルにしてみましょう。ボックスをクリックします。
赤枠の「日付」をクリックします。
下へスクロールをすると「今月」という項目がでてくるので選択します。
そこから任意の表記をクリックしてして、ボックスに挿入しましょう。
挿入できると画像のようになります。
わかりやすいように文字を付け加えることも可能です。
3.テストの実行
ここまで設定が完了したら、ページ下部にあるテストボタンを押しましょう。
青く「テスト成功」と表示がされたら設定完了です。保存を押してください。
1.アプリと連携する
Slackのアイコンの「チャンネルにメッセージを送る」を選択してください。
次へを押します。
2.投稿先のチャンネルIDを設定する
どのチャンネルにメッセージを送信するのか設定します。
ボックスをクリックするとチャンネルが一覧表示されるので、OneDriveへフォルダを作成した旨を受け取りたいチャンネルを選択しましょう。
選択することでボックスに挿入され、設定が完了します。
3.メッセージ内容の確認
次はSlackに投稿するメッセージを設定します。
画像のようにデータを流用した設定は完了しているため、付け加えたいメッセージがある場合のみ修正しましょう。
4.テストの実行
メッセージの設定ができたら、下部にあるテストボタンを押してください。
青くテスト成功と表示がされれば設定は完了となります。保存を押しましょう。
5.トリガーをONにする
フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
今回使用したフローボットテンプレート
特定のスケジュールになったらOneDriveにフォルダを作成し、Slackに連携してメッセージを送付する
Yoomには自動化だけでなく、業務を円滑に進めるための工夫と機能が詰まっています。
例えば、今回紹介した自動化を、よりニーズに沿ったものにアレンジすることも可能です。
Slackの特定のチャンネルにメッセージを投稿することでフォルダ作成も可能です。
特定のスケジュールではないけれど頻繁にフォルダを作成する機会の多い方であれば、ツール間の移動が必要ないこのような自動化がおすすめです。
専用のフォルダを指定したスケジュール毎に作成したいということは、その中に格納するファイルの受け取りも頻繁であるはずです。
となれば、ファイルの格納が自動的に行えるフローはいかがでしょうか。Slackに投稿されたファイルが自動でOneDriveにアップロードされることで、社内メンバーから送付されるデータの保管が格段に楽になるはずです。
他にOneDriveやSlackを使った自動化の例を、いくつか紹介します。
1.Slackで投稿された書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新しOneDriveに格納する
AIが書類を読み取り、その内容にふさわしいファイル名に更新してからOneDriveにアップロードします。ファイル名の変更と格納が自動化でき、データ保管にかかる時間を節約できるはずです。
2.Yoomで長文のメールを受信したら、内容を要約してSlackに通知する
Yoomのメールに届いた文章を要約できます。問い合わせなどを把握しやすくするために活用可能です。
3.毎月の月末にフローボットを起動してSlackに通知
月締めの提出物や勤怠締めなどのアナウンスに有効です。月一の定型業務は忘れがちでもあるため、自動化をするのがおすすめです。
指定したスケジュール毎に新規フォルダが自動作成されることで、定型業務を削減でき、作業の手間を抑えやすくなるはずです。
例えば、本来であればフォルダを作成すべき日をスケジューリングしなければなりませんが、フォルダ作成のためだけにリマインドをするのは少々手間ではありませんか？たまにであれば良いものの、毎月、毎週となると負担が多くなるかもしれません。
しかし自動化を行えば、このようなスケジューリングの手間が省けるだけではなく、定期的なフォルダ作成という定型業務そのものの手間も解消できる見込みがあります。
スケジュールトリガーを活用したOneDriveとSlackの連携により、手順が自動化するため、フォルダ作成の際のミスを回避できる可能性が高まるでしょう。
例えば、よくあるミスとしてはフォルダ名を間違えて作成してしまったというものです。他にも、既に誰かがフォルダを作成していたけれどもその旨が共有されなかったため重複してしまい、ファイル保管が2箇所に分かれてしまったなどが挙げられるでしょう。
このようなミスは、あらかじめフォルダ名を指定でき、尚且つ自動的にフォルダが作成できる今回の連携を導入することで防止できる見込みがあります。
今回のアプリ連携はチーム間の連携強化にも期待できるでしょう。
例えば、毎週受け取る報告書を週ごとのファイルに保存している場合、そのタイミングに合わせてフォルダが作成されれば、報告書を提出するメンバーが迷わずにデータを格納しやすくなるはずです。
他にも、月初めにフォルダを自動作成するようスケジューリングしておけば、その月に送られてくる請求書などが散らばらずに保管しやすくなり、経理メンバーの作業がスムーズになる可能性も考えられます。ほんの少しの自動化でも業務改善となり、今よりも作業がしやすくなるかもしれません。
指定したスケジュールでOneDriveに新規フォルダが自動作成されるようになれば、手作業により起こり得るヒューマンエラーを回避できる可能性が高まります。また、ミスを防ぐだけではなく、他メンバーが該当フォルダにファイル保存しやすくなる可能性もあると言えるでしょう。このような定期的なタスクを自動化することで手間が削減でき、負担も軽減するはずです。Yoomは非エンジニアであっても簡単にアプリ連携ができるため、これまで自動化をあきらめていた方でもお気軽にお試しいただけます。ぜひこの機会に、プログラミング不要でアプリ連携が可能なYoomをご活用ください。
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